企業への電話マナーで印象は変わる
企業へ電話するとき、電話での連絡に緊張してしまったり苦手意識を持っていたりしませんか？最近は就活サイトで応募から面接の予約まででき、企業ともメールでやりとりすることが多いため、電話を使うことは少なくなっています。そのため電話が苦手な就活生が多いのでしょう。
とはいえ、選考が進めば電話は避けて通れませんし、電話での印象がよければ他の就活生と自分を差別化することができます。電話が苦手だとしても、最低限のマナーだけは把握しておきましょう。相手に声しか伝わらない電話で大切なのは、ずばり印象で、電話マナーができているだけで全く違ってきます。ここでは実際の電話の流れに合わせて、最低限のマナーをご紹介します。
把握すべき電話のかけ方マナー5つ
電話が苦手だという人のために、電話のかけ方マナーを5つご紹介します。表情や姿を見ずに、声だけで会話をするということに苦手意識を持っている人は多いかと思います。メールであれば、文字入力をするだけで用件が伝えられますが、これに対し、電話は声を用いてやり取りをしなければならないので、相手に内容が伝えられるかどうか不安を感じることは多いでしょう。企業に電話をしなければならない状況になってしまった際は、緊張して頭が真っ白にならないよう事前に電話のコツを身につけ、心のゆとりを持って企業に電話をしてみましょう。
マナー①電話をかける時間は10～16時
まず1つ目にご紹介する電話のかけ方マナーは、電話をかける時間帯に注意することです。多くの企業は午前8～9時から始業し、17～18時に終業しますが、できれば10～16時の間が望ましいです。
朝の時間帯は朝礼と重なることが多く、取引先や社内の連絡が頻繁になる時間です。終業時間前も同様のことが想定できます。よって、電話をかける時間は、これらの忙しい時間を避けた10～16時が望ましいのです。
昼休みは避ける
昼休みは、昼食を食べに外に出かけていたり、社内の休憩室でお弁当を食べたりする人が多いです。食事中であることが考えられるので、なるべく昼休みを外した時間帯に電話をかけるようにしましょう。
また、昼休み中に会社の代表電話や部署の直通電話に電話をしてしまうと、会社にいる社員の誰かは電話に出てくれるはずですが、肝心な人事担当者が不在である可能性は高いです。よって、昼休みに電話をするのは控えましょう。
マナー②静かな環境でかける
2つ目にご紹介する電話のかけ方マナーは、静かな環境で電話をかけるです。せっかく企業に電話をして人事担当者に電話をつないでもらっても、周りの雑音が目立ち、声が聞き取れないとなると、相手はどう思うでしょうか。言葉が聞き取りにくく、さらに円滑に会話ができないとなると、イライラが募っても仕方ありません。
電車に乗っているときや、駅のホームにいて電車が行き交う空間にいるときなどは、電話をするのは控えましょう。電話をかける際は、スムーズに会話を進めるためにも、周囲の状況を一旦確認してから、静かな場所で電話をかけるように努めましょう。
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マナー③メモの用意
3つ目にご紹介する電話のかけ方マナーは、メモの用意です。メモを用意しなくても、電話中に相手に言われた内容は頭の中で覚えられるから大丈夫だと思っている人は気を付けてください。電話は常に会話がなされていきます。メモをしながら電話をしないと、会話のキャッチボールや回答に気を取られ、重要な内容を丸っと忘れてしまうのです。
例えば、面接の日程調整をするシチュエーションだとします。人事担当者の方に「●月●日●時に弊社にお越しください」と言われ、メモをせずにそのまま電話を切ってしまうと、電話を切った途端に安心してしまい、重要な日時の情報が抜けてしまうことがあるのです。ですから、予定調整をした際や重要事項を伝えられた場合は、メモに書きながら復唱して電話をするようにしましょう。また、右利きの人は、電話を左手に持ち、ペンを右手に持つのが理想的な姿勢です。
マナー④はっきりとした口調で話す
4つ目にご紹介する電話のかけ方マナーは、はっきりとした口調で話すことです。言葉に詰まってしまったり、もごもごした口調で話したりしてしまうと、相手に内容が伝わらず、何度も聞き直しされてしまう可能性があります。特に電話は表情が見えない会話になるので、相手の感情などを読み取るのが難しいです。なので、電話で話すときは通常の会話口調ではなく、はっきりと聞き取りやすい声を意識して話すようにすると、爽快なイメージを与えることができ、かつ相手に伝わりやすい口調になります。
どうしても電話というのは、電波の影響や回線の状況で、多かれ少なかれ音声の聞き取りやすさは変化します。ガサガサと雑音が入ってしまったり、電波が不安定なときは音声が聞こえなくなってしまったりと、予期せぬ音トラブルが発生することがあります。ですから、メリハリのある聞きやすい声を発するようにして、聞き手にはっきりと伝わる口調を心がけると、雑音が混じったとしても、ある程度スムーズに話を進めることができます。相手の負担を考えると、はっきりとした口調で話すことは電話のマナーとして重要なポイントです。
