【応募書類の封筒について】選び方から郵送までの基本マナー

応募書類封筒の基本マナーとは

あなたの顔も性格も分からない採用担当者は、履歴書などの応募書類をみてあなたの印象を作り上げます。そのため、就職活動でマナーに沿った応募書類を作ることは大切です。書類審査の時点で悪い印象を作り上げてしまうと、面接までその印象を引きずる可能性があります。

就職活動では書類審査は第一関門です。採用担当者にとって「明らかに一緒に働けない応募者をよりわける」ためのものになります。関門突破のためには、マナーに乗っ取った書類準備が大切です。

面接への余力を残すためにも、ビジネスマナーに沿った応募書類の書き方をマスターしましょう。

封筒の選び方

就活では、封筒の選び方にも気をつけなくてはいけません。封筒は色の種類が豊富ですし、サイズもさまざまです。

では、就活生はどんな封筒を選べばいいのでしょうか。なぜその封筒を選ばなくてはいけないのか理由と一緒に説明します。

新卒の就活生は白色の封筒が基本

履歴書と一緒に売っているものの中には、茶色の封筒もあります。しかし、就活で使用する封筒は白です。理由は、他の郵便物との区別をつけるためです。

大きな企業になればなるほど、たくさんの書類が郵送されてきます。茶色の封筒だと、たくさんの郵便と混ざった場合に埋もれやすいのです。しかし、真っ白の封筒に「履歴書在中」と目立つ赤の文字で書いていれば、それが履歴書だと分かりやすいでしょう。

サイズは角2号か角形A4サイズ

応募書類封筒の大きさは、角2号か角形A4サイズが適しています。市販の履歴書には、付属の長封筒がついていますが、こちらの封筒を使うのはおすすめできません。理由は、履歴書を折りたたまなければ入れることができないからです。

応募書類が入った机一杯の封筒の中から長封筒を手にとり、わざわざ折りたたんである履歴書を広げるのは面倒です。そのため、履歴書を入れる封筒は、書類が折りたたまないでもすっぽりと入るサイズのものを用意するのが正解です。

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封筒の書き方の基本

就活で使用する封筒選びのマナーや基本を理解したら、実際に宛名を書いてみましょう。宛名書きにもマナーがあるため、紹介していきます。

宛名を書く際はあとから探し回らないように、「鉛筆、消しゴム、サインペン、ボールペン、定規、のり、履歴書在中スタンプ」などをあらかじめ用意しておくとよいでしょう。

封筒の表に履歴書在中と記入する

封筒の表の書き方は以下の通りです。上記の画像を参考にみていきましょう。

①：郵便番号を記入します。記入欄がない封筒を使う場合は、右上にそのまま郵便番号を書きましょう。
②：応募書類封筒の右側に先方の住所を記入します。都道府県からはじめて、建物名も省略せずに書きます。
③：応募書類の縦中央からやや右に会社名を記入します。株式会社も省略せずにきちんと書きましょう。左行に宛名を記入します。担当部署もしくは課から記入します。部署名の場合は「御中」を、個人名の場合は「様」を忘れずにつけましょう。
④：履歴書を送付する場合、左下に赤ペンで「履歴書在中」と記入します。定規を使ってきれいに四角く囲みましょう。もしくは、履歴書在中スタンプを押しても構いません。履歴書以外の書類の場合も、「エントリーシート在中」や「応募書類在中」と内容物を書いておくと分かりやすいです。

封筒の裏は〆マークで封をする

封筒の裏の書き方は、以下の通りです。

①：住所のうえに投函する日付を書きます。履歴書が届いていたのに採用担当者が気づかなかったなどのトラブルが発生したとき、送付した日付は証明として有効です
②：自分の住所、名前、郵便番号を応募書類封筒の左下に記入します。都道府県や建物名などを省略しないで書きます
③：宛名も裏面も書き終え、応募書類も封筒に入れたら、糊でしっかりと封をしましょう。〆マークも忘れずに書いておきましょう

