【インターンのお礼状の書き方】基本のマナーと例文を紹介

インターンが終了したらお礼状を出すべき

インターンは、企業や公共団体、官公庁などに体験入社して色々と学ぶことができる貴重な機会です。インターンを受け入れる側も仕事の時間を削って、学生のために色々教えてくれたはずです。感謝の意味を込めて、インターン先に対してお礼状を出しておきましょう。

インターンのお礼は、口頭で言ってもらえれば十分という企業も多いです。ですが、「来年のインターンのために意見を聞きたい」「今回の内容で満足したか知りたい」という声があるのも確かです。

お世話になったインターン受け入れ担当者がどのように思っているのかは、インターン生にはわかりません。だからこそ、お世話になった先方に対してお礼状は出しておくべきといえるでしょう。

お礼状は手紙とメールどちらがいいか

インターンのお礼状を送る時には、手紙とメールどちらがよいのでしょうか。以前は、お礼状は手紙で送るのが正しいマナーで、メールは失礼にあたるといわれていましたが、今は必ずしも手紙でなければいけないということはありません。

メールが一般的な連絡手段として普及した現在は、すべてのやり取りをメールでおこなう企業もありますし、メールの方が扱いやすいという考えもあります。企業に合わせてメールか手紙、どちらか適切な方を選ぶようにしてみてください。

お礼状はメールでも失礼ではない

お礼状を書く媒体のひとつとして、メールがあります。では実際に、お世話になったインターン先に対してメールでお礼状を出すということは失礼に値するのでしょうか。結論から述べると、1日などの短期インターンの場合に限り、メールでも失礼にはなりません。

1日など短期のインターンの場合は、受け入れ先の担当者も「直筆でお礼状が欲しい」という声は少ないです。それに加えて短期の場合はインターンの学生が多いこともあり、全てのお礼状が郵送の場合、閲覧するのも一苦労です。

もちろん、メール以外の方法でも大丈夫ですが、メールなどでインターン終了後にすぐお礼の言葉を送る方がスマートで時間もかからないためにおすすめです。参考にしてみてください。

手紙だとより丁寧な印象になる

企業へのお礼をメールで送ることが失礼になるわけではありませんが、手紙でお礼状を書くと、より丁寧な印象になります。また、業界や先方の役職、年齢によってはメールよりも手紙を好む人がいます。場合によっては、「メールでのお礼状は失礼だ」と感じる人もいるでしょう。

担当者のことを考慮して、手紙がいいと思われる場合は、お礼状もメールではなく封書で送るようにしましょう。手紙は封筒や便箋を用意し、文章を書き、郵送するという手間がかかります。メールよりも工程が多く面倒に感じることもありますが、その分丁寧に書き上げたという印象を与えます。特に手書きの文字は、より感謝の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

インターンのお礼状は当日か翌日までに出す

インターン終了後、当日や翌日に出すのが一般的です。遅れて出すのは失礼ではないのですが、インターン受け入れ先が自分の志望する就職先ならば印象が強く残っているうちに出しておきましょう。

素早いお礼状に関しては、採用担当者やインターンでお世話をしていた人など早いほど嬉しいものです。ですが「すぐに準備が出来ない」などの理由で遅れてしまいそうならば、略式ですがメールで送るようにしましょう。遅れて出そうとしている場合や、出さないという選択肢が頭に浮かんでいるのならば、メールで素早く送る方が好印象です。

採用に関してお礼状は関係無いと言われてはいますが、採用担当者も人間ですので少しでも好印象を与えられるように心がけましょう。

インターンのお礼状をメールで出す方法

インターンのお礼状をメールで送る場合、いくつかの注意点があります。まずは、件名は分かりやすいタイトルにして、一目でインターンのお礼状だと判断できるようにすることです。また、メールを送る時間帯にも気を付けましょう。

企業の業務時間内に送るようにして、担当者の迷惑にならないようにしてください。インターンへの感謝の気持ちが伝わるように、マナーを守ってメールを送りましょう。お礼状をメールで出す方法についてそれぞれ詳しく解説していきます。

