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【電話対応】電話の受け方と内定承諾の伝え方~正しいマナーと3つのポイントをご紹介~

内定通知のマナーを知っておこう

就活生にとって内定通知は一つの区切りであり、とても達成感を得ることのできる大切な通知であることは間違いないと思いますが、企業にとっても同じです。企業は内定までの間、企画から始まり、インターンや説明会の開催、採用面接や筆記試験の開催、役員面接などを経て、ようやく内定通知を応募者に出すことが出来るのです。

内定通知を出すまでの労力は簡単なものではありません。せっかく内定通知を出したにもかかわらず、応募者の対応が悪かったり、電話の受け方のマナーがなっていなかった、内定承諾の対応が良くなかったということであれば、いくら内定がきまったとしても採用担当者が抱く印象は悪いものになってしまいます。そうならないためにも、内定通知のマナーを紹介していきますので見てみましょう。

内定通知の連絡は電話で来る場合がほとんど

面接の連絡方法は電話の他に、メール、郵送など様々あります。内定通知は、電話で連絡がくるケースが多いです。電話による連絡の場合は、話し方や内容、その場で取ることが出来なかった際の折り返し方法などにおいて、様々なマナーがあります。

電話対応のひとつひとつにおいて、社会人としてのマナーが試されると思ってください。しっかりとしたマナーで対応しないと、内定という形であなたの能力を評価してくれた企業に対して失礼になります。自信を持って対応するためにも、この記事で内定通知の電話における注意点を確認しておきましょう。

すぐ出られなくても慌てない

四六時中電話をチェックしておくわけにもいかないので、当然電話に気付かないこともあります。電車での移動中など、電話に出られない場面もあるでしょう。そのようなことは企業も承知しているので、電話に出られなかったとしても慌てる必要はありません。着信を確認してから、きちんと折り返しの対応をおこなえば何の問題もないのです。

ただ、折り返しのタイミングと場所に注意してください。急ぐあまりに、始業直後や定時後などの忙しい時間帯に折り返すことは非常識です。また、騒がしい場所で折り返すとお互いの声をしっかりと聞き取れないで、相手にストレスを与えてしまいかねません。電話を折り返す際は、社会人としてのマナーを守りましょう。

あまりにも日にちを空けて折り返すのはNG

電車での移動中など、いつでも電話に出られるわけではないです。その点は企業側も理解しているので、たとえ電話に出られなくても、落ち着いて折り返し対応を行えば問題はないのですが、そうは言ってもあまりにも折り返しの連絡が遅れすぎることは問題です。

志望度の高い企業からの連絡があれば、その内容が気になり、早急に折り返しを行い、内容を確認したくなるものです。あまりにも折り返しまでの日付を空けてしまうと「本当に自社を志望しているのか」と企業に志望度、熱意を疑われてしまう可能性があります。

せっかく内定を出してくれた企業からそのような印象を持たれてしまうことは非常にもったいないので、折り返しの連絡は出来るだけ早急に行うようにしましょう。

1週間以上連絡がない場合は確認してもOK

内定通知に関する連絡が1週間以上経っても来ない場合は、企業へ直接問い合わせをしてみるのも一つの手です。面接結果の連絡を待つ間、誰しも気持ちは落ち着かないものです。気持ちの切り替えが上手くできる人であればさほど問題はないのですが、そうではない人の場合、連絡を待っている間に行われる他の企業での面接などにも影響が出てしまう可能性があります。

「〇日までに連絡する」と企業から事前に指定されているのであれば、その日までは待つのが礼儀ですが、その日を過ぎてもなお企業から何も連絡が来ないのであれば、自分自身の気持ちの整理をするためにも、こちらから企業に直接問い合わせてみるのも場合によっては有効な手段となります。

