選考辞退する際のメールの作成方法【署名・本文の例文付き】

選考辞退の連絡はメールでいいのか

就活を進めていると、選考中の企業を辞退しなければならない場合があります。その際「どんな文章のメールを送ればいいのか」「電話ではなくメールで連絡して大丈夫なのか」と悩む学生は多いです。

選考辞退をメールで連絡することは、悪いことではありません。しかし、時と場合に応じた正しい連絡方法や、その時のマナーを理解していなければ相手に迷惑が掛かります。

この記事では、選考辞退の連絡方法や、マナーについて解説します。また、実際に連絡する際の例文も記載してあるため、参考にしてください。

選考辞退の状況とその時の連絡方法

選考中の会社を辞退したくなった、あるいは辞退せざるを得ない理由ができるケースは複数考えられます。

まず、志望度の高い企業から内定をもらったケースです。その企業で働く決意ができたため就活を終わらせたい、もしくは「内定を出すから他社への応募をやめてほしい」と提案される場合も考えられます。

また、すでに選考中の企業を改めて企業研究していた際、自分には合っていないと気づくケースです。すでに書類選考を通過し面接の予定も決まっている場合は、特に対応の仕方に注意しなければなりません。

このようなとき、メールと電話どちらで連絡すべきか、どのようなマナーがあるのかを、ここでは解説していきます。

選考辞退が1週間前ならメールでOK

選考辞退の連絡をメールでおこなうことは、マナー違反ではありません。むしろ、メールで連絡することで人事担当者に電話応対の手間をとらせずに済み、辞退の意思を記録として残せます。

電話と違って直接話すわけではないため、あまり緊張しないのもメリットです。ただし、人事担当者が常にメールを見ているとは限らないことを頭に入れておく必要があります。

面接や次の選考までの日数に余裕がない場合、メールを見てもらえず、結果的に無断欠席をしたことになってしまう可能性があるためです。無断欠席をしてしまうと、企業のそれまでの準備が無駄になり、多大な迷惑をかけてしまうため注意しましょう。また、場合によっては自分の在籍している大学の評判を下げ、教員の方々や他の就活生にも迷惑をかけることもあります。

目安として、選考までに1週間以上余裕があるときはメールでの連絡で問題ありません。1週間あれば、担当者もメールを確認する余裕ができます。しかし、もし返信がないまま選考当日に近づいた場合は、念のため再確認をしましょう。

再確認の際はメールではなく、企業の採用担当者に電話をかける方が確実です。メールを送ったことを伝え、もし確認していない、もしくは届いていないようであれば、そのまま選考辞退の旨を伝えましょう。

選考辞退が前日の場合は電話で連絡する

選考の前日に辞退の連絡をする場合は、メールではなく電話で伝えましょう。

繰り返しになりますが、メールだと面接までに人事担当者が読まない可能性があります。前日ではメールを確認できず、すでに選考の準備を進めている可能性が高いです。

また、前日でなくとも選考まで一週間を切っていた場合は電話で連絡しましょう。就活の時期は企業側も忙しいため「自分はメールで連絡したからもう関係ない」とは思わずに、直接電話で連絡する方が確実です。

すぐに伝えなければいけない内容は、電話で伝えるのがマナーです。

電話の際のマナーについてはこちらの記事で解説してあります。併せて読んで参考にしてください。

• 【電話の折り返しのマナー8つ】失礼のない好印象な対応方法

選考辞退を連絡する際の2つの注意点

採用担当者に選考辞退の連絡をする際は、2つの注意点があります。

これらの注意点は「マナー」であり、必ず守らないといけないものではなく、あくまで相手を気遣って行う自発的なものです。しかし、相手を気遣った行動は社会に出てからは当たり前のことになります。就活は社会人になる予行演習の場でもあるため、自分の行動で相手がどう感じるかを常に意識しましょう。

また、選考を辞退したからといっても、その企業と今後関わることがないとは言い切れません。例えば、就職後に仕事上で取引をする可能性も考えられます。

選考辞退を連絡する際は、相手を気遣った行動を心がけましょう。そのためには、連絡時の注意点を理解しておく必要があります。

①選考を辞退する場合は早めに連絡する

選考を辞退することを決めた後は、なるべく早く企業へ連絡しましょう。

選考の過程で、採用側も多くの時間を割いています。早めに連絡をすれば、採用担当者もスケジュールを再調整することができ、空いた時間を他の学生の選考に割り当てることが可能です。

