内定後

【内定先とのメールは相手への気遣いが最大のポイント】お礼メールから質問の送り方までパターン別に例文をご紹介!

内定先の企業とのやり取りは慎重に

就活をしていれば企業とメールのやり取りをする機会も多いです。選考の最中であればメールのやり取りも評価の対象となる場合があり、メールの文面は間違っていないか、文章構成はこれで大丈夫かなど様々なことを気にする人は多いです。メールは記録として残りますので失敗してしまった場合はそれがいつまでも残ってしまいますし、印象の良いメールを送ることが出来れば好印象も記憶に残りやすくなります。就活においてメールは非常に大切なものであり、時にはメールでの印象が選考の合否に影響するということもあります。内定をもらえば確かに気も抜けてしまいがちですが、まだまだ就活は終わったわけではありません。内定をもらってからも企業との関わりは続きますのでメールのやり取りは慎重に行いましょう。

内定先へメールで返信する 場合の注意点

メールのやり取りをする時には自分から送る場合と企業が送ってきたメールに返信する場合の2パターンが考えられますが、それぞれについて注意すべきポイントが違うというのはご存知でしょうか。自分から送信する場合も相手のメールに対して返信する場合も同じように気を遣うということであったり、根本的なマナーについては共通している部分もありますが、それに加えて自分から送信する場合と相手のメールに返信する場合には気をつけるべき点がいくつかあります。

メールはその両方がしっかりと出来てこそマナーが出来ていると言えますのでその両方について大事なポイントを覚えておきましょう。まずは相手のメールに対して返信する場合ですが、就活では企業からのメールに返信する機会は多いです。説明会や面接の日程が送られてくればそれについて返信することもありますし、内定が決まってからも内定式や内定者研修など企業からのメールに返信する機会はたくさんあります。メールのマナーは社会人の基礎的な能力ですのでまずは返信をする時の心得を学んでいきましょう。

注意点①件名は変えずにそのままで

企業からのメールに返信する時に一番初めに気をつけなければならないポイントはメールの件名です。企業からのメールに返信する場合、担当者が誰からのどんな内容のメールかすぐに把握できるよう件名は変えずにそのまま返信するようにしましょう。メールの件名そのままでReをつけるのは失礼だと感じる人もいるようですが、就活においてはこれで間違いではありません。

むしろ件名を変えて返信した方が企業にとっては迷惑ですので必ずそのままの件名で返信するようにしましょう。大抵の仕事では朝一の時間はメールチェックに費やされます。日によってメールの量は違いますがそれでも毎日確認しなればならないほど頻繁にメールは来ますし、場合によっては午前中の時間がメールチェックだけで終わってしまうという場合もあります。企業にはそれほどたくさんのメールが届きますので、その全てを開封し、隅々まで読んでいたのではいくら時間があっても足りません。件名を変えずに返信することで企業も管理しやすいですし、読み飛ばされてしまう可能性も減りますので、件名は変えずに返信するようにしましょう。

注意点②本文は必ず引用する

何のメールかすぐに分かるように件名をそのままにして返信するように、企業にメールを返信する時にはメールの要件は何か、何に対する返信かがすぐに分かるというのが鉄則になります。そのため何に対する返信かをすぐに把握してもらうため、本文は引用するのがマナーです。前述したように企業にはたくさんのメールが届きますので、件名を見ただけで何のメールかすぐに把握出来るとは限りません。

やり取りが何度も続けば最初にどんな話をしていたのかが分からなくなってしまう場合もあり、そうなると内容を確認するために前回のメールを探し出して照らし合わせるという手間が発生してしまいます。もちろんメールの内容を全て覚えていればそれで済む話ではありますが、実際に仕事をしているとメール以外にも考えることはたくさんありますので、メールの内容ややり取りを全て記憶するというのはほとんど不可能です。そこで相手を気遣うために本文を引用することが大切になります。本文を引用していない返信はあまりに不親切ですので必ず本文を引用して何に対する返信かを明確にしておきましょう。