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結果を待つ間は電話に出られる状態にしておく

上述の通り、内定通知の連絡の多くは電話で行われます。そのため、結果連絡を待つ間はいつでも電話に出られる状態にしておくことが重要になります。もちろん電車の中や車の運転中等、出られない状況であれば、無理に出る必要はありません。そのような場で電話に出て、トラブルに巻き込まれてしまっては、かえって印象を悪くしてしまうでしょう。しかし「電話に気付かず、折り返しがかなり遅れてしまった」という状況は避けたほうが賢明なのです。以下、内定通知を待つ間、心がけておくべきことについて解説していきます。しっかりと把握しておくようにしてください。

マナーモードを解除しておく

内定通知の連絡を待つ間は、基本的にマナーモードは解除しておきましょう。もちろん、電車などを利用する際はマナーモードの設定が不可欠になります。それらのルールを破ってまでマナーモードを解除しておく必要はありません。それらのケース以外では、マナーモードを解除し、着信に気付けるようにしておくことが重要なのです。着信に気付かずに折り返しが遅れてしまうと、あまりいい印象を持たれないでしょう。内定早々そのようなことで印象を悪くしてしまうのは非常にもったいないです。着信音は周囲の迷惑にならない程度の音量に設定した上で、状況に応じてマナーモードを解除し、いつでも着信に気付くことの出来る体制を整えておくようにしましょう。

常に充電がある状態にしておく

内定通知の連絡を待つ間は、常に携帯の充電がある状態にしておきましょう。外出中に充電が切れてしまった経験のある人もいることでしょう。内定通知の連絡はどのタイミングで来るかわかりません。充電が切れてしまった状態でかかってくると、対応を速やかに行うことが出来なくなってしまいます。外出前に必ず充電の残量をチェックし、必要に応じて充電を終えてから外出しましょう。また、携帯できる充電器を持ち歩いておくのも効果的です。充電したと思っていても、実際には出来ていない場合もあり得ます。そのような際も対応できるように、携帯充電器を持ち歩く習慣を身につけておくもひとつの手だと言えるでしょう。

電話を持ち歩けない場合は留守電設定にしておく

就活中は、企業から採用試験に関する内容でいつ連絡が入るかわかりません。そのため、携帯電話は常に持ち歩くように心掛けましょう。しかし、学校の授業や企業面接、アルバイトなどで携帯電話の電源を切ったり、ロッカーなどに保管しておかなければならず、企業からの電話に出ることができない場面があります。そのような場合には、必ず留守番電話を設定しておきましょう。

そうすることで、企業からの大切な連絡を受けそびれることが無くなります。留守番電話設定をした場合は、次に携帯電話を開いた際に必ず伝言メッセージの有無を確認し、連絡が入っていた場合はすぐに折り返すようにしましょう。「この学生はいつ電話をしても繋がらない」と企業の担当者に悪いイメージを抱かれないように、電話を持ち歩けない場合の対策をしっかりとしておくことが大切です。

内定電話対応について

内定承諾を電話で伝えようと思ったとき、どのように伝えたらよいのかどうか迷うものですよね。どうせならやはり印象良く伝えたいと思うものですから、迷うのも仕方ないことでしょう。そこで、内定承諾の電話をする際の注意点と伝え方をご紹介いたします。

内定電話の受け方について

内定電話の受け方には、注意が必要です。3つのポイントをご紹介するので、参考にしてください。

電話の受け方①電話には素早く出る

1つ目のポイントは、電話に素早く出ることです。家族や友人からの電話ではあまり意識しないことですが、就活においては非常に大事なことなのです。ビジネスマナーとして、3コール以内に出るのが理想とされています。

「3回以上電話が鳴ったら出てはいけない」という訳ではありませんので、たとえ遅くなったとしても電話には出てください。担当者からの番号は電話帳に登録してあると思うので、担当者からの連絡だと分かった場合はなるべく早く電話に出るようにしましょう。

電話の受け方②メモの用意をする

2つ目のポイントは、電話に出る前にメモの用意をすることです。もしかすると、内定の連絡ではない可能性も考えられます。たとえ内定の連絡だったとしても、企業はその場で内定を承諾するかの判断は聞きません。「〇月〇日までに連絡してください」と期限を指定する場合がほとんどです。