しかし、直前になればなるほどスケジュールの調整は難しくなり、選考のために割いた時間が無駄になります。一日早く伝わるだけでも大きくスケジュールは変わるため、選考辞退のように重大な連絡は早めにするのがマナーです。

連絡が遅ければ遅いほど企業に迷惑が掛かるため、可能な限り早めに連絡をしましょう。

②選考辞退の理由を述べる

選考を辞退する際には、必ず理由を述べましょう。

企業側も、なぜ辞退するのか納得できる理由を求めています。もし自社で気に入らない点があるのであれば、それを知って今後の改善につなげたいと考えているからです。

しかし、多くの学生は理由の説明で悩みます。ストレートに理由を説明すべきなのか、あいまいに濁した方がいいのか、なるべく悪い印象を与えず、かつ納得できる理由を考えます。

ここでは、状況別の理由の説明を2パターン解説します。

②-1.他社から内定をもらった場合

実際に多いのが「他社から内定をもらった」という理由です。この場合は、正直にその理由を説明しましょう。

就活生が同時に複数の選考を受ける以上、こうした事態は頻繁に起こり得ます。選考を実施するうえで、企業もある程度この状況は予測しているため納得のいく理由です。

また、このとき企業側から理由について深堀りされることがあります。なぜ自社ではなく他社を選んだのか、他社のどういった点に魅力を感じたのかを聞かれるケースは多いです。

これは「自社の今後の成長のために意見として聞きたい」からです。その場合は、選んだ企業のどういった点に魅力を感じたか、どういった部分を比較して決断したかを、正直に伝えましょう。

辞退するからといって怒られることはありません。自分の考えを素直に伝えることが大切です。

②-2 .正直に伝えづらい場合は「一身上の都合で」が便利

他には、このような理由も面接後の選考辞退につながります。

業務内容や条件面で企業と食い違いがあった場合、仮に入社しても仕事へのモチベーションは上がりづらいです。入社後に後悔しないためにも、自分で納得のいく内容ではなかった場合、辞退を考えましょう。

これらの理由は、企業に正直に伝えてしまってかまいません。伝えづらいかもしれませんが、企業側も改善点として受け止めたいと考えています。

また「面接官の態度が不快だった」「会社の雰囲気が悪い」といった正直に言いづらい理由で辞退する場合は、そのまま伝える必要はありません。

「一身上の都合により」「諸般の事情で」のような伝え方をしましょう。そう答えれば、企業側も理由を深堀りしてくることは少ないです。もしそれでも理由を聞かれる場合は「社風が自分に合わなかった」等の柔らかい表現で伝えましょう。

選考辞退のメール作成方法

選考辞退のマナーや理由について説明しましたが、メールを送る際にどのような文章を書けばいいか悩む学生も多いです。メールは一度送ると消すことができないため、慎重に文章を作成しましょう。

メールの文章は、相手に悪い印象を与えないよう抑えておくポイントがあります。選考辞退をメールで連絡する際は、読みやすい文章になっているか注意が必要です。

一目で用件のわかる件名をつくる

件名は一目で要件がわかるように書くことが大切です。

「選考辞退のお詫び」という件名にし、続けて「氏名」を書きます。学生ならば、必ず学校名と学部名も明記しましょう。

このようにすれば、担当者は件名を見ただけで内容を把握することができます。

また、下記のような場合はNGです。

この場合、件名だけでは選考辞退の内容がわかりません。また、学校名・学部名がなく、名前だけでは担当者もすぐに誰かは把握しづらいです。

簡潔な文章を心がける

本文は、できるだけ簡潔にすることが大切です。

設定してもらった面接をこちらから辞退するため、丁重な文章を心掛けることは大事です。しかし、それが過ぎると読むのに時間がかかり、かえって相手に迷惑をかけてしまうことになります。