注意点③返信時間は短めに

件名、本文と考えれば後は送信するだけですが、この送信時間にも気をつけなければなりません。返信は即日、なるべく早めに返信をするというのが鉄則です。メールはいつでも確認出来て、自分の都合のいい時に返信が可能な便利なものですが、返信を後回しにするのはよくありません。企業からのメールに気づき、メールが打てる状態なのであれば素早く返信するということを心がけましょう。

都合のいい時に連絡が取れるという性質を持つメールですが、企業からしても返信が早いのはありがたいことです。メールの返信が速ければそれだけ仕事も速く進みますし、社会人にとってメールの返信速度が速いというのは仕事を円滑に進めるためにも重要なことですので就活生のうちから身に付けておいて損になることではありません。いつでも返信出来るメールを素早く返信するというのはは誠実な対応でもあります。返信速度でも志望度や意欲の高さを示すことは可能ですので意識的に返信速度を速めて企業に自分の熱意をアピールしましょう。

内定先に自らメール連絡をする場合の注意点

メールを返信する時の心得を覚えれば今度は企業に自らメール連絡をする時の心得を学びましょう。企業からのメールに返信する場合は何かの日程を決めたり、企業が求めることに対する回答など返信する必要があるものであることが多いです。しかし企業に自らメールを送信する場合は企業に対して何かをお願いするときであったり、質問をするということが多いです。

企業に自らメールを送る場合は相手の行動に対するリアクションではなく、就活生から企業に対してアクションを求めることになりますので、メールのマナーについても充分に気をつけなければなりません。お願いする内容によってはそれを送るだけでも失礼にあたる場合もあります。それに加えてメールのマナーも出来ていないと重ねて相手に失礼な振る舞いをしてしまうことになります。メールは記録としても残りますし、何度もチェックすれば記憶にも残りやすいので自らメールを送る場合は返信する時よりもさらに注意深くメールを作成し、送信する必要があります。

注意点①署名を必ず記載する

【署名の例】

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大学:〇〇大学〇〇学部〇〇学科 ◯年

氏名:田中 キャリア

アドレス:kyaria.tanaka@×××.××.jp

電話番号:000-0000-00××

住所:〒000-00××

東京都〇〇区〇〇町0-0-×


 

企業に自らメールを送る場合はこのメールは誰が送信しているものなのかということを企業に伝えることが大切になります。メールアドレスから送り主が分かる場合もありますが、それはやり取りを重ねて相手がそのアドレスを登録していた場合だけです。膨大な数の就活生のアドレスを一つ一つ登録しているはずはありませんので、就活生が企業に送ったメールは開いてみなければ誰が送ったものか分からないということも多いです。

そこでメールの中身で自分の身分を明かす必要がありますが、それだけではなく送り主は誰なのかを明確に伝えるために、メールの最後に必ず署名を記載するようにしましょう。就活生にはあまり馴染みがないかもしれませんが、署名を付けてメールを送るというのはビジネスでは当たり前のマナーです。署名と言っても名前だけを記すわけではありません。名前と大学名、アドレス、電話番号と住所くらいは一緒に記しておきましょう。署名は一度作成して登録していればすぐに付けることが出来ますので、就活前に作成しておくと便利です。

注意点②質問はまとめて1度に送る

企業に自らメールを送信する場合は分からないことに対しての質問を送る場合であることも多いですが、質問を送る場合は、五月雨式に送るのではなく、1度にまとめて送るようにしましょう。1度のメールが長文になり、質問も多いと分かりにくいと感じるかもしれませんが、それは学生側の意見であり、社会人であれば長文のメールでやり取りをするのは普通はことです。特に人事は一日に何通も学生とメールのやり取りをするため、なるべく手間がかからないよう相手の事を考えることが大切です。

ただでさえ多いメールに加えて何度も小分けにして質問をされれば手間もかかりますし、ストレスも溜まります。たとえ長文になったとしても一度でやり取りが終わるのであればそれに越したことはありません。普段メッセージアプリを使っていて短文でのやり取りに慣れているが、長文は苦手という人も多いです。しかし社会人になればいかに短いやり取りでメールを終えるかということも大切であり、必然的に長文を書く機会も増えます。就職してから大変な思いをしないように今のうちから長文のメールにも慣れておきましょう。