件名でインターンのお礼状だとわかるようにする

企業では、日々多くのメールをやり取りしています。1日に何十通ものメールを受信している中で、件名はメールの重度を素早く知るための大切なポイントとなります。一目見ただけで、何について書かれているメールなのか判断できるような件名にしましょう。

メールの件名によっては、せっかく丁寧に書いたものでも、迷惑メールだと勘違いされてしまったり、目を通してもらなかったりする可能性もあります。インターンのお礼状だったら「インターンシップのお礼：氏名」などのタイトルにすると分かりやすいでしょう。件名には必ず自分の名前を記載してください。開いて本文を読まないと送り主が確認できないメールは、親切とはいえません。

メールを送る時間帯に気を付ける

メールは24時間、いつでも送ることができる便利な連絡方法です。しかし、企業へメールを送る際には、送信時間に注意しましょう。友人や親しい人なら、早朝や深夜に送っても問題ないかもしれませんが、営業時間以外にお礼状のメールを送ると失礼だと感じられる場合があります。

企業へのメールは基本的に職場のパソコンへ届きますが、業務時間外のメールが個人のスマホに転送されるような設定になっていることも考えられます。そのため、緊急性の低いお礼状のメールは、非常識だと思われる時間帯に送るのは避けた方がよいでしょう。

送るタイミングとしては、お昼休みである12時前後や就業時間近くの夕方などが読まれやすいといわれています。お礼状のメールはインターン終了からなるべく早くに送るべきですが、時間帯も考えましょう。

インターンのお礼状のメール例文

件名は、インターンシップのお礼であることと、差出人が一目で分かるようにします。本文では、インターンシップに参加させてもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。お礼状のメールを書く時には、丁寧な言葉遣いを意識して、失礼がないように注意します。最後には署名を入れ、自分の連絡先を明記しましょう。

インターンのお礼状を手紙で出す方法

ここからは実際にどういう書き方が素晴らしいお礼状になるのかを解説していきます。自分の感じた感謝をひたすら書くというよりは、しっかりと形式に添ったお礼状を書けるようにしておきましょう。

封筒の表と裏面には書くことが違いますし、その書き方にもルールがあります。一般的なルールとして出来上がっているものは、相手に失礼なく送れる方法ですので下記を参考に書いてみてください。

インターンのお礼状を書くときは縦書きが基本

便箋で縦書きと横書きには意味があります。横書きは一般的に友達や後輩などビジネスとは正反対の場合に使用することが多いです。縦書きは上司や先輩などの目上の人に対しての書式になりますので、当然お礼状は縦書きがおすすめです。

書くペンについてですが黒いボールペンや万年筆で書くようにしましょう。便箋は筆ペンで書くのも一般的なのですが乾くまでに時間がかかり、文字が滲んでしまったり手で汚してしまう可能性が高いのであまりおすすめはできません。

万年筆は無いかもしれませんがボールペンはどこの家庭にでもあるので、黒色でしっかり気持ちを込めて書きましょう。

 便箋は白無地を使用する

手紙でしっかりと感謝の気持ちを伝えるのであれば、便箋や封筒は当然用意しましょう。手紙で送るお礼状は受け取り側も丁寧な学生という印象を持つので、できる限りの準備は念入りにしておくべきです。封筒や便箋はコンビニなどですぐに手に入りますので、自宅に無い場合はインターン終了後でも買って帰るのが理想です。

便箋や封筒を選ぶ際の基準ですがビジネスシーンで使う便箋は、白無地のシンプルなものが一般的です。封筒も同様にシンプルな白の和封筒を使用しましょう。また、学校で指定の封筒がある場合にはその封筒を使用しても構いません。

便箋や封筒を用意して送るお礼状については好印象をより与えるので、準備を怠らず素早く送れるようにしてください。

インターンのお礼状の封筒の宛名の書き方

封筒の表面に書く項目ですが宛先は人事宛に真ん中に書きましょう。注意するのは人事担当の部署の場合は御中、人名の場合は様を必ずいれます。人名で役職がついている場合は○○課長や○○部長のみの宛先でかまいません。表面右には住所、左には赤文字でお礼状御中と記入すると親切です。

