履歴書

履歴書在中を手書きするときの書き方|別の方法やマナーもご紹介

「履歴書在中」は忘れずに記入しよう

履歴書に限らず、何か特別な書類を相手に渡す際には封筒に「何の書類が入っているのか」を明記することがルールとされています。これは就活だけでなく社会に出てからも、会社の内外など様々な場面で必要になってくるものです。このルールは例えば宛名を書く、切手を貼るなど、郵送などで封筒を扱う際の基本的なマナーと一緒になります。

就活の段階から社会一般で必要になるルールを認識し、実践できるということを示すのは大変重要になってきます。もちろん「履歴書在中」を書き忘れたからといって落とされるようなことは考えにくいですが、しっかりと記入することが大切です。

 「履歴書在中」を書く意味

封筒に「履歴書在中」と書くことには、常識であるという以上に重要な2つの意味があります。1つ目は、書類が確実に採用担当者に届くようにするためです。企業には学生から送られてくる採用関係の書類以外にも毎日膨大な量の郵送物が届くため、「履歴書在中」と書いておくことで、確実に採用担当者の元まで届けてもらうことができます。

2つ目の意味もこれに関連するものですが、履歴書がきちんと届いたということを企業側がすぐ認識できるためです。履歴書在中と明記しておくことで採用担当者までスムーズに届き、「履歴書が送られてきた」と認識してもらうことができます。

 手渡し・郵送のどちらも必要

「履歴書在中」の表記は郵送するときだけでなく、面接などで直接採用担当者に手渡す際にも必要です。これは「この封筒には履歴書が入っています」ということを相手に端的に知らせ、他の書類に紛れて行方不明になったり、採用担当者が誤って破棄してしまうなどのリスクを回避する意味があります。加えて、企業では採用期間中に学生個人に関する書類を保存していますが、その際に分類・保存がしやすくなるという企業側の便宜を考慮するという意味もあるのです。

万が一「履歴書在中」を書き忘れてしまうと、郵送の場合は特に行方不明になったり、開封の際に誤って履歴書ごと破いてしまうなどのトラブルが起こる可能性があります。この二点を踏まえ、郵送・手渡しを問わずに、封筒という形で履歴書を企業に提出する際には必ず「履歴書在中」と明記しておくことが必要なのです。

中身が大切な書類であることを示す

「履歴書在中」の文字がなぜ必須なのか、ということを疑問に思うかもしれません。ただの習慣なのか、または何か特別の意味があることなのかと考えるかもしれませんが、あくまでも応募書類を確実に担当者の手元に送るための実務的な目的と言えます。どの企業も、毎日大量の郵便物が届けられます。その中には応募書類以外にも、取引先からの見積もりや請求書などや、セールスのためのDM、挨拶状・招待状などその種類が多岐に渡ります。

この大量の郵便物を毎日、仕分け担当者の元に手渡しをすることになります。その際に、「履歴書在中」と封筒に書かれていると、この書類が大事なものであるということを示し、早急に担当者の元に届けられることにつながるのです。また、受け取った人事担当者も、机の上に郵便物が重なっていても、ひと目で応募者からの履歴書だと判明できます。これは、他の書類と紛れてしまうというトラブルも未善に防ぐことにもなるのです。

用意するもの

  • 油性の赤サインペン
  • 定規

就職活動の封筒のなかには、あらかじめ表面の所定の場所に「履歴書在中」と印刷されているものもあります。また文具店や100円ショップに行けば「履歴書在中」というスタンプが売られていることもあります。非常に多くの企業にそれぞれ履歴書を送付する場合には、このようなものを活用してもいいでしょう。

「履歴書在中」の書き方

ではいよいよ「履歴書在中」の書き方を見ていきましょう。「履歴書在中」には履歴書そのものや宛名書きほど書き方のルールは多くありませんが、それでもいくつか守るべきポイントがあります。「履歴書在中」の表記がきちんと意味を全うしてくれるようにするだけでなく、実は書く場所によっては内国郵便約款に抵触してしまう場合もあるのです。就活をするうえで最低限知っておくべきことなので、ここで解説する書き方をしっかり覚えておきましょう。

