【返信メールのマナー】企業とやりとりをする際に気を付けるポイント

企業への返信はどこまで必要なのか？

企業にメールをする際に返信がどこまで必要なのか悩んでしまった際には、まずはそのメール内容を見て判断するようにしてください。一般常識として返信が必要なメールを返信しなかった場合、企業からの評価は悪いものになってしまいますし、かといって過度に返信を繰り返してしまうとそれもまた常識の無い人として見られてしまいます。面接時と同様に、既に企業からどういった人間なのか、社会人として大切だと感じられる要素を備えているかといった選考は、メールの時点で始まっていると考えるようにしましょう。

忙しい合間を縫って選考を行って頂いている企業の方へ、最低限の誠意を示せば自ずと返信が必要なメールとそうではないメールの見分けが付くようになります。

就活中の覚えておきたい返信のコツ

就活中にいくつかの企業とメールでやり取りを行う際、ポイントを押さえておけば相手方に失礼のない返信をすることができます。どこまで返信が必要なのかもですが、さりげない気遣いが担当者の好感度アップに繋がることもありますので、細かい点まで気を配るようにしましょう。

気疲れしてしまいそうな印象がありますが、メールの返信と同様に必要なこととそうではないことがあらかじめ理解できていれば、企業に対して必要以上に気を遣うことが無くなりますので自身の就活がはがどります。就活に対するモチベーションを高く保つためにも、大切な知識を備えておくようにしましょう。

24時間以内に返信する

メールの返信はできるだけ早くおこないましょう。受け取ったらすぐに返信するのことが理想ですが、遅くても24時間以内に返信するように心掛けます。スケジュールが分からない、日程を調節する必要があるなど、すぐに確認できない場合にも、そのままにせずに「ご連絡ありがとうございます。予定を確認して〇日までにご返信致します」と取り急ぎのメールを送るようにしましょう。

返信が遅いと、相手が「届いていなかったのかもしれない」と不安になることもあります。また、返信がないことで、志望度が低いと思われてしまう可能性もあるので注意してください。

メールを送る際には、時間帯にも気を配るようにしましょう。できるだけ企業の就業時間内に送信します。早朝や深夜などは非常識と感じる人もいるため注意が必要です。

目的を果たしたら返信は不要

まず一つ目の返信におけるコツですが、企業とやり取りを行っているメールの目的を顧みるようにしましょう。どういった内容でメールを送っていて、何が決まれば目的はひとまず達成されたと言えるのか、お礼メールであればお礼を伝える事、日程調整であれば日程が決定する事、とメールする目的があります。それを果たすことができれば、執拗に返信を繰り返す必要はありません。

企業に対する敬意は最低限必要となりますが、過剰に感謝している姿勢を見せたり、逆に失礼の無いように重ね重ね何度も同じ内容を確認するようなメールを送ってしまうと、先方の仕事の妨げとなってしまう可能性がありますので注意するようにしてください。

引用して返信すると親切

就活を行っているのはもちろんあなただけではありません。それは就活生と同様に担当者の目線に立ってみても同じことが言えます。企業の方は何人もの就活生とメールのやり取りを行っており、送っている内容もその就活生によって様々です。そういった観点から見ても、企業から送られてきた内容を引用して返信すると先方にとって読みやすく親切ですので意識するようにしてください。

先方の業務処理能力を疑っているように思える事でもありますが、あくまで担当者を思いやりながら自身を売り込んでいく事が就活において大切になりますので、自身の事だけではなく先方の事を考えながら内容の引用をしてメールの返信をするようにしましょう。

件名はそのままで

内容を引用するケースと考え方は似ていますが、企業から送られてきたメールの件名はそのままで返信するようにしましょう。就活生の立場として考えてみると、他の就活生と差を付けるために件名を変えたり、誰から送られてきたどんな内容かを分かりやすくするために件名を変えるという行動を取ると思います。しかし、件名を毎回新たに設定してしまうと、見る立場からしたら逆に分かりづらいです。

