就活のマナー

【封筒の締め方とは】正しいマナーと宛名などの書き方をご紹介

封筒を締める際のルールを知っておこう


近年の就職活動においては、インターネット上でのエントリーも増えてきています。しかし、それでも応募書類を封筒に入れて送らなければならないというケースも少なくはありません。

ところで、応募書類を入れる封筒にも一種のビジネスマナーがあるというのは意外と知られていません。知っておかなければ結果的に損をすることになってしまったり、恥をかいてしまったりということにもなりかねませんので、この機会にルールを身につけておきましょう。

この記事では「封筒に封をすること」に焦点を当て、正しいマナーについて詳しく解説していきます。また併せて、封筒を選ぶ際の注意点や宛名などの書き入れ方についてもご紹介していきます。封筒の作成方法が分からないという方は、これから紹介する情報を参考にして、美しく封筒を仕上げるようにしてください。

心得ておきたい封筒のマナー

封筒にも色や形の違いで、数えきれないほどの種類がありますが、そのな中でも就職活動に使用するのに適しているものとそうでないものがあると一般には言われています。ただ手元にあるものを使えばよいというわけではないので、その点については気を配っておくことが大切です。

そこでここでは、封筒の選びかたに関するマナー・注意点を2点ご紹介いたします。

封筒の色は白

封筒の色は「白色」を選ぶようにしてください。一般的に多く販売されているのは「茶色」の封筒ですが、そちらはどちらかというと「業務用」という側面を持ちます。多くの人は、「茶色の封筒は業務用」というイメージを持っているでしょう。一方で、白色の封筒は一般的に少々かしこまったものであったり、「正式な書類」を送ったりするのに使われます。

履歴書やエントリーシートは「正式な書類」に分類されているものですので、白色の封筒に入れて郵送したほうが良いのです。とはいえ、茶色の封筒で送ってしまったという場合でも、きちんと応募書類が入っていることを伝えられているのであれば、読まれずに捨てられるということはまずないでしょう。ですが、それでも送る相手への配慮として「白」を選ぶようにしましょう。

書類を折らずに入れられるサイズ

封筒のサイズは、応募書類を折らずに入れられる大きさのものを選ぶようにしてください。一般的には折り曲げて入れられるサイズの封筒のほうが多いですし、それらのほうが郵送にかかるコストを減らすことができることから(定形郵便と定形外郵便ではコストが異なる)、そちらを選びたいという方も多いことでしょう。しかし、採用担当者の手元にわたるまでは余計な折り目はつけないというのがマナーとされているのです。

ちなみに、さらに封筒の強度を増したいのであれば、クリアファイルに書類を挟んでから入れるようにしましょう。こうすれば、突然の雨や衝撃などで書類が汚れてしまったり折れてしまったりというリスクを軽減させることができます。

角2の定型封筒がおすすめ

企業に書類を郵送する際の封筒は、角形2号サイズがおすすめです。角形2号はA4サイズが折らずに入る大きさであり、折り目を付けずに綺麗なまま書類を企業に提出することができます。

また、A4サイズの書類を入れても若干余裕があるため、クリアファイルを使っても問題なく入れられます。就活時の企業への書類の郵送は、その時々で中身が違いますが、基本的には書類の大きさはA4サイズです。

A3サイズの書類を送ることもありますが、これも半分に折るとA4サイズになります。A3サイズを半分に折る程度なら問題はなく、書類も綺麗なまま届けられます。仮に小さいサイズの書類を送る場合でも、角形2号サイズは使えるため、複数枚パックのものを購入してストックしておくと便利でしょう。

封筒を締めるときのマナー

前の見出しで封筒自体に関する注意点をおさえたところで、いよいよ本題である「封筒の閉じかた」へ言及していきます。ここでは、封筒の口を閉じる際に守っておかなければならないマナーを2点ご紹介していきます。慣れていない方にとっては、気を付けておかなければミスしてしまいやすいことです。

そのため、どちらのポイントもしっかりと押さえたうえで、本番はうっかり失敗してしまわないようにしましょう。

郵送の場合はのり付けする

応募書類を郵送する際には封筒の封を閉じるというのが普通ですが、その際には「のり」を使うようにしてください。テープは「雑な感じが出てしまうから」、そしてステープラーは「中の書類までとじてしまう可能性があって危険なため」NGです。ただし、封筒を使う場合でも、郵送する必要のないケースも中にはあります。会場で書類を手渡しするように指示をされていた場合には、のり付けをしないようにしてください。

採用担当者は受け取った後すぐに読みますので、封を切るという手間がかかってしまいます。また手渡しの場合には、次の見出しでご紹介します「宛名」についても、表面は一切書かなくて大丈夫です(裏面は就活生個人の情報を書くスペースなので記入しておいた方が良い)。

「〆」のマークを書く

封筒に封をした後は、閉じたところの真ん中に「〆」の文字を記入しておきましょう。こうすることで、「就活生自身が封をしてからは誰も閲覧していません」ということの証明になります。ただし、前にも登場した「手渡し」のケースでは封をしないことから、「〆」の文字も書く必要はありません。封をしていないのに「閉じる」を意味する「〆」を書いても、そこには矛盾が生じるだけです。

