就活のマナー

【説明会に遅刻しそうな時の対策法】電話とメールでの連絡例文を紹介

誰にでも遅刻をする可能性はある

大事な説明会に遅刻してしまうことは避けたいものですが、どんなに事前に対策を練っていても、電車の遅延や思わぬ事故などから、誰にでも遅刻をしてしまう可能性はあります。万が一、説明会に遅刻してしまいそうになったとき、どのように対処すべきかを知っていれば、慌てることもありませんし、遅刻したことによってあなたの評価が下がってしまうこともありません。

しかし、正しい対処をおこなわなければ、遅刻したことによって面接にも合否にも影響を与えてしまうことがあります。社会人として、遅刻は信用を失ってしまう重大な失敗であることは、事前に認識しておきましょう。しかし、どうしてもなんらかの事情で説明会に遅刻しそうなときは、対処法を知っておけば、あなたの評価が下がることはありません。遅刻しそうなときには、どのように対処すべきかを紹介します。

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説明会に遅刻しそうな時の対処法

説明会に遅刻しそうになった時に最も避けなければいけないことは、企業に何の連絡もせずに説明会の会場に着いてしまうことです。遅刻してしまうことは事前にわかることですので、企業に必ず連絡をするようにしましょう。遅刻しそうな旨を、どのようにして連絡すべきか次に例文と一緒に紹介します。

企業に電話で連絡をする

本日の〇時より開催される説明会への参加を予定している、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
現在〇〇駅におりますが、人身事故で電車が停止しております。
御社へ到着するのは〇時頃になる見込みなのですが、途中参加はできますしょうか。また、できない場合は再度予約を取り直す事は可能でしょうか。

遅刻しそうな時というのは、当然ではありますが当日のできごとになります。説明会にいこうとしている就活生で、遅刻することを前提に行動している人はいません。説明会の会場に早めに到着する分には問題ありませんが、遅刻することはできるだけ避けなくてはいけません。

それでも遅刻してしまうときは、遅刻する旨を企業に連絡する必要があります。その場合は、必ず電話で一報を入れましょう。遅刻することを電話では伝えにくいと思う人もいるかもしれませんが、説明会直前の連絡だと、担当者がメールを確認していない場合もあるため、必ず電話で連絡をするようにしてください。

説明会当日の多忙な時間帯に、担当者がメールをチェックできない可能性は非常に高いです。何より、遅刻する旨をメールだけで済まそうという姿勢は、好印象とはいえませんので、電話で一報を入れましょう。もちろん何らかの事情により、就活生が説明会への遅刻を避けられない事態に陥ることは、企業も理解していますので、事前に電話で事情を説明すれば事態の収拾を図ることができるでしょう。

電話が難しい場合はメールで謝罪する

件名:本日◯時の説明会について遅刻のご連絡(○○大学◯◯)

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課 〇〇様

本日〇時より開催されている御社の説明会に参加を予定しております、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

現在〇〇駅で発生した人身事故により電車が停止している状態です。
御社へ到着する時間は〇時頃になる見込みのため、取り急ぎご連絡を差し上げた次第です。
つきましては説明会への参加の可否を教えて頂けないでしょうか。

ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

-------------------------
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部
TEL:xxx-xxxx-xxxx
meil:xxxx@xxxx.com

電車の事故などによって、どうしても説明会をおこなっている時間帯に会場に到着するのが難しいということもあるでしょう。電話で事情を説明できる状況であれば、電話をするのが望ましいですが、移動中の電車が線路で停止してしまい、電話をすることも難しいという事態もあります。

そういったときは、取り急ぎ担当者宛に上記のようなメールを送信しましょう。電話ができる状態になり次第、説明会への参加可否を企業に連絡し、不可の場合は次回の説明会に参加したい旨を伝えます。ここで大事なポイントは、説明会への途中参加が不可だったとしても、次回の説明会に参加したい旨を企業にはっきりと伝えることです。

就活生から確認しなくても、次回の説明会を案内してくれる企業もありますが、自分の意思を言葉として伝えておいて損はありません。説明会に参加したいという意思表示はしっかりとしておくとよいでしょう。意図せず欠席となってしまったからといって、その企業への説明会への参加を諦めてしまい、可能性を狭めてしまうことのないようにしてください。

