インターン

【インターン後の企業へのお礼状】内定の確率を上げるお礼状の書き方を紹介!

インターンが終了したらお礼状を出すべき

企業や公共団体、官公庁などに体験入社して色々と学ぶことができる貴重な時間のインターン。インターンを受け入れる側も貴重な時間を削って、学生のために色々教えてくれたはずです。緊張の連続で大変だったとは思いますが、感謝の意味を込めてインターン先に対しては必ずお礼状は出しておきましょう。

実際にインターン受け入れ先のアンケートがあり、「お礼状は必要か?」との問いに半数は口頭で言ってもらえれば十分という結果になりました。ですが、あとの過半数に「来年のインターンのために意見を聞きたい」、「今回の内容で満足したか知りたい」という声があるのことも確かです。

お世話になったインターン受け入れ担当者がどのように思っているのかは、インターン生にはわかりません。だからこそ、お世話になった先方に対してお礼状は出しておくべきなのです。

インターンのお礼状の疑問

実際にインターンが終わりお礼状を出すとしても、色々わからないこともあるでしょう。「インターン終わった日からどれぐらいの日数までに出せばいいのだろう」、「どういう形式で出せばいいのだろう」など疑問がたくさん浮かんでいるはずです。

そんな疑問も以下の記事をしっかり読んでもらえれば解決できます。しっかりお礼状の出し方を学び、インターン受け入れ先に対して精一杯の感謝を伝えてあげましょう。

メールはマナー違反?

お礼状を書く媒体の1つとしてメールがあります。では実際に、お世話になったインターン先に対してメールでお礼状を出すということは失礼に値するのでしょうか?結論から述べると、1日などの短期インターンの場合に限り、メールでも失礼にはなりません。

1日など短期のインターンの場合は、受け入れ先の担当者も「直筆でお礼状が欲しい」という声は少ないです。それに加えて短期の場合はインターンの学生が多いこともあり、全てのお礼状が郵送の場合、閲覧するのも一苦労です。

もちろん、メール以外の方法でも大丈夫ですが、メールなどでインターン終了後にすぐお礼の言葉を送る方がスマートで時間もかからないためにおすすめです。参考にしてみてください。

インターンのお礼状はいつまでに出せばいいのか?

インターン終了後、当日や翌日に出すのが一般的です。遅れて出すのは失礼ではないのですが、インターン受け入れ先が自分の志望する就職先ならば印象が強く残っているうちに出しておきましょう。

素早いお礼状に関しては、採用担当者やインターンでお世話をしていた人など早いほど嬉しいものです。ですが「すぐに準備が出来ない」などの理由で遅れてしまいそうならば、略式ですがメールで送るようにしましょう。遅れて出そうとしている場合や、出さないという選択肢が頭に浮かんでいるのならば、メールで素早く送る方が好印象です。

採用に関してお礼状は関係無いと言われてはいますが、採用担当者も人間ですので少しでも好印象を与えられるように心がけましょう。

インターンのお礼状ははがきと手紙どちらが良い?

お礼状を郵送で送る場合ははがきでも手紙でもどちらでも可能です。はがきの場合はサイズが小さいために、あまり文章が書けずしっかりと感謝の気持ちを述べることが難しい場合があります。なので志望する可能性が高い企業などは手紙でしっかりと感謝を表現する方をおすすめします。

インターン受け入れ先も「はがきのお礼状でも構わない」という声が多いのも確かです。手紙の場合は封筒を開封するという手間があるので、担当者が忙しい場合ははがきの方がありがたいと思っている人もいます。しっかりと見てもらえる可能性で言えばはがきの方が高いかもしれません。

実際に送る際には志望している企業であれば手紙、志望する可能性が低い企業ならば、はがきという認識を持てばOKです。

便箋や封筒を使用するべきか

手紙でしっかりと感謝の気持ちを伝えるのであれば、便箋や封筒は当然用意しましょう。手紙で送るお礼状は受け取り側も丁寧な学生という印象を持つので、できる限りの準備は念入りにしておくべきです。封筒や便箋はコンビニなどですぐに手に入りますので、自宅に無い場合はインターン終了後でも買って帰るのが理想です。

便箋や封筒を選ぶ際の基準ですがビジネスシーンで使う便箋は、白無地のシンプルなものが一般的です。封筒も同様にシンプルな白の和封筒、用意できない場合は茶封筒を使用しましょう。また、学校で指定の封筒がある場合にはその封筒を使用しても構いません。

便箋や封筒を用意して送るお礼状については好印象をより与えるので、準備を怠らず素早く送れるようにしてください。

インターンのお礼状の書き方

ここからは実際にどういう書き方が素晴らしいお礼状になるのかを解説していきます。自分の感じた感謝をひたすら書くというよりは、しっかりと形式に添ったお礼状を書けるようにしておきましょう。

