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選考辞退する際のメールの作成方法【署名・本文の例文付き】

選考を辞退したい時はどうすれば良いか

就活の最中、その会社の選考を辞退したくなった、あるいは辞退せざるを得ない理由ができることがあります。1つは、複数の会社を受けていて、あるところから内定をもらったというケースです。「内定を出すから他社への応募をやめてほしい」と言われることもあるでしょう。そのような申し出には応じなくてもいいのですが、自主的に他を断るということはあり得るでしょう。

また、当該企業の情報を集めたり、説明会やインターンシップに参加してみたりして、自分には合っていないと気づくこともあり得ます。そういうときは、どうすればいいのでしょうか?すでに書類選考を通過し、面接の予定も決まっているなどの場合は、特に対応の仕方に注意しなければなりません。もちろん、いわゆるドタキャンは持ってほのかです。社会人としてのモラルを疑われることになります。

選考辞退が1週間前ならメールでOK

選考辞退の連絡をメールでおこなうことは、マナー違反ではありません。むしろ、メールで連絡することで人事担当者に電話応対の手間をとらせずに済みますし、辞退の意思を文章として残せるので記録代わりにもなります。精神的にも連絡をしやすい方法ですよね。ただし、メールでの選考辞退の場合は、人事担当者が常にメールを見ているとは限らないことを頭に入れておきましょう。

面接や次の選考までの日数に余裕がない場合、メールを見てもらえず、結果的に無断欠席をしたことになってしまう可能性があります。目安として、選考までに1週間以上あるときはメールでの選考辞退でOKです。

選考辞退が前日の場合は電話で連絡する

選考の前日に辞退の連絡をする場合は、メールではなく電話を選びましょう。繰り返しになりますが、メールだと面接までに人事担当者が読まない可能性があります。すぐに伝えなければいけない内容は、電話で伝えるのがマナーです。

選考辞退を連絡する際の注意点

選考を辞退するときの連絡方法について紹介しましたが、実際に人事担当者に連絡する際には気をつけるべき注意点がいくつかあります。別の企業へ就職した場合でも、選考を辞退した会社と仕事上で取引をする可能性はゼロではありません。「マナーの悪い就活生だった」という印象を持たれないよう、以下のことを心がけましょう。

選考辞退する場合は早めに連絡する

選考を辞退することを決めたら、なるべく早く企業への連絡を行いましょう。特に、次の面接日程が決まっている場合は、企業側はそれに合わせて時間を割いてくださっているということですので、選考辞退の連絡が遅くなり面接の時間が無駄になれば、企業側に多大な迷惑をかけてしまいます。そうして迷惑をかけると、あなただけでなく「就活生」全体に悪いイメージを持たれてしまう可能性もあります。選考を辞退する企業とはいえ、無責任な行動はとらずに早めに連絡を入れるように心がけてくださいね。

選考辞退の理由を述べる

選考辞退の連絡をする際に、悩むのは理由の説明です。ストレートに理由を説明すべきなのか、あいまいに濁した方がいいのか、迷うケースも多いです。ここでは、状況別の理由の説明の仕方をお伝えします。

他社から内定をもらったという理由はOK

実際に多いのが「他社で内定をもらった」という理由です。この場合は、正直にその理由を説明してください。就活生が同時に複数の選考を受ける以上、こうした事態は頻繁に起こり得ます。企業としても納得のいく理由ですし、大きな企業では「日常茶飯事」ともいえるでしょう。ですから、人事担当者もこの理由には慣れていて、別段失礼な印象を与えることもありません。

言いにくい場合は「一身上の理由で」が便利

「求人情報と面談で聞いた内容が全く違った」「仕事の内容が想像していたものと異なる」「条件が希望と折り合わない」といった理由も、面接後の選考辞退につながります。これらの理由も、ある程度正直に伝えてしまってかまいません。

また、「面接官の態度が不快だった」「会社の雰囲気が悪い」といった正直に伝えにくい理由で辞退する場合は、必ずしも説明する必要はないので「一身上の都合により」「諸般の事情で」のような伝え方で全く問題ありません。「他社からの内定」という理由にするのもおすすめですよ。

選考辞退のメール作成方法

最後に、ポイントをおさえた選考辞退を連絡するメールの作成方法を例文とともに紹介します。

一目で用件の分かる件名をつくる

カギを握るのが「メールの件名」です。「選考辞退のお詫び」という件名にし、続けて「氏名」を書きます。学生ならば、必ず学校名と学部名も明記しましょう。そうすることで、担当者は件名を見ただけで、内容を把握することができるのです。

簡潔な文章を心がける

さて、本文ですが、これはできるだけ簡潔にすることが肝要です。せっかく設定してもらった面接をこちらから辞退するのですから、丁重な文章を心掛けることは大事です。しかし、それが過ぎると読むのに時間がかかり、かえって相手に迷惑をかけてしまうことになります。