「拝啓・敬具」「前略・草々」などは省略し、時候の挨拶なども省きましょう。大変申し訳ないというこちらの気持ちを伝えた上で、面接を予定していた具体的な日付と時間、辞退したい旨を記す程度で、本文としては十分です。

末尾には「貴社の繁栄を」や「社員の皆様のますますのご活躍を」など、手紙としての定型文を入れましょう。ここまでの選考で自分を評価してくれたことへの感謝は、忘れずに伝えることが大切です。

簡潔かつ丁重な文章を心がけましょう。それがビジネスメールのマナーです。

ここまでの内容をまとめると、このような例文になります。理由を「一身上の都合」にした場合の、オーソドックスな選考辞退メールです。

署名を記載する

メールの最後には、上記のような内容で署名を記載するのがビジネスルールです。自動で署名が挿入されるように設定しておけば、記載忘れの心配がなくなります。

このとき、苗字や名前の読み方が特殊な人は、ふりがなを添えましょう。ただし、平仮名だと幼い印象を与えてしまうため、カタカナやアルファベットで書いたほうが得策です。

また、署名の上下にハイフン（-）やドット（.）、アスタリスク（*）などで区切っておくと、本文との境目がわかりやすくなります。ただし、☆や★、顔文字のようなキラキラとした飾りラインは就活の場にはふさわしくないため、シンプルで悪目立ちしないようなラインにしましょう。

選考辞退メールの例文2選

ここまでで、選考辞退メールを作成するにあたってのポイントについて解説しました。ここでは、実際にポイントを押さえたうえでメールを作成するとどうなるか、例文を2つ紹介します。

メールを考える時間がない方は、署名等を書き換えればそのまま使用することも可能です。選考辞退のメールを作成する際、参考にしてください。

例文①　「一身上の都合」と伝える場合

先ほど解説したポイントを押さえたうえで、理由を「一身上の都合」とした場合の例文です。ぜひ参考にしてください。

例文②　明確な理由を記載する場合

こちらは、明確な理由を記載した場合の例文です。「他社に内定した」ことを理由とし、面接辞退の旨を伝えています。

メールを送る際に気を付けるべき4つのマナー

選考辞退のメールを送る際には、気を付けるべき4つのマナーがあります。

「断った後にかかわることはないだろうし、そこまで気を使う必要があるのか」と感じる方もいるかもしれません。しかし、辞退するとはいえ、縁あってあなたの能力を評価してくれたのは確かです。

そのことへの感謝と御礼を込めて、失礼のない文面でメールを送ることが社会人としての礼儀です。また、社会人としてこれから長く働く間に、何かしらの関わりが出てくる可能性はあります。そのことも踏まえ、最後までマナーに気をつけましょう。

以下、特に注意すべき点を挙げています。これらの点に注意しながら、気持ちを込めて文章を作成しましょう。

①企業の営業時間内に送る

メールを作成したら、企業に送信しましょう。この際、送信する時間帯に注意が必要です。

メールは何時でも送信を行うことが出来ますが、早朝や深夜に送ることは一般的にはビジネスマナーに反します。

また、営業時間内のメールであれば、速やかに内容を確認してもらえる可能性が高いです。営業時間外だと場合によっては他のメールに埋もれてしまい、確認されずに終わってしまう可能性があります。

選考辞退の連絡は学生・企業ともに重要な内容です。速やかに、かつ確実に辞退の旨を伝えるためにも、営業時間内にメールを送りましょう。

②宛名や名称に注意する

メールの文頭には必ず誰宛かを明記します。その際の書き方にも注意が必要です。

（株）と略すのはマナー違反で「○○株式会社」と正式名称で書きましょう。その際に、前株なのか後株なのか、資料を見て確認しておくと安心です。

また、敬称は必ずつけましょう。宛先が人事課や総務課といった部署であれば「御中」を、採用担当者のように個人宛であれば「様」を使います。担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」でも構いませんが、できれば名刺をもらうか、メモを残しておきましょう。

メールの担当者と面接の担当者が違う場合もあります。メールの担当者は大抵「株式会社○○　採用担当の田中です」と名乗ってくれるため、宛名で迷ったら以前のやり取りを確認してみましょう。