封筒の表と裏面には書くことが違いますし、その書き方にもルールがあります。一般的なルールとして出来上がっているものは、相手に失礼なく送れる方法ですので下記を参考に書いてみてください。

インターンのお礼状を書くときは縦書きが基本

便箋で縦書きと横書きには意味があります。横書きは一般的に友達や後輩などビジネスとは正反対の場合に使用することが多いです。縦書きは上司や先輩などの目上の人に対しての書式になりますので、当然お礼状は縦書きがおすすめです。

書くペンについてですが黒いボールペンや万年筆で書くようにしましょう。便箋は筆ペンで書くのも一般的なのですが乾くまでに時間がかかり、文字が滲んでしまったり手で汚してしまう可能性が高いのであまりおすすめはできません。

万年筆は無いかもしれませんがボールペンはどこの家庭にでもあるので、黒色でしっかり気持ちを込めて書きましょう。

インターンのお礼状の例文

採用ご担当者様

先日インターンでお世話になりました○○大学○○学部の○○と申します。

貴重な時間を割いていただきまして誠にありがとうございました。

特に2日目の先輩社員の方と現場に行かせてもらったことが印象に強く残っており、仕事に対する強い気持ちを感じられる貴重な体験ができました。

また、社内の雰囲気も非常にアットホームで働きやすい環境作りを心がけていることも感じられましたとともに、貴社へ入社したい気持ちが高まりました。

例文として最低限必要な箇所をご紹介しました。最初に感謝の気持ちを述べ、具体的なインターンの内容を含めた感想、最後の感謝の言葉が基本的な流れになります。これに加えて志望している企業の場合は、御社に入社したいと強く思いましたなどの言葉を加えても好印象です。上記を参考にして、自分なりの感謝を込めた文章を作ってみましょう。

インターンのお礼状の宛名の書き方

封筒の表面に書く項目ですが宛先は人事宛に真ん中に書きましょう。注意するのは人事担当の部署の場合は御中、人名の場合は様を必ずいれます。人名で役職がついている場合は○○課長や○○部長のみの宛先でかまいません。表面右には住所、左には赤文字でお礼状御中と記入すると親切です。

裏面ですがお礼状を書いた日付、住所、名前を左側に書くようにしましょう。裏面の記載について書き忘れることが非常に多いので特に注意が必要です。せっかく書いたお礼状が誰から届いたのかわからないと失礼になってしまいます。

細かい話にはなりますが、封筒の書き方などのビジネスマナーを知らないと採用担当者からマイナスの印象を持たれてしまうこともあるようです。細心の注意を払い、何回も確認してから出すようにしましょう。

インターンのお礼状の折り方

  1. 文章の書いてある表面を上にして便箋をおく
  2. 縦の便箋を3つ折りにするための印を付け、下から三分の一折りあげる
  3. 余った上から三分の一を折り重ねる
  4. 封筒の口を手前にし入れる際は三つ折りにした便箋の右上端が手前にくるようにいれる

便箋に自分の思いをたくさん書いてせっかく完成しても、折り方が悪いとマイナスに感じられる可能性があります。上記の通りにするとマナー通りの折り方になります。相手が封筒を開封して便箋を取り出したらすぐに読める形が、今回紹介した折り方になりますので是非実践してください。

はがきでお礼状を出すときの注意点

インターンのお礼状は手紙だけではなく、はがきでも出すことができます。手書きで書いてあるのであれば、手紙でもはがきでもどちらでも構いませんが、はがきで出す場合はいくつかの注意点があるので注意が必要です。

注意点が守れていないとせっかくお礼状を出してもマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。お礼状を出して印象を悪くしてしまうのは勿体ないですし、それでは意味がありませんので、はがきでお礼状を出す際の注意点を正しく理解しておきましょう。

はがきの色は白

はがきでお礼状を出す際にははがきの色に注意が必要です。はがきにはさまざまな種類がありますが、お礼状で使用するのは原則白色で、無地のものです。色付きやロゴやイラストが入ったもの、絵葉書などは使用することができません。お礼状でもフォーマルさを意識しなければなりませんし、カジュアルになってしまうのはNGです。

真っ白のはがきはビジネスでも使用できるフォーマルなものですし、インターンのお礼状に使用しても問題はありません。どれだけ書かれている内容が良くても、はがきの色を間違えてしまうと、その時点でマイナスの印象を与えてしまいます。はがきの色は見た瞬間に分かりますし、第一印象を決めるものでもありますので、色は必ず白を選びましょう。

宛名は中央に大きく書く

はがきで送る場合は封筒は必要ありませんので、送り先の住所はすべてはがきの表面に記入します。住所を間違えてしまうと企業に届かなくなってしまいますので、間違いなく記入する必要がありますが、それだけではなく全体のバランスも大切です。ただ送り先を記入すればいいわけではなく、右端から書き始めて宛名が中央にくるように配分して書き進めなければなりません。