「拝啓・敬具」「前略・草々」などは省略するとともに、時候の挨拶なども省きましょう。大変申し訳ないというこちらの気持ちを伝えた上で、面接を予定していた具体的な日付と時間、辞退したい旨を記す程度で、本文としては十分です。

末尾には「貴社の繁栄を」とか「社員の皆さんのますますのご活躍を」など、手紙としての定型文を忘れずに入れましょう。選考を辞退するといっても、社会人となればビジネス上の付き合いが生じる可能性があるわけですから、少しでもいい印象を持ってもらうに越したことはありません。

件名:選考辞退のお願い(○○大学○○学部 ×× ××)

●●株式会社
人事部 人事課 ▲▲様

平素よりお世話になっております。○○大学○○学部の××××です。先日は、△次面接のご案内をいただき、 誠にありがとうございました。

この度、一身上の都合により〇月×日×時に予定していた面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。お忙しい中、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形のお返事となってしまい大変申し訳ございません。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

ここまでの内容をまとめると、このような例文になります。理由を「一身上の都合」にした場合の、オーソドックスな選考辞退メールです。

署名を記載する

署名に記載すべき内容
■氏名
■大学、学部、学科
■郵便番号
■住所
■メールアドレス
■電話番号

メールの最後には、上記のような内容で署名を記載するのがビジネスルールです。自動で署名が挿入されるように設定しておけば、記載忘れの心配がなくなります。このとき、苗字や名前の読み方が特殊な人は、ふりがなを添えましょう。ただ、平仮名だと幼い印象を与えてしまうため、カタカナやアルファベットで書くことをおすすめします。

また、署名の上下にハイフン(-)やドット(.)、アスタリスク(*)などで区切っておくと、本文との境目がわかりやすくなります。ただし、☆や★、顔文字のようなキラキラとした飾りラインは就活という場にはふさわしくないため、シンプルで悪目立ちしないようなラインにしましょう。

選考辞退のメールの例文

最後に、面接後の選考辞退をメールで連絡する際に押さえておきたいポイントを紹介します。辞退を決めたら、面接後できるだけ早く連絡すべきことは、先ほどお話ししました。その際に心がけるべきなのは、「一目でメールの内容がわかるようにすること」です。

選考辞退メールの例文2選をご紹介

例文①

件名:選考辞退のお詫び(○○大学○○学部 ×× ××)

お世話になっております。○○大学○○学部の××××です。この度は、面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

本日、大変心苦しいのですが、一身上の都合により〇月×日×時に予定していた面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お忙しい中、時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

選考辞退メールの例文1つ目をご紹介しました。選考辞退のメールでは、最初に自分の大学名と氏名を名乗ってください。そうすることで、採用担当者が、誰からきたメールなのかを把握しやすくなります。

名乗った後には一言、選考案内へのお礼をいれると、好印象が残せるでしょう。選考を辞退する旨を伝えたら、「チャンスをいただいたのに」といった謝罪を入れるのが、マナーです。最後に、「末筆ながら~」という締め文を添えれば、丁寧なビジネスメールが作成できます。

例文②

件名:面接辞退のご連絡【○○大学○○学部 ×× ××】

拝啓 貴社におかれましては、時下ますますご隆昌の御事とお慶び申し上げます。

○月×日に面接していただいた○○○○と申します。先日は面接の機会を頂戴し、誠にありがとうございました。

急で大変申し訳ないのですが、昨日他社からの内定をいただき、そちらでお世話になる決心をいたしました。そのため、選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げた次第です。

本来なら直接お詫びすべきところメールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。どうか、ご了承賜れば幸いです。

末筆ながら、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具

選考辞退メールの例文2つ目に、「拝啓」「敬具」を使用したビジネスメールを紹介しました。実は、ビジネスメールに「拝啓」「敬具」などの頭語と結語は必要ありません。ビジネスメールは、相手に読みやすく作成するのがマナーです。

そのため、頭語と結語を使っても、とくに問題はないといえるでしょう。ただし、人によっては、「拝啓」「敬具」を使用したメールの方が、丁寧に感じることがあります。頭語と結語を使用する際には、どちらか片方だけを使うなどせず、セットで使うようにしてください。

内定辞退のメールを送る際はマナーに気を付ける

内定辞退のメールを送る際には、ビジネスマナーに気を付けるようにしましょう。「断った後にかかわることもないし、そこまで気を使う必要があるのか」と感じる方もいるかもしれませんが、辞退するとはいえ、縁あってあなたの能力を評価してくれたのです。

そのことへの感謝と御礼を込めて、失礼のない文面でメールを送ることが社会人としての礼儀です。また、社会人としてこれから長く働く間に、何かしらのかかわりが出てくる可能性はあるのです。そのことも踏まえ、最後までマナーに気を付けましょう。

