マナー

【企業に手紙を出す時の封筒の書き方】御中の使い方や封筒の閉じ方をマスターしよう

会社へ送る手紙でもマナーが試される

就職活動において、「応募書類を郵送する必要がある」もしくは「担当者の方に手紙を送りたい」という就活生も多いのではないでしょうか。最近では就活生とネットでやり取りする企業が増えてきていますが、それでもいまだに郵送でしか受け付けていないところもあるので、それぞれに合わせた対応が必要になってきます。ところでこの「郵送」ですが、守るべきルールがあります。

最初(エントリー)から最後(入社日)まで気を抜いてはいけない就職活動のなかで、このような小さなところでも手を抜いてしまうと不利になる場合もあります。郵送する封筒1つとっても企業からマナーは見られていると、思っておいた方が良いでしょう。そんな応募書類や手紙を郵送する際の封筒の書き方などについて、ご紹介していきます。

書き始める前に用意するもの

  • 白封筒
  • 切手
  • 黒のボールペンor筆ペン
  • 赤のマジックペン

まずは道具をそろえましょう。封筒は必ず「白色」のものを用意してください。「黒のボールペン」もしくは「筆ペン」は宛名を書くときに。そして「赤のマジックペン」は「応募書類在中」など、これから送る封筒に何が入っているのかを明記するときに使います。また「切手」もこのリストの中に入れていますが、必ずしも封筒を書く時点で用意しておかなくてはならないというものではありません。

多くの場合、大切な応募書類を入れた封筒は確実に相手の手元に届くように「簡易書留」で送ることになります。「簡易書留」は各地の郵便局を通じてしか送ることができないのですが、この封筒を郵便局に持っていくタイミングでも切手を購入することができるからです。

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抑えておくべき封筒の基本の書き方

道具をそろえることができたら、次は実際に封筒に宛名などを書いていきます。このときも抑えておくべきポイントがいくつかありますので、しっかりとそれらを守ったうえで作成するようにしましょう。ここでは、封筒作成の際必ず押さえておくべき基本の書き方を、4つのポイントに分けてご紹介していきます。

宛名は基本的に縦書き

就職活動をはじめ一般的なビジネスの場では、宛名は基本的に「縦書き」にするのがルールになっています。履歴書が横書きでも、宛名は縦書きで書きましょう。一方で、「横書き」は親しい間柄の人に使用する書き方です。ただし大学指定の封筒を使う場合には、そのフォーマットに従って書くようにしましょう。

封筒の色は必ず「白」

履歴書などの応募書類を入れる封筒ですが、必ず「白色」のものを用意してください。近くの文具店や100円均一ショップなど気軽に立ち寄れる店では、白色と茶色の2色の封筒を見かけることが多いと思います。封筒を買いに行ったときに、どちらの方が良いのか迷ったことのある就活生もいるのではないでしょうか。

「就職活動」という改まった場においては、白色の封筒を用いるのがマナーとされています。一方で茶色の封筒は、実際のビジネスの場で使われることが多いものです。茶封筒で送ってしまったら「絶対に受け取ってくれない」というものではもちろんありませんが、最後まで気を引き締めなければならない就職活動に長く勝ち残っていくため、ここはルールにのっとって用意するようにしましょう。

住所は略さず正式名称で書く

  • 都道府県名から書く
  • ハイフンで略さず◯丁目◯番地◯号と記載する
  • マンション名、部屋番号も正式に書く

宛名を書く際ですが、住所は都道府県から「略さずに」そして「正式名称で」書くようにしましょう。これが封筒を書くときに就活生の多くが失敗してしまっている代表的なマナーの一つです。封筒だけに限らず履歴書を含む応募関係のものは「正式な書類」として扱われます。

そのため、住所を記入する際は「住民票」の表記に基づいた表記をする必要があるのです。住民票では「〇丁目×番地□号」と表記されており、「‐(ハイフン)」で省略はしないので、応募関係の書類もその形式に従って書いてください。また、マンション名や部屋番号も同じく正式名称で書く必要があることには気を付けましょう。

裏面には自分の住所を記載する

封筒の裏面には差出人である自分の情報を記載することを忘れないようにしましょう。その書類がどこの誰から送られてきたものなのかが、一発でわかるようにするためです。封筒の裏面に必ず書くべき内容は、差出人である自分の「住所」と「名前」です。

これらの情報がなければ、封を切るまで誰からのものかがわかりません。また住所や名前の記載がないと、書類を簡易書留として郵便局に出しに行った際、その控えを出す時に局員さんが大変困ることになってしまいます。

ここからも「住所」と「名前」はせめて必要最低限の情報として、書くのを忘れないようにしましょう。また、それらの情報とあわせて「大学名」を記載していると、担当者が就活生のことをよりスムーズに判別しやすくなります。

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意外と知らない「御中」の使い方

  • 企業や部署などの団体に送る際に使う
  • 個人に送る際は「様」を使用
  • 「様」との併用はNG

次は送り先の「相手の名前」を記載するときのマナーです。送り先を記載する際に末尾に付けるのが「様」や「御中」になります。「様」は普段から敬語でも用いる表現なのでここで詳しく触れなくてもよいとして、もう一方の「御中」の使い方を理解されていない方もいます。

「御中」は送り先の担当者の名前が分かっていないときや、個人ではなく部署・企業など一つの集まりに向けて応募書類を郵送する必要があるときに用いる表現です。「○○株式会社 ××部 御中」という書き方をします。「様」表記のものは個人に送っているためその人自身でしか開封することはできません。

しかし、「御中」はその企業や部署に所属している人であれば誰でも開封できるという違いがあるのです。このように、「様」と「御中」は使い方としては似ているものの特徴は異なっています。つまり「○○株式会社 ××部 御中 □□様」と表記するのはタブーだということです。これら2つは併記できないということは覚えてきましょう。

