履歴書・エントリーシートの誤字脱字が与える影響｜訂正方法や対策

履歴書・エントリーシートの重要性

履歴書やエントリーシートは企業に対して自分自身を最初にPRする重要な書類となります。人事担当者はそれらに記載されている情報から応募者を判断し、面接でそれを確認します。それらの書類は入社後に人事データとして保管されるため、内容に不備や誤った内容が載っていれば、入社後に問題となる可能性がないとも言い切れません。履歴書やエントリーシートなどの提出書類は、細心の注意を払って丁寧に記入するように心掛けましょう。

誤字脱字で評価が下がることがある

採用担当者によっては、履歴書やエントリーシートの誤字脱字が気になり、内容に集中できなくなることがあります。その結果、文章自体の印象が残らず、評価を下げてしまうケースがあるのです。そういう意味では、誤字脱字が選考への影響を与えることもあるといえるでしょう。

他の応募者と比較された場合に不利になる

もちろん、文章自体の内容が素晴らしければ、誤字脱字なんて全く関係ありません。しかし、同じくらいいい内容が書いてある履歴書やエントリーシートが2つあった場合、誤字脱字のない方の評価が高くなるのは当然でしょう。文章のクオリティーに自信がない人はとくに、履歴書やエントリーシートの誤字脱字に注意するべきなのです。

提出期限ギリギリになって準備したと思われる

履歴書・エントリーシートに誤字脱字があると、提出期限ぎりぎりになって準備したと思われてしまう可能性があります。これらの書類の提出期限は十分な余裕を設けて、前もって伝えられます。十分な時間を与えられているにも関わらず誤字脱字があると、ぎりぎりに準備をしたと思われるでしょう。

そのため、提出が遅くなると「志望度が低いからぎりぎりになって準備したのだな」と志望度を疑われてしまう可能性があるのです。全て書き終えた後、提出する前に必ずチェックし、誤字脱字が判明した場合は書き直しましょう。

志望度が低いと思われる

では、採用者側から見て、履歴書やエントリーシートに誤字・脱字があると印象はどうなるでしょうか。企業の採用担当者は、就活生が応募しているのが１社だけではないということを重々承知しているでしょう。たくさんの書類を直筆で作成することは根気がいる作業で大変です。

しかし誤字・脱字が多数あるということは、志望度が低いのではないか？という疑問を持たれてしまう可能性があるもあるのです。就活生が本当にその会社に入社したいと思っている場合は、書類の中身にもその人の真剣さや本気度が現れるものです。

誤字脱字で評価が下がる職種

世の中には、多種多様な業界・職種が存在します。そのなかでも、履歴書やエントリーシートの誤字脱字に厳しい仕事が、ライターや印刷物の校正スタッフです。文字を扱う仕事の代表ともいえるライターが誤字脱字をするのは、非常に好ましくありません。

校正スタッフも、世の中に出す本やチラシの文章から誤字脱字を探す仕事のため、履歴書やエントリーシートで文字を間違えていたら、評価は下がってしまうでしょう。ライターや校正スタッフ以外にも、文字を扱う仕事は多く、新聞記者・小説家・脚本家などが挙げられます。こういった仕事を目指している人は、履歴書やエントリーシートで誤字脱字をしないよう、徹底的にチェックしておきましょう。

事務や経理の職種でも誤字脱字の評価が悪い

事務や経理の職種においては、特に誤字脱字に注意をする必要があります。これらの職種はどちらも会社の管理を行う仕事であり、とくに経理は経営的な部分を担当するため、誤字脱字がそのまま企業の赤字に繋がりかねません。これらの職種においては、仕事の早さよりも正確さが要求されています。

いくらその点を自己PRで雄弁に語ったとしても、書類上に誤字脱字があるとその自己PRも説得力を失ってしまいます。そのような細部にまできちんと気を配ることが出来ないと思われてしまうと、評価を落としてしまう可能性があるのです。書類の作成が完了した際には、送付する前に誤字脱字がないか繰り返しチェックを行ってから送付するようにしましょう。

銀行員などでは誤字脱字で著しく評価が下がる

銀行などの金融機関を応募する際、誤字脱字のある書類を提出してしまうと著しく評価が下がる可能性があります。基本的にビジネス文書においてはルールがあり、知らなかったでは済まされないことも多くあります。更に日常的に金銭を取り扱う銀行などの金融機関は、書類に対してのミスは絶対に許されず、誤字脱字においては特に敏感です。

なぜならば、領収書や請求書、見積書などの金銭に関する書類は訂正が出来ず、書類の不備やミスにより一瞬で多額の損害を出したり、取引先との信用を失墜させる可能性も大いにあるからです。そういった注意力や慎重さが常に要求される職場ですから、誤字脱字のある応募書類を提出すれば、そもそもの適性が無いと判断されてしまう恐れも大いにあります。

