OB・OG訪問

【OB訪問の返信メールの書き方】ポイントと注意点をご紹介

OB訪問に関するメールの返信に注意

就活イベントのひとつであるOB訪問は、積極的におこなうことで就活を有利に進めやすくなります。OB訪問をおこなうには、まずは志望企業に就職しているOBを探して連絡を取らなければなりません。

部活動やサークルの先輩、友人からの繋がり、キャリアセンターの利用とOBの探し方は違いますが、連絡の取り方は基本的に共通しています。メールのやり取りでOB訪問のスケジュールを決めて、当日を迎えることが大切です。

メールは単に要件を伝えるだけではなく、マナーを守ることが大切であり、特に返信時のマナーには注意しなければなりません。OB訪問に関するメールで、OBに返信をする場合、どのような点を意識すべきか知り、正しいマナーを身につけておきましょう。

メール返信の基本マナー5つ

メールは連絡ツールとして便利ですが、ビジネスにおいてはそれ以上にコミュニケーションツールでもあります。要件が伝わるならOKというわけではなく、失礼のないようマナーを守ってやり取りしなければなりません。

特にメールはこちらから送る場合と返信する場合で若干マナーが異なるため、この違いにも注意が必要です。メール返信に関する基本マナーは、OB訪問だけではなく就活や就職してからも使えます。社会人として必要な基礎スキルでもあるため、基本をしっかり身につけておきましょう。

①返信は素早く

OBからのメールには素早く返信することが大切で、レスポンスは速いほど好まれます。見てすぐに返せるならそれに越したことはなく、すぐにチェックして数分以内に返信しても構いません。

どれだけ遅くなる場合でも、24時間以内を目安にして返信するよう心がけましょう。たとえ数時間遅れてしまった場合でも、1日以上経過しないならそれほど遅いという印象を与えることはありません。

仮に1日以上経過してしまった場合は、返信が遅れた旨を謝罪してから本題に入ることが大切です。返信が遅いと話が進まず迷惑がかかり、かつOB訪問への意欲も低いと思われかねません。素早く返信できるように、OB訪問前はこまめにメールをチェックしておきましょう。

②件名はそのまま使用する

ビジネスメールでは件名を必ず付けることが大切で、件名なしでの送信はマナー違反です。しかし、これは自分発信でメールを送る場合であり、相手から来たメールに返信する場合は、変更せずそのまま使うのがマナーです。

件名を変えてしまうと、メールの前後の繋がりが分かりづらくなり、管理が面倒になるため注意しましょう。社会人は複数の相手と同時進行でメールをしているケースが多く、誰とどのような内容でやりとりをしているかまで、完璧に把握するのは難しいです。

内容を管理する手がかりとして、件名を参考にするケースは多いため、混乱を招かないようそのまま使用しましょう。また、返信メールであることが分かるように、「Re:」も付けたまま返信するのが基本です。

③返信は全文引用でおこなう

返信メールは前後のやり取りが把握できることが大切なため、必ず全文引用で送りましょう。全文引用にすることで、何に対しての返事なのか、これまでどのようなやり取りをしていたかが、1通のメールで分かります。

内容の確認やスケジュールのチェックがしやすくなり、お互いに連絡ミスも防げるでしょう。また、全文引用して返信メールを作成することで、過不足なく質問に答えやすくなり、少ない回数で簡潔にやり取りを終えられます。

メールのラリーが長くなるにつれて、これまでの内容は忘れてしまいやすいため、全文引用は必須です。引用なしで送ると、いちいちこれまでのメールを遡ってチェックしなければならず、OBに不便をかけてしまうため注意しましょう。

④誤字脱字をチェックする

全文作成した後は、誤字脱字のチェックも必要です。誤字脱字が1ヶ所でもあると、それだけ印象が悪くなるため注意しましょう。もちろん、多少のミスなら見逃してもらえることもありますが、何度も続くとOB訪問への真剣度も疑われてしまうため注意が必要です。

間違える内容次第では、お互いの思惑が上手く伝わらず、連絡ミスが起きてしまう危険性もあります。誤字脱字を防ぐには、作成後に何度も見直すことが大切です。作成してすぐだと、間違いに気づけないことも多いため、数分間をあけてからチェックし直してもよいでしょう。

また、作成途中での誤送信を防ぐためにも、件名は最後に入力するのがおすすめです。誤字脱字は工夫次第で防げるミスだからこそ、しっかり予防しておかなければなりません。

⑤署名を付けて返信する

ビジネスメールでは最後に署名を付けることが大切であり、これは返信メールでも同じです。署名は自身の情報を簡単に記載したものであり、連絡先の通知や本人が送信しているという証明のために付け加えます。

署名は氏名や大学・学部・学科名、住所、電話番号やメールアドレスといった事項で作成するのが基本です。特別に決まりはないため、項目の増減は可能ですが、氏名と学校名、連絡先くらいは記載しておくとよいでしょう。

情報漏洩の心配があるなら、住所は省略しても構いません。毎回署名を作成するのは面倒なため、メールの設定からフォーマットを登録しておくのがおすすめです。メール作成時に自動で追加できるよう設定しておくと、付け忘れも防げて便利でしょう。

OBからの返信がこない場合は?