また宛名は他の文字よりも大きく書くのがマナーであり、表面で最も目立つように書く必要があります。企業の住所、番地までは右端に書きますが、企業名や担当者名などは中央に書きます。宛名が端にあると全体のバランスも悪くなってしまい、見栄えも悪くなるので注意しましょう。

差出人の住所や名前は小さめに書く

はがきで出す場合は送り先の住所だけではなく、差出人の住所や名前なども書かなければなりません。送り先の住所さえあればはがきを出すことはできますが、届いたお礼状が誰のものかわからなければ企業も混乱してしまいます。余計な混乱を招かないためにも、差出人の情報は必ず記載しておきましょう。

住所などは裏面に書くこともできますが、ぱっと見て誰からのはがきなのかがわかるように表面に書くのがベターです。差出人の住所ははがきの表面、左端に記入しますが、このとき文字の大きさにも注意しなければなりません。差出人の住所や名前は小さめに書くのがマナーであり、これを大きく書いてしまうとマナー違反になります。自分の住所や名前は控え目に小さく書くようにしましょう。

黒のボールペンでOK

お礼状と考えると、筆ペンや万年筆で書かなければならないとイメージする人も多いですが、無理にこれらを使用しなくてもOKです。筆ペンや万年筆でも綺麗に書けるのであれば様になりますし、他の就活生との差別化にもなりますが、苦手な場合は無理をする必要はありません。

お礼状ははがきで書く場合でも黒のボールペンでOKであり、履歴書などと同様水性ではなく油性を使用するようにしましょう。はがきの場合は郵送の途中で濡れてしまう可能性も高いですし、直にこすれることが多いため水性だと文字が滲みやすいです。文字が滲んでしまうと汚く見えてしまい、見栄えも悪くなります。マイナスの印象を与えてしまう可能性もありますので、必ず油性のボールペンを使用しましょう。

独自性のある内容で印象に残す

お礼状の文章はインターネット上にテンプレートが豊富に存在しています。ですが受け取る側も同じような文章を毎回見ているはずです。大事なのはお礼状を出したということではなく、自分自身の主観がしっかり入った独自性のある文章で書くことです。

インターン先に感謝の気持ちを述べると共に、就職活動で少しでも優位に立ちたいのであれば絶対に例文の引用は厳禁です。しっかり具体的な感想と自分が体験したことを踏まえて表現するようにしましょう。

感謝の気持ちが伝わることが大切

お礼状の書き方にはルールがあるものの、基本的なルールさえ守っていれば内容については自由に書くことができます。お礼状は感謝の気持ちを伝えるためのものですので、内容はどうであれ気持ちがしっかりと伝わることが大切です。ルールを守ることは大切ですが、それを意識するあまり定型文ばかりで構成してしまうと、感謝の気持ちが伝わらなくなってしまいます。

お礼状は送ることも大切ですが、ただ送っただけで好印象になるわけではありません。お礼状によってきちんと企業への感謝の気持ちや就職への熱意などが伝わってこそ好印象を与えることができます。定型文ばかりでありきたりな内容にせず、自分の気持ちをしっかりと表現して感謝の気持ちを伝えていきましょう。

事務的な内容では悪印象になる場合も

お礼状は感謝の気持ちを伝えることを最優先する必要がありますので、自分の正直な気持ちを書くことが大切であり、定型文ばかりで構成するのはNGです。定型文ばかりがNGなのは、ありきたりになってしまい他の就活生に埋もれてしまうこともありますが、それだけではなく事務的に見えてしまうからでもあります。

お礼状は出すのがマナーではありますが、それを事務的におこなっているとわかれば印象が悪いです。感謝の気持ちを伝えるためではなく、ただ儀礼的にお礼状を出していると分かれば気持ちは伝わりませんし、マイナスの印象を与えてしまいます。お礼状はきちんと感謝の気持ちがあり、自発的に出しているとわかることが大切ですので、定型文に頼らずに自分の素直な気持ちで書くようにしましょう。

インターンでのお礼状は感謝の気持ちを伝える事が大事

今回紹介した書き方をしっかり実践してもらえれば、インターン受け入れ先に対して感謝の気持ちをしっかりと伝える事ができます。お世話になった気持ちをストレートに文章にしてぶつけていきましょう。それが今後のインターンに参加する後輩のためにもなりますし、結果的に自分のためにもなります。

今回インターンした企業が志望する場合には感謝の気持ちを述べるとともに、今回のお礼状から採用試験が始まっているという気持ちで書いてみてください。細かいマナーに関してもやらないで後悔するよりは、しっかりできることは最低限やっていく方があとで後悔しないです。ちゃんと相手に気持ちが伝わる文章を心がけましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