顔が見えない分気持ちは伝わりづらい
なぜ電話では、声色や口調が重要であるのかというと、顔が見えない分、表情や態度が見えず、気持ちが伝わりづらいからです。気持ちの大きさや感情を伝えるために、声色を調整して口調を整えることも、電話のテクニックです。
例えば「はい、かしこまりました」という一言であっても、通常の抑揚で言うのではなく、明るい声ではきはきと言うようにしてください。そして、語尾まではっきりと発音するようにしましょう。そうすることで、意欲的な姿勢が表現でき、人事担当者も「この学生は明るくて活発そうだ」と感じ取ってくれるでしょう。声を工夫するだけで、口調が単調にならず、気持ちが伝わりやすくなります。
マナー⑤用件を手短に伝える
目的の人がその人で間違いないと確認できたら、用件を手短に伝えましょう。社会人は基本的に皆忙しくしているのでだらだらと話されると困りますし、「はっきりしない子だな」と印象も悪くなってしまいます。「御社についてお伺いしたいことがあるのですが」「面接日時の変更でお電話したのですが」などと簡素に用件を伝えたうえで、「お時間ありますでしょうか」と相手の都合を尋ねる一言を入れましょう。
重要なのは、会話が自分本位にならないようにすることです。相手の都合を気遣って会話しましょう。ですので、もし「時間ありますよ」「大丈夫ですよ」と返事をもらえたら、「ありがとうございます」とお礼を言うのも忘れないようにします。
電話する前に箇条書きで用件をまとめておく
用件を手短に伝えるためには、電話する前に箇条書きで用件をまとめておくとよいでしょう。例えばですが、下記のようにメモ用紙に内容をまとめておくと、電話中でも確認しやすく、自分の言いたことが順序良く整理されるのでおすすめです。
1、二次面接の再調整のお願い
2、●月●日以降の面接を希望
3、今月中で再調整が難しい場合は来月にしてもらう
このように段取りを構成して用件をまとめておくと、電話をしている最中でも頭の中に伝えたいことが明確に浮かび上がり、すらすらと言葉が出やすくなります。簡潔に用件を伝えられれば、その後のやり取りも軽やかに進み、気持ちの良い会話が続くでしょう。
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電話では言葉使いにも注意が必要
ここまでは、電話のかけ方マナーを5つご紹介しました。以上のマナーを守り、ビジネスシーンにマッチした電話のかけ方ができれば、企業の担当者にも良い印象を与えられるでしょう。しかし、もう1つ注意していただきたい点があります。それは、電話での言葉遣いです。企業に電話する際は、敬語や謙譲語はもちろん、ビジネス用語も使って話すことが求められます。
話し言葉と書き言葉を混合させない
「御社」と「貴社」のように、話し言葉と書き言葉の使い分けをしっかり覚えてください。電話の場合は話し言葉の「御社」を使います。「御社の選考を受けている●●と申します」というように、「御社」は直接対面した際や電話で使用する言葉です。
反対に「貴社」は、書き言葉であり、メールや手紙、文書で使う言葉です。このような使い分けは、最初は覚えるのが難しいかもしれませんが、電話の会話例などを予習して1つ1つ覚えていきましょう。話し言葉と書き言葉を使いこなすことができれば、社会人に負けず劣らずの会話力になります。
「私」→「わたくし」などビジネス用語を使用する
企業に電話する際は、ビジネス用語を使用するようにしてください。下記の例文を見てください。
「わたしは●●大学の●●です」→「わたくしは●●大学の●●と申します」
「お電話しました」→「お電話いたしました」
「人事部の●●様はいますか？」→「人事部の●●様はいらっしゃいますか？」
ささいな言葉遣いかもしれませんが、ビジネスシーンにおいてはこのような言葉遣いが一般的です。ビジネス用語に慣れていない方も多いかと思いますが、社会では至って普通に使用される言葉となります。よって、電話をする際はビジネスの世界に踏み込んでいることを自覚して、言葉遣いを意識しながら話すようにしてください。
企業へ電話するときは下準備と環境・声色に気を付けよう
今回は企業への電話のかけ方のマナーについて解説しました。電話をかける適切な時間帯や言葉遣いを気を付けることで、マナーを守った電話ができます。企業へ電話するのが不安な方は、今回ご紹介したポイントを参考に練習をしてから電話をしてください。そして、電話をするときは、周囲の環境や自身の声色に注意して電話をするようにしましょう。
電話は相手の姿が見えないため、表情ではなく声色や口調などが重要なコミュニケーションの要素となります。企業は、就活生が普段の大学生活だけでは触れない敬語や、本格的なビジネスマナーまで身についていないことは知っています。ですが、周りの応募者たちと差をつけるためにも、焦らずゆっくり電話のポイントを把握していき、電話ひとつでも良い印象を与えられるようにしましょう。