誤字脱字があまりにも多いのはNG

履歴書やエントリーシートの誤字脱字があまりにも多すぎる場合は、直接的に選考に影響するでしょう。1～2個くらいの誤字脱字であれば、評価を下げることはあっても、そのせいで不採用となることはありません。しかし、5～6個も誤字脱字があるようであれば、その時点で「真剣に作成していないんだな」と思われる可能性があるのです。

誤字脱字を見つけられなければ落とされる可能性がある

誰にでもミスはありますが、さすがに5～6個も誤字脱字があれば、自分自身で気が付きます。それでも気が付かない人は、単純に集中力が低いか、見直しを真剣にするほどのやる気がないかです。履歴書やエントリーシートで何個も誤字脱字が見つかる人は、そのせいですぐに落とされるのもあり得ることを知っておきましょう。

提出する前に他の人にチェックしてもらう

履歴書やエントリーシートを記入する場合、自分自身で注意を払って丁寧に記入したとしても、提出する前に他の人にチェックしてもらうようにしたいものです。なぜならば、言葉遣いや漢字の使い方など気を付けていたとしても、思い込みによって間違っている可能性もあるからです。

特にパソコンによって入力した場合は、良く読み直さないと間違いに気づきにくいといったこともあります。履歴書やエントリーシートをデータで入力する場合にはとりわけ注意するようにしましょう。第三者の客観的なチェックによってしっかりと推敲することにより、更に内容や文面が磨かれることもあります。是非とも周りの人にお願いしてみましょう。

短時間で仕上げようとしない

履歴書やエントリーシートはを作成する際は、短時間で仕上げないようにしてください。
というのも、一発本番で仕上げて、すぐに提出するということをしてしまうと、誤字脱字に気付かない可能性が高くなってしまいます。誰も「よし、わざと誤字脱字をしよう」と考えて書くことはしないでしょう。むしろ、書いた直後は「自分の書いた文章は正しい」と信じてやまないのです。

ただし、正確でないのが人間で、冷静になってから再見するとミスを発見するということも少なくありません。具体的には、せめて2日間は書類作成のための時間を作るといいでしょう。下書きなどを済ませ、時間をおき冷静になってからもう一度書類を見直します。そこでミスがなければいよいよ清書、という流れにするのが理想的です。

履歴書・エントリーシートの誤字脱字の訂正方法

履歴書やエントリーシートで誤字脱字をしてしまった際に適切な訂正方法をご紹介します。まず、最低限のマナーとして、履歴書やエントリーシートにおいて修正液・修正テープを使うのはNGです。修正液や修正テープを使えば、いくらでも後から捏造することが可能となるからです。また、ペンとの相性によっては、文字が滲んだり薄くなったりして読みにくくなるでしょう。

もし履歴書やエントリーシートで誤字脱字をしてしまった際は、新しい紙に書き直すのがベストな方法です。何かを修正した痕跡のある書類よりも、綺麗で修正箇所のない書類の方が、採用担当者に好印象を与えます。時間がなくて書き直せない場合には、間違えた文字の部分を二重線で消して訂正印を押し、書き直すようにしましょう。

もともと1枚しかない場合はコピーしておく

誤字脱字があった場合に備えて、事前に用紙はコピーしておくようにしましょう。「間違えても二重線で抹消し、その上に訂正印を押せばよいのでは」と考える方もいるかもしれませんが、公的文書において訂正印の使用はあまり良くありません。

見た目の上でも、訂正印による修正跡があると、見苦しくうつってしまう可能性があります。そのため、1枚しか用紙がない場合は必ずコピーをとっておき、誤字脱字があった場合には書き直しを行うようにしましょう。

どうしても修正する場合は定規を使い二重線＋訂正印

履歴書やエントリーシートは注意を払っていても書き間違ってしまうことはあります。提出書類は原則として修正はNGで、一から書き直すのが良いでしょう。一生懸命に書いた履歴書ですから、再度書き直す苦労を考えれば修正したいという気持ちも分かります。しかし履歴書やエントリーシートは自分自身を最初にPRする重要な書類ですし、なによりも修正することで志望度合いはこんなものかと思われてしまう恐れもあります。

しかし企業側から用紙を指定されている場合など書き直しか出来ないときに、うっかり書き間違えてしまった時はどうすればよいでしょうか？そのような場合は、定規を使って間違った部分に二重線を引き、その上に訂正印を押します。書き間違えた部分をぐちゃぐちゃと塗りつぶしたり、修正液で訂正するのはNGです。

誤字脱字を防ぐ方法

では履歴書や職務経歴書、エントリーシートの誤字脱字をなるべく避けるためには、どうしたらいいのでしょうか。上に述べているようにもし間違えてしまった場合、新しい用紙に書き直す事が原則です。