注意点③件名は要点だけを簡潔に書く

返信の時にも件名は注意しなければなりませんでしたが、企業に自らメールを送る時もそれは同じです。件名には要点を簡潔に書き、氏名と大学名を書くようにしましょう。企業にメールを送る場合は基本的にはメールを開封して見なければ誰から送られてきたものなのか、その送り主を判断することは出来ませんが、件名に要件と併せて自分の名前と大学名を記すことでより早い段階で送り主を認識してもらうことが出来ます。

もちろん件名に氏名や大学名を記していてもメール本文に自分の身分を明かし、署名を付けるのを忘れてはいけません。件名はあくまで確認用のものですし、件名が長くなれば全文表示されない可能性もありますので、必ず署名などは忘れないようにしましょう。また件名も出来るだけ長くならないように、かつ内容が分かりやすいものを心がけましょう。件名を見ただけで担当者が何のメールかを把握できるのが理想ですので、送信前にもう一度件名を見直して内容が把握出来るかどうかをチェックしてみましょう

内定先企業へのメール例文集(パターン別)

内定先が決まったからといって油断していてはいけません。今後は就職先として長く関わることになりますし、今のうちから良い印象を与えておくに越したことはありません。企業の人たちからの印象が良いかどうかは今後の社会人人生を左右するものですし、スタートダッシュを切るためにも内定後こそメールのやり取りには気をつけなければなりません。内定先に送るメールにはいくつかパターンがありますので、それらを利用して失礼のないメールを迅速に送るようにしましょう。

パターン①内定通知

【メール例文】

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

本日、貴社より内定通知を頂きました、○○大学○○学部■■■です。

お世話になっております。

 

貴社で一日も早く活躍できるよう努力を続けていきます。

今後とも、ご指導のほどよろしく願い申し上げます。

 

取り急ぎ、お礼を申し上げたくメールいたしました。

誠にありがとうございました。

 

署名

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○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

素早く、お礼メールを送るようにしましょう。内定に対するお礼メールは必須のものではありませんが、それを送るか否かで当然企業からの印象は変わります。お礼メールを送れば企業に対する志望度の高さや仕事に対する熱意をアピールすることが出来ますし、それらをアピールしておくことは就職後のスタートダッシュにも役立ちます。内定通知のお礼メールは必ず企業名、部署名、分かれば採用担当者の個人名まで記し、自分の身分を明かすことが大切です。次に内定をもらったことに対する自分の正直な気持ちを書きましょう。難しく考える必要はなく、素直に喜びや感謝の気持ちを表現すればOKです。内定を受けるかどうか迷っている場合でも内定を受けることを決めた場合でもお礼メールを送るのは大切なことですので、内定通知をもらえばますそのお礼メールを送るということを覚えておきましょう。

パターン②内定式への案内

【メール例文】

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

○○大学○○学部■■■です。

大変お世話になっております。

 

この度は、内定式のご案内を頂きまして

誠にありがとうございます。

○月○日は、ぜひとも参加させていただきますので

当日は何卒よろしくお願いいたします。

 

署名

—————————————————————

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

定式に参加するという意思表示、締めの挨拶という構成になります。ポイントとしては内定式の案内を受けたことに対するお礼を述べること、内定式の日付を含めて書き、日程に間違いがないかということを再確認すること、そして内定式に参加するという明確な言葉を使うということです。内定式は企業が学生の入社意欲高めたり社会人としての自覚を持たせるために行うものであり、極端に言えば内定式を行う必要がありません。内定式に参加していないからといって就職が出来ないというわけでもありませんし、そもそも内定式をしない企業もあります。必須ではないにも関わらず内定式を行うのは学生のために他なりませんので、必ずお礼を述べてから参加する意志があるということを伝えるようにしましょう。