どういった内容のやり取りを誰としていたかはある程度把握している部分ではありますし、内容を見れば前回のやり取りも引用されて返信している関係から分かるようになっておりますので、件名はそのままで送り返した方が良いでしょう。

「Re:」を着けたままで返信をする

企業へメールの返信をする時には件名が「Re:」となりますが、件名を変えずにそのまま返信しても失礼にはなりません。同じ用件についてやり取りをおこなう場合には、件名を変更せずに「Re:」をつけたままにしておきましょう。

そうすることで、どのような内容で、何回メールを送受信しているかが一目で分かり、効率よくメールを確認できます。メールの回数が多いと「Re:Re:Re:」と件名が長すぎてしまうので、その際には不要な分を削除すれば問題ありません。

メールの用件が変わらない時には、件名をそのまま使えばよいのですが、別の内容に変える際には、件名も変更するようにしましょう。件名とメール本文の内容が合っていないと、後から見直す時にも分かりづらくなってしまいます。件名とメールの内容が一致しているか、その都度確認するようにしましょう。

企業から返信がこない時の対処法

メールでのやり取りには他にも様々なケースが考えられます。代表的なのが企業から返信が来なかった場合です。応募したり連絡したにも関わらず企業から返信が来なかった場合、あなたならどうしますか？仕事が忙しい関係から見落とされてしまっている可能性もありますし、多くのメールが届いている関係から埋もれてしまっているかもしれません。
稀ではありますが、採用する人が決まったことにより募集そのものが打ち切られてしまっている可能性もあります。そういった返信が来なかった時の対処法にも注意すべき点はありますので、連絡が貰えないという際には次を参考にしてみてください。

2営業日待ったら催促をする

まず企業から返信が来なかった場合、どれくらいの期間返信がないのかを考えるようにしてください。応募や連絡をした翌日すぐに返信が来るとは限りませんし、先方にも都合があります。反面、一週間程待つ必要もありませんので、2営業日を目安にするようにしましょう。企業が休みの日は換算せずに、2営業日待って連絡がこない場合は電話で確認をしてください。この際、改めて連絡するのはメールでは無く電話が好ましいです。

メール機能の不具合によって返信が物理的に不可能なトラブルに陥っていることも考えられますし、再度メールでの連絡を行っても何かしらの理由で返信がもらえないことがありますので、必ず電話をするようにしましょう。

電話をする場合は時間帯に注意

電話連絡をする際は、考えなしに電話を掛けてしまわないように気を付けましょう。しっかりと電話が繋がる時間帯か、周囲は騒がしくないか、重要事項を伝えられても大丈夫なように備えているかといった点をチェックするようにしてください。企業の営業時間内に静かな場所で、メモが取れる状態で電話を掛けるようにしましょう。

また、ランチタイムは担当者が席を外している可能性もありますので避けるようにしてください。そしてあくまで送った内容に対してのお返事を貰うことが重要です。返信してもらえなかったことを糾弾するような発言は絶対にNGですし、謝罪を受けたとしても遠慮するのが社会人のマナーです。

企業への電話のかけ方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【企業への電話のかけ方マナー】適切な時間帯から言葉遣いについて解説

企業へメールをする時のポイント3つ

就活中はこちらから企業へメールをする機会も度々あることでしょう。些細なことではありますが、細部に渡り気を配っている方とそうではない方では担当者には違いが手に取るように分かります。

あなた以外の就活生も同じように連絡しておりますので、自分では分からなくても人事の方には比べられるという事を意識しましょう。人を見るプロに対して失礼の無いように接することを心がけてください。そんな企業へメールをする時のポイント3つあります。

①件名は要点だけを簡潔に

人事の方に何かしらの連絡をする場合、送るメールの件名には要点だけを簡潔に記載するようにしましょう。人事は毎日たくさんのメールを確認しています。就活生の面接だけでは無く、社内における人事も担当している関係で多方面から連絡をとりあわないといけません。それら全てのメールを隅々まで目を通すのはそう簡単にできる事ではありませんので、返信も含めそれなりの時間を要します。