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封筒を閉じる前に中身を確認する

封筒を準備し宛名を記入し終えたら、後は作成した応募書類を同封する作業へと移っていきます。ここまではしっかり準備出来ても、最後の最後でミスがあれば、せっかくの努力も水の泡になってしまします。封筒を閉じる前に、今一度書類に不備はないか、同封し忘れているものはないかを忘れずに確認しましょう。

そして、必ず添え状も同封されているかどうかも併せて確認しましょう。また、同封書類一式の大きさがそれぞれ違うことも考えられます。そして複数枚の書類を同封する事も多くなります。このような場合、企業に届く迄に中身がバラバラになる事を防ぐために、ゼムクリップで留めるか、もしくはクリアファイルに入れてから封を閉じましょう。

液体のりを使う

応募募書類を無事に全て揃えて封筒の中にいれたら、次は封をしますがその際には必ず液体ののりを使って閉じましょう。そして、のりをつける量ですが、多すぎると封筒がふやけてしまいますし、乾くまでも時間がかかってしまいます。逆に少なすぎると途中で封筒が開いてしまう可能性が出てきます。適量をしっかりと隅まで着けて素早く閉じましょう。

一方、セロハンテープやスティックタイプののりを使うことはあまり好ましくありません。セロハンテープはビジネス上の封書の送付には向かないのです。なぜなら、セロハンテープは材質によっては容易に剥がして中身を見る事が出来てしまうからです。フォーマルな状況では不向きと言えます。そして、スティックタイプののりは、一見綺麗に貼る事が出来ますが、時間が経つと剥がれやすいという点があります。途中で封が取れてしまわない様にという理由から、これも避けるべきです。

封をしたら「〆」を書く

封筒をしっかり閉じたら、あとは封筒の閉じ口に〆印を入れましょう。この印はビジネス文書のやりとり上のマナーとなります。これは「確かに封をしました。閉じました。」という意味を表します。この際に使う記号は「〆」にしましょう。「✖(バツ)」にならないように注意してください。バツは縁起の悪い意味にとられてしまいますので、ビジネス上では使用しない事が通常です。

「〆」の代わりに「封」または「緘」も使用されます。こちらの2つはよりかしこまった印象になります。通常の応募の書類を送付する時は、「〆」を使用すればまず問題はないでしょう。字が消えてしまわないように、油性のペンかボールペンで記入してください。

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企業を訪問して手渡しする時は

ここまでは書類を「郵送」する際の封筒の書き方やマナーをご紹介してきましたが、その一方で、担当者に直接手渡したい、もしくは実際に会って書類を渡す必要があるという就活生も中にはいることと思います。ここでは、自らが企業を訪問し応募書類を直接手渡しする際のマナーについて、とくに知っておいてほしい2点を厳選してご紹介いたします。

事前に連絡を入れてアポを取る

手渡しする際は、伺う前に連絡を済ませたうえで伺うようにしましょう。企業の採用担当者は新卒採用だけが仕事なのではありません。そのため事前連絡なしで訪問した場合、伺ったタイミングによっては不在で会えなかったという可能性は十分に考えられます。また、就活生全員がそのような行動をとってしまうと、担当者の方にとって大変な負担になってしまいます。

どうしても応募書類を手渡しする際あるいは手渡しする必要がある場合は、自分だけの都合で動くのではなく、相手のスケジュールも考慮したうえでアポイントを取り付け、それから企業を訪問するようにしましょう。

なお、企業によっては「手渡しでは一切受け付けない」と最初から断言しているところもあります。自分の志望しているところはどのような対応をしているのかはしっかり調べたうえで、それでも必要があるのならば手渡しをするようにしてください。

宛名と糊付けは不要

書類を手渡しする場合、封筒の宛名書きとのり付けは不要になります。なぜなら、手渡しをしているので誰からのものなのかを確認する必要がないのと、担当者がその場で中身を確認しすぐに面接の材料として使用することがあるからです。この書類を手渡しする際ですが、「持ち運び」に注意を払う必要があります。

このときに発生するのが、中の書類にしわが寄ってしまったり、余計な折れ目がついてしまったりなどというリスクです。カバンに入れて持ち運んだ時に、一番外側である封筒まできれいな状態で保つというのはなかなか難しいかもしれません。ですが、一番重要で何よりも守る必要のある履歴書などの応募書類は、あるアイテムを用いることで簡単に保護することが可能です。

封筒の中の応募書類にまでしわが及ばないようにするために使用するのは「A4ファイル」の使用です。A4ファイルは適度なやわらかさと程よい硬さを備えているので、応募書類を中に入れておくだけでしわや無駄な折り目が付くのを防いでくれます。また、これは応募書類を郵送する際にも使えますので、封筒などをそろえる際にあわせて購入しておくと効果的です。

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お礼状を出すなら渡し方にも配慮を!

応募書類を郵送する際の、封筒の書き方やマナーなどをまとめてご紹介してきました。この応募書類のほか、就職活動でお世話になった担当者に、感謝の気持ちを伝えるために「お礼状」を出すことを検討している就活生も少なくないのではないでしょうか。実際のところ、お礼状の有無は就活においてはさほど影響はないので、出す・出さないは完全に個人の自由です。

お礼状を出す際も、今回の記事でご紹介したマナーを守る必要があります。もし出すのであれば、お礼状も就職活動の一環だと思って気を引き締めて作成するようにしてください。就職活動は最初から入社日当日まで気を抜いてはいけません。些細なことであっても細心の注意を払って取り組むようにしましょう。

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監修者プロフィール

risa.idogawa@theport.jpのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。