就活のマナー

【面接のあとに採用の電話連絡がきたら】失敗しない対応方法の基本

面接の採用電話にはどう対応すればいいのか?

面接後に採用の電話連絡が来たとき、どう対応すれば正解か分からない人も多いでしょう。単純に「やった、ありがとうございました」という対応は、就活では子供っぽいため避けたほうがよいでしょう。

採用の電話連絡が来ても、アルバイト中だった、騒がしい場所にいて気づかなかったということもゼロではありません。その場合、折り返しの電話が必要です。ただ、折り返しの電話を自分からしてもいいか、悩む人もいるでしょう。

折り返しの電話をするとしても、時間帯を無視すると担当者に迷惑をかける可能性もあります。言葉遣いに関してもいい加減ではいけません。面接の採用の電話連絡に関し、気を付けたいマナーや注意点をご紹介しますので参考にしてみてください。

面接の採用電話への対応はマナーに注意

就活全般でいえることですが、マナーにはくれぐれも注意しなければなりません。内定をもらったとしても、マナーを無視していい加減な対応をすると内定取り消しになる可能性は十分にあるからです。採用電話の対応から注意したほうがよいでしょう。

ただ、電話対応に関するマナーでは、言動も重要ですが、それ以外にも気を付けたいポイントはたくさんあります。どのような点に注意すればいいか理解すれば、相手も「採用して正解だった」とよい印象につながるはずです。しっかり理解しておきましょう。

静かな所へ行く

基本は、静かな場所へ移動して対応するようにしましょう。繁華街やお店は、人の声や音楽など、さまざまな音が溢れています。そのようなところで担当者と話をすること自体が問題と考えてください。雑音が多くて声が聞き取れず、何度も聞き返すことになるかもしれません。電話でやりとりができる状況でしたら、すぐに静かな場所へ移動しましょう。

電波にも注意しなければなりません。電波が悪いと、声が途切れ途切れになり、聞き取れなくなります。これも。担当者に不快な思いをさせる問題のひとつです。

担当者は、相手がどこにいるか分からない状況でかけてきます。受ける就活生側は外出時に、企業からの電話が来たら焦ってしまうかもしれません。ただ、出るときは落ち着いて電話ができる場所へ移動しましょう。

はっきりと元気な声で受け答えをする

電話だと表情が分からないため、声だけで自分の気持ちを表現しなければなりません。そのため、元気な声で受け答えをするように心がけてください。暗い声で対応すると「何か悪いことでもあったのではないか」「あまりうれしくないのか」「面接と全然印象が違う。失敗だろうか」など担当者を不安にさせる可能性もあります。

はっきりとした大きな声でなければ、担当者にいったことが上手く伝わらない可能性もあるでしょう。何をいったか分からないと、担当者がイライラするかもしれません。内定をもらっても油断せず、面接が続いているという気持ちで、元気よく、はっきりとした声で受け答えをしましょう。

また、内定をもらえてうれしいかもしれませんが、早口になっても、担当者が聞き取りにくくなるため、落ち着いた話し方を心がけることが大切です。

筆記用具やスケジュール帳を準備する

筆記用具とスケジュール帳のようなメモ帳を、いつも用意してください。通話しながらスマホを操作し、いわれたことをメモするのは、相当慣れていないと難しいです。

記憶力に自信があるなら、担当者からいわれたことをすべて覚えるから大丈夫と考える人もいるかもしれません。しかし、ちょっとしたきっかけで覚えたことは忘れてしまうものです。忘れて確認のため、担当者へ電話をするのは印象が悪くなります。

家へいるときはもちろん、外へ出かけるときも忘れず、面接後はスケジュール帳や筆記用具を準備しておきましょう。

早く電話に出ることを心がける

早く電話に出ることを心がけてください。状況によっては、電話へすぐに出られないときもあるかもしれません。ただ、家でリラックスしているとき、電話が鳴って確認し、面接をした企業の番号なら採用連絡の可能性が考えられます。

何回コールをしても出なければ、「今は、電話に出られない状況なのかな」と電話を切ってしまう可能性も十分あります。結果、内定が取り消しにはなることはほとんどありませんが、その場合はこちらから折り返し電話などをしなければなりません。折り返し電話をしても、今度は担当者が電話に出られない状況もあり得ます。

