【面接希望日の日程調整メール例文あり】送る際のポイントを解説

就活では面接希望日の調整をする機会がある

新卒の就職活動では、どの企業でも面接がおこなわれます。面接をおこなうにあたって、日程の調整をすることは珍しくありません。企業側から日時を指定されることもあるでしょうし、こちらの都合を聞かれることもあるでしょう。

双方の折り合いのつく日程を決めるまでに、何度かやりとりが必要になる場合もあります。そういった場合に、どのように返事をするべきか、悩む就活生も多いです。

そこで、面接の日程調整に関するメールマナーや返信例などを紹介していきます。日程調整のやりとりは、就活中に限らず、就職してからも取引先や顧客とおこなう可能性が高いです。そのため、今のうちに日程調整の連絡の仕方を理解しておきましょう。

日程調整のメールは評価に影響する

就活では、日程調整のメールひとつにしても、評価に影響していると考えましょう。実際、ビジネスシーンでメールは基本的な連絡ツールのひとつです。そのため、メールでのマナーができていない就活生は、社会人としての常識を備えられていない人物と評価されてしまいます。

また、企業は就活時期には何百人もの就活生と顔を合わせることになります。そのため、メールでの印象がそのままその人の印象に繋がってしまうことも少なくありません。メールで丁寧な対応をしていれば誠実な印象になり、雑な対応をしていればマイナスな印象を抱かれてしまうでしょう。たかがメールと考えずに、日程調整から正しいマナーを心がけましょう。

面接希望日のメールを送る際にはビジネスマナーを守る

面接希望日の調整には、メールを使用することが多いです。日付や時間といった細かい情報が多いため、電話に比べて文面が残るメールの方が確実といえます。

就活で企業や採用担当者宛にメールを送るとなると、友人に送るようなメールではもちろん駄目です。ビジネスの場でメールを送る際には、件名や宛名、署名など、言葉遣い以外にも守るべきマナーがいくつかあります。きちんとビジネスマナーを守って、よい印象を残せるメールを作成できるようになっておきましょう。

なるべく早くに返信する

意外と意識していない人が多いですが、メールへの返信はなるべく早くにするようにしましょう。できれば当日中、遅くとも翌日中には返信するのが基本です。場合によっては企業側から「○日までに返信してください」などと期限が設けられることもありますが、予定を決めるのなら早いに越したことはありません。期日に関わらず、できるだけ早いうちに返信するようにしましょう。

日程調整のメールであれば、予定が確定していなくてなかなか返信できないこともあるでしょう。アルバイトのシフトがまだ出ていなかったり、他の企業の面接が入りそうだったり、それぞれ事情もあります。

そのようなときは、連絡が遅れる旨を一度メールで伝えましょう。「予定がはっきりしないので、改めて○日に連絡します」といった文面で一旦連絡をしておくと、企業側も返信を待ってやきもきせずにすみます。

ひと目でわかる件名にする

就活などのビジネスシーンでメールを送る際は、件名を入れます。家族や友人とのやりとりであれば、「無題」や「Re:」などでも構わないでしょうが、ビジネスの場ではそれはご法度です。

採用担当者は毎日膨大な数のメールを管理するため、件名でメールの優先度を判断することがあります。そんな中で、件名が無題だったり、件名では内容がわからなかったりするメールがあると、「時間がかかりそうだから後回し」と判断されかねません。

「面接の希望日程のご連絡（○○大学　氏名）」のように、一目でメールの内容が伝わる件名にしましょう。相手からの質問に返答するメールの場合は「Re:面接の日程について（○○大学　氏名）」と、届いたメールの件名に「返信」を意味する「Re」をつけ、必要に応じて自分の所属や名前もつけ足すようにするとよいでしょう。

件名に所属や氏名をつけ足すと、件名だけで誰からのメールかがわかるため、管理がしやすいです。しかし、あまりに件名が長いと、後半が表示されないこともあるため、必要ないと自分で判断した場合はつけ足さなくても構いません。

感謝の気持ちを伝える

メールを送るときは、お礼の言葉をいれるようにしましょう。日程調整をするということは、企業が書類選考を通過させてくれて、次回選考のために時間を設けてくれるということです。そういった選考のための手間に対するお礼の言葉をいれることで、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

「ご連絡ありがとうございます」「日程を調整していただきありがとうございます」のような一言でも、お礼を添えるだけでメール全体の印象がよくなります。また、採用担当者は就活時期に多忙を極めているため、ひとつひとつにお礼をいえる人に対して好印象を抱くでしょう。相手に対して感謝の気持ちを持ち、伝えることもビジネスマナーのひとつと捉えることが大切です。

文末に署名をつける

就活などのビジネスシーンでのメールには、最後に署名をつけます。一般的なメールの署名としては、氏名、所属（大学名や学部名）、電話番号、メールアドレスを記載します。必要に応じて、氏名のフリガナを記載して構いません。とくに、普段から苗字や名前を読み間違えられることの多い人は、フリガナをつけることをおすすめします。ひらがなやカタカナでフリガナをつけると子供っぽくて嫌だという場合は、ローマ字で記載してもよいでしょう。