絶対にしてはいけないNG対応

説明会に遅刻してしまう、説明会の時間に間に合わない、そういった場合に絶対にしてはいけないNGな対応があります。このNG対応をしてしまうと、その企業への就職は絶望的といっても過言ではありません。

自らチャンスを潰してしまうようなことがないように、しっかりと確認しておいてください。しっかり確認しておくことで、無意識にNG対応をしてしまうことを避けるようにしましょう。

連絡なしで説明会にいくのをやめる

説明会に遅刻しそうで説明会の時間帯に間に合いそうもないとき、企業へ連絡をせずにいくのをやめるということだけは、避けなくてはいけません。多人数でおこなわれることの多い説明会ですが、自分のことは認識されていないだろうと考え連絡なしでいくのをやめると、無断欠席と判断されます。

万が一、企業から認識されていた場合は悪い印象を与えてしまうため、何があっても連絡なしで行かないという選択をおこなうのは避けるのが賢明です。どんな事情があっても、連絡もなしで約束を反故にすることは、社会では通用しません。企業としてもどんなに優秀で仕事ができる人間だったとしても、連絡を怠る人材を必要とすることはありません。連絡をすることの重要性は、肝に銘じておきましょう。

堂々と途中参加をする

企業に一切の連絡をせずに、遅刻の時間帯に堂々と途中から会場を訪れる。ということは絶対に避けてください。電話をする間も惜しんで説明会へ向かっていたとしても、企業はそれを評価してくれることはありません。

連絡をしない時点でマイナス評価になってしまうため、遅刻してしまうときは必ず企業へ連絡をしましょう。連絡をせずに堂々と途中から会場を訪れるのは、どんな事情があっても企業に不信感を与えてしまう行動であるというのをしっかり認識しておきましょう。

仮に、連絡もせずに堂々と途中から会場を訪れたとしたら、間違いなく厚顔無恥で常識の欠落した人間だとみられてしまいます。そういった人材をよしとする企業はありませんので、説明会の段階であっても良識ある行動を心がけるべきでしょう。

参加をすぐに諦める

説明会に遅刻したら、「もうダメだ、間に合わない」という気持ちになることは誰にでもあります。しかしそこで、「遅れてでも参加したい、連絡しよう」という前向きな人と、「遅刻は印象も悪いしもう参加したくない」というマイナスな気持ちの人というのは、印象に天と地ほどの差があります。

誠意を持って参加したい気持ちを伝えれば、企業も柔軟に対応してくれます。簡単に諦めてしまうことを覚えてしまうと、これからの人生で同じように失敗してしまった時に、壁を乗り越えることができません。これは、自分の成長がないということと一緒です。遅刻してもすぐに諦めず、連絡して会場へ向かいましょう。

遅刻が選考に影響を与える可能性とは

「遅刻は選考に影響を与えるのか」という疑問を持つ就活生は少なくありません。説明会を無断欠席するなど、絶対にしてはいけないNGな対応をおこなったと認識されていた場合、選考にも影響を与えます。

しかし、事前に連絡をして事情を説明していたとしたら、選考はどうなるのでしょうか。ここからは遅刻が選考に与える影響について、説明していきます。

基本は影響しない

遅刻をしてしまったとしても、事前に連絡をしていれば、選考に影響はありません。なぜなら、あくまでも「説明会」であり、選考はまだ始まっていない段階のため、直接影響を与えることはないからです。遅刻をしてしまったとしても、誠意をもって正しい対応をしていれば問題ありません。

遅刻をしてしまったときに大事なのは、誠意ある正しい対応ができるか否かにあります。誠意のない対応をされれば、それが記憶に残り、決して好印象になることはありません。遅刻が選考に影響を与えないとしても、人として誠意のある対応を心がけるようにしましょう。

対応によっては悪影響を及ぼす

説明会に遅刻してしまっても、正しい対応をおこなっていれば選考に影響を与えることはありませんが、対応によっては悪影響を及ぼします。例えば、無断欠席や遅刻した理由を話さずに堂々と遅刻をして途中参加をし、企業に特定されてしまった場合には、選考に悪影響を及ぼす可能性もあります。