OB訪問に関してメールを送ったのに、OBから返信がこないということもあるでしょう。返信がこないと予定が決めらずに困ってしまいますが、ただ待っているだけではいけません。自身で行動して問題の解決を図ることが大切で、OB訪問を確実に実現するためにも、積極的に動く必要があります。

返信がこない場合の対処法は、大きく2つに分けられます。その時々の状況を考慮して適切な方法を選び、トラブルにも上手に対処しましょう。

きちんと送信できているか確認する

返信がこないのであれば、そもそもメール自体が正しく送れていない可能性があります。本当に送信できているか、メールボックスの送信履歴からチェックしておきましょう。送信済のボックスにメールがある場合はきちんと送信できているため、宛先が間違っていないか良く確認してみましょう。

宛先のアドレスを再度チェックし、OBの連絡先で間違いないか、また受信ボックスにエラーメールが届いていないか確認しましょう。送信済みのボックスにメールがない場合は、作成途中で終わっている可能性があるため、下書きを確認するか、再度新規で作成し直す必要があります。

メールの送信ボタンを押したはずでも、電波のエラーによって送れない場合はあります。送信後は必ず送信済ボックスにメールがあるか、エラーメールが届いていないかまでチェックすることが大切です。

3営業日以降に再度メールしてみる

確実に送信できているはずなのに返信がない場合は、3営業日以降に再度メールしてみましょう。返信が遅いとすぐにでも追加のメールを送りたくもなりますが、最低でも3営業日は我慢しなければなりません。

OBは仕事で忙しく、メールの返信を忘れていたり、そもそもまだメールをチェックできていない可能性もあります。短いスパンで続けてメールを送ってしまうと、返事を催促しているようで相手の負担になり、迷惑がかかるため注意が必要です。

3営業日を経過したなら、再度メールを送っても問題ありませんが、この時メール内容に注意が必要です。再送する場合は、早く返事をしてほしいという内容ではなく、前に送ったメールが届いているか、確認のため再度連絡したという内容にしておきましょう。

OB訪問に関するメール返信での注意点2つ

メールに関するマナーは複数ありますが、それらを守っているからといって、確実に好印象になるとは限りません。メールのやり取りでは注意点もあり、それが守れていないと思わぬところで失敗する可能性もあるため注意が必要です。

一度の失敗で評価を大幅に下げてしまう場合もあるため、注意点を把握して、失敗のリスクを極力排除することが大切です。好印象の獲得を狙うだけではなく、悪印象を与えない工夫もして、上手にOBとメールのやり取りをしましょう。

①どれだけ仲良くても敬語は崩さない

OBとメールのやり取りを続けていると、距離が縮まり仲良くなることもあるでしょう。また、元々顔見知りで友達のように仲が良いということもあります。仲が良い相手なら、ビジネスメールのマナーを気にせず、フランクなやり取りをすることもあるでしょう。

しかし、OB訪問に関するやり取りで敬語を崩すのはNGです。どれだけ仲が良くても敬語は崩さないことが大切で、最低限のマナーは守るようにしましょう。特にOBが会社で使用しているアドレスにメールをする場合は、他の人に見られた場合のことも考えて、言葉遣いには注意しなければなりません。

OB自身がよくても、やり取りを見た他の人に悪印象を与えてしまう可能性があるため、敬語は崩さずプライベートと就活の線引きをしっかりおこないましょう。

②メールは自分発信で終わらせる

OB訪問前には、何度もメールのやり取りをすることもあるでしょう。メールの内容は多岐にわたることもありますが、どのような場合でも、最後は自分発信で終えることが大切です。OBから返信があった場合には、簡潔にで構わないため、必ず返信をしておきましょう。

OB発信のメールで終わらせてしまうと、メールが届いたかどうか不安にさせてしまう場合があります。場合によっては無視をしていると思われる可能性もあるため、リスクを徹底的に排除するためにも、自分発信で終えることが大切です。

簡潔な内容で返信しているなら、それ以上さらに返信がくることもないでしょう。やり取りを終えたい場合は、これ以上返信できないよう、内容を最低限に絞って作成することが大切です。

OB訪問のメール返信例文

○○株式会社 営業部○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。
日程の件、承知致しました。

○月○日の○時に、貴社ビル近くの喫茶店○○に伺わせて頂きます。
○○様にお会いできる日を楽しみにしておりますので、当日はよろしくお願い致します。

署名

例文はOB訪問の日程決めに関する返信内容です。OBから訪問の日時や場所を指定されたなら、返信メールでは繰り返し提示してお互いの認識に間違いがないか確認しておきましょう。全文引用で作成すると、より間違いなく確認が取れます。

確認終了後は簡単なあいさつを述べて、メールを締めくくります。プラスでやり取りが発生しないよう、質問がないなら余計な内容は盛り込まないことが大切です。

返信メールを送ってスムーズにOB訪問をしよう

OB訪問は実施するまでも大変で、OBと連絡を取り、何度もメールでやり取りをしなければなりません。メールは自分発信で送る場合だけではなく、返信時にも注意が必要です。返信時特有のマナーも多数存在するため、細部まで理解を深めて失礼のないよう連絡しなければなりません。

OB訪問を受けてもらう先輩が、採用に直接関与しているとは限りませんが、やり取りの内容が採用担当者に伝わることはあります。内容次第で評価が変動することもあるため、誰に見られても困らないよう、細部まで工夫して作成することが大切です。

OB訪問を確実かつスムーズに実現するためにも、返信メールは工夫して送り、上手にやり取りを進めて万全の準備で当日を迎えましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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