日本郵便では縦書きの場合、差出人の住所を裏に書く際に、継ぎ目の右側に住所、左側に氏名を書くのが正式とされています。しかし大きなサイズの封筒の場合は、左端に書いた方が見やすいです。またA4サイズの封筒は、継ぎ目がないタイプもあるので従わなくても問題ありません

応募書類は窓口で郵送の手続きをする

履歴書を入れた応募書類封筒は、ポスト投かんよりも郵便局の窓口で郵送の手続きがおすすめです。履歴書を送付するときに最も気を付けたいことは、料金不足です。会社によって指定する書類が違いますから、当然のように用いる切手の枚数も変わってきます。

ポスト投函は返送されてからようやく料金不足が発覚します。窓口での手続きであれば、専用のはかりで重さを測り、料金を請求されるので、まず料金不足は発生しません。

郵便局員に問えば、到着の日時も教えてくれるため、安心して送付することができます。料金不足で恐れるべきは、応募書類封筒が先方に届かないことではありません。送付された先方へ郵便局が不足分の切手料金を請求することです。

これは投かんしたポストの位置によって発生してしまいます。ポスト投かんか窓口手続きかは先方には分からないため、マナーとしての問題はありません。そのためトラブルが絶対に起きないという自信があれば、自己責任でポストから投かんしても良いでしょう。

すべての書類を窓口から送付するのも大変ですから、就職したい本命の企業のみ、窓口を利用するというのも戦略のひとつです。トラブル防止のためには、ポスト投かんではなく窓口での手続きをおすすめします。

応募書類の郵送にかかる切手代

郵送にかかる切手代は、封筒の大きさと重さによって決まります。履歴書などを郵送する際に使う角形A4号（228㎜×312㎜）と角形2号（240㎜×332㎜）の封筒は一般的によく使われるサイズで、いずれも日本郵便の「定形外郵便（規格内）」となります。

履歴書や職務経歴書、送付状などをクリアファイルに入れると、合計で60～80gほどの重さです。100g以内の定形外郵便の料金は140円となりますので、その分切手を貼って投函しましょう。

ほかに書類を2～3枚追加しても、100gを超えることはありません。ただ、仮に切手の料金が不足していると、書類が戻ってきてしまったり、企業が不足分を支払ったりする可能性もありますので、心配なら郵便局の窓口で料金を確認した方がよいでしょう。

• 【人事監修】履歴書作成マニュアル

記念切手やキャラクターが載っている切手は使用しない

切手にはさまざまな絵柄や形が販売されていて、期間限定の記念切手やキャラクターが印刷されているものなどがあります。友人や知人に送る際には、こうした記念切手は喜ばれるかもしれませんが、応募書類での使用は避けましょう。

企業とのやり取りはビジネスの場であるため、記念切手やキャラクターの切手はふさわしくありません。受け取る相手によっては、ビジネスマナーを理解していないと感じる可能性も考えられます。また、結婚式などの招待状に使用される慶事用の切手や喪中はがきに使われる弔事用の切手もNGです。一般的な普通切手を貼るようにしましょう。

採用担当が見ている基本マナー

企業が応募書類でチェックしているのは、履歴書やエントリーシートなどの内容だけではありません。社会人として最低限のマナーを理解して守れているかどうか、相手に失礼のないような心配りはできているか、など基本的なことも大切です。

ここでは、書類をクリアファイルに入れて汚れないようにする、書類の順番に注意するなど、採用担当者がみている応募書類についての基本マナーを紹介していきます。企業へ書類を提出する際には事前に確認しておきましょう。

書類をクリアファイルに入れる

書類を郵送する際の、封筒以外のマナーについても紹介しましょう。まずは、封筒に入れる前の段階である、クリアファイルの使用についてです。応募書類を郵送する場合には、そのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。折れや、雨などで濡れるのを防ぐためです。

