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【インターンのお礼状の封筒の選び方】表裏の書き方まで紹介

インターンシップのお礼状は封筒にもこだわろう

インターンシップの後は、お礼状を出すことがあります。このとき、書く内容だけでなく、使用する封筒にもこだわっておく必要があります。企業が受け取るとき、一番最初に目にするのが外側の封筒です。封筒のマナーが守れていなければ、感謝の気持ちを届けるお礼状も失礼なものになってしまいます。

インターンシップに参加して、その企業に興味を持ったのであれば、なおさらです。封筒にまで、しっかりと気を配り丁寧なお礼状を送りましょう。

ここからはインターンシップのお礼状を送る際の封筒の選び方について紹介します。一番最初に目にする封筒はどんなものが良いのでしょうか。

無地で白色のもの

封筒は白で無地のものを選びましょう。宛先などを書く黒色のペンの文字が最も映えるのは白です。よく茶系の封筒も見られますが、これはビジネスの事務的なやり取りの際に使われるため、お礼状には適していません。

また、白は昔からフォーマルな状況に使われるものとして親しまれてきた色です。「汚れが目立つ=汚れないように気を付けて扱わなければならない→とても大切なもの」を表していると言われています。

履歴書は自分の分身になります。大切であることはもちろん、見やすいといった機能性も重視して白色の封筒を選びましょう。

サイズは長形4号で定型のもの

お礼状を出す際、封筒のサイズは長形4号を選ぶようにしましょう。実際に売られているものでは「ナガカタ4号・90×205mm」と表記されていることが多いです。通称「ながよん」とも呼ばれており、便箋(B5サイズ)を3つ折りにして入れることができる封筒です。

お礼状などは、3つ折りで封筒に入れて送るのが一般的なマナーとされています。これは何度も折り目をつけてしまうと、かさばったり、折り目が付いて読みにくくなるからです。

お礼状に使用する封筒は、「白色」で「ナガカタ4号・90×205mm」を選びましょう。

文具店やホームセンターはもちろん、コンビニエンスストアでも扱っている場合もあるので、事前に買っておくと安心です。

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お礼状を送る封筒の表側の書き方

封筒おもて記入例の図続いて、封筒の表側の書き方についてです。昨今ではメールを使用することが多く、手紙や封筒の書き方を知らない方もいるのではないでしょうか。

封筒の表側の書き方に、お礼状だからといって特別な決まりはありませんが、一般的なルールをしっかりと確認しておきましょう。

右側に企業の住所を正式に記入する

宛先の住所はおもての右側に記入します。 都道府県から記入し、番地などの数字は漢数字で書きましょう。番地を書く際は略さず、正式に記入します。

また、ビルの名前などが長くて一行に入りきらない場合は番地の後くらいで適宜改行をしましょう。バランスよく書くために、改行後の書き出しは上に少しスペースを空けて書くと良いです。

住所の上に郵便番号を記入する

郵便番号は、住所の上に記入します。ほとんどの郵便用封筒には「□□□-□□□□」といった枠があるため、そこに記入します。

もし枠がなければ住所の上に書きますが、左上に切手のスペースを空けることを忘れないようにしましょう。

郵便番号がわからないからといって空白で出すのはNGです。もちろん住所さえ書いてあれば届きはするのですが、「わからないことをそのままにする」雑な印象を与えてしまうかもしれません。今はインターネットで住所から簡単に検索できるため、きちんと調べて記入しましょう。

真ん中に担当部署と担当者名を記入する

封筒の表側中央には宛名を記入します。一行目に社名と部署名、二行目に担当者の役職と氏名、敬称を記入します。

社名を書く際には(株)などと略さず、きちんと「株式会社○○」と記入します。長くて面倒だと感じるかもしれませんが、勝手に略されるのを嫌がる人は一定数いるものです。

担当者名がわからない場合は「○○部 御中」あるいは「○○部 担当者様」でも構いません。相手が特定の個人の場合は「様」を、企業や部署、チームなど、特定の人物でない場合は「御中」を使用します。

また、「様」と「御中」を重複して使うことはありません。丁寧に書いたつもりでも、「株式会社○○ △△部御中 ●●様」などといった書き方は間違いですので気を付けましょう。

【例】

・就活未来株式会社の人事部が宛名の時
就活未来株式会社
人事部 御中

・就活未来株式会社の人事部採用担当、港花子さんが宛名の時
就活未来株式会社
人事部 港 花子 様

「様」と「御中」について詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

お礼状を送る封筒の裏側の書き方

封筒うら記入例の図封筒の裏側には差出人の情報を記入します。差出人が不明の手紙は、誰からどんな目的で届いたのかがわからないため、あけるのを躊躇してしまうでしょう。

自分の都合ではなく、相手への気遣いとしてきちんと差出人の情報も記入する必要があるのです。封筒の裏側に書く項目や位置など、おもて面と同様に一般的なマナーとして覚えておきましょう。

自宅住所と郵便番号を記入する

裏面にも郵便番号の枠があるタイプとないタイプがあります。枠がある場合はそれに従って自分の情報を書いていきます。枠がない場合は封筒裏面の左下の位置に郵便番号を記入し、その下に住所などを記入していきます。