社会人として無断欠席や理由を話さず遅刻する対応というのは、絶対に避けなければいけない事態です。説明会の段階でも社会人としての常識に合わせて行動を心がけるようにしましょう。企業によっては、説明会の出欠をしっかりと確認しているところもあります。そういった企業の場合は、就活生がどのように行動したのかを認識する可能性が非常に高いです。

そのため、無断欠席や連絡もせずに遅刻して会場に入るなどの行動をすると、認識されてしまい、選考にも悪影響を与えます。遅刻してしまいそうなときや、欠席せざるを得ない状況になったら、企業へ連絡をして誠意ある対応をするのが望ましいのです。

1分でも遅刻は遅刻

就活生の中には、1、2分程度の遅刻なら問題ないだろうと思っている人もいますが、開始時刻を過ぎた時点で遅刻は遅刻であることを認識しなくてはいけません。1、2分といえど、約束の時間に現れないというのは社会人としての責任を欠いた行動です。

社会においては、遅刻しても連絡しないということは、信用を失ってしまう行動のひとつだということを忘れないようにしましょう。少しの遅刻だったとしても、軽視せずに自分の行動に責任を持つことを忘れてはいけません。遅刻してしまうことが分かった時点で、遅刻する旨を電話で一報入れるようにしましょう。遅刻そのものは誰にでも起こりえることではありますが、大事なのはその際の行動にあることをしっかりと認識してください。

自分の行動に責任を持つことは、説明会のみならず社会人になってからも必ず求められる最低限の資質となります。むしろ、就活の時点からこういった社会人として良識ある行動を意識することができれば、いざ企業に入社したあとにも役立つことは間違いありません。

到着したら謝罪をしてから参加する

会場に到着したら、まず最初に受付の人に謝罪をしましょう。いくら遅れることを連絡し、電話で謝罪しているからといっても、会ったら直接謝罪するのがマナーです。謝罪する際は「遅れて申し訳ございません。○○大学の○○です」と名乗ります。謝罪する際に、どんな理由であっても言い訳をするのはやめましょう。

遅刻したことに変わりはないのですから、素直に謝罪するのが社会人としての常識です。速やかに、丁寧に挨拶をするように気をつけます。そして、説明会の邪魔にならないように静かに会場へ入り着席しましょう。遅刻をしているのにもかかわらず、物音を立てて周囲から注目されるとさらに印象が悪いため、いくら急いでいても入る前に呼吸を整え、冷静に静かに入りましょう。

ギリギリに到着するのもマナー違反になる

説明会の予定時刻を過ぎれば遅刻になります。では、1分前、2分前とギリギリに到着したらどうなるのでしょうか。結論からいうと、ギリギリに到着するというのはマナー違反になります。遅刻にはなりませんが、時間ギリギリに行動している人というのは遅刻と一緒で印象が悪くなります。

企業の方々も「もう来ないかな、そろそろ始めようかな」という空気になっている時に駆け込みで来られたら、「もう少し余裕を持って来てほしい」と思い印象がよくありません。何でもそうですが、余裕を持って行動することができるように日頃から癖をつけておく必要があります。早く到着して、外で入る時間を見計らうぐらい時間に余裕を持つよう行動しましょう。

説明会に遅刻しそうなときは誠意を持って連絡をしよう

説明会の会場が、必ずしも歩き慣れた街にあるとは限りません。むしろ、初めて訪れる街に説明会の会場があることの方が多いでしょう。歩き慣れない街では、地図で見て簡単に辿り着けそうな道のりでも、迷う可能性は十分にあります。

説明会の会場に辿り着くまでに、道に迷うことも想定して事前準備をしておくとよいでしょう。時間に余裕を持った行動ができていれば、何かしらのトラブルやアクシデントに遭遇しても、慌てずに対処することが可能です。

万が一遅刻しそうな場合は、電話で速やかに連絡するようにしましょう。電話がしにくい状況の場合は、メールを送るのもおすすめです。連絡をせずに欠席したり、堂々と途中参加するのはNGです。こうしたマナーが守れていないと選考にも影響するため、気を付けましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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