内定について

入社辞退の方法とは|企業への連絡方法や直前に連絡するリスクを解説

内定式後の入社辞退は可能なのか?

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就職活動を経て、やっとつかみ取ることのできた内定。しかし、ほかの企業のほうが魅力的に見えたり、考えた結果入社を辞退したいと考える人もいるでしょう。

そのような場合、内定式後でも入社辞退は可能です。しかし、ときには問題に巻き込まれる可能性もあるため、内定を辞退するのであれば、辞退の方法を知っておく必要があるでしょう。

この記事では「内定式後の入社辞退」に焦点を当てて、辞退する際の注意点、そして連絡方法についてご紹介します。また併せて、入社辞退をする場合の例文や、法的な問題を持ち出された際の対処法についても解説していきますので、内定辞退を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

入社2週間前までであれば入社辞退は可能

入社辞退をする場合は、「辞退を決めた段階ですぐに」連絡を入れることが必須となります。企業などに気を使って決断を先延ばしにしていると、今度は様々な問題が起こり得るのです。

例えば、契約面があります。入社の2週間前までに辞退の通告をしなければ、労働の契約が成立してしまい、手遅れになってしまいます。これに関しては、のちの見出しでも詳しく解説します。

他にも、企業のコスト面が挙げられます。早くから活躍する人材になってもらうために、企業は入社前の段階から複数回研修の機会を設けています。また、制服を着用するというところなのであれば、その注文もしなくてはならないでしょう。決断が遅れると、これらがすべて無駄になってしまうのです。

なるべく早い段階で申し出ることが大事

2週間前であれば、内定式の入社辞退をしても何ら問題はないのかというと、そうではありません。契約義務違反などの問題はありませんが、企業に迷惑がかかります。会社は採用した新入社員を受け入れるための準備をします。

企業によって新入社員を受け入れる準備期間は異なりますが、2週間前よりも大分前から準備を進めています。新入社員を受け入れるための準備は、コストがあまりかからない場合もありますが、最低でも受け入れの準備をおこなっている社員たちの人件費は発生します。せっかく採用してくれた会社を、どんな理由があるにせよ自分から断ってしまうため、できる限り相手の負担にならないようにしましょう。

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就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。ぜひ、「就活力診断」で今の自分の就活力を診断してみましょう。無料でダウンロードできるので、今の実力を踏まえた上で必要な対策をしてみてはいかがでしょうか。

入社辞退は電話で伝える

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誠意を見せるためにも、入社辞退の連絡は直接がいいと考える人も多いかもしれません。しかし、いい出せにくくずるずると長引いてしまっては、印象が悪くなります。入社辞退の連絡は、直接ではなく電話で伝えるようにしましょう。

電話は、相手に時間を取らせることなく伝えられますし、メールや手紙と異なり相手に誠意が伝わりやすいです。

内定式後に入社辞退する場合の例文

ここでは、内定式後に入社を辞退する際に話すべき内容を、「電話」・「メール」・「手紙」の3つのケースに分けてそれぞれ紹介します。例文を自分の立場に置き換えて参考にしてみてください。

電話で報告する場合

私、○○大学××学部□□学科の△△と申します。先日は内定式でお世話になりまして、誠にありがとうございました。頂いた内定についてお伝えしたいことがあり、お電話させて頂きました。お時間少々よろしいでしょうか。

自身の将来について熟考した結果、御社の内定を辞退することを決意いたしました。つきましては、その手続きをお願いしたく、ご連絡した次第です。こちらの都合で勝手なことを申し上げ、大変申し訳ありません。内定辞退に伴い、〇〇様には多くの負担をかけてしまい、大変恐縮なのですが、何卒、ご了承の程、宜しくお願い致します。

前の見出しでも述べたように、電話は長ければ長いほど、相手の時間を拘束してしまうことになってしまいます。そのため、自分からは「内定辞退がしたい」と言うに留め、質問された場合に答えるようにしてください。

あえて自分から話してしまうと、相手は辞退を思い留めるように説得に走る可能性があります。そうなってしまうと、辞退しづらくなってしまいますので、対応は毅然と、自分から出す情報は最小限におさえるようにしてください。