まずは自宅の住所を都道府県から略さずに書きましょう。宛先と同様に、略さず正式名称で記入していきます。マンションやアパート住まいの人はきちんとマンション名や号室まで、正確に記入するようにしましょう。

名前を大きめの字で記入する

氏名は住所よりも大きめの字で記入しましょう。これはおもて面の同様のルールで、名前が一番目立つようにするためです。

また、氏名の上に大学名も記入しておくとなおいいです。インターンであれば、企業の人も「○○大学の△△さん」と覚えている可能性が高いです。そのため、インターンのお礼状や就活関連の書類を送る際には、大学名も記入しておくとより丁寧です。

苗字と名前の間は一文字分も空けるとバラついてみえますので、一文字の半分くらいの間を空けて書くとよいでしょう。ごく稀にですが、「森松太郎(もりまつ たろう/もり しょうたろう)」のように苗字と名前の境目がわかりにくい場合もあります。

投函する年月日を記入する

投函する日付を封筒に記入するのは、「いつ出しました」と表すものです。郵便の回収や配達には一定の時間がかかるため、どうしても2~3日、距離や天候によってはさらに日数がかかるかもしれません。

そのため、「私自身はできるだけ迅速に対応しました」というアピールとしても日付を記入するようにしましょう。

投函日を記入する場合は、裏側の左上、封をしても隠れない位置に記入しましょう。縦書きでも横書きでも構いませんが、住所や氏名を縦書きで記入しているため、投函日も漢数字で縦書きにした方が統一感は出ます。

その際、月日だけでなく、年から書いた方がより丁寧です。西暦の場合は4桁で、和暦の場合は元号(令和)から書きましょう。

のりを使って封をする

封筒への手紙の折り方と入れ方

封をする際には、テープやホッチキスではなく、のりを使いましょう

テープは配送の途中で引っかかってはがれたり、他の郵送物とくっついてしまう可能性があります。またホッチキスは配送時に引っかかって破れる恐れがありますし、シュレッダーにかける際にもホッチキスは厄介者です。

封をする際にはスティックのりが最適です。液体のりだと封をしたときにはみ出したり、乾いたときにシワになったりしてしまいます。あるいは、封止めのシール付き封筒を使うのもひとつの手です。はみ出す心配もなく、キレイに封ができます。

また封筒への入れ方にもルールがあるので、上記の図を参考にしてみましょう。

封をしたら「〆」を書く

封をしたら、しっかりと封を閉じましたという意味を込めて「」と書きます。見よう見まねで「×(ばつ)」やカタカナの「メ(め)」と書く人もいるようですが、それは間違いです。〆の字が間違っていたからと言って直接的な不利益があるわけではありませんが、基本的なマナーができていないことは「常識がない」と思われてしまう可能性があります。

「〆切」などで使われることのある「〆」は漢字です。正しく書けるようにしておきましょう。書く位置の目安は、封を閉じた境目に「〆」の字がまたがるように、クロスの位置がちょうど境目に来るようにしましょう

〆の書き方について詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

お礼状を封筒で送る際の注意点

お礼状を送る際、封筒の表面・裏面の書き方以外にも注意すべき点があります。これはお礼状に限らず、就活の際に履歴書やES(エントリーシート)を送る場合や、社会人になって取引先などに書類を送る場合などにもいえることです。

これから先ずっと使える基本的な注意点は、今のうちにしっかりと覚えておきましょう。

雨でにじみやすいペンの使用は避ける

封筒に記入する際のペンは、雨でにじまないものを選びましょう。水性のサインペンや万年筆、水性のペンはにじみやすく、水に濡れてしまうなどのトラブルがあった場合、住所などが正確に読み取れなくなってしまう可能性があります。

封筒の表と裏は、ゲルインクのボールペンや油性ペンなど水に強い性質のものを選びましょう。ペンの太さに決まりはありませんが、0.5~0.7ミリ程度のものが最適です。極端に太い、または細すぎるペンを使うと読みづらく、印象が悪くなる可能性があります。

就活におすすめのボールペンについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

提出物があれば一緒に郵送する

インターンシップ先によっては期間終了後にレポートや感想文、アンケート、制作物などの提出を求められることもあります。そういった提出物がある場合はお礼状と一緒の封筒に入れて送って構いません。むしろ、1回の郵送ですんだ方がコストもかからず、先方も開封や確認といった手間が少なくて済みます。

提出物が多い場合や折り曲げられない場合は、提出物の大きさに合わせてA4用紙が入るサイズの封筒を選ぶと良いです。提出物をひとつにまとめてクリアファイルに入れると担当者も管理しやすくなります。

クリアファイルにいれるようなやや大きめな封筒を使う場合は、履歴書提出をする時と同様の封筒を使います。より詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

正しい封筒の書き方でインターンシップのお礼状を出そう

インターン後にお礼状を出すための封筒の選び方や書き方について紹介してきました。もちろん、お礼状の中身も大切ですが、それを包んで送り届ける役割をする封筒も大切です。何かと堅苦しいルールがあるようにみえますが、一番はお世話になったインターンシップ先に対して感謝の気持ちを伝えることです。

ルールがあるからこそ、伝えやすいというメリットもあります。社会に出れば、多くの場面で感謝を形で表現していく必要に迫られます。まずは、その第一歩としてこのお礼状を送るための封筒の書き方を身につけていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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