「日付なんて簡単に覚えられる」と思いがちですが、忘れてしまったら一大事です。最悪の場合「その企業に決めていたのに連絡を忘れていた」ということになるかもしれません。ノートの切れ端などでも構いませんので、メモを残せるものを用意しましょう。

電話の受け方③電話に出る場所を考える

3つ目のポイントは、電話に出るときの場所を考えるということです。周りが騒がしい場所で電話に出ると担当者の声が聞き取れませんし、担当者もきちんと伝わったのかわかりません。できるだけ静かな場所で、電話に出るようにしましょう。すぐに移動できない場合は電話しながらでも問題ありませんので、騒がしい場所で話し続けることは避けましょう。

内定承諾の伝え方

以上では、内定電話の受け方をご紹介しました。きちんとした電話の受け方をしないと、せっかく内定の連絡をしたきた企業に失礼になります。しっかり覚えておきましょう。電話を受けた後は、内定承諾を伝えないといけません。そこでの伝え方も、これから社会人になるために需要になってきます。そこで内定承諾を伝える際の注意点を、3つご紹介します。

内定承諾の伝え方①相手が忙しい時間帯はさける

1つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際には相手が忙しいであろう時間帯をさけるということです。内定を承諾されるのは間違いなく相手にとってはすごくいいことなのですが、忙しい時間帯にかかってくると、そういう電話でも印象が悪くなったりします。

もちろんただ印象が悪くなるだけではなく、忙しい時間帯にかけても、なかなか相手が捕まらずに、内定承諾を伝えられないまま何回も電話をかけるという事態になりかねません。

そうならないためにも、内定承諾の電話は、相手が忙しいであろう始業直後やお昼、会議がはいるであろう夕方の時間帯をさけて、11時頃や14時頃にかけるようにしてください。すると電話をかけても迷惑になりませんし、相手にも内定承諾を喜んでもらえることでしょう。

内定承諾の伝え方②お礼と抱負を簡潔に述べる

2つ目の注意点は、お礼と抱負を簡潔に述べることです。内定承諾を電話で伝えようとすると、ついつい「是非内定をお受けしたいと思い連絡させて頂きました」などの事務的な答えだけになってしまいがちですが、そのように事務的な答えだけを伝えるのでは、やはり印象は良くなりません。

内定承諾をわざわざ電話で伝えるのですから、どうせなら印象の良い言葉で伝えたいものです。メールに比べて電話で伝えるというのは確かにちょっと照れもあったりするものですが、それでもお礼や抱負を述べられないのであれば、まだメールの方が印象が良くなりますから、電話で伝えるのであれば、かならずお礼と抱負を述べるようにしましょう。

あまり長いものでなくても良いので、きちんと言葉に感情を載せて伝えてください。それだけでぐっと印象は良くなるでしょう。

内定承諾の伝え方③分かりやすい声ではきはきと話す

3つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際の話し方です。声が小さかったり、早口になってしまうと1回で伝わらない可能性もあります。その企業に決めて連絡するわけですから、落ち着いて内定承諾を伝えるようにしましょう。

「御社で働かせていただきたいと思っております。」と、はきはき話しましょう。また電話で内定承諾を伝えると、担当者が今後の話をするかもしれません。聞き漏れがないように、メモを忘れずに取りましょう。

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内定通知がメールできた場合は電話でなくてもOK

内定通知は電話でおこなわれることが多いですが、メールの場合ももちろんあります。その場合の返信は、メールでおこなっても問題はありません。ただ、電話の方がよい印象を与えられます。内定を頂けたことに対するお礼と、今後の意気込みを直接担当者へ伝えることで、企業にも熱意が伝わり印象がよくなりやすいです。

メールでの返信の場合、相手が確認するまで時間がかかってしまう可能性があるため、スピーディーに意思を伝えられる電話が好ましいといえます。メールでの返信に支障があるわけではありませんが、出来るならば電話で連絡し、直接お礼と今後の抱負を伝えましょう。