パターン③内定者研修への案内

【メール例文】

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

○○大学○○学部■■■です。

大変お世話になっております。

 

内定者研修の案内の件、ご連絡いただき誠にありがとうございます。

○月○日は、ぜひとも参加させていただきますので

当日は何卒よろしくお願いいたします。

 

署名

 

—————————————————————

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

内定式が終われば入社する4月1日まで企業と何のコンタクトもないとは限りません。多くの企業が学生の気持ちを切らさないためにも、また社会人としての自覚を持たせるためにも内定者研修というものを行います。内定者研修への参加は絶対ではないものの基本的には参加しなければならないものです。どうしても外せない用事がない限りは必ず出席するようにしましょう。内定者研修への参加のメールは内定式への参加のメールとほとんど同じです。最初の挨拶、内定者研修に参加するという意思表示、締めの挨拶で構いません。内定者研修は社会人としての自覚やマナーを身に付ける、社員同士で親睦を深める、企業理解を進めるなど様々な目的がありますが、基本的には学生の気持ちを切らさないためという意味合いが強いですので、研修の案内に対しては必ずお礼を述べるようにしましょう。その他の注意点も内定式の案内と変わりません。日時を含めて間違いがないかを確認し、内定者研修に参加するという明確な言葉を使うようにしましょう。

パターン④内定辞退

【メール例文】

件名:内定辞退のお詫び

 

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

○○大学○○学部■■■です。

大変お世話になっております。

この度は、採用内定の通知を頂き誠にありがとうございました。

 

このような光栄をいただきながら身勝手ではありますが、

貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

 

採用内定のご連絡までに、沢山のお時間を取って頂いたにもかかわらず、

大変申し訳ありません。

 

本来であれば直接お伺いしお詫び申し上げるべきですが、

メールでのご連絡になりますことを、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

 

貴社ますますのご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

 

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○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

内定をもらったからといって必ずそれを受けるとは限りません。最後まで選考に進み、内定をもらった場合でもよく考えて辞退する場合もあります。内定辞退をする場合はまずは採用通知をもらったことのお礼から始まり、内定を辞退するということ、そして辞退することへの謝罪とさらに重ねてメールでの連絡になったことへの謝罪をしましょう。例文でもあるように本来であれば直接辞退を申し出るのがベストですが、企業のスケジュールもありますし、なかなかそれが叶わないこともあります。企業としても内定辞退者は素早く把握しておきたいので、素早いやり取りが可能なメールで連絡するのがベターと言えます。内定辞退をするということは選考に時間を割いてくれた企業に迷惑をかけることになりますので、内定をもらったことのお礼と謝罪の言葉を重ねて企業に対して失礼のないように心がけましょう。また内定辞退は言い出しにくいことではありますが、言葉を濁して曖昧にするのはNGです。曖昧な表現をすると結局内定を受けるのか辞退するのか分からなくなってしまう可能性もありますので、必ず明確な言葉で内定辞退を申し出るようにしましょう。

パターン⑤質問がある場合

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

○○大学○○学部■■■です。

大変お世話になっております。

 

勤務地や福利厚生に関して質問があるのですが、

電話ではご迷惑ではないかと思いメールでご連絡差し上げました。

大変恐縮ですが、差し支え無い範囲で結構ですので、

教えていただければ幸いです。

 

質問①

質問②

 

ご多忙のところお手数をおかけしまして誠に申し訳ありませんが、

何卒よろしくお願いします。

 

署名

 

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○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

内定が決まる前もそうですが、内定が決まってからはより企業との付き合いも親密になりますし、実際に働くにあたっての質問も増え、企業に質問のメールを送る機会も多くなります。就職する前に自分がどんな場所で、どのような環境で働くことになるのかを把握しておくことは大切なことですし、疑問に思うことや分からないことがあれば質問をして、就職前にはそれらを全てスッキリさせておくことが大切になります。質問をする時には前述したように1度でやり取りが済むように質問内容を小分けにせず、1度のメールに全ての質問を盛り込まなければなりません。しかし社会人にとってメールのやり取りを少ない回数で終えるのが大切とは言え、だらだらと長文になって質問が分かりにくいメールを送るのはNGです。質問が多くなれば長文になるのは仕方がないですが、どこが質問部分で、どんな質問かがすぐに分かるよう、工夫しなければなりません。質問を明確するためには例文のように質問①質問②と質問コーナーを作るようにしましょう。そうすることでメールも簡潔に済みますし、質問内容が分かりやすくもなります。