以下、特に注意すべき点を挙げています。これらの点に注意しながら、気持ちを込めて文章を作成するようにしましょう。

企業の営業時間内に送る

メールは何時でも送信を行うことが出来るものです。しかし、早朝や深夜にメールを送ることは一般的には非常識な行為にうつります。また、営業時間内のメールであれば、速やかに内容を確認していただける可能性がありますが、営業時間外であると難しく、場合によっては他のメールに埋もれて確認されずに終わってしまう可能性があります。

内定辞退の連絡は内定者にとっても重要なことですが、企業にとっても非常に重要なことなのです。既にあなたの受け入れに向けて準備が始まっている可能性もありますので、速やかに辞退の旨を伝える必要があります。速やかに、かつ確実に辞退の旨を伝えるためにも、営業時間内にメールを送るようにしましょう。

宛名や名称に注意する

メールの文頭には必ず誰宛かを明記します。その際の書き方にも注意が必要です。(株)のように略すのはマナー違反とされますので、「株式会社○○」のようにきちんと正式名称で書きましょう。その際に、前株なのか後株なのか、資料を見て確認しておくと安心です。また、メールであろうと敬称は必ずつけます。

宛先が人事課や総務課といった部署であれば「御中」を、採用担当者のように個人宛であれば「様」を使います。担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」でも構いませんが、できれば名刺をもらうか、せめて名前をメモしておきましょう。メールの担当者と面接の担当者が違う場合もありますが、メールの担当者は大抵「株式会社○○ 採用担当の田中です」といったように名乗ってくれているはずなので、以前のメールを確認してみましょう。

誤字脱字に気を付ける

メール作成の際には誤字脱字に気を付けましょう。その際最も注意しなければならないことは企業名や担当者名を間違えないということです。もちろん「、」と「。」を間違えるなど、タイピングの些細なミスであっても無くすように注意を払ってください。

どんなに注意してもミスは起こり得るものなので、それが致命的でない限りは、担当者もあまり気にせずに文面から正しい内容を推測してくれます。しかし、企業名や担当者名を間違えるなど、致命的なミスの場合は別です。

この場合、相手に対して失礼にあたってしまうので、必ずお詫びの言葉を添えて、メールを送り直すようにしましょう。最後に悪い印象を与えてしまわないよう、メールを送信する前には文章の見直しを徹底してください。

選考辞退メールへの返信が来ない場合の対処法

選考辞退のメールを送ったのに、企業側から何の返信も来ない場合があります。そのような場合、まず、自分がメールを送信できているかを確認しましょう。気付いていないだけで、メールの送信ミスをしているかもしれません。

また、絶対にメールを送っているのに返信がない場合には、もう一度送るか、電話して聞いてみると良いでしょう。企業側が、選考辞退のメールに気付いていない可能性があるからです。企業によっては、わざわざ「わかりました」と返信しないこともあります。

そのため、催促はしないようにしましょう。「返信はないのか」ではなく、「きちんと届いているか」を確認するのが、適切な対処法となります。

再度メール連絡を入れ様子をみる

辞退のメールに返信が来ない場合、すぐに電話を入れるよりも、まずはもう一度メールを送ってみるのがいいでしょう。その場合、「先日ご連絡差し上げました○○大学○○学部の○○です」などのように、さりげなく確認のメールであることを申し添えます。この時、決して詰問調にならないように気を付けなければなりません。

前述したように、企業によっては学生からの辞退の連絡に返信しないところもあります。ですから、「お忙しいところ何度も連絡して申し訳ございません」というこちらの気持ちを伝えた上で、「このメールが届いているかどうか確認させていただきたいという当方の事情をお察しいただき、お手すきの時にでもご返信くだされば幸いです」などのように、低姿勢で伝えましょう。

見落としの可能性があるため電話連絡を入れる

2度目のメールを入れたのに何の連絡も来ないときは、直接担当者に電話します。ただ、就活のシーズンは、どの会社の採用担当も忙しく、メールを見落としているという可能性があります。また、相手は返信したつもりでも、アドレスを入力し間違えたり、逆にこちらが書き間違えていたりして届いていなかったというケースも考えられるでしょう。

そのため、電話した際は「〇月〇日の〇時ごろメールを差し上げたのですが」と伝え、可能であれば相手にもそれを確認してもらうといいでしょう。また、最終的に電話を入れなければならなくなったということは、内定をもらってからある程度の時間がたっているということです。連絡の行き違いの原因が仮に相手側にあったとしても、こちらから「遅くなり、申し訳ございません」という気持ちを忘れずに応対しましょう。

面接後に選考辞退する際はメールで伝えるのがベスト

面接後に選考を辞退する場合の連絡方法を、メールの例文つきでご紹介しました。ここではメールの例文をご紹介しましたが、もちろん電話でもかまいません。例文をアレンジすれば、電話連絡にも応用できるでしょう。

面接後にこちらの事情で辞退する場合、少しでも早く連絡しなければなりません。先方にできるだけ迷惑をかけない配慮をするのが、社会人になるために必要な心構えなのです。

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監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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