内定について

【入社辞退の方法とは】企業への連絡方法や直前に連絡する際のリスク

内定式後でも入社を辞退するのは可能

内定式を終えた後に、内定を辞退したい、別の企業に就職したいと考える人もいるでしょう。内定式に出席したからと辞退するのを諦めてしまっては、入社した後になって後悔することになります。

内定式の後でも、入社を辞退することは可能です。しかし、ときには問題に巻き込まれる可能性もあるため、内定を辞退するのであれば、辞退の方法を知っておく必要があるでしょう。

この記事では内定式の後に入社辞退する際の注意点、そして連絡方法について解説します。また併せて、電話やメールで連絡するときの例文も紹介していきます。内定辞退を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

内定辞退のマナーについては、下記の記事で解説しております。

辞退は入社2週間前までに連絡する

入社辞退をする場合は、「辞退を決めた段階ですぐに」企業に連絡を入れる必要があります。企業に気を遣って決断を先延ばしにしていると、問題が起こったり企業に迷惑をかけたりすることがあるため注意しましょう。

例えば契約面で問題が生じます。民法第627条第1項によると、入社の2週間前までに辞退の通告をしなければ、入社日までに企業との労働契約が解除できない可能性があります。そのため入社2週間前からは、内定を辞退することが難しいです。

また、企業は学生へ内定を通知したら、新入社員を受け入れるための準備をします。内定式の準備はもちろん、入社前研修の実施や配属先部署との調整、入社手続きのサポートなど、新入社員を受け入れるためにはさまざまな準備があります。

そのため、それらの準備が進む前に、早めの段階で企業に辞退を伝えるのがマナーといえるでしょう。せっかく内定を出してくれた企業を自分から断ってしまうのであれば、できる限り相手の負担にならないように早めの連絡を心がける必要があります。

内定辞退の期限については、下記の記事でも詳しく解説しております。

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入社辞退は電話で伝える

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誠意をみせるためにも、入社辞退の連絡は直接企業へ出向いて伝える方がよいと考える人も多いでしょう。しかし、時間が取れずにずるずると長引いてしまっては、印象が悪くなります。入社辞退の連絡は、直接ではなく電話で伝えるようにしましょう。電話は、相手に時間を取らせることなく伝えられます。

また、辞退の連絡はメールでしても問題ありません。むしろ、今までメールでやりとりをすることが多かった企業では、メールでの連絡の方が都合がよいこともあります。

しかし、電話でのやりとりが多かった企業には、電話で伝えることをおすすめします。電話の方がメールよりも時間を取られないためよいと考えている可能性が高いです。

就活での電話のかけ方については、下記の記事で解説しております。

内定式後に入社辞退する場合の例文

ここでは、内定式後に入社を辞退する際に話すべき内容を、電話・メール・手紙の3つのケースに分けてそれぞれ紹介します。入社辞退の連絡は、基本的には電話でするのがマナーです。しかし、担当者になかなか連絡がつながらない場合は、メールで連絡をすることもできます。

また、電話やメールで伝えたあとに手紙でも報告を入れると、より丁寧です。例文を自分の立場に置き換えて、参考にしてみてください。

辞退理由の考え方については、下記の記事で解説しております。

電話で報告する場合

お世話になっております。私、○○大学○○学部の○○(名前)と申します。頂いた内定についてお伝えしたいことがあり、お電話させて頂きました。担当の○○様はいらっしゃいますか。

就活生

はい、○○です。

企業

お世話になっております。○○大学○○学部の○○(名前)です。先日は内定式でお世話になりまして、誠にありがとうございました。自身の将来について熟考した結果、御社の内定を辞退することを決意いたしました。つきましては、その手続きをお願いしたく、ご連絡した次第です。こちらの都合で勝手なことを申し上げ、大変申し訳ありません。内定辞退に伴い、〇〇様には多くの負担をかけてしまい大変恐縮なのですが、ご了承の程、宜しくお願い致します。

