就活のマナー

【企業にメールを送る時間帯】好印象を得られる返信マナーもご紹介

企業へのメールはどの時間帯で送るべきか

就活では企業とメールのやりとりをすることが多いですが、送信内容だけではなく、送る時間帯などにも注意が必要です。メールなどの連絡は、単にコミュニケーションが取れればいいわけではなく、きちんとマナーを守ってやりとりをしなければなりません。

メールのマナーも評価の対象であり、正しく守れているかによって選考にも影響するので注意が必要です。企業にメールを送る時間帯や返信までのスピードなどは、何気なく済ませている人も多いですが、少し工夫するだけで印象は大きく変わります。

就活を攻略するためには、メールのマナーなども細部まで徹底することが大切です。細かい点まで工夫する意識を持ち、メールのやりとりから好印象を与えて、就活を有利に進めましょう。

企業へのメールで適切な時間帯

企業とメールのやりとりをする際には、まずはどの時間帯で送信すべきかを把握しておくことが大切です。同じメールでも送信する時間帯によって違ってくることは多く、与える印象が変わる場合もあります。

また、連絡ミスなどを防ぐためにも、送信する時間帯にこだわったほうがいいでしょう。メールはいつでも送ることができ、便利なものですが、だからこそ時間帯なども気にすることが大切です。企業へのメールはいつ送るべきかを知り、時間帯などの細部にまで目を向けましょう。

基本的にはいつでもOK

メールは相手の都合に関係なく、いつでも送信できるものであるため、基本的にはいつ送っても問題はありません。夜中や朝方などの時間帯に送ったとしても、それで企業に迷惑をかけることはありませんので、送信できるタイミングで送ることが大切です。

電話など、相手に時間を取らせてしまう連絡方法の場合は、相手の状況なども気遣う必要があります。そもそも相手が電話を取れる状態にいなければ、連絡もつきません。しかし、メールの場合は、お互いに都合のいいタイミングで送信でき、返信できるのが最大の特徴です。

営業時間内の送信なら安心

メールは基本的にはどの時間帯で送っても問題はありませんが、企業によっては送信時間までチェックしていることもあります。礼儀などに厳しい企業であれば、夜中などに送信するのは非常識とされ、マイナスの印象も与えかねませんので注意が必要です。

企業によってはどの時間帯に送るべきかという認識が異なることもありますが、基本的には営業時間内に送っていれば問題はありません。電話の場合は営業時間内に連絡する場合でも、忙しい時間帯は避けるなどの工夫が必要ですが、メールであれば時間に関係なく送信できます。

メールで時間帯がチェックされる場合は、あくまで送信時間が非常識なものでないかどうかです。営業時間内ならいつでもOKですので、不安があれば営業時間を狙って送信しましょう。

朝一で送ると読んでもらいやすい

メールは一部の例外を除けばいつ送っても問題はありませんが、素早く読んでもらいたいなら朝一に送信するのがおすすめです。夜中などに送った場合でも、担当者がメールをチェックするのは翌日であり、その場ですぐに見てもらえるわけではありません。また、夜中のうちに他のメールが届くこともあり、メールの表示される順番がどんどん下になるということもあります。

担当者によってもチェックの時間帯は異なりますが、基本的には朝一にメールをチェックし、それを処理してから業務に入るということが多いです。朝一に送ればメール画面でもトップに表示されるため、真っ先に確認してもらうことができます。他のメールに埋もれる心配がなく見落としも減るため、確実性を求めるなら、朝一がおすすめです。

メールのマナーを見直そう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

企業からのメールに返信するまでの時間

企業からのメールに返信するまでの時間

企業とのメールのやりとりでは、送信する時間帯だけではなく、返信するまでの時間にも注意が必要です。就活中は企業からメールが届くことも多く、それに対する返信も評価の対象となっています。返信にかかる時間もこだわり、読む前からマイナスの印象を付けないようにしましょう。

確認後すぐに送る

企業からのメールの返信は、とにかく素早くおこなうことが大切であり、確認後すぐに送るのが基本です。メールの返信が早いからといって企業に迷惑をかけることはなく、むしろ返信が早ければ連絡もスムーズに進み、企業の負担も減ります。企業では何人もの就活生とメールのやりとりをしており、相手からの返事が返ってこないために仕事が進まないということも多いです。

素早く返信すれば、相手の担当者の負担を減らすことができ、より好印象にも繋がりやすいでしょう。加えて返信のスピードが早いことで、企業への優先度の高さのアピールにも繋がります。優先度が高い=志望度が高いというアピールにもなりますので、選考での評価も高めやすくなります。

24時間以内が最低限のマナー

企業からのメールには素早く返信することが大切ですが、就活中は忙しいことも多く、すぐに返事が出せないこともあります。レスポンスは早ければ早いほど印象がよくなりますが、企業も就活生が忙しく動き回っていることは理解しており、メールの返信が遅いのも仕方ないと考えています。