裏面ですがお礼状を書いた日付、住所、名前を左側に書くようにしましょう。裏面の記載について書き忘れることが非常に多いので特に注意が必要です。せっかく書いたお礼状が誰から届いたのかわからないと失礼になってしまいます。

細かい話にはなりますが、封筒の書き方などのビジネスマナーを知らないと採用担当者からマイナスの印象を持たれてしまうこともあるようです。細心の注意を払い、何回も確認してから出すようにしましょう。

お礼状の手紙の本文の書き方

便箋でお礼状を書く場合は、本文を頭語・時候の挨拶を含めた「前文」、本文である「主文」、結びの挨拶と結語の「末文」、日付や署名・先方の名前を入れた「後付」の4つに分けます。お礼状の基本の構成となりますので、これに沿って書いていくようにしましょう。

普段、手紙を書く時にこの構成を意識することは滅多にないでしょう。難しいと感じるかもしれませんが、お礼状を書く際にはこのスタイルに合わせるのがマナーです。

頭語

頭語とは、手紙の最初にくる言葉です。最後の言葉である結語とセットになっているため、頭語によって結語が決まります。よく見かける「拝啓」という言葉は頭語にあたり、セットとなる結語は「敬具」です。「謹啓」が頭語だと結語は「謹言」となります。

手紙の最初の言葉として「前略」を思い浮かべる人も多いですが、前略は「前文を省略します」という意味になり、目上の人に書くのは失礼になりますので、お礼状では使わないようにしましょう。

他にも「啓上」「謹呈」「拝呈」など様々な言葉がありますが、どのような頭語を書けばよいか悩んでしまう時は、一般的にビジネスの文章で使われている「拝啓」と「敬具」を使用すれば問題ありません。

挨拶

頭語の後は一行分を空けて、時候の挨拶を書きます。本題に入る前の挨拶として本文に入れるのがお礼状のマナーです。ビジネス文章では、繁栄を喜ぶ言葉と感謝の言葉を書くのが一般的です。繁栄を喜ぶ言葉としては「貴社益々のご繁栄のことと心からお喜び申し上げます」などがよく使われています。

また、「新春の候、すっかり春らしくなりましたが」など、季節に合わせた内容を加えることもありますが、用いる際には手紙を送る時期を配慮しなければならないため、注意が必要です。心配な人は、季節に関わらずいつでも使える挨拶文を使った方がよいでしょう。ほかにも「貴社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」などがあります。

本文

時候の挨拶の次の行から、一文字分空けて本文を書きましょう。冒頭にはインターンシップへのお礼を述べ、感想、経験から学んだことなどを具体的に伝えていきます。本文の書き方に決まった形式はなく、基本的に自由です。

インターンシップで印象に残ったことや、嬉しかったことなどを自分の言葉で表現してみましょう。エピソードが具体的であるほど、インターンシップに対して一生懸命取り組んだことが伝わります。

形式は自由ですが、手紙のマナーには注意しましょう。相手の企業を指す時には「貴社」と表記します。言葉の途中で改行するのは失礼とされていますので、ひとつの単語が離れないように気を付けて、文末に表記しないようにしましょう。

結びの挨拶

本文の最後には、結びの挨拶を入れます。お礼状の内容を総括し、相手を思いやる言葉を書きましょう。「インターンシップの機会を頂いたお礼を申し上げたく、取り急ぎお便りいたしました。本当にありがとうございました。末筆ながら貴社のご発展をお祈り申し上げます。」などとして、最後のまとめにします。

前半部分のインターンシップへの感謝の言葉を省略して「取り急ぎお礼まで」などとすると、目上の方に失礼になりますので注意してください。文章は省略せずに、お礼と最後の挨拶までしっかりと書くようにしましょう。結びの挨拶のあと、次の行に頭語に合わせた結語を入れます。「拝啓」からお礼状を始めた場合には「敬具」で終わりにしましょう。

日付・署名・宛名

本文を書き終えたら、一行空けて、二文字分の余白を入れて、日付を記載します。日付は便箋を投函する日にしてください。手紙でお礼状を書く時には縦書きとなりますので、日付は漢数字と和暦にすると良いでしょう。