表面の左下に書く


「履歴書在中」を表記するのは封筒表面の左下です。右側には住所や名前など郵送するために必要な情報を書くため、スペースの空いている左下に書きます。なお国の定める内国郵便約款によれば、宛名を記載している部分には宛名以外の情報(履歴書在中など)を記載してはいけないとされています。表面の左下というのは企業の人が封筒を手に取ったときにもっとも見やすい位置でもあります。

重要書類である履歴書が入っていることを示す表記ですから、目に止まりやすい場所に書かなければ意味がありません。これらの理由から下の図のような位置に「履歴書在中」を書くことが一般的になっています。

枠を四角く囲み目立たせる

懸賞に応募する際にラインマーカーを使って、ハガキの外側を枠線で囲うといった話を聞いたことはありませんか?これは多くのハガキの中から選別者の目に留まるようにとの工夫ですが、「履歴書在中」も同様に文字をペンで四角く囲うことで目立たせる必要があるのです。

封筒の表面には郵便番号・住所・宛名など手書きの文字情報がいくつも並びます。文字だけで「履歴書在中」と書いていると質素な印象を与えてしまい、いくら赤ペンで書いても目に留まらない可能性があるでしょう。目につきづらくなることを避けるため、定規で丁寧に四角く囲います。ちょっとしたポイントではありますが、囲みがあるかないかで注意を惹く力が大きく変わるのです。

履歴書を封筒に入れる前に最終確認をしよう

履歴書を封筒に入れる前に内容を見直しましょう。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか郵送前にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に自信がないという就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

「履歴書在中」は手書きでなくてもOK

「履歴書在中」は、手書きでなくても構いません。志望する企業が多い場合は、作成に手間がかかってしまいます。ミスをするリスクを抑えるためにも、印刷済みの封筒やスタンプを利用しましょう。ここからは、手書き以外の方法である印刷済みの封筒やスタンプを利用する場合のポイントについてご紹介していきます。

印刷済みの封筒を使用する

「履歴書在中」が印刷済みの封筒は、書店や文具店で購入出来ます。「履歴書在中」と書かれていても、黒色の印字やデザイン性が高すぎるものは控えましょう。封筒に重要な履歴書が封入していることを伝えるために、赤色でわかりやすく「履歴書在中」と書かれているものを選ぶ必要があります。企業から封筒が指定されている場合は「履歴書在中」と印刷済みのものがあっても、指定されたものを使いましょう。

スタンプを押印する

手書きや印刷済みの封筒を使う以外にも、スタンプを使う方法があります。スタンプを使うことで、様々なサイズの封筒に使うことができます。履歴書を多数提出する場合、スタンプを押すだけでいいのでスピーディーに作成できるでしょう。スタンプを使う際は、インクの色に気をつけましょう。大切な履歴書が中にあることを伝えるものなので、赤色を選ばなければいけません。「履歴書在中」のスタンプは、100円均一や書店などで販売しています。必要に応じて購入しましょう。

「履歴書在中」と「応募書類在中」の違い

「履歴書在中」と良く似た表記に「応募書類在中」というものがありますが、どちらにすればよいか悩むポイントです。これは封筒の中にどんな書類を入れるかによって使い分けてください。エントリーシートなど履歴書以外の書類も一緒に封筒に入れる場合には、必要書類を一式入れてあることを伝えるために「応募書類在中」と記します。

これに対して履歴書(添え状がある場合も)のみの場合は「履歴書在中」と書くのが基本です。ちなみにエントリーシートや職務経歴書のみで履歴書を同封しないような場合は、「応募書類在中」と書くことになっています。履歴書だけを入れるなら「履歴書在中」、それ以外の場合は「応募書類在中」と覚えておけば大丈夫です。

