就活でのメールの書き方は選考にも影響する｜場面別に今すぐ応用できるテンプレから件名を書く時の注意点までをまとめて大公開！

メールの常識、知っていますか？

就活をしていると企業にメールを送る機会が多く、慣れない人は苦手と感じる人も多いでしょう。メールには様々なマナーがあり、それは社会人の常識です。メールは就活だけではなくビジネスでも非常によく使用します。そのため就活生のうちからそのマナーを覚えておきましょう。メールの常識がしっかりと守れていないと、それだけで低評価に繋がる可能性もあります。
メール次第では好印象を与えることもできますので、しっかりとメールの常識を覚えておきましょう。

場面別のメールテンプレ

就活でメールを送る場面は様々です。ただでさえメールの作成には気を遣うのに、それを場面ごとに内容も作成し直していたのでは時間がかかってしまいます。場面別にメールのテンプレを作っておけば、少し修正するだけで他の企業に使いまわすこともできます。最初は大変ですがテンプレを作っておけば、今後もかなりの時間短縮が望めるので一度作成したものはテンプレとして残しておきましょう。
また、就活に限らずビジネスのメールはメールの末尾に自分の名前や住所、連絡先などの署名が入っていることがマナーになります。これはどの場面でも必要なので事前に署名を作成しておきましょう。

①会社説明会

【例文1】

件名：〇月〇日会社説明会への参加申し込み

〇〇株式会社
採用ご担当者様

突然のメールにて失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
学生時代に培った〇〇を活かし、〇〇できる企業への就職を希望しており、
業界・企業研究を行っております。
つきましては、貴社の就職説明会に参加させて頂きたく、メール致しました。
【希望会場日時記載】
ご多用の中、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

【例文2】

件名：説明会参加の御礼

〇〇株式会社
採用ご担当者様

本日、貴社の会社説明会に参加させていただきました、
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
貴社の業務内容や企業理念についてのお話を伺う事ができ、
大変参考になりました。
実際に現場で活躍されている社員の皆様から、
業務内容や仕事のやりがいについてもお伺いする事ができ、
非常に有意義な時間を過ごす事ができました。
本日の会社説明会に参加した事で、貴社への入社意欲がますます高まりました。
本日いただいた資料を熟読し、さらに貴社への理解を深めて参ります。
末筆ながら、説明会のお礼を申し上げますとともに、
貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail:

会社説明会に申し込む際に、企業にメールをする場合もあります。説明会は企業によっては複数の日にちがあったり、同日でも時間を分けて数回行われる場合があります。どの日程のどの時間に参加するのかを必ず明記しておきましょう。会社説明会への参加が、企業と就活生のファーストコンタクトになるので、最初の文面には突然メールをして申し訳ありませんなどの導入の挨拶をしっかりと入れます。説明会が終われば今度はお礼のメールです。お礼のメールも何日の何時からの説明会に参加したということを明記しておけば、もし担当者の記憶に残っていれば、強く印象づけることができます。
内容は説明会開催のお礼と、どんな点が良かったか参考になったかなどを素直に書きましょう。感想に関しては難しく考える必要はありません。正直な感想を述べ、選考に臨む意志をアピールしましょう。

②OB・OG訪問

【例文】

件名：OB訪問のお願い

〇〇株式会社
採用ご担当者様

突然のご連絡恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
本日は大学内にある就職支援センターの名簿にて〇〇様の事を知り、
ご連絡を差し上げました。
私は現在就職活動を控えており、IT業界を志望しています。
中でもメディア事業で多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
〇〇株式会社でご活躍されている鈴木様にぜひお話を伺いたく、
ご連絡させて頂いた次第です。

下記日程でご都合のよろしい日時はございますでしょうか？
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
上記の時間帯から、〇〇様のご都合のよろしい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。
お忙しい中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

大学の就職支援センターなどに問い合わせればOB・OGの情報を開示してくれますので、企業にメールを送ればOB訪問をすることができます。まず自分は何者なのかをしっかりと明記し、なぜメールに至ったのかその経緯を説明します。このときにただOB訪問がしたいのではなく、なぜその業界なのかについても簡単に触れておきましょう。企業も忙しいので、志望度のない就活生のOB訪問までは面倒を見れません。しっかりと志望度があるということを示せば、企業が取り合ってくれる可能性も高くなります。
日時については自分の都合のいいものを提示しましょう。この時に複数の日程を提示すれば、OB訪問ができる可能性も高くなります。また自分の都合だけを考えていると思われないためにも、できるだけ多くの選択肢を相手に提示することが大切です。