しかし書き直しは時間も要しますし、出来れば1回ですんなりと仕上げたいものです。まずは、集中力をもって気が散らない環境で記入する事は大切です。ボールペンや部屋の明かりも普段使い慣れているもので作業し、気が散らないようにしましょう。ここでは、その他の方法についてどんなものがあるか詳しく見ていきます。

辞書を活用する

書類を作成している時に少しでも分からない漢字や表現が出てきたら、すぐに辞書で調べて確実にしておくことが大切です。また、職務経歴書などはパソコンで作ることも多いかもしれませんが、作成後にパソコンソフトに搭載されているスペルチェック機能を使って、自己チェックしてみる事をおすすめします。

これは誤字脱字だけでなく、表現や文法上の間違いや不自然な書き方もチェックすることが出来ます。また、持っている資格や検定の名前、団体名や資格名などを正確に書けるように、一度紙に書き出して整理しておくとよいでしょう。

アルファベットや英語の名称などが入っている場合、スペルに間違えがないかどうか、記入の時と見直しの時に確認しましょう。途中で立ち止まって調べる事は時間も手間もかかりますが、正しい漢字や表現で提出する事は、良い就活のスタートをきるポイントなのです。

下書きをする

誤字脱字を防ぐ別の方法として挙げられるのが、事前に内容の下書きをするという事です。フォーマット用紙に手書きかもしくはパソコンで概要を記入しておきます。学校名や学部名、生年月日、住所、電話番号、などを下書きした内容を見ながら書くと、何も見ずに書くよりも正確性が増します。

資格名、趣味など、どの企業に出す場合でも変わらない基本情報は、一から思い出して書くよりも下書きを見ながら書くとミスする事への恐れも少なく、緊張せずに基本情報を記入していく事が出来るのです。

応募書類で力を込めて記入したい箇所は、志望動機やその企業にもし入社出来たら自分がどのように会社に貢献していけるか、というアピールの部分です。これは大事な箇所で採用者も必ずここを見て判断しますので、何度も練り直して書いていく事が重要となります。

時間を置いて確認する

無事に履歴書やエントリーシートを書き終えたら、すぐに封入しないようにしましょう。同日もしくは別の日に少し時間をおいて、もう一度自分で書類に目を通してチェックする事で、ミスをより最小限に抑えることが出来ます。

その際、作成時には気が付かなかった誤字脱字や、表現の不自然さ、繰り返しの表現など自己チェックにはなりますが、修正事項が出てくる可能性があります。間違いは提出前であれば再度作成が出来ますので、郵送後に気付いて悩むこともありません。

100％完璧なミスのない応募書類を作成することは難しいかもしれませんが、ミスをなくすよう努力する姿勢が大切です。採用者の印象を良くする丁寧な文字で書いてある書類は、好印象が与えられるでしょう。

パソコンで作成した場合は印刷して読んでみる

履歴書やエントリーシートは手書きのもの以外にも、ネット上で作成して提出するものもあります。その場合には、一度印刷をして読んでみると誤字脱字に気付きやすいです。
オープンESなどに代表されるネット上の書類は、紙のもの以上に手軽に記入でき、そして簡単に提出できます。

そのため、一気に書き上げて提出すると、出した後にミスに気付いてショックを受けるということも多くなるでしょう。それを未然に防ぐためには、一度紙などに印刷して、気持ちをリセットしてから読み直すと誤字脱字に気付きやすくなります。ただし、企業によっては各項目の記入時間に制限を設けていることもあります。その場合には、事前に問題を確認し、すべて埋めたうえで答えていくとよいでしょう。

履歴書で誤字しやすい記入欄

ここまで履歴書・エントリーシートにおける誤字脱字の影響と誤字脱字への対応策を解説してきました。ここでは履歴書において誤字しやすい記入欄を2つ挙げ、それぞれ解説していきます。漠然と誤字脱字を探すのではなく、誤字しやすい箇所を事前に把握しておくことで、より誤字脱字のチェックの精度を高めることが可能になります。

誤字脱字のないよう、提出前にチェックを行うことは重要ですが、そればかりに時間をかけるわけにもいきません。要領よく語彙脱字のチェックを行うことが出来るよう、以下のポイントをしっかりと押さえておくようにしましょう。

学歴

履歴書の記入において誤字しやすいポイントの1つ目は、「学歴欄」です。学歴欄を記入する際、「小学校、中学校、高校のどこから記入すればいいの？」と迷う就活生も多くいることでしょう。一般的には「中学卒業」から記入を始めることが多いです。しかし当然ながら企業によって求める情報は異なります。

