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【電話対応】電話の受け方と内定承諾の伝え方~正しいマナーと3つのポイントをご紹介~

内定通知の連絡は電話で来る場合がほとんど

面接の連絡方法は電話の他に、メール、郵送など様々あります。内定通知は、電話で連絡がくるケースが多いです。電話による連絡の場合は、話し方や内容、その場で取ることが出来なかった際の折り返し方法などにおいて、様々なマナーがあります。

電話対応のひとつひとつにおいて、社会人としてのマナーが試されると思ってください。しっかりとしたマナーで対応しないと、内定という形であなたの能力を評価してくれた企業に対して失礼になります。自信を持って対応するためにも、この記事で内定通知の電話における注意点を確認しておきましょう。

すぐ出られなくても慌てない

四六時中電話をチェックしておくわけにもいかないので、当然電話に気付かないこともあります。電車での移動中など、電話に出られない場面もあるでしょう。そのようなことは企業も承知しているので、電話に出られなかったとしても慌てる必要はありません。着信を確認してから、きちんと折り返しの対応をおこなえば何の問題もないのです。

ただ、折り返しのタイミングと場所に注意してください。急ぐあまりに、始業直後や定時後などの忙しい時間帯に折り返すことは非常識です。また、騒がしい場所で折り返すとお互いの声をしっかりと聞き取れないで、相手にストレスを与えてしまいかねません。電話を折り返す際は、社会人としてのマナーを守りましょう。

あまりにも日にちを空けて折り返すのはNG

電車での移動中など、いつでも電話に出られるわけではないです。その点は企業側も理解しているので、たとえ電話に出られなくても、落ち着いて折り返し対応を行えば問題はないのですが、そうは言ってもあまりにも折り返しの連絡が遅れすぎることは問題です。

志望度の高い企業からの連絡があれば、その内容が気になり、早急に折り返しを行い、内容を確認したくなるものです。あまりにも折り返しまでの日付を空けてしまうと「本当に自社を志望しているのか」と企業に志望度、熱意を疑われてしまう可能性があります。

せっかく内定を出してくれた企業からそのような印象を持たれてしまうことは非常にもったいないので、折り返しの連絡は出来るだけ早急に行うようにしましょう。

1週間以上連絡がない場合は確認してもOK

内定通知に関する連絡が1週間以上経っても来ない場合は、企業へ直接問い合わせをしてみるのも一つの手です。面接結果の連絡を待つ間、誰しも気持ちは落ち着かないものです。気持ちの切り替えが上手くできる人であればさほど問題はないのですが、そうではない人の場合、連絡を待っている間に行われる他の企業での面接などにも影響が出てしまう可能性があります。

「〇日までに連絡する」と企業から事前に指定されているのであれば、その日までは待つのが礼儀ですが、その日を過ぎてもなお企業から何も連絡が来ないのであれば、自分自身の気持ちの整理をするためにも、こちらから企業に直接問い合わせてみるのも場合によっては有効な手段となります。

内定電話対応について

内定承諾を電話で伝えようと思ったとき、どのように伝えたらよいのかどうか迷うものですよね。どうせならやはり印象良く伝えたいと思うものですから、迷うのも仕方ないことでしょう。そこで、内定承諾の電話をする際の注意点と伝え方をご紹介いたします。

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内定電話の受け方について

内定電話の受け方には、注意が必要です。3つのポイントをご紹介するので、参考にしてください。

電話の受け方①電話には素早く出る

1つ目のポイントは、電話に素早く出ることです。家族や友人からの電話ではあまり意識しないことですが、就活においては非常に大事なことなのです。ビジネスマナーとして、3コール以内に出るのが理想とされています。

「3回以上電話が鳴ったら出てはいけない」という訳ではありませんので、たとえ遅くなったとしても電話には出てください。担当者からの番号は電話帳に登録してあると思うので、担当者からの連絡だと分かった場合はなるべく早く電話に出るようにしましょう。

電話の受け方②メモの用意をする

2つ目のポイントは、電話に出る前にメモの用意をすることです。もしかすると、内定の連絡ではない可能性も考えられます。たとえ内定の連絡だったとしても、企業はその場で内定を承諾するかの判断は聞きません。「〇月〇日までに連絡してください」と期限を指定する場合がほとんどです。

