面接対策

【面接辞退のメールの書き方】丁寧な断り方と正しいマナー

面接辞退のメールをするときのルールとは

せっかく面接まで進めた企業でも、何らかの理由で辞退する場合もあるでしょう。面接を辞退するには、「いつまでに」「どんな方法で」「相手にどんな伝え方をすればいいのか」わからない就活生も多いものです。

ここでは、面接を辞退する際に注意しておきたいポイントについて紹介します。面接の丁寧な断り方と正しいマナーを知っておきましょう。

面接辞退のメールはできるだけ早い段階で送る

まず、面接を辞退すると決めたら、できるだけ早い段階で企業へメールを送るようにしましょう。メールであれば、連絡を入れた痕跡が残りますし、採用担当者に直接連絡できるので確実です。

突然の連絡や面接開始直前の連絡は、相手にとっても迷惑、または失礼な印象を残すことになりますので、充分に注意が必要です。また、メールの返信がない場合は、電話で連絡をすることも検討しましょう。

連絡せずに無断での辞退はNG

連絡をせずに無断で面接を辞退することは、絶対にしてはいけません。社会的にも、人間的にも信用を失うことになります。少なからず、自分を評価してくれた人に対してお断りするのは、心苦しいものです。しかし、無断で辞退することの方が失礼にあたります。メール、電話のどちらにしろ、辞退する意思があることを伝えるようにしましょう。

これから先の就職活動をより円滑なものにするためにも、必ず連絡をしなくてはならないと心得てください。

面接辞退後の再受験はできない

面接辞退をする理由は、「自分が働いていることが想像できない」「選考前と企業イメージが違う」「他社から内定をもらえた」などさまざまでしょう。そうした個人的な理由によって面接を辞退すれば、再度選考を受けることは難しいです。

だからこそ、面接辞退をする前には、本当に辞退してよかったのか充分に考えてから連絡するようにしましょう。面接辞退の連絡をした後に、「やっぱり参加できるので辞退を取り消したい」と思っても、一度断った以上参加できる可能性は低いです。再度選考を受けることができないことを充分に理解したうえで、面接辞退の連絡をしてください。

メールの後に電話すると丁寧な印象

就活生の中には、面接辞退の連絡がメールだけでいいのか不安に感じている人もいるでしょう。面接にむけて準備を進めてくれていた企業に対して、誠実な対応をしたいという人も多いはずです。

面接辞退の連絡がメールだけでは不安だという人は、電話でも改めて連絡しておくとよいでしょう。面接を辞退する旨はメールだけでも伝わりますが、電話でもフォローしておくと丁寧な印象です。メールに書ききれなかった企業に対する思いやお詫びの気持ちを直接伝えたいという人は、メールの後に電話で連絡をするようにしましょう。

面接の前日か当日の辞退はメールではなく電話連絡

中には、一身上の都合や体調不良により、面接辞退の連絡をするのが前日または当日になってしまったという場合もあるでしょう。選考辞退の連絡が面接の前日や当日になってしまった場合は、メールではなく電話で連絡する必要があります。

メールでの連絡だと、担当者がすぐに確認できなかった場合に企業へ迷惑がかかってしまうことになります。企業側も当日の日程を調整したり必要書類を準備したりなどの作業があるため、緊急の連絡は電話でおこなう必要があります。

面接辞退をする際のメールの書き方

これまでのことを踏まえて、面接辞退メールの書き方や抑えるべきポイントをマスターしましょう。メールを送るときに必ず必要な情報や例文をご紹介します。

メールで辞退の意思を伝える際には、ポイントをおさえて簡潔に伝わりやすいように書くことが大切です。メールを送る際の参考にしてみてください。

面接辞退メールを送るときに必要な情報

メールを送るときに必ず必要な情報は、件名・本文・署名の3つの要素です。件名は、面接辞退の連絡であることがわかるような内容にし、誰からのメールかわかるように大学名や自分の名前も入れておきます。

メールの本文は、誰宛のメールなのかわかるように、相手の会社・部署・名前を記載します。そのあとに、自分の大学名・名前を記載します。面接を辞退する旨を簡潔に記し、理由がある場合は書き添えておきましょう。

最後に、謝罪や面接の機会をいただけたことに対する感謝の気持ちなどを書き添えます。署名には、住所、大学名、名前、電話番号、メールアドレスなどを明記しましょう。

面接辞退メールの例文

件名:面接辞退のご連絡【〇〇大学 〇〇】

本文:
〇〇株式会社
採用担当 ◯◯様

平素より大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

先日は、△次面接のご案内をいただきありがとうございました。
□月□日(□)□時より面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間をいただきながら、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ありません。大変恐縮ではございますが、ご理解いただけますようお願いいたします。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

署名:
〇〇大学〇〇学科
〇〇〇〇
〒123-4567
住所:
TEL:
MAIL:

面接辞退の理由は、一身上の都合など簡潔に書けば問題ありません。具体的な辞退の理由を書き添える場合は、「他の業界でやってみたいことがある」や「他社で内定した」など、前向きな理由を追記するようにします。メールの最後には、署名を忘れずに入れるようにしましょう。

面接辞退のメールの注意点

ここでは、面接辞退のメールの注意点について紹介します。面接を辞退するには、なるべく早めに連絡する以外にも、押さえておきたい注意点があります。面接を辞退すればその企業と関わることはなくなりますが、ビジネスマナーを守った対応をすることが大切です。

辞退理由を聞かれたら誠実な回答を心がける

こちらから面接辞退の連絡をする際には、辞退の理由を述べる必要はありませんが、先方から理由を聞かれることもあります。この場合は「他社で内定をもらい、よく考えた結果そちらの企業に就職することを決めました」や「他の分野で専門性を深めたい」など、前向きな回答をするようにします。企業イメージが違ったなど、相手にとってよくないイメージを与える理由は避けましょう。

面接辞退のメールは営業時間内に送る

面接辞退のメールを送る時には、送信時間にも注意が必要です。出来る限り、営業時間内に送るようにします。どうしても遅い時間になってしまう場合は「夜分に失礼いたします」など、ひとこと添えるようにします。

朝の始業直後や夕方の就業直前は、慌ただしくしていることもあるため、メールを送るのを避けるようにします。日中の、比較的おだやかな時間帯に送信するように気を付けましょう。メールとはいえ、相手企業の都合を考えた気配りが大切です。

面接辞退のメールを送る前にもう一度よく考えてみよう

面接辞退のメールを送る、辞退することを決めてしまう前に、もう一度よく考えてみましょう。一度、面接を辞退してしまえば、その企業での再選考はお願いできなくなります。自分にはどこが向いていないと思ったのか、自分がどうしても譲れないことは何かなど、しっかりと見つめなおす必要があるからです。

面接辞退を決めた後は、早急に失礼のないメールでの連絡をおこないましょう。また、基本的に面接辞退はメールでの対応で問題ありませんが、気になる場合は電話もしておくと丁寧な印象になります。面接の前日または当日の辞退連絡は、電話で早めに知らせるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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