就活のマナー

リクルーターへのメールの書き方【日程調整・内定報告・お礼】

リクルーター制度とは?

「普通の面接とリクルーターとの面談は何が違うの?」と疑問に思う就活生も多くいます。リクルーターとの面談と一般的な面接に大きな違いはありません。リクルーターとの面談では、「これは面接ではありません」と伝えられますが、選考は行われています。リクルーター制度とは、面接の前におこなわれるいわば「0次面接」のようなものなのです。

ここでは、リクルーター制度がおこなわれる理由とリクルーターへの対応方法について解説していきます。リクルーターとの面談も「面接」である以上、リクルーターに対して適切なマナーで対応する必要があります。好印象を与えるマナーを習得しておくようにしましょう。

優秀な就活生を獲得する目的がある

リクルーター制度を導入している理由として、優秀な学生の早期囲い込みが挙げられます。企業は莫大な時間と労力を費やして採用活動をおこなっています。そのため、それに見合った優秀な学生を多く確保するべく、採用担当者は日々活動しているのです。ただ、優秀な学生はどの企業も獲得を切望しており、そのため争奪戦は激しいものとなります。

その争奪戦で他の企業よりも一歩前に出るためには、学生に早期接触を測り、自社の魅力を他社に先んじて伝えることが必要になるのです。そのために企業はリクルーター制度を利用し、学生への早期接触を測っています。

リクルーターによる学生の惹きつけをし、学生を惹きつけた状態で面接をおこない、内定獲得まで進めることで、学生が他社に流出するリスクを軽減しているのです。

金融業界で実施されるケースが多い

リクルーター制度は全ての業界で導入されているわけではありません。導入している業界は限られており、中でも金融業界では実施されるケースが多いといえるでしょう。金融業界の場合、上述の理由の他に「就活生の絞り込みをおこなうため」というものもリクルーター制度を実施している背景にあります。金融業界は就活生に非常に人気の業界であり、内定獲得への競争は非常に激しいものとなります。

一方、人事担当者の人数は限られており、応募してくる学生を全て人事担当者のみでさばいていくのは非常に難しいのです。そのためリクルーター制度を実施し、リクルーターに任命した社員により、応募してきた学生への「惹きつけ」だけでなく「足切り」もおこなっているのです。

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リクルーターへのメールはより丁寧に

大企業や金融業などを中心に、リクルーター制度が導入されることが増えてきています。リクルーター制度でリクルーターがついた場合は、あなたの情報を詳しく知りたいということです。このリクルーターとの面談は、形式的な要素が多い一次面接とは違いますが、0次面接と呼ばれたりします。

理由としては、リクルーターとの面談を重ねて面接をほとんどせずに、早々に内定をもらえる就活生もいるためです。したがって、面接と同じように大事に考えた方がよいといえるでしょう。リクルーターに送るメールも、自己アピールを交えた丁寧な内容を心がけることが大切です。

面談をした当日にメールを送る

リクルーターにメールを送るタイミングは、面談をした日がベストです。数日過ぎてメールがくるよりも、出来るだけ早く来たほうが受け取り側としても嬉しいものです。目安としては、24時間以内にメールを送るようにしましょう。

リクルーターに送るメールには、面談をしてくれたことへの感謝の言葉を盛り込むことを忘れないようにしましょう。ただ、深夜にメールのを送るのは避ける必要があります。会社に届くメールを自分の携帯電話に届くように設定している人もいるため、深夜に通知がいくと迷惑に思われます。

また、深夜にメールを送ると生活習慣について疑問視される可能性もあるのです。メールは、常識的な活動時間内に送ってください。

メールを送る前に誤字脱字などがないか確認

リクルーターにメールを送る際は、送信前に誤字脱字がないか確認してください。企業名や担当者名にを間違えるのは大変失礼です。名刺をもらっている場合は、名刺を見ながら書くと間違いを防げます。

メールでのやり取りは社会人になってからも続くため、就活生であってもビジネスマナーをおさえた文章を書く必要があります。冒頭の挨拶や締めの言葉についても、丁寧に書くことで印象をよくできます。

誤字脱字のないきれいな体裁のメールは、読み手にストレスを与えません。仕事関係や就活生からのメールを多く受け取るリクルーターの負担にならないためにも、きちんとミスがないかどうかチェックしてから送信しましょう。