「日付なんて簡単に覚えられる」と思いがちですが、忘れてしまったら一大事です。最悪の場合「その企業に決めていたのに連絡を忘れていた」ということになるかもしれません。ノートの切れ端などでも構いませんので、メモを残せるものを用意しましょう。

電話の受け方③電話に出る場所を考える

3つ目のポイントは、電話に出るときの場所を考えるということです。周りが騒がしい場所で電話に出ると担当者の声が聞き取れませんし、担当者もきちんと伝わったのかわかりません。できるだけ静かな場所で、電話に出るようにしましょう。すぐに移動できない場合は電話しながらでも問題ありませんので、騒がしい場所で話し続けることは避けましょう。

内定承諾の伝え方

以上では、内定電話の受け方をご紹介しました。きちんとした電話の受け方をしないと、せっかく内定の連絡をしたきた企業に失礼になります。しっかり覚えておきましょう。電話を受けた後は、内定承諾を伝えないといけません。そこでの伝え方も、これから社会人になるために需要になってきます。そこで内定承諾を伝える際の注意点を、3つご紹介します。

内定承諾の伝え方①相手が忙しい時間帯はさける

1つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際には相手が忙しいであろう時間帯をさけるということです。内定を承諾されるのは間違いなく相手にとってはすごくいいことなのですが、忙しい時間帯にかかってくると、そういう電話でも印象が悪くなったりします。

もちろんただ印象が悪くなるだけではなく、忙しい時間帯にかけても、なかなか相手が捕まらずに、内定承諾を伝えられないまま何回も電話をかけるという事態になりかねません。

そうならないためにも、内定承諾の電話は、相手が忙しいであろう始業直後やお昼、会議がはいるであろう夕方の時間帯をさけて、11時頃や14時頃にかけるようにしてください。すると電話をかけても迷惑になりませんし、相手にも内定承諾を喜んでもらえることでしょう。

内定承諾の伝え方②お礼と抱負を簡潔に述べる

2つ目の注意点は、お礼と抱負を簡潔に述べることです。内定承諾を電話で伝えようとすると、ついつい「是非内定をお受けしたいと思い連絡させて頂きました」などの事務的な答えだけになってしまいがちですが、そのように事務的な答えだけを伝えるのでは、やはり印象は良くなりません。

内定承諾をわざわざ電話で伝えるのですから、どうせなら印象の良い言葉で伝えたいものです。メールに比べて電話で伝えるというのは確かにちょっと照れもあったりするものですが、それでもお礼や抱負を述べられないのであれば、まだメールの方が印象が良くなりますから、電話で伝えるのであれば、かならずお礼と抱負を述べるようにしましょう。

あまり長いものでなくても良いので、きちんと言葉に感情を載せて伝えてください。それだけでぐっと印象は良くなるでしょう。

内定承諾の伝え方③分かりやすい声ではきはきと話す

3つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際の話し方です。声が小さかったり、早口になってしまうと1回で伝わらない可能性もあります。その企業に決めて連絡するわけですから、落ち着いて内定承諾を伝えるようにしましょう。

「御社で働かせていただきたいと思っております。」と、はきはき話しましょう。また電話で内定承諾を伝えると、担当者が今後の話をするかもしれません。聞き漏れがないように、メモを忘れずに取りましょう。

内定通知がメールできた場合は電話でなくてもOK

内定通知は電話でおこなわれることが多いですが、メールの場合ももちろんあります。その場合の返信は、メールでおこなっても問題はありません。ただ、電話の方がよい印象を与えられます。内定を頂けたことに対するお礼と、今後の意気込みを直接担当者へ伝えることで、企業にも熱意が伝わり印象がよくなりやすいです。

メールでの返信の場合、相手が確認するまで時間がかかってしまう可能性があるため、スピーディーに意思を伝えられる電話が好ましいといえます。メールでの返信に支障があるわけではありませんが、出来るならば電話で連絡し、直接お礼と今後の抱負を伝えましょう。

内定承諾を電話で伝えるときはタイミングに注意!お礼と抱負も伝えると好印象

内定承諾を伝える際には、これらのことに注意しつつ文章を考えていくと良いでしょう。事前にしっかり文章を考えておかないと電話口で戸惑ったりすることは確実なので、これらのことを参考にしっかり台本を作ってから電話するようにしましょう。

内定通知は電話でどのようにくるのか|連絡がくるタイミングや受け答え方についてもご紹介

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。