そのとき使用するクリアファイルも、企業のロゴやキャラクターもの柄入りやピンクや緑といったカラーのファイルは避けてください。透明で何の柄もマークも入っていない、シンプルなクリアファイルを使用してください。またクリアファイルはそんなに高いものでもないので、使い古しを使うのではなく、新品のクリアファイルを使用するようにしましょう。

封筒の中の書類は入れる順番に注意

以上の順番で入れてください。採用担当者が取り出しやすいように、出来る限り折りたたまないようにしましょう。折りたたんだとしても2つ折りまでです。

封筒に応募書類を直接入れると、封筒に水がかかったとき中身もびちゃびちゃに濡れてしまいます。念のために書類はすべてクリアファイルに入れてから、封筒に入れるようにしましょう。

面接の質問内容は、あなたが送付した履歴書や職務経歴書を掘り下げる内容であることも多いです。どんな内容を書いたのか忘れないために、送付書類はすべてコピーして手元に残しておきます。

送付状の書き方

送付状は応募書類送付のときだけではなく、ビジネスの場での書類送付時は必ず添える書類です。今のうちに作り方を覚えておくと、何かと便利です。各項目の書き方については以下の通りです

①：一番上の右側に「日付」（投函日）を記載します。
②：日付の下左側に「宛名」を記載します。企業、部署宛てへ送付する場合は「御中」を忘れずに書きましょう。個人宛の場合は「様」をつけましょう。個人名が不明の場合、「～ご担当様」とつけても構いません。
③：宛先の下右側に「差出人」を記入します。氏名、住所、電話番号、Eメールアドレスを書きましょう。先方と関係ある学問を学んだのならば、大学名、学部学科名を書いてもよいでしょう。
④：中央に添え状のタイトル「選考応募書類の送付につきまして」と記載します。
⑤：頭後には「拝啓」を使用します。時候の挨拶は、季節に関わらず使用できるあいさつ文を用いるのがおすすめです。簡単な要件を記載します。しつこくない程度に、個人的な思いを書くのもよいでしょう。「書類を送付する旨」と「何卒よろしくお願い申し上げます」の2つは最低でも忘れずに書いてください
⑥：結語には「敬具」を使用します。
⑦：中央に「記」と記載します。
⑧：送付書類を箇条書きします。
⑨：右下に「以上」と記入します。

添え状の書き方についてはこちらの記事でも詳しく解説していますよ。

• 内定承諾書の添え状の作り方から郵送方法【テンプレート付き】

封筒を郵送する前に確認すべきこと

封筒を郵送してから、大切な書類を入れ忘れてしまっていたことに気づいたり、住所が合っているか不安になってしまわないように、封筒に入れる段階で念入りにチェックをしましょう。特に就活生は、多数の企業の応募書類を同時並行に進めることが多いです。

違う企業の応募書類が混じって企業に送られたとあれば、非常に問題となりますし、企業にとっても多大なる迷惑がかかってしまいます。そんなことが起こらないように封筒を郵送する前に確認すべきことをまとめましたので参考にしてみてください。

住所や企業名は正式名称で書いてあるか

郵送前に、住所や企業名が正式名称で書かれているかということを確認しておきましょう。当たり前のことですが、とても重要なことです。また、注意点としては「株式会社〇〇」という社名を「（株）〇〇」と書いていないかということも確認しておきましょう。

これはよく見る表記かもしれませんが、基本的には（株）で表記していいのは、その会社に所属している社員だけです。まだ所属もしていないのにこういった書き方をするのは、非常に失礼に値します。

また、「株式会社〇〇」のように前株か、「〇〇株式会社」のように後株かということにも注意しておきましょう。このように住所や企業の正式名称は意外と注意する点が多いです。郵送前にしっかりとチェックしておきましょう。

コピーを取っているか

応募書類を郵送し、見事書類選考が通ったその次は、ほとんどの場合が「面接」です。その際、履歴書の自己PRの欄になんと書いたか覚えていなければ、仮に面接でその部分を質問されたとき、答えようがありません。