就活生

電話は長ければ長いほど、相手の時間を拘束してしまいます。そのため、できる限り簡潔に用件を伝えるようにしましょう。

また、辞退理由は「自身の将来について熟考した結果」「一身上の都合により」などと簡潔に述べて問題ありません。辞退理由を詳細に説明すると、企業は辞退を思い留めるように説得に走る可能性があります。そうなってしまうと、辞退しづらくなってしまいますので、対応は毅然と、自分から出す情報は最小限におさえるとよいです。

謝罪の言葉も忘れずに述べるようにしましょう。この決断は、多かれ少なかれ企業に迷惑をかけてしまっています。そのため、その期待に沿えないことへの言及はしておく必要があります。

内定を辞退する際の例文は、下記の記事でも紹介しております。

メールで報告する場合

件名:内定辞退のご連絡

○○株式会社 人事部××様

お世話になっております。○○大学○○学部の○○です。
先日は内定式を開いていただき、誠にありがとうございました。
貴社から内定をいただいたことは大変光栄ではありますが、
一身上の都合により内定の辞退をさせていただきたく、
ご連絡いたしました。

選考から私のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような決断に至ることになってしまい誠に申し訳ありません。

最後に、短い時間ではありましたが貴社にかかわることができたことについて非常に感謝しております。ありがとうございました。

本来であれば直接お伺いしてお伝えしなければならないところ、
メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社ますますご清栄をお祈り申し上げます。

===========
○○大学○○学部○○科○年 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
===========

メールで報告する場合は、簡潔で分かりやすい件名をつける必要があります。件名だけで内容が分かる言葉を入れるようにしてください。電話のときと同じく、内定辞退に至るまでの背景を詳しく語る必要はありません。あくまで毅然とした態度で臨むようにしましょう。

末尾には、期待に沿えなかったことへの謝罪と、感謝の言葉を述べるようにしてください。そして最後には、署名を入れましょう。

内定辞退のメールの書き方について、下記の記事でもポイントを解説しております。

手紙で報告する場合

○○株式会社 人事部 ○○様

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定式を開いていただき誠にありがとうございました。

お電話でもお話しさせていただきました通り、誠に勝手ではございますが、
一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考をはじめ、私のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような結果をご報告するのは心苦しい限りです。
恐れ入りますが、なにとぞご容赦ください。

最後に、就職活動を通して○○様には大変お世話になりました。
心より感謝しています。
未筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

令和〇〇年〇〇月〇〇日

○○大学○○学部
○○○○(氏名)
東京都○○区○○1-1-1
***-****-****(電話番号)

基本的には、メールで報告するときと大きく変わりありませんが、手紙ならではのマナーがあるため注意しましょう。

「貴社ますます~申し上げます」までの部分と、「未筆ながら~」の部分に関しては、テンプレートといっても過言ではないほどに多用する部分です。このまま実際に使用しても構いません。社会人になっても使う表現であるため、この際覚えておきましょう。

構成としては、「挨拶→内定の報告→理由→謝罪と感謝→結び」の流れが一般的です。とくに謝罪や感謝の気持ちは、忘れずに記載するようにしましょう

内定を辞退する際のお詫び状の書き方については、下記の記事で解説しております。

内定式後に入社辞退する際は企業への早めの連絡が必要

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内定式の後で入社を辞退したいと考える人は少なくありません。内定を辞退することは悪いことではありませんが、少なからず企業へ迷惑がかかってしまうため、誠実な対応をすることが大切です。

入社を辞退する決心を固めたのであれば、できる限り早めに企業に連絡をするようにしましょう。連絡が遅くなるほど、企業へ迷惑をかけてしまいます。遅くとも入社の2週間前までに連絡をする必要がありますが、それより前に辞退を決めたのであれば、早めに連絡を入れましょう。

マナーが守れていないと、最後の最後に自分の印象を下げてしまうことになります。辞退した企業が将来の取引先になる可能性もゼロではないため、気をつけるようにしましょう。

内定辞退を撤回したい場合の連絡方法については、下記の記事で解説しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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