多くの場合、メールの設定で、文末に署名を表示できるようになっています。毎回署名をつけるのが面倒な人や忘れそうな人は、メールの署名設定を変更してみるとよいでしょう。

面接希望日を決める方法とメールの返信例

面接日を決める方法は、企業によって、あるいは面接の段階によっても異なります。企業側から候補日を提示されることもあれば、就活生の都合に合わせて面接の日程を組むこともあるでしょう。企業から日程を提示される場合は、決定した日時を指定されることもあれば、複数の候補日を提示してくれることもあります。

どんな場合にも対処できるように、3パターンの決め方と、それぞれのパターンでのメールの返信例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

自分で面接の希望日を指定できる場合

面接日を決める際に、都合のよい日程を企業側から尋ねられることがあります。そのようなときは、候補の日程を3つ以上提示するようにしましょう。候補日を1日しか提示しなかった場合、それが企業側にとって都合が悪い日であったなら、再度調整のし直しが必要になってしまいます。

また、午前なら開いている、逆に午後なら開いている、ということもあるでしょう。そういった場合には時間帯を指定し、「この時間であれば大丈夫」といった旨を書き添えます。1日中いつでもいい場合も、「この日は終日空いている」といった旨を書き添えるようにしましょう。

面接にかかる時間はだいたい30分～1時間程度であることが多いですが、だからといって前後に予定を詰め込むのは禁物です。余裕を持ったスケジュールを組めるように候補日を考えましょう。

返信例

日程の候補を挙げる場合は、読みやすく箇条書きにしましょう。また、「10時～16時」という書き方では、面接の開始が16時からでOKなのか、16時までに終了すべきなのかが伝わりません。誤解をされないよう、「10時〜16時（16時には面接終了希望）」と書くとよいでしょう。

そして、日程を伝える際に、日にちだけでは勘違いや間違いのもとになりかねません。曜日も併記し、間違いのないように注意しましょう。

企業が指定した複数の日程から面接日を選ぶ場合

面接の日程を決める際に、企業側から複数の日程を提示され、その中から自分の都合のつく日程を選ぶこともあります。その時は、提示された日程の中から都合のつく日程をひとつ選び、担当者に連絡をしましょう。その際は、「②の日程でお願いします」などとは書かず、「○月○日（水）14時」のように、日時を明記します。

採用担当者も人間ですから、入力ミスや勘違いなどが起こらないとは言い切れません。「13時のつもりだった」「14時と書いてあった」といった認識違いを防ぐためにも、電話口で復唱するのと同様に、メールでも再度日程を記載して連絡をしましょう。

提示されたどの日程でもOKだからといって「いつでも大丈夫です」などと答えるのはNGです。メールでそれをすると「いつでもOKです」「では○○の日程でどうでしょうか」「それでお願いします」のように、かえってやり取りに時間がかかってしまいます。日程をひとつ選んで返事をしましょう。

返信例

上記のように、企業側から提示された候補日程からひとつを選んで伝えます。その際には、月日、曜日、時刻を記載し、勘違いや認識違いのないようにしましょう。また、面接の日程は重要な情報です。「面接の日程ですが、○月○日（水）14時からの日程でお願いします」などのように文章の中に組み込むよりも、例のように前後に改行を挟むなどして、日時を目立たせるようにしましょう。

企業側に決められた日程を変更してもらう場合

面接が二次面接、最終面接と進んだり、そもそもの応募者が少なかったりすると、企業側から面接の日程を指定されることがあります。基本的には就活を優先したいところですが、中にはどうしても外せない用事もあるでしょう。そんなときは、日程の変更をお願いするメールを送るとよいです。

自分から日程を提示する場合には、複数の候補を用意します。選択肢は多い方が企業側も都合をつけやすくなりますが、あまりにも早い日や遅い日を設定すると、企業側の採用予定が狂ってしまいます。目安としては、企業側から提示された面接日の前後数日中、期間を長くとっても前後1週間ずつの中から、自分の都合のつく日程を複数提示し、メールで伝えましょう。

返信例

日程変更のお願いをする場合には、まずは予定を合わせられなかったお詫びをします。その上で、都合のつく月日、曜日、時間帯を提示し、日程の調整をお願いしましょう。

面接希望日の日程調整メールを送る際にはマナーを守ろう

面接は就活において非常に重要です。そのため、日程調整の時点でやり取りがスムーズにいかないと、企業側としても、今後に不安がつきまとうでしょう。メールのやり取り程度で採用の評価に影響があるのかと思う人もいるでしょうが、「意思疎通がうまくできない」「メールで伝えたいことがわからない」「日程調整がちゃんとできない」と思われることは、社会人としてはやはり問題です。

不採用に直結するほどのマイナスではありませんが、「こんな様子で、うちの企業でやっていけるのかな」といった不安要素にはなり得ます。日程の調整をスムーズにおこなうためにも、ビジネスシーンでのメールマナーを身につけておくこと、そして、自分のスケジュールをしっかり把握し、端的に伝えることが重要です。

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