お礼状の書き方｜就活におけるケース別の例文3つをご紹介

お礼状の重要性

面接やインターンシップなどで、お礼状を送ろうと考えているけれど、書き方が分からないという就活生も居るでしょう。お礼状は必ず出さなければならないという類のものでもありません。しかし、お礼状を読んだ人事担当の印象に強く残るケースもあるようです。

だからこそ、送って損はないのですが、マナー違反や書き方が間違っている場合、印象が悪くなる可能性も秘めています。状況別で、お礼状をどのように書けばいいのか、その内容や、マナーなどを解説いたします。印象の良いお礼状を書いて、人事担当者に良いイメージを持ってもらいましょう。

お礼状を書くポイント

ここでは、お礼状を書く際のポイントについてご紹介します。お礼状を書こうとしても、書き方やマナーが分からない就活生がほとんどだと思われます。それもそのはずで、学生生活でお礼状を書く機会など滅多にありません。書けなくて当たり前なのです。しかし、就職活動の場ではそうも言っていられません。

なぜなら、お礼状の書き方次第で合否や評価に影響がでることもあるからです。ポイントを掴んだお礼状は高評価に繋がります。書き方が分からないという人は、ここで紹介するポイントに留意してお礼状を書いてみてください。

白無地の便せんを使用する

1つ目のポイントは、便せんの種類についてです。白無地の便せんまたは縦書きの罫線入りのものにしましょう。お礼状には白の便せんを使用するのが一般的です。インターンの後などにお礼状を出すことは社会人の礼儀でもありますが、同時に自分の志望度をアピールする機会でもあります。

せっかくこうした機会にアピールしても、そのアピールが悪い評価に繋がってしまっては本末転倒ですよね。悪目立ちしないためにも、便せんの柄は無難な白無地のものか縦書きの罫線入りのものを選ぶようにしましょう。

手書きで書く

お礼状は手書きで書くようにしましょう。その理由は2点あります。1つは、時間をかけたことが相手に伝わるからです。お礼状を手書きで書く場合、紙に書き込む作業が必要になります。パソコンやスマートフォンで送るお礼状はネット上の文章をコピー＆ペーストができてしまいますが、手書きの場合はそれができません。

決してパソコンやスマートフォンからお礼状を出すことが悪いというわけではありません。時間がなくお礼状に時間を費やすことができない場合は、メールでお礼状を出すことが有効な手段です。ただ、手書きのお礼状の方がより丁寧であることは確かです。お礼状を書いた場合はお礼状の作成に時間をかけたことが採用担当者に伝わり、それが高評価に繋がるでしょう。

2つ目は、採用担当者の目に留まりやすいからです。採用担当者の元には毎日多くのメールが届きます。メールでお礼状を送った場合、読むのを後回しにされる場合もあります。しかし、お礼状を手書きで送った場合は採用担当者の目に留まります。手書きのお礼状は、採用担当者にしっかりと読んでもらうことができるでしょう。

お礼状の書き方

ここまではお礼状を書く際のポイントをお伝えしてきました。ここからは、お礼状の書き方についてご紹介します。「一体どんなことを書けばいいのだろうか」と悩んでいる学生も多いと思われます。実際、お礼状を書く際には様々なことを記入しなければなりません。以下で、ここを押さえておけば大丈夫というポイントをまとめてご紹介します。

①時候の挨拶

まずはじめに書くべきことは、時候の挨拶です。時候の挨拶を盛り込むことで、企業から良識のある人間だと評価されるでしょう。時候の挨拶とは、季節に触れた挨拶のことです。自分なりの言葉で、季節感を相手に工夫して伝えるといいでしょう。といっても、季節感を伝える言葉が思いつかないこともあるでしょう。

そのようなときは、無理に季節の挨拶を入れるのではなく、「貴社におきましてはますますのご健勝のこととお慶び申し上げます。」のような、企業に関した挨拶を盛り込むといいでしょう。このような挨拶を盛り込むことで、より整ったお礼状になります。

②お礼

時候の挨拶の次に書くことは、お礼です。お礼状を書く際は結論から書くのが常識ですので、まずはお礼の言葉を書きましょう。また、お礼を書く際は一区切り置くために、時候の挨拶から一行空けて書き始めてください。

お礼の内容は、「この度は面接のお礼を申し上げたく、ご連絡を差し上げました。」というような文章にすると、お礼の言葉に加えて連絡をした理由も述べることができます。インターンシップのお礼状で最も大切なのはこのお礼の一言ですので、忘れずに本文に盛り込むようにしてください。

③学び得たこと

次に書くのが、その経験で学び得たことです。この学び得たことがお礼状で最も大切な部分になってきますので、文量を多めにしっかりと書きましょう。インターンシップや面接に参加した結果、どういったことを感じたか、またどういった学びを得たのかは十人十色です。