返信をする時の4つの鉄則

リクルーターへメールする時は、守るべき大事なルールがあります。それは、「本文を引用して件名はそのままで送信元と内容が的確にわかるようにする」「質問一度にまとめて的確に理解しやすい形式にする」「署名を忘れずに記載する」「メールのやり取りは営業時間内にする」の4つです。

これらの返信をする時の4つの鉄則について、これから一つひとつ説明していきます。

鉄則1:本文を引用して件名はそのままで

鉄則1は、送信元と内容が的確にわかるようにすることです。送信元と内容が的確にわかるようにするためには、リクルーターが受け取った返信メールが、誰からのどの内容に対する返信かわかるようにします。リクルーターへメールをするときはどのメールに対しての返信かがすぐに分かるように、リクルーターが送ってきたメールの本文を引用して返信を書きましょう。

リクルーターは毎日たくさんの学生とメールのやり取りをしているため、たくさんのメールが行きかう中、どのメールの返信にあたるのかがすぐに分かるように本文を引用しておくのです。就活生は様々なケースや目的に合わせて、たくさんのメールを企業宛などに出すことになります。

たくさんのメールを受け取る人事などに目を留めてもらうために、件名を工夫して変更する就活生は多いです。しかし送った側の件名のまま、Re:を付けた件名で返信するのがマナーになります。リクルーターへの返信メールも同様に、件名をそのままRe:を付けた件名で返信しましょう。

鉄則2:質問一度にまとめて簡潔に

鉄則2は、的確に理解しやすい形式にすることです。質問がある場合は積極的に質問しましょう。ただしリクルーターへの配慮は怠らないようにします。たくさんのメールのやり取りがあるリクルーターへ質問するのですから、手間をかけさせず印象を損なわないように、聞きたいことはすべて聞いて疑問は解消したいです。

面談を重ねていくと業務などで、自分が考えていたことと実際に耳にすることにギャップがあったり、気付かなかったことを新しく知ることで生まれる疑問も多くなっていくでしょう。その知りたいことや疑問を漏れ無くまとめて質問できるように、面談後に思い返して、疑問や気付いたことや感想など、自分の気持ちをメモしておきます。

それらの確認したいことや質問は一度にまとめて聞けるようにし、質問事項は簡潔に箇条書きで書きます。これで手間をかけさせず疑問を解消することが可能です。尋ねたいポイントがわかりやすく、リクルーター側も答えやすくして質問するのは、最低限の配慮になります。就活生も自分の就職がかかっていますので、質問することに関しては遠慮せずに、湧いた疑問を解消できるようにしましょう。

鉄則3:署名を忘れずに

鉄則3は、署名を忘れずに入れておくことです。リクルーターはあなた1人だけを担当しているわけではありません。リクルーターが連絡したいと思った時や確認したい時、署名をみていつでもすぐに連絡が取れるようにしておきましょう。

連絡をいつでもすぐに取れるように配慮した署名とは、大学名、学部学科、氏名、住所、電話番号、メールアドレスまで入った差出人署名です。宛書や文章作成ばかりに気をとられて、差出人署名を忘れては何にもなりません。署名がメールの最後に記載されているか、送信ボタンを押す前に必ず確認しましょう。

鉄則4:企業の営業時間内に返信する

鉄則4は、メールのやり取りは営業時間内にすることです。メールは電話と違って、相手の都合や状況を考えずに送れて、返信したい時に送り返せるところがよい面です。しかし、これはプラーベートで友人知人に宛ててメールをする場合になります。

リクルーターへメールを送信する時は、必ず企業の営業時間内に送信するようにしましょう。あなたにとっては昼も夜もない就活中だったとしても、受け取る側への配慮を欠かすのはよくありません。メールを送信する時のタイミングについては、常識的に社会人としてのマナーから考えるようにし、受け取る相手の立場や状況に配慮すると、いつが良いか分かるようになります。

就職後も、取引先とメールのやり取りをする機会は増えるでしょう。受け取る側に配慮して、気持ちよく読んでもらえるタイミングを考えてから送るよう、今から習慣づけるとよいでしょう。

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リクルーターへ送るメール例文

リクルーターへ送るメールは、社会人としてのビジネスマナーに則って作成します。簡単にいうと、宛書、挨拶と大学名に名前、本文(用件)、結び言葉、差出人署名という流れです。会社名や名前に誤字がないように細心の注意をし、文章全体も誤字脱字が無いようにします。

