【電話対応】就活生が知るべき内定承諾の伝え方と電話の受け方~3つのポイントに分けてご紹介~

内定電話対応について

内定承諾を電話で伝えようと思ったとき、どのように伝えたらよいのかどうか迷うものですよね。どうせならやはり印象良く伝えたいと思うものですから、迷うのも仕方ないことでしょう。そこで、内定承諾の電話をする際の注意点と伝え方をご紹介いたします。

内定電話の受け方について

内定電話の受け方には、注意が必要です。3つのポイントをご紹介するので、参考にしてください。

電話の受け方①電話には素早く出る

1つ目のポイントは、電話に素早く出ることです。家族や友人からの電話ではあまり意識しないことですが、就活においては非常に大事なことなのです。ビジネスマナーとして、3コール以内に出るのが理想とされています。「3回以上電話が鳴ったら出てはいけない」という訳ではありませんので、たとえ遅くなったとしても電話には出てください。担当者からの番号は電話帳に登録してあると思うので、担当者からの連絡だと分かった場合はなるべく早く電話に出るようにしましょう。

電話の受け方②メモの用意をする

2つ目のポイントは、電話に出る前にメモの用意をすることです。もしかすると、内定の連絡ではない可能性も考えられます。たとえ内定の連絡だったとしても、企業はその場で内定を承諾するかの判断は聞きません。「〇月〇日までに連絡してください」と期限を指定する場合がほとんどです。「日付なんて簡単に覚えられる」と思いがちですが、忘れてしまったら一大事です。最悪の場合「その企業に決めていたのに連絡を忘れていた」ということになるかもしれません。ノートの切れ端などでも構いませんので、メモを残せるものを用意しましょう。

電話の受け方③電話に出る場所を考える

3つ目のポイントは、電話に出るときの場所を考えるということです。周りが騒がしい場所で電話に出ると担当者の声が聞き取れませんし、担当者もきちんと伝わったのかわかりません。できるだけ静かな場所で、電話に出るようにしましょう。すぐに移動できない場合は電話しながらでも問題ありませんので、騒がしい場所で話し続けることは避けましょう。

内定承諾の伝え方

以上では、内定電話の受け方をご紹介しました。きちんとした電話の受け方をしないと、せっかく内定の連絡をしたきた企業に失礼になります。しっかり覚えておきましょう。電話を受けた後は、内定承諾を伝えないといけません。そこでの伝え方も、これから社会人になるために需要になってきます。そこで内定承諾を伝える際の注意点を、3つご紹介します。

内定承諾の伝え方①相手が忙しい時間帯はさける

1つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際には相手が忙しいであろう時間帯をさけるということです。内定を承諾されるのは間違いなく相手にとってはすごくいいことなのですが、忙しい時間帯にかかってくると、そういう電話でも印象が悪くなったりします。もちろんただ印象が悪くなるだけではなく、忙しい時間帯にかけても、なかなか相手が捕まらずに、内定承諾を伝えられないまま何回も電話をかけるという事態になりかねません。そうならないためにも、内定承諾の電話は、相手が忙しいであろう始業直後やお昼、会議がはいるであろう夕方の時間帯をさけて、11時頃や14時頃にかけるようにしてください。すると電話をかけても迷惑になりませんし、相手にも内定承諾を喜んでもらえることでしょう。

内定承諾の伝え方②お礼と抱負を簡潔に述べる

2つ目の注意点は、お礼と抱負を簡潔に述べることです。内定承諾を電話で伝えようとすると、ついつい「是非内定をお受けしたいと思い連絡させて頂きました」などの事務的な答えだけになってしまいがちですが、そのように事務的な答えだけを伝えるのでは、やはり印象は良くなりません。内定承諾をわざわざ電話で伝えるのですから、どうせなら印象の良い言葉で伝えたいものです。メールに比べて電話で伝えるというのは確かにちょっと照れもあったりするものですが、それでもお礼や抱負を述べられないのであれば、まだメールの方が印象が良くなりますから、電話で伝えるのであれば、かならずお礼と抱負を述べるようにしましょう。あまり長いものでなくても良いので、きちんと言葉に感情を載せて伝えてください。それだけでぐっと印象は良くなるでしょう。

内定承諾の伝え方③分かりやすい声ではきはきと話す

3つ目の注意点は、内定承諾を電話で伝える際の話し方です。声が小さかったり、早口になってしまうと1回で伝わらない可能性もあります。その企業に決めて連絡するわけですから、落ち着いて内定承諾を伝えるようにしましょう。「御社で働かせていただきたいと思っております。」と、はきはき話しましょう。また電話で内定承諾を伝えると、担当者が今後の話をするかもしれません。聞き漏れがないように、メモを忘れずに取りましょう。

内定承諾を電話で伝えるときはタイミングに注意!お礼と抱負も伝えると好印象

内定承諾を伝える際には、これらのことに注意しつつ文章を考えていくと良いでしょう。事前にしっかり文章を考えておかないと電話口で戸惑ったりすることは確実なので、これらのことを参考にしっかり台本を作ってから電話するようにしましょう。