こうした個性が見える部分を採用担当者は注視しています。もしお礼状の内容に学び得たことがないと、「この人はお礼状を送ってくるしっかりした人だけど、何を学んだかがわからないぞ」と担当者には思われてしまいます。ですから、学び得たことを正直に書くようにしましょう。例えば、「面接では、〇〇様の〇〇と言うお話に非常に興味を抱き、〇〇と感じました。」といったように、具体性のある内容だと良いでしょう。

④今後の抱負

学び得たことの次は、今後の抱負を書きます。今後の抱負も学び得たことと同様にお礼状における重要な部分ですので、忘れずに盛り込みましょう。そのなかでも、インターンシップに参加した企業に絡めた内容にするとなおいいです。例えば、「面接を通じて貴社への志望度が一層高くなりました。是非、貴社で働かせていただけたらと願っております。

そのためにより一層の努力を続けていきたいと思います。」といった抱負内容だと、企業への志望度と抱負を伝えることができるため良いです。重要なのは、企業に対する現在の思いと、今後の抱負を盛り込むことですので、この部分は忘れずに書くようにしましょう。

⑤締めの挨拶

本文を書き終えたら、最後は締めの挨拶です。「礼に始まり礼に終わる」という言葉があるように、お礼状では時候の挨拶に始まり締めの挨拶で終わるようにしましょう。締めの挨拶を忘れてしまうと、採用担当者からは「最後の挨拶がないから文章が締まってないぞ」と思われてしまうかもしれません。

本文を書き終えたからと油断せず、忘れずに締めの挨拶を盛り込むようにしてください。インターンシップ参加へのお礼状における締めの挨拶では、参加した企業の発展を願った挨拶にするといいです。例えば「末筆ではありますが、貴社のますますのご発展を心からお祈り申し上げます。」といった挨拶だと無難でしょう。締めの挨拶も欠かせない部分ですので、忘れずに書くようにしてください。

⑥日付・氏名・宛名

お礼状に最後には、日付・氏名・宛名を忘れずに書きましょう。「封筒に記載するからいらないでしょ」と思う人がいるかもしれませんが、封筒が処分されるかもしれません。そうした場合に、封筒がなくても誰から誰宛のものなのかわかるようにしておく必要があります。

メールを送る際にも氏名は記入しますが、お礼状の場合はそれに加えて日付と宛名を明記します。それぞれ一行ずつ空けて書くようにしてください。日付はお礼状を送る日にちにするといいでしょう。

氏名は「〇〇大学〇〇学部〇〇学科三年　〇〇 〇〇（名前）」といったように、名前だけでなく、所属大学・学部・学科・学年も書くようにしてください。また姓と名の間には少しスペースを空けるようにしましょう。宛名は「株式会社〇〇 人事部 〇〇 〇〇様」というように会社名と部門、宛先人を明記するようにしましょう。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るためには、自己分析をして自己理解を深める必要があります。自己分析を疎かにしていると浅い答えしか浮かばず、説得力のある回答ができません。

そこで活用したいのが、自己分析ツールの「My analytics」です。

My analyticsを使えば、36の質問に答えるだけで、あなたの強み・特徴を見える化できます。
My analyticsでサクッと自己分析をして、選考を突破しましょう。

• あなたの強み・弱みを診断！
  自己分析ツール「My analytics」

ケース別のお礼状の例文

ここまではお礼状の書き方とポイントについてご紹介してきましたが、これだけでは書き方のコツが掴みずらいと思われます。また、お礼状と一言で言ってもその送り方や書き方のケースは様々です。

ここからは、例文をいくつかのケースに分けてご紹介します。お礼状はそれぞれのケースによって、書く内容や書き方が大きく変わってきます。自分が送ろうとしているケースに合わせて例文を参考にしてみてください。

インターンシップ後に送るお礼状の例文

面接後に送るお礼状（メール）の例文

この例文のポイントは面接で印象的に感じたこと、学んだことに触れていることです。お礼状はテンプレートで送るだけではあまり意味はありません。しっかりと自分の気持ちを伝えるためにも、自分が感じたこと、学んだことを盛り込んで作成するようにしましょう。

内定後に送るお礼状（メール）の例文

この例文のポイントは自分の決意に触れて作成している点です。内定に対してのお礼状を作成する場合、内定に対する感謝の気持ちを述べるだけでなく、自身の意気込み、決意をあわせて述べることで印象が良くなります。自分の気持ちを正直に伝えるようにしましょう。

お礼状の有無や内容が相手への印象も左右する

面接でもインターンシップでは、お礼状を書いた方がいいでしょう。もちろん、絶対に書かないとダメというものではありませんが、それでも人事担当者の印象が大きく変わって来る要素なのは間違いないでしょう。

面接やインターンシップを行った上で、自分は何を感じたのかを、人事担当者は見たいと感じています。インターネットや書籍のマニュアル的な例文を、丸写ししてはいけません。自分の考えをお礼状に反映することで、より自分という人間を理解してもらうのです。その点を考えて、真心を込めてお礼状を書きましょう。

記事についてのお問い合わせ