そのため履歴書の学歴欄を記入する際には、応募企業の指示に従って、求められているところから学歴を記入するようにしましょう。また「〇〇高校　卒業」と略称で記入する就活生がいますが、このような書き方はNGです。履歴書は正式な書類であり、そのため略称ではなく正式名称で記入するのが相応しいのです。「〇〇高等学校　卒業」と正式名称で記入するようにしましょう。

免許・資格欄

履歴書の記入において誤字しやすいポイントの2つ目は、「免許・資格欄」です。就職活動において履歴書に資格を記入し、自身をアピールしたいと考える就活生も多くいることでしょう。もちろん免許・資格を持っているのであれば、採用担当者にアピールするべきであり、履歴書に記入をしておいた方が良いと言えるでしょう。

しかしその際、略称で記入する人や、資格の正式名称を間違えて記入する人が一定数います。上述の通り、履歴書は正式な書類であり、そのため免許・資格に関しても正式名称で誤りなく記入することが求められています。英検は「実用英語技能検定」、漢検は「日本漢字能力検」など正式名称をしっかりと把握し、その上で記入を行うようにしましょう。

暦

厳密には「誤字」とは言わないのですが、西暦・和暦の部分の部分にも注意するようにしてください。日本で「暦」というと、「西暦（例：2018年）」・「和暦（例：平成30年）」の2つがあります。履歴書やエントリーシート上ではどちらが優位ということはなく、それぞれの書きやすいものを選んでも構わないのですが、年を書く際には終始一貫して同じフォーマットを使わなくてはなりません。

もうすでに書類の下書きを済ませたという方は、「生年月日」、「学歴・職歴」、「資格」の欄を「年」の部分をもう一度確認してみましょう。細かい部分ではありますが、採用担当者のなかにも気にする方は少なくありませんので、必ずすべての暦の書きかたを統一するようにしてください。

提出後に誤字脱字が多いことに気付いたら

どんなに注意していてもミスをゼロにすることは出来ません。履歴書・エントリーシートを提出した後、見直しをしている際に誤字脱字に気づくことも場合によってはあります。誤字脱字が1～3つ程度であれば、さほど問題はありません。

もちろん無いに越したことはないのでマイナスの評価に繋がる可能性はありますが、致命的なものとはならないことが多いです。しかしあまりに誤字脱字が多い場合は別です。1～3つ程度での誤字脱字であれば提出前の見直しで見落とすこともありますが、それ以上の誤字脱字を見落とすとなると、その人の注意力を疑われかねません。

このような際には修正した書類を面接に持参するという対策をしましょう。この方法に関しては、必ずこれをすれば挽回できるというものではありませんが、知っておいて損はない手段ですので、以下、しっかりとおさえておきましょう。

修正した書類を郵送で再提出する

書類を提出後に誤字や脱字に気づいた場合にはどうしたらいいでしょうか。可能であればできるだけ早く郵送で再提出することが望ましいと思われます。但し、必ず送付する前に担当者に連絡をして送付して良いかどうかを確認するようにしましょう。

書類のミスはいくら注意を払っていても見落としてしまうこともあるでしょう。自ら先んじて再提出することで、ミスに気付かない注意力散漫な人物と思われることは回避できます。しかし、人事担当者は多くの応募者を対応していますから、連絡無しに突然再度書類が送られてきたら、逆に非常識な人間だと思われてしまうかもしれません。

送付する前に担当者に連絡して送付して良いかどうかを確認した後に、お詫びとお礼を述べるようにしましょう。また郵送時にはカバーレターを忘れずに付けるようにしましょう。

誤字脱字を修正した書類を面接時に再提出する

誤字脱字があまりにも多い場合、面接時に修正した書類を持ち込み、再提出するという手があります。一番避けたいことは、面接官に「これだけ誤字脱字が多いのに、本人は気づいていないのだな」と注意力が欠けているように思われてしまうことです。注意力が劣っているわけではないことを示すためにも、修正した書類を再提出することは意味のある行為なのです。しかし、必ずしも再提出できるわけではありません。

面接時間の関係、もしくはその場の雰囲気によってはそのようなことを言い出すことが難しくなるケースもあります。可能であれば事前に、難しければ面接中に、再提出を提案するような形で申し出るようにしてください。期限内に提出することが求められているものなので、無理やり渡すことはNGです。あくまでも提案するという範囲にとどめ、それで受け取ってもらえるようであれば、再提出を行うようにしてください。

履歴書・エントリーシートの誤字脱字は1～2つまでならセーフ

履歴書やエントリーシートに誤字脱字があったら、選考に影響するのかをご紹介しました。履歴書やエントリーシートの誤字脱字は、全体で1～2つある程度ならば問題ありません。ただし、誤字脱字がない人に比べると不利になるので、気を付けるにこしたことはないでしょう。履歴書やエントリーシートを記入する際には、下書きをして、誤字脱字をしないように意識してください。

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