差がつく履歴書郵送・提出マナー

履歴書を送る際には、「履歴書在中」の書き方以外にもマナーがあります。大切なのは履歴書の内容であるため、郵送マナーを守れていないことで不合格が決定するとは言い切れませんが、社会人としてのマナーを知っているかどうかをアピールするためには重要なポイントといえるでしょう。ここでは、履歴書を送る際の封筒への入れ方についてみていきます。就活を経験しないと知る機会がないマナーなので、しっかり覚えておきましょう。

履歴書は折り曲げない

履歴書を郵送する際に、折り曲げるのはマナー違反です。もともとお店で販売されている段階から折り目がついていることが多いので二つ折りなら構いませんが、三つ折りなどにして封筒に詰めないようにしましょう。履歴書は公的な書類ですので折り目をつけるのは避けるべきですし、小さく折りたたまれていると読みづらくなってしまいます。

履歴書を封筒に入れて送る際には長封筒に折りたたんで入れるのではなく、角2号かA4サイズの封筒を使うようにしましょう。角1号の封筒にも入れることはできますが、少し大きすぎるため丁度いいサイズの封筒を使うのがおすすめです。履歴書を買ったときに長封筒が一緒に入っていることがありますが、使用するのは避けた方が無難でしょう。

履歴書や応募関係書類はクリアファイルに入れる

履歴書を郵送する際のマナーとして、履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒に入れるというマナーがあります。このマナーを就活生になるまで知らなかったという方も多いのではないでしょうか。クリアファイルに履歴書を入れて郵送する理由として、雨に濡れて書類が痛むのを防ぐという役割があります。

雨に濡れて文字がにじんだり読めなくなったりしてしまうと、相手に迷惑が掛かってしまいます。また、汚れるのを防ぐという意味でもクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのがマナーです。クリアファイルの種類に決まりはありませんが、無色透明のものを選ぶのが一般的でしょう。派手な色や柄のクリアファイルを使うことで選考結果が変わることはありませんが、ビジネス向きではないため使用しないようにしましょう。

郵送時はポストではなく郵便局に持ち込む

履歴書を郵送する際は、郵便局に持ち込みましょう。ポストに投函するといつ配達されるか正確に分かりません。郵便局に持ち込めば、いつ配達されるのかを知ることが出来ます。また、郵便局に持ち込むことで正確な郵便料金で送ることができます。郵便物はサイズや重さで料金が異なるため、過不足がないように郵送することが大切です。

郵便料金が不足した状態で郵送してしまうと、郵便物が指定日までに届かなかったり企業側に料金を支払ってもらったりすることになります。就活では書類のやり取りをすることは多くあるため、基本のマナーとしておさえておきましょう。

手渡しのときはのり付け不要

履歴書を直接手渡しする場合は、のり付けは必要ありません。履歴書を持参して提出する場合は、封筒の中から履歴書を取り出して手渡します。封筒の中からすぐに取り出すためにも、のり付けはせずに閉じ口に折り目をつけておく程度にしておきましょう。

履歴書を手渡す際は、取り出した履歴書を封筒の上に重ねます。面接官に手間をかけないために、読みやすい向きで手渡すことが大切です。履歴書を渡すタイミングは、提出するように指示を受けたときになります。丁寧な対応を心掛け、いい印象を与えましょう。

「履歴書在中」などの細かい部分まで丁寧に

「履歴書在中」や「応募書類在中」などの細かい部分にまでいかに丁寧に気を配れるかというのは、マナーとしておさえておきたいところです。もちろん重要なのは「履歴書在中」の書き方よりも、履歴書の中身であることは言うまでもありませんし、履歴書在中の書き方次第で合否が決まることはありません。

しかし、細かい部分まで丁寧に気を配るという意識をしっかりと持って実践することで、例えば履歴書の誤字脱字のような細かなミスにも気づきやすくなるはずです。どちらかと言えば意識の問題でもありますが、些細な点も大切にするという視点を持つことは、就職活動全般において非常に重要なことであるのは間違いありません。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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