さらに一行空けてから差出人を下側に寄せて書きます。大学名、学部、学年、氏名となりますが、それぞれ下に一文字分のスペースを空けるのが基本となりますので注意しましょう。

そして、最後に宛名である企業名、担当者の名前を記載します。本文と同じ高さから書き始め、企業名などは省略せずに正式名で書くようにしましょう。企業名の後は行をかえて、部署名、役職、名前を書きます。宛先である担当者の名前の下には「様」を忘れないように気を付けましょう。

インターンのお礼状の折り方

便箋に自分の思いをたくさん書いてせっかく完成しても、折り方が悪いとマイナスに感じられる可能性があります。上記の通りにするとマナー通りの折り方になります。相手が封筒を開封して便箋を取り出したらすぐに読める形が、今回紹介した折り方になりますのでぜひ実践してください。

インターンのお礼状の手紙の例文

例文として最低限必要な箇所をご紹介しました。最初に感謝の気持ちを述べ、具体的なインターンの内容を含めた感想、最後の感謝の言葉が基本的な流れになります。これに加えて志望している企業の場合は、御社に入社したいと強く思いましたなどの言葉を加えても好印象です。上記を参考にして、自分なりの感謝を込めた文章を作ってみましょう。

独自性のある内容で印象に残す

お礼状の文章はインターネット上にテンプレートが豊富に存在しています。ですが受け取る側も同じような文章を毎回見ているはずです。大事なのはお礼状を出したということではなく、自分自身の主観がしっかり入った独自性のある文章で書くことです。

インターン先に感謝の気持ちを述べると共に、就職活動で少しでも優位に立ちたいのであれば絶対に例文の引用は厳禁です。しっかり具体的な感想と自分が体験したことを踏まえて表現するようにしましょう。

感謝の気持ちが伝わることが大切

お礼状の書き方にはルールがあるものの、基本的なルールさえ守っていれば内容については自由に書くことができます。お礼状は感謝の気持ちを伝えるためのものですので、内容はどうであれ気持ちがしっかりと伝わることが大切です。ルールを守ることは大切ですが、それを意識するあまり定型文ばかりで構成してしまうと、感謝の気持ちが伝わらなくなってしまいます。

お礼状は送ることも大切ですが、ただ送っただけで好印象になるわけではありません。お礼状によってきちんと企業への感謝の気持ちや就職への熱意などが伝わってこそ好印象を与えることができます。定型文ばかりでありきたりな内容にせず、自分の気持ちをしっかりと表現して感謝の気持ちを伝えていきましょう。

事務的な内容では悪印象になる場合も

お礼状は感謝の気持ちを伝えることを最優先する必要がありますので、自分の正直な気持ちを書くことが大切であり、定型文ばかりで構成するのはNGです。定型文ばかりがNGなのは、ありきたりになってしまい他の就活生に埋もれてしまうこともありますが、それだけではなく事務的に見えてしまうからでもあります。

お礼状は出すのがマナーではありますが、それを事務的におこなっているとわかれば印象が悪いです。感謝の気持ちを伝えるためではなく、ただ儀礼的にお礼状を出していると分かれば気持ちは伝わりませんし、マイナスの印象を与えてしまいます。お礼状はきちんと感謝の気持ちがあり、自発的に出しているとわかることが大切ですので、定型文に頼らずに自分の素直な気持ちで書くようにしましょう。

インターンでのお礼状は感謝の気持ちを伝える事が大事

今回紹介した書き方をしっかり実践してもらえれば、インターン受け入れ先に対して感謝の気持ちをしっかりと伝える事ができます。お世話になった気持ちをストレートに文章にしてぶつけていきましょう。それが今後のインターンに参加する後輩のためにもなりますし、結果的に自分のためにもなります。

今回インターンした企業が志望する場合には感謝の気持ちを述べるとともに、今回のお礼状から採用試験が始まっているという気持ちで書いてみてください。細かいマナーに関してもやらないで後悔するよりは、しっかりできることは最低限やっていく方があとで後悔しないです。ちゃんと相手に気持ちが伝わる文章を心がけましょう。

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