また、単純に逆の立場で考えてみてください。大切な用事があるのに相手が出ないと不快になる人もいるのではないでしょうか。電話は早く出るよういつも意識してください。

折り返しの電話をかける際の注意点

採用の電話を担当者がかけてくれたとしても、状況によってはすぐに出れない場合も少なくありません。その場合、折り返しの電話をかけることになります。

ただ、折り返しの電話もいい加減におこなってはいけません。折り返しの電話にもマナーがあるからです。マナー違反はマイナスイメージにしかなりません。担当者に悪い印象を与えないようにするためには、注意点を押さえる必要があります。折り返し電話をおこなうときの注意点をみていきましょう。

始業時間すぐ・お昼休み・就業時間後は避ける

気を付けたいのが時間帯です。始業時間や昼休み、就業時間後にかけるのは控えましょう。始業時間は朝礼をおこなっている場合もありますし、仕事の準備をおこなわなければならず、かなり忙しい時間で、席を外していることも多いからです。

お昼休みも控えましょう。12~13時はランチタイムで、ほとんどの人が外出し、食事をしています。担当者の携帯電話を知っていても控えるようにしてください。一日の中で、リラックスできる昼休憩を邪魔するのは、マナー違反と判断されることも多いです。

就業時間の1時間前や就業時間以降も控えてください。1時間前は、一日の仕事をまとめていたり、明日の準備をしたりして忙しい時間です。また、就業時間以降も19時を過ぎればマナー違反と考え、折り返しの時間は翌日に回したほうがよいでしょう。

何日も折り返しの電話をしないと内定取り消しもある

会社から電話がかかってきて、それに出られなかったとします。折り返すのは常識ですが、もし、何日もしなければ、下手をすると内定を取り消されても不思議ではありません。

電話が来ても忙しくて出られない状況だった、夜遅い時間だったので遠慮して翌日にかけたというのなら、そこまで問題もないでしょう。しかし「内定の連絡だろうからもう折り返しの電話なんてしなくてもよい」と考えるのはいけません。他にも候補者がいたとしたら、代わりにその人が内定という可能性も十分にあるからです。

逆の立場で考えてみてください。内定の連絡を伝えようとしたのに、何日も折り返しの電話がないと「いい加減に考えているのだろうか」と不快になるのではないでしょうか。社会人としての常識を疑われ、内定取り消しになる可能性もないとはいい切れません。

面接の採用電話がこない場合の対応

面接をおこなったあと、採用となったときどれぐらいの期間で電話が来るのか気になる人もいるでしょう。中には、採用電話がなかなかかかってこない場合もあります。しかし、あきらめる必要はありません。

企業や担当者の都合によっては、なかなか採用電話がかけられない場合も珍しくないからです。ただし、あまりにかかって来なければ、一体どのような状況になっているか確認したい人も多いでしょう。面接の採用電話がかかって来ない場合、どのような対応をすればいいか解説します。

面接の採用電話は一般的に1週間前後が目安

一般的に、採用電話が来る期間は、面接から1週間前後を考えておきましょう。ただし、絶対ではなく、企業によっては当日、あるいは3日後など短い期間でかけてくる場合もゼロではありません。それでも、1週間という期間は「遅くても」という場合であり、ひとつの目安となります。

時間帯は午前中と考えたほうがよいでしょう。ただ、最短では当日の夜というケースもあります。他社に取られるのを防ぐため、早めに連絡をしてくる企業もあるためです。ただ、一般的に朝から昼間までの時間帯に連絡がくると想定しておいたほうがよいでしょう。

留守電にしている場合、あるいは不在の場合でも、一日に担当者が何度もかけてくれる場合があります。中にはメールで連絡する会社もありますので、忘れないようチェックしておきましょう。

選考が長引いているか担当者が忙しい場合は連絡が遅い

大手企業の場合、多くの志望者が応募をしているため、選考が長引いていることで、連絡が遅くなっている可能性が考えられます。また、採用担当者が忙しくて連絡の時間を取れない場合も珍しくありません。

ただ、残念な理由で連絡が遅くなっている場合もあります。採用の人にはすでに連絡をしており、不合格者への連絡が後回しになっているケースです。しかし、企業の中には、合格者の辞退も踏まえて考えて、次の候補へ連絡するの遅らせている場合があります。