③会社訪問

【例文】

件名：会社訪問のお願い

〇〇株式会社
採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
先日は突然のお願いにも関わらず、会社資料をお送り頂き誠にありがとうございます。
資料を熟読させて頂き、ますます貴社へ入社したい気持ちが強くなりました。
そこで、ぜひ会社訪問の機会を頂きたいと思っております。

下記の時間帯から、〇〇様のご都合のよろしい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
ご多用の中、大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

OBやOGが自分の大学にいない場合でも、その企業に言ってその雰囲気を知ることができるのが会社訪問です。何かしらのコネがあれば会社訪問も実現しやすいですが、コネがない場合でも上手く行けば会社訪問を実現することはできます。会社訪問で大切になるのは、志望度の高さを示すことと、複数の日時を提示することです。会社訪問の場合は特に業界だけではなく、その業界の中でもなぜこの企業を訪問してみたいと思ったかについてを記す必要があります。
企業も志望度の高い学生は採用したいと思っているので、自社に興味を持ってくれているということが分かれば、忙しい合間を縫って会社訪問の機会を設けてくれるでしょう。またそれを実現するためには、複数の日時を提示することが不可欠だと言えます。

④選考通過

【例文】

件名：一次選考通知の件

〇〇株式会社
採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
書類選考合格のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。
二次選考の機会を頂けたこと大変嬉しく思っております。
先ほどメールを確認致しましたので、
取り急ぎ、その旨をご連絡するためメールさせて頂きました。
今後ともよろしくお願い致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

面接合格のお礼メールについては極端に言えば送信する必要はありません。お礼メールの有無に関わらず内定をもらえる人はいますし、メールを送っても不合格になる人はいます。しかしお礼メールが全く無意味かと言われればそうではなく、場合によってはプラスに働くこともあります。就活は一つ一つの積み重ねが大切になるので、少しでも印象を良くしておくのに越したことはありません。内容は簡単なもので構いません。面接の突破の連絡を確認したこと、合格に対するお礼、次回の面接への意気込みなどで充分です。
ここで評価をアップさせようと、くどくど書いてしまうとあざとい感じがして、逆効果になる可能性がありますので注意が必要になります。簡潔に丁寧にを心がけて爽やかなメールを送りましょう。

⑤日程調整

【例文】

件名：面接の日程について

〇〇株式会社
採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
面接の日程についてのご連絡、誠にありがとうございます。
必要な書類を持参の上、下記日程でお伺いさせて頂きます。
◯月◯日（◯）◯時〜
ご多用の中、大変恐縮ですが、当日は何卒よろしくお願い致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

企業によっては面接の日時が指定されている場合もありますし、提示された中から自分の都合のいい時間を選ぶという場合もあります。後者の場合は日時を選んで希望日をメールする必要があります。メールの内容は要件が伝わるシンプルなもので構いません。面接日とその日時を記し、必要なものについては確認したという旨が伝われば大丈夫です。最後に当日はよろしくお願い致しますなどの簡単な挨拶で締めれば完成になります。面接日の指定については企業にとっても必要なメールなので、内容がすぐに分かるように簡潔に記してください。
当日の意気込みなど余計な文章が多いと、肝心の内容を読み取るまでに時間がかかってしまうので要件をまとめて書くということを意識しておきましょう。

⑦内定

【例文】

件名：内定通知について

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
この度は内定のご通知を頂戴し、誠にありがとうございます。
貴社に入社する決意が固まり、改めて身の引き締まる思いです。
4月からは貴社の社員として精一杯頑張りますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

内定通知をもらったら素早くメールでお礼をしておきましょう。内定が決まったのだから相手の評価を気にする必要はないと考える人もいますが、それは大きな間違いです。企業との関わりがひと段落ついただけで終わったわけではありませんし、むしろこれからの方が付き合う期間は長くなります。その企業の一員になるわけですから、その人はすでに自分の上司です。上司の評価が高ければ就職してからもスムーズにいくことが多いので、内定をもらったことの感謝と入社後の抱負などを記したメールを送っておきましょう。
内定のお礼メールに関しては簡潔にまとめても構いませんし、自らの想いを正直に書いても構いません。自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが大切になります。

⑧履歴書返却

【例文】

件名：履歴書返却のお願い

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇科の〇〇と申します。
この度は不採用の通知を頂き、大変残念ですが承知致しました。
今回は応募に際し送付させて頂きました履歴書の返却をお願いしたく、
ご連絡を差し上げました。
お忙しいところ、お手を煩わせてしまい大変恐縮ですが、
ご検討のほど何卒よろしくお願い致します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名：
住所：
電話電話：
e-mail：