メール連絡でも返信は必要

企業からの内定通知がメールできた場合、返信は必要なのでしょうか?その答えは、「当然必要」です。なぜなら、相手がメールを読んだのかどうか送信した側にはわからないからです。例え読んでいたとしても、学生側が正確に内容を理解しているのか、企業は把握することができません。

そのため、内定通知連絡がメールの場合であっても、電話で連絡が来た時と同様に、メールを受け取り、内容に目を通したことを企業に伝えるための返信が必要になるのです。メールで内定を伝える旨の連絡が来たから、ただ読んでおけばそれでよいというものではありません。内定通知の連絡は、その連絡方法が電話であっても、メールであっても採用する側の企業と採用される側の学生にとって非常に重要な連絡であることに変わりはないのです。

電話同様お礼と抱負を簡潔に述べる

採用通知の連絡がメールであった場合、返信が必要であることは先ほど解説した通りです。それでは、採用通知を受け取った際の返信メールにはどのようなことを書けばよいのでしょうか?まずは、採用してもらったことに対するお礼の言葉を述べるようにしましょう。

次に、仕事に対する自分の抱負を簡潔に述べ、意欲的な姿勢を企業に伝えるとよいです。基本的にメールの返信内容は、郵便で採用通知を受け取った際と同様にするとよいでしょう。ただし、メールの場合は、個人携帯やパソコンに転送設定をしている人もいますので、送信する時間帯や曜日に注意が必要です。

相手の迷惑にならないよう、できるだけ企業の就業時間内に送信するようにします。深夜や早朝といった時間帯にメールを送信してしまうと、不規則な生活を送っているというマイナスイメージを与えてしまいますので避けた方が良いでしょう。

内定辞退の仕方

他の企業に行くことが決まっているという人や、面接を受けたけれど自分の思いとずれが生じてしまったという人もいるかもしれません。そうした時に必要なのが、内定を辞退するということですが、今後会うこともないからといって適当に対応したり、悪い対応をするということは、社会人としてだけでなく、人としてはしていけないことになってしまいます。こちらでは、内定辞退の仕方について紹介していきますので、相手に気持ちよく理解してもらえるようにするにはどのようにしたらよいのか、見ていきましょう。

他企業に就職する場合は早めに電話で連絡を

いくつかの企業を受けていて、内定が全く同じ日に来るということは少ないでしょう。第一希望の就職先に内定が決まっており、他の企業に就職する気は全くない場合、第一志望以外の企業は速やかに断りましょう。しかし、第一希望の就職先から内定の結果が来ていない場合は仕方がありません。

いずれにしても、企業側は内定を断ってほしいと思って通知を出すことはなく、会社の仲間として来てほしいという希望をもって内定通知をしているわけですから、他企業に就職をするという決断をしている場合は早めに電話で連絡を入れ、辞退する旨を伝えましょう。そうすることで、自分が辞退した枠に他の人を入れることもできるため、企業のことを考えて早めに連絡を入れるようにしてください。

内定の連絡が来てから断る時は丁寧に

内定通知が来たけれど、その企業に就職する気がないからといって「就職する気がないので」「他のところに決めてますから」「もう用はないので」といった回答は絶対にしないようにしてください。自分に内定通知を出すまでに、どれほどの時間を企業側は費やしたのでしょうか。

企画、募集、面接、試験だけではなく、それらすべてが終わった後、採用担当者で協議をしたり、役員が時間を割いて、一緒に働く仲間を決めているので、その気持ちを台無しにしてしまうということになってしまうからです。内定の連絡が来てから断るということは、どうしても仕方のないことですが、断り方一つで相手の気持ちも変わるということを覚えておいてください。断る時は丁寧にするということを心掛けましょう。

内定承諾を電話で伝えるときはタイミングに注意!お礼と抱負も伝えると好印象

内定承諾を伝える際には、これらのことに注意しつつ文章を考えていくと良いでしょう。事前にしっかり文章を考えておかないと電話口で戸惑ったりすることは確実なので、これらのことを参考にしっかり台本を作ってから電話するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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