就活のマナー

お詫び状を入れる封筒マナー|選び方から書き方も解説

お詫び状を入れる封筒にもマナーがある

就職活動を通じて複数の企業からの内定を得ているという場合、一定の期日までには進路をひとつに決めなければなりません。その場合、選ばなかった企業にはお詫び状を送るのがマナーとされているのですが、それを入れる封筒にも実は一定の決まりがあるのです。この記事では「お詫び状を入れる封筒」に焦点を当て、使用するべき封筒の色・サイズ・種類や書きかた、そしてお詫び状を封入する際に注意しておくべきことなどをまとめてご紹介していきます。

また併せて、担当者に実際に会ってお詫び状を手渡しする場合のマナーについても解説していきます。複数社の選考を受けていて内定辞退する可能性がある方や、今持っている内定を蹴って就活をやり直そうとしている方はぜひ一度参考にしてみてください。

お詫び状を入れる封筒の色とサイズの選び方

冒頭でも触れたように、お詫び状を入れる封筒にも一定のマナーがあります。ビジネスマナーとしても使える知識なので、この際に学んでおきましょう。ここでは、お詫び状を入れる封筒として適しているものの選び方を、色・サイズ・種類の項目に分けてそれぞれ解説していきます。仮にそれに当てはまらないもので送ったとしてもペナルティーがあるわけではないのですが、印象にも関わってくるところなので、これから登場する情報をしっかりとおさえておいてください。

封筒の色は白

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際におさえておくべきポイントの1つ目が色で、これは「白色」かつ「無地」のものを選ぶようにしてください。というのも、「正式な書類」を入れる封筒として一般的に用いられているのがこのタイプのものだからです。一方で、封筒の色でよく見かけるのは「茶色」だという方は多いのではないでしょうか。ですが、茶色のものは一般的には「事務用」として用いられるケースがほとんどとなっています。

そのほかにも色付きのものがあるのですが、これらに関しても、お詫び状を入れるものとしてはあまり好ましいとは言えないようです。また、柄が入っているものもあまり良いものだとされてはいません。お詫び状はあくまで誠意を伝えるものであるため、それを妨げる要素が入っているものを選んでしまうと、かえって自分の首を絞めることにもなりかねないので注意しましょう。

便箋が三つ折りか四つ折りで入るもの

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際におさえておくべきポイントの2つ目が「封筒のサイズ」です。中に入れるお詫び状本体がが3つ折りまたは4つ折りで入るものを選ぶようにしてください。これについては、大きいサイズの封書が送られてきた場合を自分自身も想像してみましょう。置き場所に困ると考えた方も少なくないのではないでしょうか。

また、3つ折りまたは4つ折りのものが入るような小さな封筒を選ぶことは、送り主である就活生自身にとってもメリットがあります。それは、郵送のコストが抑えられることです。ちなみにA4サイズの場合、3つ折りのものは「長形3号」または「長形13号」、4つ折りのものは「長形30号」または「長形40号」のものを選ぶとよいでしょう。

中身が透けない封筒を選ぶ

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際におさえておくべきポイントの3つ目が「封筒の種類」で、このケースでは「二重封筒」をはじめとした少々厚手の封筒を選ぶのが無難です。「二重封筒」とは読んで字のごとく、封が二重になっている封筒を言います。二重になっているため、それだけ厳重に中身が守られていることを意味し、正式かつ重要な手紙・書類や改まった内容(お祝いなど)の書類を封入する場合に用いられるケースが多いです。

一方、白の一重封筒は主に「葬礼関係」のお知らせ・手紙や、お見舞い状を入れるものとして用いられています。お詫び状は例外になるのですが、一重・二重のどちらを使うべきかについては、「重ね重ね起こってほしいもの」の場合は二重封筒を、逆に「もう起こってほしくないもの」は一重封筒を、と覚えておくとよいでしょう。

お詫び状を入れる封筒の書き方と注意点

お詫び状を入れる封筒選びが終わったら、次は実際に宛名などを書き入れていきましょう。この際、お詫び状は改まった文書であるため、書きかたについても守っておいてほしいルールがあります。ここでは、お詫び状を入れる封筒の書きかたと注意点を3つの項目に分けて解説していきます。封筒は中身を見る前に目につくものなので、手を抜くことのないようにしたほうがよいでしょう。

縦書きで書く

お詫び状を入れる封筒の書きかたでまず知っておいてほしいのが、「縦書きで書く」という点です。先述の通り、お詫び状は「改まった文書」であるため、日本の形式に従って書く必要があります。日本の形式とは「縦書き」を指しているため、これに従わなければならないのです。書き入れるべき内容は「住所」と「宛名」の2つです。

住所は右上から書いていきます。すべて一行で書いてしまおうとすると字が小さくなりすぎてしまうでしょうから、「丁目」の前後あたりで一度開業するようにしてください。宛名は真ん中に書きます。このとき、末尾に敬称を付けるのを忘れないようにしてください。宛先が企業もしくは部署であれば「御中」を、個人もしくは担当者宛ての場合は「様」を付けるのがマナーです。

会社名や住所は略さない

次に守っておくべきポイントが、「会社名や住所は略さない」という点です。これはお詫び状を入れる封筒を書く際に限った話ではないのですが、うっかりやってしまいがちなので気を抜かないようにしましょう。会社名に関しては、「正式名称で書く」というのが鉄則です。「(株)」ではなく「株式会社」「(有)」ではなく「有限会社」と、これらの部分についても例外ではありませんので注意してください。