また、最後には謝罪の言葉を述べるようにしましょう。この決断は、多かれ少なかれ企業に迷惑をかけてしまっているものです。そのため、その期待に沿えないことへの言及はしておく必要があります。

メールで報告する場合

件名「内定辞退のご連絡」

○○株式会社人事部××様

お世話になっております。○○大学××学部□□学部の△△です。
この度は、内定のお知らせをいただき、まことにありがとうございます。
貴社から内定をいただいたことはたいへん光栄ではあるのですが、
一身上の都合により内定の辞退をさせていただきたく、
ご連絡させていただきました。

選考の際から私のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような決断に至ることになってしまい誠に申し訳ありません。

最後に、短い時間ではありましたが貴社にかかわることができたことについては非常に感謝しております。ありがとうございました。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

署名

メールで報告する場合には、その件名から気を付けなくてはなりません。これからどのような文章が始まるのか、それを端的に表す言葉を入れるようにしてください。

電話のときと同じく、内定辞退に至るまでの背景を詳しく語る必要はありません。あくまで毅然とした態度で臨むようにしましょう。

末尾には、期待に沿えなかったことへの謝罪と、感謝の言葉を述べるようにしてください。そして最後には、署名を必ず入れましょう。

手紙で報告する場合

○○株式会社××様

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

しかしながら、誠に勝手ではございますが、
一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考をはじめ、私のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような結果をご報告するのは心苦しい限りですが、なにとぞご容赦ください。

最後に、就職活動を通して××様には大変お世話になりました。
心より感謝しています。
未筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

○○年〇〇月○○日
××大学××学部××学科
△△

基本的には、メールで報告するときとあまり変わりありませんが、多少多少異なる点もありますので、注意しておきましょう。

「貴社ますます~申し上げます」までの部分と、「未筆ながら~」の部分に関しては、テンプレートといっても過言ではないほどに多用する部分なので、このまま実際に使用しても構いません。これに関しては、社会人になっても使う表現ですので、この際覚えておきましょう。

構成としては、「挨拶→内定の報告→理由→謝罪と感謝→結び」の流れが一般的です。この例文もひとつの参考にしかなりませんが、この構成は変わることはありませんので、最低限この枠組みだけは覚えるようにしておいてください。

直前の入社辞退で損害賠償を請求される可能性も少なくない

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入社できないのだから入社辞退する以外に方法がない、という場合であっても、辞退の仕方次第では相手から訴えられて損害賠償まで発展してしまうことがあります。自分が厄介なトラブルに巻き込まれるはずがないと思っていても、最終的にどのようなことになるかは誰にもわかりません。

何気なく自分が取ってしまった対応の結果、思わぬトラブルに巻き込まれてしまうことのないように確認しておきましょう。

採用や事前研修にかける費用が大きい場合は損害賠償の可能性もある

企業が選択した方針によっては新卒採用に力を入れていたり、研修を充実させて新入社員の状態からでも十分に戦力として活躍できるようにお膳立てする企業もあります。新卒採用に数百万以上かけている企業もあります。

多くの資金を使い、内定までもらったのに入社に至らなかったのであれば、企業側としては大損になってしまいます。もし資金を裁判を起こすことによって、裁判の費用を差し引いても少しでも資金を取り返すことができるのであれば、入社辞退が契約違反だとして訴えを起こされてしまうリスクは高くなってしまうでしょう。

内定式後に入社辞退する際はトラブルを防ぐためにも早めに企業へ連絡が必要

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この記事では「内定式後の入社辞退」に焦点を当てて、辞退する際の注意点、辞退する場合の手段と例文についてまとめました。

本文中でも述べたように、入社を辞退する決心を固めたのであれば、なるべく早めに企業に連絡をするようにしましょう。そうでなければ、トラブルに巻き込まれてしまう可能性が高くなってしまうほか、最後の最後に自分の印象を下げてしまうことになりかねません。特に後者に関しては、将来の取引先になる可能性もゼロではありませんので、気を付けるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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