ここまでのポイントをまとめると、以下のような記載になります。

また、NGな例としては以下のようになります。

会社名を（株）で略しているためマナー違反です。また「御中」は組織の中の誰かにあてて書く敬称であり、個人宛に使う「様」と併用するのは間違っています。

メールを送る前には、宛名が間違っていないか必ず確認しましょう。

③誤字脱字に気をつける

メール作成時には誤字脱字に気をつけましょう。その際、企業名や担当者名を間違えないよう特に注意が必要です。他にも「、」と「。」を間違えるなど、タイピングの些細なミスであってもないように注意を払う必要があります。

どんなに注意してもミスは起こり得るもので、漢字の変換間違いなど些細なものであれば、担当者もあまり気にせずに文面から正しい内容を推測してくれます。しかし、企業名や担当者名を間違えるなど、大きなミスの場合は別です。

この場合、相手に対して失礼にあたります。送信後に気づいた場合は必ずお詫びの言葉を添えて、メールを送り直しましょう。最後に悪い印象を与えないよう、メールを送信する前には文章の見直しを徹底することが大切です。

④感謝の気持ちを記載する

これまでの選考でお世話になったことに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。選考を辞退するとはいえ、その企業が自分を評価してくれたことは確かです。

選考辞退の謝罪の前に、直近の面接や書類選考でお世話になったことへ、お礼の一文を記載しましょう。あくまで本文は選考辞退のため、ここは長くなりすぎないよう注意が必要です。また、文章の最後には「貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます」と相手の会社の発展を願う一文を入れましょう。

自分を評価してくれたことへの感謝をこめ、最後までマナーに気をつけ、丁重な連絡を心がけることが大切です。

選考辞退メールへの返信が来ない場合の対処法

選考辞退のメールを送ったのに、企業側から何の返信も来ない場合があります。そのようなときは、まずは自分がメールを送信できているか確認しましょう。気付いていないだけで、メールの送信ミスをしている可能性があります。

それでも返信がない場合には、企業側が選考辞退のメールに気付いていない可能性が高いです。もう一度メール、もしくは電話で確認する必要があります。

ただし、企業によっては「わかりました」と返信をしないこともあります。そのため、催促はしないよう注意が必要です。「返信はないのか」ではなく「きちんと届いているか」を確認することを意識しましょう。

再度メールで連絡を入れ様子をみる

面接等の期日まで余裕がある場合は、もう一度メールを送って確認しましょう。この際、自分が以前送信したメールに返信する形で送れば、相手も内容がわかりやすいです。

こちらがメールの例文です。

まず「先日ご連絡を差し上げました○○大学○○学部の××です」と、さりげなく確認のメールであることを申し添えるのが大切です。

また、前述したように企業によっては学生からの辞退の連絡に返信しないところもあります。「お忙しいところ何度もご連絡して申し訳ございません」というこちらの気持ちを伝えた上で、メールが届いているかを確認してほしいことを、低姿勢で伝えましょう。

見落としの可能性があるため電話連絡を入れる

2度目のメールを入れたのに何の連絡も来ない、もしくは面接日まで1週間を切って時間に余裕がないときは、直接担当者に電話して確認する必要があります。

就活のシーズンはどの企業の採用担当も忙しく、メールを見落としている可能性があります。また、相手は返信したつもりでもアドレスを間違えていたり、逆にこちらのミスで送信できていない場合も考えられます。

そのため、電話をした際は「〇月〇日の〇時ごろメールを差し上げたのですが」と伝えましょう。

また、最終的に電話を入れなければならなくなったときは、面接日が近かったり、内定ををもらってからある程度の時間がたっている状態です。連絡の行き違いの原因が仮に相手側にあったとしても、こちらから「遅くなり、申し訳ございません」という気持ちを忘れずに応対しましょう。

選考辞退の連絡はマナーが大事

選考辞退をメールで連絡するのは正しい方法です。ただし、メールにしろ電話にしろ、選考辞退の連絡はマナーが大切です。期日まで余裕があるならメール、ないならば電話と、時と場合をわきまえた連絡方法を選択しましょう。

こちらの事情で辞退する場合、少しでも早く連絡することが重要です。先方にできるだけ迷惑をかけない配慮をするのが、社会人になるために必要な心構えです。

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