大手企業の場合、応募者が多いことで効率を優先し、不合格者には連絡をしないという企業もあります。その場合「不合格者には連絡をしない」という風に伝えている企業がほとんどです。

あまりにも遅いならメールや電話で問い合わせる

「不合格者には連絡をしない」と事前に伝えられておらず、1週間経過したなら、自分からメールや電話で問い合わせてもマナー違反ではありません。ただし、面接をしてから2日や3日経過した時点で問い合わせるのは控えてください。

慎重に選考をしているとき、そのような連絡をすることでマイナスイメージを与える可能性もあります。1週間ぐらいは、焦らず落ち着いて連絡を待ちましょう。

他にも、メールで連絡をしている場合もあります。電話で来ない場合、メールアドレスを伝えているなら、受信箱をチェックしてみてください。迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。その上で、あまりに連絡が来なければ、自分から問い合わせをしても問題ありません。

採用の電話連絡を断る場合の伝え方

採用の電話連絡が来ても、辞退の選択をする人もいるでしょう。ただ、採用を断る場合も、マナーを重視しなければなりません。担当者としては、喜んでくれるだろうという想いで電話連絡をおこなっています。そのため、企業に内定辞退を伝えるのは気が引けるでしょう。

ただ、担当者も内定辞退の可能性はある程度、想定しています。逆に、内定辞退を伝えないほうが困ることになります。他社の内定を受けるとしても、責任を持って辞退を伝えましょう。

内定を断るのはマナー違反ではない

そもそも内定を断ることは、マナー違反になりません。内定承諾書などを提出したとしても、働き始める4月1日前なら、企業も学生も辞退できます。また、内定承諾書についても法的な拘束力はありません。

ただし、迷惑をかけることは覚悟したほうがよいでしょう。大学のキャリアセンターへ企業側から「内定承諾書を出したのに辞退された」という連絡をされる場合もあるからです。法的に問題はなくとも、以降、後輩や大学に迷惑をかける可能性があることは無視できません。

ただ、内定承諾書を出す前なら内定辞退をおこなってもかまわないです。しかし、面接で「第一志望です」といったのに内定を辞退されたのなら、企業もよい気持ちはしません。内定辞退をするなら、誠意を持ってきちんと謝る気持ちを持ってください。

断る場合の伝え方の例文

内定のご連絡をいただきまして心より感謝いたします。内定をいただいたのですが、私の身勝手なお願いで恐縮ですが御社の内定を辞退させていただきたく存じます。
他社からも内定を頂きまして、そちらの会社のほうがより自分の希望していた仕事に近かったからです。非常に悩んだのですが、自分の適性を考えてこのような決断となりました。申し訳ございません。
本来なら直接お詫びに伺いたいところですが、取り急ぎ、お電話でお伝えさせていただきます。今回は本当に申し訳ございませんでした。

内定辞退のポイントは、結論と理由と謝罪です。覚悟を決めて「辞退」するという結論をまずは伝えてください。理由については、聞かれなければ答えなくてもかまいませんが、聞かれることが多いのできちんと考えておきましょう。

ただ「その会社のほうが業界で1位だった」などといった理由は不快に思われます。自分のやりたい職種、適正などを考えた結果という理由があれば、担当者も「仕方ない」と考えてくれるでしょう。また、自分の都合で辞退するわけですから、謝罪はきちんとおこなってください。

面接の採用電話対応はポイントを押さえれば大丈夫

面接の採用電話の対応は、マナー違反にならないよう注意してください。逆にその点をきちんと理解しておけばトラブルになるようなことはありません。ただ、採用連絡が来たのに「どうせ辞退するから」という理由で無視し、折り返しの電話をしないのは社会人として失格です。企業や担当者の都合もありますから、辞退するとしても連絡はきちんとおこなってください。

電話をかける場合は、相手に迷惑がかからないような時間を選びましょう。また、1週間経過しても電話が来ない場合もあります。不合格者には電話をしないということを伝えられていなければ、1週間を目安にし、自分から問い合わせをすることはマナー違反になりません。ただ、結果を早く知りたくて、面接の2日後などに連絡をするとマナー違反になるので注意してください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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