就活では返信メールの件名まで注意が必要
就活では企業とメールのやりとりをすることが多いです。自分から送信する場合だけではなく、企業からのメールに返信することもあり、返信のマナーも身につけておかなければなりません。返信時に気を付けたいポイントは数多くありますが、特に見落としがちな件名には注意が必要です。
件名に関するミスは意外に多く、細かいところで失敗して、評価を下げてしまう人は少なくありません。就活の評価は選考だけで決まるわけではなく、それ以外のやりとりも参考にされることが多いです。
つまり、選考外のメールも評価の対象で、ここで失敗すると本選考でも不利になります。メール返信時のマナーを細部まで知り、上手に連絡を取って選考でのプラスに繋げましょう。
就活の返信メールの件名で知るべき基本ポイント
返信メールでは件名による失敗が多いため、特に注意しなければなりません。気を付けるべきポイントは件名をどのように設定するかです。細部のポイントも多いですが、細かいことだからこそ、しっかりこだわってマナーを守ることが大切です。
細部のポイントを守れているかどうかで、他の就活生との差別化にも繋がります。企業からのメールの返信では、件名はどのように設定すべきか、基本的なポイントを理解しておきましょう。
件名は変えずに返信する
企業からのメールに返信する場合は、件名は変えず、そのまま使用します。件名を変えてしまうと、これまでのメールの繋がりが分からなくなり、連絡ミスが起きてしまう可能性もあるため注意が必要です。
就活期間中、企業は多数の就活生とやりとりをしており、当然全員とのメールを覚えているわけではありません。件名を見ながら何となくの内容を記憶していることも多いため、これを変えてしまうと誰とどのようなやりとりをしていたのか、分からなくなって混乱を招いてしまいます。
自身で送信する場合はこだわって件名を付けなければなりませんが、返信時に関してはいじるのはNGです。企業から送られてきた件名をそのまま使用し、企業で管理がしやすいよう配慮しましょう。
Re：が多くなったら削除
件名をいじらず返信すると、返信を表す「Re：」マークがつきます。返信メールであることを理解してもらうためにも、「Re：」マークは付けたままで構いません。しかし、何度もやりとりをして、数が増えたら適当に削除して件名を見やすくしておきましょう。
「Re：」マークはすべて消してしまうと、就活生発信のメールなのか、企業が送ったものに対しての返信なのか分からづらくなるためNGです。しかし、「Re：」が増えすぎてそもそも件名自体が見えなくなってしまうと、やりとりをする上では不便に感じられるでしょう。
あまりに増えすぎると企業で消して返信してくることもありますが、先に就活生が調整していると、気を配れている印象を与えられ、プラス評価に繋がる場合もあります。
メールの内容が変わる場合は変更する
返信メールでは件名はいじらずそのまま使うのが基本ですが、メールの内容が大きく変わる時は例外です。何度もやりとりを続けていると、当初の内容とは違った内容でメールが続くこともあるため、その場合は現在のやりとりに合わせて件名を変更しましょう。
別途新規メールを作成して送っても構いませんが、一方のメールが未返信になってややこしいため、基本的には返信メールを使うのが無難です。また、内容変更に伴い件名を変えるものの、基本的には件名変更なしで一度のやりとりを終えるのが理想です。
ビジネスメールは1往復半がベストといわれており、そもそも長く続けるものではありません。やむを得ない場合は件名を変更して続けますが、基本的にはひとつの内容で完結するよう、コンパクトなやりとりを心がけましょう。
「ありがとうございました」などの件名は避ける
返信メールで件名を変更する際には、メールの内容を簡潔に表したものに設定する必要があります。そのため、「ありがとうございました」や「よろしくお願いします」のような、内容が分からないものに設定するのはやめましょう。
件名が変わると、これまでのやりとりとは違う新規メールと思われることも多いです。そのため、件名次第では緊急性が低く、開封の優先度が低いと判断されることもあるため注意しましょう。
すぐに読まなくてよいと思われると、後回しにされて企業からの連絡が遅くなってしまうことも多いです。すぐに返信が欲しい重要なメールの場合は特に注意が必要で、件名を変更する際は、すぐに読んでもらえることを前提に設定しましょう。
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返信メール以外の件名の付け方
就活時のメールは返信時だけではなく、全ての場合で件名に気を遣わなければなりません。企業からのメールに返信する場合だけではなく、自身から企業に送信する場合も同じです。
自分発信のメールでも、件名が正しく設定されていないと、マイナスの印象を与えてしまうため注意しなければなりません。同じ件名に関するマナーでも、自分発信の送信と企業からの返信では、細部のポイントが異なるため注意が必要です。
内容が分かるよう簡潔に
就活時のメールはビジネスメールを意識する必要があり、件名の設定も同じです。ビジネスメールでは、件名はメールの内容を簡潔に表していることが重要視されます。極端に言えば、件名を見ただけでメールの要件が分かること、本文が容易に想像できることが大切です。
例えば面接の日程を変更してほしいなら、「面接の日程変更のお願い」、お礼メールなら「面接のお礼について」と、ストレートな表現を用いましょう。単に「面接について」、「お礼について」としてしまうと、肝心の要件が伝わらないため、やりとりがスムーズに進められなくなります。簡潔な件名の設定は特別に難しく考える必要もないため、要件をシンプルに表す表現を用いて、件名にしましょう。
件名なしはNG
ビジネスメールにおいて件名は重要なポイントであり、メールの内容全体を伝える顔のような存在です。そのため、件名なしで送るのはNGで、これは送信・返信どちらの場合でも言えます。