しかし、仕方ないと思ってもらえるのは基本的には24時間以内であり、それ以上時間が経過すると、返事が遅いとしてマイナスの印象を与えてしまうので注意しましょう。どれだけ返事が遅くなったとしても、丸1日は経過させないよう気を付けなければなりません。メールを確認した後は、24時間以内に返すことを意識しましょう。

返信が遅れた場合は謝罪する

企業からのメールは24時間以内に返信するのが基本ですが、それでもうっかり忘れていたり、忙しくて時間を捻出できないこともあります。24時間以内に返信できないとしても、できるだけ早く返事を出すことが大切ですが、この際返事が遅れたことを謝罪する文面を含めて送信しましょう。

返事も遅い上に、謝罪の言葉もないとなれば、悪印象を与えてしまい、選考でも不利になる可能性が高いです。理由に関係なく、遅れた場合は謝罪をすることが大切ですので、返信が遅れた旨を丁寧に謝ってから本題へと移りましょう。

メールで選考の時間変更をお願いしてもいいのか

面接は企業から指定された時間で参加する場合と、希望を聞かれ、自分で日程を決められる場合の2パターンがあります。どちらの場合でも、他の面接の予定などが重なってしまうことはあり、どちらかを諦めなければならないことも多いです。

しかし、予定が重なってしまったからといって、すぐに諦めるのはもったいないため、選考の時間や日程の変更ができないか、企業に相談してみることが大切です。この際、メールで時間変更のお願いをしてもいいのか、細かいマナーやポイントなどを知っておきましょう。

変更依頼のメールはOK

結論から言えば、メールで選考の時間変更の依頼をしても問題はありません。予定が合わないだけで選考に参加できないのは、学生と企業両方にとって不利益となるため、なんとか参加できるよう調整してくれる企業は多いです。

しかし、変更が可能とは言っても、必ずしも調整ができるわけではありません。企業にもさまざまな都合があるため、場合によってはお互いの都合が合わず、辞退となる可能性もあるので注意しましょう。

また、変更はできても、頼み方次第では断られたり、マイナスの印象を与えて選考で不利になってしまうケースもあります。選考の時間や日程変更の依頼は、あくまで特別な措置であるため、お願いしている立ち場であることを忘れずに、丁寧にメールを送りましょう。

ぎりぎりだと迷惑がかかる

メールで選考の時間変更を依頼するのは問題ありませんが、連絡は早めにしておかなければなりません。ぎりぎりの連絡になってしまうと、企業がすぐに対応しなければならないため多大な迷惑がかかり、変更できない可能性も高くなってしまいます。

また、面接日ぎりぎりになってメールで連絡した場合、メールをチェックしてもらえないまま当日を迎えてしまい、無断欠席の扱いになる可能性もあります。選考中は企業も忙しいため、こまめにメールをチェックしている余裕がないことも多いです。

特に、前日や当日にメールをした場合はチェックしてもらえないことが多いので、連絡は早めにしておくことが大切です。万が一ぎりぎりでの連絡になってしまう場合は、メールではなく直接伝えられる電話で連絡しましょう。

時間変更メールの例文

件名:面接時間変更のお願い/◯◯大学◯◯ ◯◯

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

お世話になっております。○○大学文学部英文学科の○○と申しします。この度は面接へのご案内を頂き、誠にありがとうございます。

○月○日の9時よりご案内を頂いておりましたが、大学でのゼミの発表と重なってしまうため、お時間を変更して頂けないかと思い、ご連絡致しました。
以下、参加可能な時間帯です。

・○月○日11時~14時
・○月○日17時~18時
・○月×日終日

お忙しい中、大変恐縮ではございますがご検討いただると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

面接の時間変更を申し出る場合は、件名で「面接の時間変更のお願い」など内容がすぐに分かるようにしておくことが大切です。また、本文では面接に呼んでもらったことのお礼を伝えてから、時間を変更してほしい旨を伝えましょう。

時間の変更を依頼する際には、自分から参加可能な時間帯、日時を提示することが大切です。同日だけではなく、別日で参加可能な場合は、これを指定しても構いません。選択肢は多いほどよく、最低でも3つは参加可能な時間帯と日時を提示し、企業が選びやすいようにしておきましょう。

企業に送るメールの時間帯はいつでもOK

企業とのメールのやりとりでは、細部まで工夫することが大切であり、メールを送信する時間帯などもこだわることが大切です。メールは基本的にはいつ送っても問題ありませんが、マナーに厳しい企業などでは、時間帯によって印象が左右されることもあるので注意しましょう。

また、朝一に送るなど、担当者に呼んでもらいやすい時間を狙うことで、連絡ミスなどのリスクも回避できます。メールは自分から送信するだけではなく、返信の時間にも注意が必要です。基本的には素早く、遅くとも24時間以内の返信が鉄則です。

メールのマナーは細かくありますが、どれも評価の対象となっているので注意しなければなりません。細部まで徹底してマナーを守り、やりとりから好印象を獲得して就活を有利に進めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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