もちろん送った内容を見てもらえるという点において心配する必要はありませんが、件名だけで何の要件かがすぐ分かる方が親切です。相手の都合を考えながら行動することは、社会人に対する最低限の礼儀ですのでわきまえておきましょう。

②大学名と名前を明記する

前述致しましたが、人事の方は毎日たくさんのメールを確認し、その中には当然他の就活生の応募メールも含まれています。同じ選考状況の方も少なからずいると思いますので、名乗り忘れてしまうと誰からのメールなのかすぐには判断がつきにくいです。必ず誰からのメールなのかという点は忘れずに記載するようにしましょう。複数回に及ぶやり取りであったとしても、大学名と名前は、毎回必ず明記するようにしてください。

どの位置に明記するかも人によって判断が変わる部分があるかと思いますが、本文の最下部に大学名と名前を段落分けして明記するのが一般的とされておりますので、忘れないようにしてしましょう。

③宛名が二名の場合は役職順に

最下部には自身の大学名と名前を明記する必要がありますが、本文の最上部には担当者の方の名前を明記するのも忘れないようにしましょう。メールの内容を共有している企業もありますので、誰宛なのかを書く癖を付ける必要があります。基本的にやり取りを行って頂くのは1人のケースが多いですが、複数名の方とやり取りをするケースもあります。

宛名が2名の場合には役職が上の人から順に書くようにしてください。役職に関しては失礼の無いように分からなかった場合には調べてからメールを送るようにしましょう。役職が下の方を先に明記してしまうと、それだけでかなり印象は良くありませんので注意が必要です。

企業への返信メールの例文

企業へメールを返信する際には、ビジネスマナーに気を付けて作成しましょう。失礼にならないように、言葉遣いや送信する時間などに注意してください。ここでは、返信するシチュエーションに合わせて、返信メールの例文を紹介していきます。

面接の日程調整の返信、面接の日程変更の返信、内定承諾の返信、それぞれの場面で使える返信メールです。これまでお伝えしたポイントと合わせて、企業へメールを返信する際にぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整の返信メール

日程を調整する際に企業からいくつかの候補日を提案された時の返信メールです。まず、挨拶と氏名を記載して、連絡をもらったことに対してのお礼を述べます。候補日の中から都合のよい日程を選びます。日程を書く時には、企業から送られてきたメールの内容を引用すると間違いがありません。お互いに日程を確認するためにも、分かりやすく記載してください。

面接の日程変更の返信メール

挨拶、氏名を書き、日程を変更することへ謝罪の言葉を述べます。そして、面接可能な候補日を挙げていきます。日程は少なくとも3つ以上の候補を提案するようにしましょう。選択肢が少ないと企業が時間を調節しづらくなることもあります。また、面接の時間も予測して終了時間を設定しておきます。日程変更の理由を詳しく記載する必要はありません。

内定承諾の返信メール

内定を承諾する際には、すぐに返信するようにしましょう。遅れると内定辞退とみなされることもあるので注意が必要です。内定に対するお礼、承諾する旨、これからの意気込みを簡潔に述べましょう。勤務条件や給与、待遇などの労働条件に不明な点がないか確認してから、メールを返信するようにしてください。

OB・OG訪問のメール例文について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• OB・OG訪問の質問事項40個｜注意点5つやメール例文もご紹介

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メールまでぬかりなく丁寧に

実際に会って会話をする面接に力を入れるのは当然と言えますし間違った考えではありません。しかし、日頃やり取りを行うメールの内容が粗末なものであった場合、入社後に取引先とメールでやり取りをする際にも、マナーがないメールを送るかもしれないと先を考える担当者の方もいます。しっかりとメールまでぬかりなく丁寧な内容を意識するようにしてください。

反対に全く判断材料としない担当者の方もいらっしゃいますが、少しでも自身への評価を良いものとすることができる可能性があるものは有効活用するようにしましょう。

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