一目で見て内容を理解できるように、簡潔に文章がまとまっているか、挨拶、謝辞は省かず余計な修飾語は付いていないか、書いた文章に尊敬語、謙譲語、助詞の間違いがないか、3回以上確認して送信です。送信後に誤字脱字、助詞の間違いがわかっても訂正できませんので、送信ボタンを押す前に、必ず3回以上は見直しましょう。次に様々なパターンの例文をご紹介します。

面談の日程調整

件名【(大学名・名前)】

○○○○株式会社リクルーター △△様

お世話になっております、○○大学○○学部の○○○○です。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いさせて頂きたく存じます。

○月○日(○)○時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は、何卒よろしくお願いします。

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署名

例では、大学名や学部・学科を氏名に付けた件名にすることで分かりやすい件名になっています。日程調整は早めに決めたいものなので、リクルーターもあなたの返信を待っています。日程調整の打診のメールがきたら、早めの対応を心がけましょう。

このメールの目的は、面談の日程決めですので、日程を目立つように簡潔に書きます。差出人署名は、大学名、学部学科、氏名、住所、電話番号、メールアドレスまで漏れなく入っているか確認しましょう。最後に、リクルーターの部署の営業時間をきちんと確認して送信します。

質問がある場合

件名【面談のお礼と質問(大学名・名前)】

○○○○株式会社リクルーター △△様

お世話になっております、○○大学○○学部の○○○○です。

先日は面談の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。お話をきいて、ますます御社への入社意欲が強くなりました。また、いくつかお伺いしたいことがありましたため、
以下の質問にご回答いただけると幸いです。

・質問1・質問2・質問3

ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

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署名

送信元と内容が的確にわかるように、件名を「面談のお礼と質問 ○○大学○○学科・氏名」「○月○日面談のお礼と質問 ○○大学 氏名」など、簡潔で明確な内容にまとめるようにしましょう。的確に理解しやすい形式にするために、質問事項は箇条書きにするとリクルーターの方も答えやすくなります。

面談のお礼は早くした方が良いので、送信は面談の翌日に、営業時間内の早めの時間帯にしましょう。早めの時間帯に送ることで、相手に返答する時間の猶予をもたせるのも大切な配慮です。

面談のお礼メール

件名【リクルーター面談のお礼(大学名・名前)】

○○○○株式会社リクルーター △△様

お世話になっております、○○大学○○学部の○○○○です。

お忙しい中、面談の機会を設けていただきありがとうございました。◯◯様とお話をすることで疑問点が解決し、
さらに貴社で働きたいという気持ちが強まりました。

本日の◯◯様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めて参ります。またご相談させて頂きたく思っておりますので、
その都度はご指導のほど宜しくお願い致します。

本日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。

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署名

面接と違って面談だからと、お礼メールを出すべきかどうか迷う人も多いようです。面談に対してお礼メールを出す人が少ない中で、いち早くお礼メールを出すと、印象が強くなるでしょう。

内定通知の報告・お礼メール

件名【内定通知のご報告とお礼(大学名・名前)】

○○○○株式会社リクルーター △△様

○○大学○○学部○○学科の○○○○です、お世話になっております。

本日、貴社の人事部の方から内定の連絡をいただきましたので、ご報告致します。○○様からリクルーター面談にてご助言いただいた賜物だと存じております。

今後は、○○様から学んだことを活かしながら、
社会人として精一杯頑張っていく所存であります。丁寧にご指導いただき、誠にありがとうございました。今後とも、よろしくお願い申し上げます。

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署名

リクルーターは、内定は人事が決めることとし、直接面談で結果を語ることはありません。ですが、内定が決まったら報告とお礼のメールを出すようにしましょう。

内定の簡潔な報告と助言や情報をくれた大切な存在であるリクルーターへの感謝の言葉を書きます。就職すれば、部署は違っても先輩や上司になるのですから、お礼と今後の挨拶をしておくと、良い関係が保てるでしょう。

面談の辞退

件名【面談辞退のご連絡(大学名・名前)】

○○○○株式会社リクルーター △△様

◯◯大学◯◯学部の◯◯です、いつもお世話になっております。

○月○日に面談のお約束をしておりましたが、
諸般の事情により面談を辞退させて頂きたく存じます。貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