この「〆」の文字ですが、この字のほかにも「緘」などいくつか種類があります。しかし、「緘」は最重要文書を封入している際などに用いる字であるため、大げさな印象を与えることにもなりかねません。そのため、そこはあまり気にせず「〆」で十分です。

液体のりよりスティックのりがおすすめ

封をする際に使用するのりは、使用する種類が特別に決まっているわけではありません。そのため、どのようなのりを使っても問題はありませんが、実用性の面で考えると、液体のりよりもスティックのりのほうがおすすめです。液体のりは粘着力が弱く、封をしても郵送時に剥がれてしまう可能性があります。

また、細かい部分まで塗ることが難しく、きちんと塗れていないために剥がれやすくもあります。塗る量が多いと封筒がふやけてしまうこともあり、見た目がよくありません。スティックのりなら綴じ口がふやけてしまう心配はなく、かつ剥がれないよう強く封をできます。また、細部までピンポイントで狙って塗りやすいため、端っこまできちんと塗れる点もおすすめできる理由です。

封字は黒色のペンを使う

封筒は表面も裏面も黒色のペンを使って書くことがマナーであり、これは封字でも同じです。封字も封筒の宛名書きに使用したペンを、そのまま使いましょう。

きちんと封印していることを示すために、封字だけ別の色を使って目立たせたいと考える人もいますが、これは間違いです。封字だけ別の色にしてしまうと、後で書き加えたと思われてしまいます。

最悪の場合は、途中で第三者の手が加わった書類と捉えられ、評価が下がったり、受け取ってもらえないこともあります。もちろん、色を変えたからといって、すべての企業がマイナスの評価を下すわけではありませんが、プラスに働くこともないため、黒色のペンでそのまま書きましょう。

「×」と書かないように注意

封印のマークは「〆」であり、「×」ではありません。「×」と書いてしまうと、封印の意味を正しく理解していないと思われ、社会人としての常識がないと評価される可能性があるため注意が必要です。

また、場合によっては正しく封印できていないとされ、それ自体で評価を下げられることもあります。封印できていないという点でマイナスを受けるばかりではなく、間違った封字を記載すると、余計なものを書いているという印象をも与えかねません。

封筒に記載するのはすべて必要な情報のみであり、不要な情報はどのようなものであっても記載すべきではないと考えられます。「〆」以外では「封」と書くのも封字の一種ですが、「×」は封字には含まれないため注意が必要です。

封筒への宛名の書き方

前の見出しの内容で、この記事の本題についての解説は一応終わりました。しかし、封筒で大切なのはそこだけではありません。また、封筒をどう仕上げたらよいのかが分からないという方も少なくはないのではないでしょうか。

ここからは、「封筒への宛名の書きかた」をご紹介していきます。基本的な項目を押さえておけば、封筒の作成も怖くはありません。なお、現代の日本でも「封筒は手書きが美徳」だという風潮が根強いため、手書きでの作成をおすすめします。

表面の書き方

まずは表面からです。封筒の表面には、「送り先の情報」を記入していきます。誤字脱字は失礼ですので、気を配るようにしてください。縦書きの場合には、まず右側に送り先の住所を記入していきます。このとき、一行で書こうとしなくても大丈夫です。「~丁目」のところで改行すると、美しく書くことができます。中央には、送り先の企業名や個人名を書き入れます。

このとき、送り先が「部署」など個人に宛てるものではない場合には、末尾に「御中」と入れてください。一方で、送り先が個人名もしくは「採用担当」だった場合には、「様」を記入しましょう。

最後に、中に履歴書が入っているということを知らせるために、左下に「履歴書在中」と書くのを忘れないようにしてください。また、これは必ず「朱書き」で、文字を四角で囲うのも抜かさないようにしましょう。

裏面の書き方

次は裏面です。封筒の裏面には「送り主の情報」、つまり就活生個人の情報を記入していきます。縦書きの場合に使用するのは、基本的には封筒の左側のみです。縮尺は違いますが、表面の要領とほぼ同じような構成で書き入れていくことになります。「住所」と「氏名」を記入していれば十分ではあるのですが、「封をした日付(履歴書の作成の日時と合わせることを忘れないように)」や「大学名」、「学部名」、「学科名」、「学年」などの要素も書き入れておくと丁寧な印象になるでしょう。

ちなみに、縦書きの際は「右側」に書くのが一般的なのですが、横書きの場合は「左側」に書くのが基本とされているようです。封筒を縦書き・横書きのどちらにするかで最も変わるのはこの部分なので、自分がどちらで書いているのかによって判断するのを忘れないようにしてください。

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

封筒の正しい締め方で好印象をゲットしよう

この記事では「封筒に封をすること」に焦点を当て、封筒の正しい閉じかたをお教えするのはもちろんのこと、封筒を選ぶ際の注意点や宛名などの書き入れかたについてもまとめてご紹介してきました。封筒の封のしかたひとつでも、人に与える印象というのは変わってくるものです。

閉じかたが雑など、見た目がよろしくない封筒だと、読まれないということはないでしょうが、担当者にマイナスイメージを抱かせることにもつながってしまうことでしょう。

このような些細なことからも好印象をゲットしたいのであれば、もしくは印象を下げるようなことを絶対に避けたいのであれば、本文中に登場した情報を参考にしたうえで、美しい封筒を作成することを心がけるようにしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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