住所に関しては、「丁目」「番地」「号」などを忘れないようにしなくてはなりません。普段はハイフンあるいはダッシュで略しがちですが、今回は正式な書類を入れる封筒であるため、これらについても抜けもれなく記載しておくようにしてください。自分の正式な住所がわからないという方は、住民票に記載されている住所を見るようにしましょう。

差出人の名前は裏の左下に書く

最後に裏面を見ていきましょう。裏面には送り主である就活生自身の情報を記していくのですが、書き入れる場所は「左下」だと覚えておいてください。裏面ももちろん「縦書き」で作成します。最低限書き入れるべき情報は「住所」と「送り主の名前」の2つです。住所に関しては表面の書きかたと同じように、「丁目」の前後で改行するとよいでしょう。

基本はこの2点の情報があれば十分なのですが、それ以外にも大学名や学部・学科、学年、そして郵送した(ポストに投かんした)日付などの情報も記載しておくと丁寧でしょう。なお、これについては縦書きの場合だからこそいえるもので、横書きの場合に関しては右下に書くなど、状況が違えば従うべきマナーも異なってきますので注意しましょう。

お詫び状を封筒の入れるときのポイント3つ

お詫び状とそれを入れる封筒が完成したら、あとは封入して郵送するだけです。しかし、お詫び状を封筒に入れる際にも気を付けておいてもらいたい点がいくつかありますので気は抜けません。ここでは、お詫び状を封筒に入れるときに気を付けておくべきポイントを3つご紹介いたします。ここでグダグダになってしまうと、最悪の場合作り直しなどということもないとは言い切れません。最後まで丁寧に作業を進めるようにしましょう。

①折り方に気を付ける

お詫び状を封筒に入れるときに気を付けておくべきポイントの1つ目が、「折り方」です。3つ折り・4つ折りのどちらを選ぶにしろ、雑にはおらないように注意してください。3つ折りの場合、書き出しの部分が読めるように、上1/3がいちばん上に来るように折ると親切です。そのため折り方としては、はじめに手紙の下1/3を折り、それから上の部分を折りたたむというのが手順となっています。

一方で4つ折りに関しては、まず2つ折りにして、それをもう半分に折りたたむと完成です。これに関しても、書き出しの部分が右上に来るようによく見ておいてください。ちなみにですが、3つ折り・4つ折りを比較すると、3つ折りのほうがすぐに読み始められるため、読み手からするとありがたいでしょう。

②書き出し面が上にくるように入れる

お詫び状を封筒に入れるときに気を付けておくべきポイントの2つ目が、「お詫び状を入れる向き」です。これに関しては、書き出しの面が上に来るように入れるようにしてください。封筒の企業の宛名を書いている面が表になるように置いた場合、書き終わりの部分が下になるようにして入れていきます。すなわち、書き始めの部分が上になるように入れるのです。

直前の見出しの最後で言及した、3つ折り・4つ折りのどちらが読み手に取ってありがたいかという点もこのポイントに絡んできます。上に書き出しの部分が来ることから、3つ折りのものだと封から出してすぐに上をめくると読み始められるのです。4つ折りを否定するものではありませんが、読み手への配慮という部分も考慮に入れてみてもよいのではないでしょうか。

③封字を書く

お詫び状を封筒に入れるときに気を付けておくべきポイントの3つ目が、「封字を書く」ということです。封字とは、封筒にのり付けをした後に口(ベロなどともいう)の部分に書き入れる字を言います。一般的には「〆」の字が用いられることがほとんどです。これをする目的としては、「一度封をした後、誰も開封していません」という意思表示が挙げられます。

誰かが封を開けてしまっていると字の部分が合わないなど、開封の痕跡が一目でわかるようになるので、封字を書いておく方がよいのです。ちなみに封字には「〆」のほかにも「緘」「締」「封」などの種類があります。中に入っている書類の重要度で上から「緘」「封」「〆」「締」の順に分けられるのですが、ここでは「〆」だけ覚えていれば十分でしょう。ただし、「〆」であって「×」ではないところには注意するようにしてください。

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お詫び状を手渡しで渡す場合

お詫び状を入れる封筒に関してここまでしてきた話は、郵送を前提にしたものでありましたが、中には手渡しで渡すという場合も出てくるでしょう。ここでは、そのケースにおける対処法について解説していきます。封筒を手渡しするということは、事前にカバンの中に入れて持ち運ぶということでしょう。

その場合には、封筒が必要以上に汚れたり折れ曲がったりしないように、クリアファイルの中に入れて持ち運ぶのがエチケットです。封筒を渡す際にも注意が必要で、相手側には底のほうを向けて、つまり口の部分が自分の向きに来るようにして渡すようにしましょう。これから文章を読むのは自分でなく相手であるため、相手が読みやすいようにするというのがポイントなのです。

お詫び状は封筒まで気を遣い失礼のないようにする

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この記事では「お詫び状を入れる封筒」に焦点を当て、使用するべき封筒の色・サイズ・種類や書きかた、そしてお詫び状を封入する際に注意しておくべきこと、そして、担当者に実際に会ってお詫び状を手渡しする場合のマナーなどをまとめてご紹介してきました。お詫び状は中身の文言や字だけを気にしていればよいというものではありません。

それを入れる封筒にも細心の注意が払えてこそのものです。そのため、今回ご紹介した情報を参考にして、最後まで気を使って失礼のないようにしましょう。最後に、内定辞退は悪くはありません。しかし、その後の対応が良くないと、本人の印象にかかわってきます。将来その会社と仕事をする可能性もあるので、わだかまりがないようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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