「忘れるわけない」と考える方も多いようですが、やはり多数の企業の応募書類を書いていると、どの企業の履歴書にどのようなことを書いていたかを全て覚えるというのは、やはり無理があります。

郵送前にしっかりとコピーをしておきましょう。また、このコピーが役に立つのは面接の直前です。電車の中などの移動中にしっかりと自分の書いた書類に目を通しておくことで、その後の面接で答えられる幅が広くなります。履歴書やエントリーシートに書いた内容と面接での回答が一致するよう、しっかりとコピーをとっておきましょう。

誤字脱字はないか

最後に封筒を郵送する前に確認すべきこととしてあげられるのが、誤字脱字です。自分の名前や住所は書きなれているため、間違うことはあまりないでしょう。しかし、普段書きなれていなかったり、緊張しながら作成した志望動機や、資格欄に関しては最後の最後にも確認必須です。誤字脱字がないか確認するのは、履歴書はもちろんですが、表書きも最終チェックするようにしてください。

前株や後株、企業の住所、採用担当者の名前など、いくつもエントリーしている場合、混乱している可能性もあります。郵送する前にもう1度指でなぞりながら確認するようにしましょう。書き終えてから、少し時間を置いてから見返すのも効果的です。その場では気付かなかったミスに気付くこともあります。

応募書類を手渡しする場合の渡し方

応募書類は企業へ郵送する場合と、直接手渡しする場合があります。手渡しで書類を提出する際は、どのような点に注意するべきなのでしょうか。企業の受付に書類を出す時には、封筒に入れたまま書類を渡しますが、担当者に提出する時には封筒から出すのがマナーになります。

ここでは、応募書類を企業へ持参し、直接手渡しする場合の渡し方について詳しく解説していきます。注意するべきポイントを事前に確認して、失礼のないようにしましょう。

受付では封筒に入れたまま渡す

企業の受付や会社説明会のスタッフなど、書類を面接官以外の人に渡す時には封筒から書類を出すことなく、そのまま渡しましょう。面接官以外の人が書類を受け取った場合、担当者に取り次ぐことになるため、その場で相手が書類に目を通すことはほとんどありません。そのため、中身をすぐに確認する必要はなく、封筒に入った状態で提出すればOKです。

渡す時には、両手で封筒を持ち、封筒の表を上にして相手が読める方向で差し出します。提出する相手が採用担当者ではないからと、雑な対応をするのは避けましょう。受付のスタッフも企業の一員です。失礼のないようにビジネスマナーを守って書類を提出するよう心掛けましょう。

面接官に直接渡す場合は封筒から出して渡す

書類を面接官に直接渡す場合は、封筒から書類を入れたクリアファイルを出して、差し出します。面接官は、受け取ったその場ですぐ書類に目を通すと考えられるため、封筒のまま渡すと書類を取り出す際に手間になります。

書類を面接官に渡す時には、クリアファイルを取り出し、封筒の上に重ね、封筒と書類が入ったクリアファイルを一緒に出しましょう。両手を添えて「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言加えると好印象です。書類は、面接官が読める方向になるようにしてください。

面接が始まる時に面接官から書類を提出するようにいわれることがほとんどですが、書類の提出が指示されていたのにも関わらず、提出を求められない場合は、面接の最後に「書類をお持ちしましたが、いかがいたしましょうか」と自分から声を掛けて確認してみましょう。

応募書類で損をしないために基本を押さえておこう

応募書類封筒は付属の封筒ではなく、角2号か角形A4サイズの白封筒を用います。雨で濡れることも考慮し、書類をクリアファイルに順番に挟んでから封筒に入れましょう。何の書類を入れたら先方にも分かりやすいよう、送付状も用意します。

応募書類の準備が終わったら、丁度良い太さのサインペンで封筒に必要事項を記入しましょう。途中で開かないように糊でしっかり封をし、〆マークも忘れないように記入します。料金不足などのトラブルが発生しないように、ポストではなく郵便局窓口から送付がおすすめです。

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