誠に身勝手ではございますが、
何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

本来は直接お伺いしてお詫びすべきところ、
メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、
皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

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署名

送信元と内容が的確にわかるようにするための件名は、「面談辞退のご連絡○○大学氏名」「○月〇日面談辞退のお願い○○大学氏名」などです。ただ面談を辞退させてほしいと書いても、たくさんの面談を抱えるリクルーターは、どの面談か見分けがつきにくいので、必ず日程を入れて○月○日の面談、と明確に書きます。

面談の日程を決めた後の辞退は、リクルーターのスケジュールに大きく関わってくるので、できるだけ早い営業時間帯に連絡する方が良いでしょう。辞退をお願いする時は、お礼を述べるときよりも、丁寧に慎重に言葉を選んで書くようにします。

特に「大変失礼ですが、」「大変失礼致しました」などをお詫びの言葉と勘違いしている人が多いので、使わないように気を付けましょう。お詫びの気持ちを表す言葉は「大変申し訳ありません」です。大切な時間を割いて面談をしてくれようとしたリクルーターに対して失礼がないよう、細かく気を遣うのは社会的に必要な礼儀になります。

就活でのメールマナーを知っておこう

就活には、さまざまなマナーが存在しています。服装や髪型といった身だしなみの他に、メールや電話でも社会人としての振る舞いが求められるものです。リクルーターへメールを送る際にマナーが守られていないと、ちゃんとしたビジネスマナーが身に付いていないと評価されてしまうでしょう。そうならないためにも、就活マナーについて事前に身に付けておくことが大切です。

就活の未来では、就活マナーマニュアルを公開しています。合説、セミナー、面接やインターンまで、様々な場面で登場するメールをケース別に例文付きで解説しています。リクルーターへのメールを作成するうえでも参考になる資料となっていますので、ぜひ活用してみてください。

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メールの履歴は削除せずに保存

リクルーターとメールのやり取りをするときに、前回のやり取りをきれいに削除してメールを返信する就活生がいます。これでは、たくさんのメールを受け取るリクルーターが、前回のメールを検索して見直さないと、今までのやり取りの流れが把握できず、返信を直ぐに書けません。

前回のメール本文を削除しないで保存しながら履歴に残すことで、もう一度見直したり、確認したりしながら、返信を書きやすいようにします。そうして上に書き足していくと、やり取り全体の流れが見え、お互い把握しやすくなり便利です。

相手が前のメールを見返す手間を省ける

メールの本文を残しておくことで、リクルーターがやり取りを確認する手間を省くことができます。リクルーターは複数の就活生とメールでのやり取りをおこなっているため、履歴が消えているとその都度確認しなければならなくなります。

このような手間は、企業で1人のビジネスマンとして働くリクルーターにとっては痛手となるのです。履歴を消した方がメールの内容が整って見えると思う就活生もいるかもしれませんが、やり取りが残ったままのほうがリクルーターにとっては都合がいいといえます。相手を気遣う気持ちで、メールの本文を残すようにしましょう。

後で自分で確認する

メールの履歴をそのまま残しておくことは、自分のためでもあります。履歴を削除せずに残しておくことで、後から自分で確認できるのです。リクルーターとのメールでは、日程の調整や場所の確認をするかと思われます。

その際に、相手が送った内容はもちろん、自分が送った内容まで分からなくなってしまっては大変です。再度聞き直すことはできますが、リクルーター側からの印象はよくありません。とくに自分で送った内容を覚えてない場合は、発言に責任を持っていないと思われてしまうのです。

日程調節や場所の確認など以外にも、メールの中で勉強になる言葉をもらうかもしれませんし、企業研究に役立つ情報をもらえるかもしれません。リクルーターに送るメールではさまざまなやり取りをすると思われますが、その都度履歴を残しておいてください。

面談は面接と同じように緊張感を持とう

面談は面接と違うと軽く考えているのなら、それは大きな間違いです。会社内や会場でする面接の緊張感と違い、喫茶店などでする面談のリラックスした雰囲気にだまされてはいけません。あくまで面談も就活の選考です。

リクルーターとの面談は、面接と同じくらいのものと考えた方が良いです。リクルーターとの面談を重ねた結果、面接をほとんどせずに早々に内定をもらえる就活生もいます。メールのやり取りでもマナーを守り、意欲的に自己アピールをして内定を早めに勝ち取るようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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