件名なしで送るとメールを開かなければ要件が分かりませんし、企業に余計な手間をかけるため、印象も悪くなりやすいです。また、場合によっては怪しいメールと判断され、そもそも開封してもらえない可能性もあります。
企業には毎日何十通、何百通とメールが届き、中にはウイルスやスパムメールも存在します。件名なしのメールは怪しいと判断され、そのまま削除されたり、読まれるにしても後回しにされたりすることが少なくありません。
件名なしで送ることにはデメリットとリスクしかないため、必ず何らかの要件は設定して送りましょう。
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就活の返信メールでの注意点
返信メールを送る際には注意点もあり、これが守れていないと失敗することも多いです。基本のポイントができていても、注意点が守れていないと悪印象を与えやすいため、気を付けなければなりません。
メールマナーも評価の対象ではありますが、劇的にプラスの評価を勝ち取れることは少ないです。若干のプラスか特に評価の変動なしがほとんどであり、ここでマイナスの評価を受けてしまうのは非常にもったいないです。余計なところで評価を下げないためにも、注意点は正しく把握しておきましょう。
メールは24時間以内に返信する
企業からのメールは素早く返信することが大切であり、できるだけ24時間以内の返信を心がけましょう。半日程度なら遅れてもそれほど問題ありませんが、丸1日返事がないと、レスポンスが遅いと思われてしまいます。
返信速度が遅い＝企業への興味が薄いと思われることもあるため、優先度の高さを示すためにも素早い返信が必要です。また、返信があまりにも遅いと、採用活動をスムーズに進められなくなり、企業に迷惑をかけてしまうこともあります。
学生からの返信待ちで仕事がストップするケースは多いため、迷惑をかけないためにも素早い返信を心がけましょう。万が一遅くなってしまう場合は返信が遅れたことを謝罪する一文を記載し、返信することが大切です。
本文は引用して返信
返信時には全文引用するのが基本で、企業が送ってきた文面を引用し、返事を出します。全文引用することで、どのようなやりとりをしているかお互いに確認しやすいです。就活生は企業が送ってきた内容を見ながら返信を考えられるため、必要な答えを間違いなく記しやすいでしょう。
企業は自身が送った内容と就活生の回答を一気に確認できるため、誰とどのようなやりとりをしていたかが分かりやすく、管理もスムーズにおこなえます。全文引用がなくても、企業側で以前に送信したメールをチェックし、それと照らし合わせて就活生の回答を確認することは可能です。しかし、いちいち確認していると手間がかかるため、企業の負担を少しでも減らすために、全文引用は忘れずおこないましょう。
件名を変えると他のメールに埋もれやすい
メールの内容が大きく変わった場合は、返信メールでも件名を変えます。しかし、件名変更にはリスクもあり、変えると他のメールに埋もれやすくなるため注意しなければなりません。
件名を変えると、これまでのメールとは違うと判断され、まったく新規のメールが届いたと認識されることもあります。件名で内容を正しく表示できているなら、優先的に確認してもらえますが、件名の設定を間違えていると、場合によっては読まずに放置されることもあります。
後で読むつもりが、他のメールに埋もれ、確認を忘れてしまうことは少なくありません。読んでもらえないリスクを減らすためにも、返信時に件名変更の必要がないよう、やりとりは簡潔さを意識しましょう。
メールアドレスは自分の名前など分かりやすいものを使う
使用するメールアドレスは、就活で使いやすいものを選ぶことが大切です。自分でも覚えやすく、企業でもわかりやすいものがおすすめであるため、自分の名前+誕生日などのようなシンプルなものにしておくとよいでしょう。
あまりにもアドレスを長くしたり、初期設定のランダムな英数字の羅列にしたりすると、誰からのメールなのかわかりづらくなってしまうことも多いです。
特に企業では学生一人ひとりのアドレスを登録しているわけではないため、覚えづらいアドレスから来たメールは迷惑メールかもしれないと判断することもあります。名前と誕生日程度のシンプルなものなら、学生からのメールということも判断しやすく、より優先的に開封してもらいやすいでしょう。
おすすめは大学のメールアドレス
就活で使用するのにおすすめなのは、大学で配布されたメールアドレスです。大学のアドレスは末尾に大学名が記載されており、どこの学生なのかが判断しやすいです。個人の名前までは覚えられなくても、少なくとも学生からのメールであることはわかり、就活時には優先的に読んでもらいやすいでしょう。
また、大学のアドレスはドメインの信用力が高いため、スパムや迷惑メールに指定される心配がありません。セキュリティ性能も高いため外部からの攻撃にも強く、特別にウイルス対策をしていなくても、安心して利用できるでしょう。
スマホのアドレスやフリーメールも使用できないわけではありませんが、ドメインの信用力や使い勝手を考えると、大学のアドレスを使用することが無難です。
メールの返信は件名までこだわろう
就活時のメールは細部までこだわりを持つことが大切で、件名の設定でも細かいポイントを意識しなければなりません。件名の設定は必須ですが、送信と返信でどのように扱うかは若干異なります。
自身で送信するならメール内容を簡潔に表すものを設定する必要がありますし、返信なら件名は変更せず、企業から送られてきたものをそのまま使う必要があります。また、返信時には「Re：」マークも付けて返しますが、何度もやりとりが続いたなら、増えすぎる前に削除が必要です。件名の時点でミスをしていると、読む前から印象が悪くなり、マイナスイメージの先入観を持たれます。細部までこだわってミスなく返信し、企業との連絡も上手におこないましょう。