パターン⑥メールアドレス変更をした場合

株式会社○○

人事部採用担当 ○○様

 

貴社で内定を頂いております、○○大学○○学部■■■です。

大変お世話になっております。

 

今まで使用しておりましたメールアドレスが、

大学卒業にともないまして利用できなくなりますので、

今回メールアドレスを変更させていただきました。

 

変更前と変更後のメールアドレスは下記の通りです。

 

変更前アドレス

○○○@×××

 

変更後アドレス

△△△@×××

 

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

署名

 

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○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

メールをするのには当然メールアドレスが必要になり、どのようなアドレスを使っているか、どのようなドメインを使っているのかも就活では評価の対象となる場合もあります。特にドメインは信用性にも関わる大事な部分であり、信用性が高い大学のアドレスを使っている人も多いでしょう。就活中は大学のアドレスを使っていても問題ありませんが、卒業すれば大学のアドレスは使えなくなりますので内定先にはそれに変わる新しいアドレスを伝える必要があります。

また大学のアドレスでない場合でも使用するアドレスが変われば同様にアドレスを変更する旨の連絡をしなければなりません。アドレスの変更を伝える際に気をつけることは変更前のアドレスと変更後のアドレスの両方を記載するということです。アドレス変更メールを送っても企業がすぐに登録し直すとは限りません。再登録を忘れてしまう場合もあり、そうなれば連絡が取れなくなってしまいます。連絡が出来ないのは最悪の状態ですので、それを防ぐためにも新旧両方のアドレスを記載して送るようにしましょう。

メールの「締め・結び」で印象は大きく変わる

メールを書く時には文章構成にもマナーがあります。いきなり本文の要件に入るのは失礼とされていますので、必ず導入の挨拶から始め、自分の身分を明かしてから本題へと移ります。しかし文章構成のマナーとして大切なのはこれだけではありません。本文が終わった後の締め・結びの部分も大切になります。最初の導入に関してはどのような挨拶で入ればいいのかなど注意を払う人も多いですが、最後の締めの部分に関しては見落としがちですので注意が必要です。

メールは導入の挨拶、本文、締めの挨拶までトータルでマナーを守るというのが重要なことですが、メール全体の印象が変わりやすいのは締め・結びの部分ですので、最後まで気を抜かないようにしなければなりません。締めの文章を謝罪で終えるのか、それとも感謝の言葉で終えるのかによってメール全体の印象が大きく変わりますので、どのような印象を与えたいのか、相手にどのような気持ちを伝えたいかによって締め・結びの文章を変えていくことが大切になります。

メールマナーは内定先でも必要な重要スキル

就活において企業とのやり取りとして主に使われるのはメールです。メールはやり取りにもスピード感が出ますし、お互い都合のいい時にやり取りが出来るなどメリットも大きいです。メールのマナーが守れているかどうかで評価も変わりますし、就活生のうちからしっかりとメールマナーを覚えておくに越したことはありません。またメールマナーが必要になるのは就活中だけではなく、内定先が決まってからも企業とのメールのやり取りは増えますし、社会人になってからも必要になります。

就活生のうちはメールマナーが出来ていれば評価されることもありますが、ビジネスシーンではメールマナーが出来ているというのは当たり前のことです。出来ているからといって評価されることはなく、出来ていない場合にのみ印象が悪くなります。就活中よりも社会人になってからの方がメールは頻繁に使いますし、マナーも重要になりますので、就活生のうちに正しいマナーを覚え、ビジネスシーンでも活躍させていきましょう。

 

監修者プロフィール

mao.shimizu@theport.jpのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。