履歴書返却のメールを送ったことがある人は少ないかもしれませんが、不採用になった履歴書を見直すことで自分の就活を反省し、改善することができます。企業によっては予め求人情報に履歴書は返却はしないという旨を記載している場合もありますが、そうでない場合は履歴書返却のメールを送ってみてもいいでしょう。内容は不採用になったこと、履歴書を返却してほしいということ、結びの挨拶とシンプルなもので構いません。
また、不採用になった企業だから評価は関係ないと思って、適当なメールを送るのはNGです。どの企業とどう関わることになるか分かりませんので、不採用になった企業でも礼を尽くすことが大切になります。

件名の注意点

普段のメールではそれほど気にしていない人も多いですが、就活ならびにビジネスにおいては件名は非常に重要です。件名によって印象を良くすることは難しいですが、印象が悪くなってしまうことはあります。内容にも関係せずに件名だけで評価を落としてしまうのは、非常に勿体ないです。
就活では細部にまできちんと気を遣うことが大切になります。メールの件名一つとっても相手の立場や気持ちになって作成することが大切です。

件名は用件と氏名

就活のメールの件名で一番大切なのは、すぐに内容が分かるということです。人事は一日に何通ものメールに目を通すので、必要のないメールまで全てを開封していてはいくら時間があっても足りません。今すぐ見る必要があるのか、後でも構わないのか判断しやすくするためにも、分かりやすい件名を心がける必要があります。
また件名のないものや内容が分からないものだと不信感を与えてしまう可能性もあるでしょう。件名を見て概要を判断できるよう、簡潔に用件と氏名を記載することが大切になります。

返信する場合は変更しない

就活のメールで失敗しやすいのが企業からのメールに対する返信です。企業から送られてきたメールに返信する場合は、件名は変えずに「Re:」の状態で返信するのが正解です。よく件名を消し、新たな件名を付けて返信をする人がいますが、これだとどのメールのやり取りが続いているのか分からなくなりますし、就活生から新たに要望が来たのかと企業を混乱させてしまう可能性もあります。
Re:を付けていればどのメールのやり取りなのかすぐに判断することができ、何か問題があった場合でもすぐに過去のメールを振り返ることができます。Re:の機能は意外に使えるものなので間違って消してしまわないようにしましょう。

連名の場合は順番に気を付ける

メールを作成するときには、どこの企業のどの部署の誰宛なのかを明記しますが、担当者が一人ではない場合、名前を記載する順番に気を付ける必要があります。細かい決まりですがこれは社会人になってからも同じことですので、今のうちにそのマナーを覚えておきましょう。連名の場合は役職順に記載するのが正解です。
例えば三人の場合でも同じで高い役職の人から書いていきます。このマナーが守れていないと大変失礼に当たりますし、意外に見落としやすいポイントなので充分に注意しましょう。

返信はなるべく早めに

企業からの連絡については素早く対応するのは就活の鉄則で、それはメールの場合も同じになります。メールの利点はどこでも手軽に、素早くレスポンスができる事なので、企業からメールが届いたら当日、遅くても翌日中には返信するのが好ましいです。できれば当日中が最も良いですが、メールに気づいたのが深夜などの場合は、翌日の朝にメールを送るようにしましょう。
当日中が良いとは言っても非常識な時間に送ると、今度はそのことがマイナス要素になります。翌日中であればそれほど遅いと思われることもないので、深夜帯などに返すのではなく、できるだけ日中に返信するようにしましょう。

メールマナーも選考に影響する

慣れないメールに苦労をする就活生は多いですが、メールマナーは選考にも影響する大切なものです。また就活だけではなく就職し、社会人になってからもメールマナーは必要になります。今のうちから覚えておくと就職してからも有利になりますので、就活生のうちに習得しておきましょう。メールには細かいマナーがありますが、大切なのは相手に配慮する気持ちがあるか、相手を重んじていることが伝わるかです。
特にお礼のメールなどの場合は自分の素直な気持ちを記した方が高評価に繋がる場合もありますので、自分の言葉で正直な気持ちを書くようにしましょう。たかがメールされどメールです。他の就活生評価が拮抗したときに勝負を分けるのはメールの印象の可能性もあります。メールだからと気楽に考えるのではなく、メールだからこそ自分の印象が良くなるようにきちんと作成しましょう。

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