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インターン後に出すお礼状の封筒の選び方|表裏の書き方まで紹介

インターンシップのお礼状は封筒にもこだわろう

インターンシップの後は、お礼状を出すことが大切ですが、このとき使用する封筒にもこだわっておく必要があります。お礼状は中身も大切ですが、外側の封筒も重要であり、封筒のマナーが守れていなければ好印象を与えることはできません。郵送時のマナーはさまざまあります。できていなければ、マイナスの印象になってしまう可能性もあるので注意が必要です。

封筒のマナーが守れていないと、お礼状の中身についても印象が悪くなってしまう恐れがあります。お礼状は企業への感謝の気持ちと伝えるためのものですが、好印象を与えてその後の就活を有利に進めるためのものでもあります。お礼状は封筒までこだわり、きちんとマナーを守って好印象を与えていきましょう。

無地で白色のもの

清潔感のある白色の封筒を選びましょう。飾り気なく、感謝の気持ちを伝えるにはもってこいの封筒と言えます。私信や目上の人への手紙、礼状、また履歴書やエントリーシートなど、大切な書類は白い封筒で出すのが一般的です。ビジネスシーンでよく見られる茶封筒は、事務的な書類(納品書や請求書等)を入れるためのものです。茶封筒で送ると他の郵便物に混ざり担当者に届かない可能性もあるため、白色の封筒で送りましょう。

サイズは長形4号で定型のもの

お礼状を出す際、封筒は長形4号で定型のものを選ぶようにしてください。おすすめは「ナガカタ4号・90×205mm」の封筒です。通称「ながよん」と呼ばれています。便箋(B5サイズ)を3つ折りにして入れることができる封筒で、手紙を出す際によく使われるサイズです。お礼状などは3つ折りで封筒に入れて送るのがマナーとして一般的なので、この封筒であれば大丈夫です。文具店やホームセンターではもちろん、この頃はコンビニエンスストアでも扱っているところが増えてきています。

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36の質問に答えて自分のタイプを把握しよう

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お礼状を送る封筒の表側の書き方

大抵の用事は電子メールのやりとりですんでしまう現代、手紙や封筒の書き方がわからない人も少なくありません。封筒の表側の書き方に、お礼状だからといって特別な決まりはありませんが、一般的なルールはもちろんあります。一般常識として封筒の表側、特に縦書きの書き方を覚えておきましょう。

右側に企業の住所を正式に記入する

縦書きの封筒の場合、宛先の住所は表の右側に記入します。位置の目安として、縦のラインは郵便番号の右端に揃え、書き始めは一文字分を空けて書きます。書く際には必ず正式に記入しましょう。

〈一般的な例〉

東京都千代田区霞が関1-2-34-302

〈改まった内容の例〉

東京都千代田区霞が関一丁目二番地三四号 ●●ビル三〇二号室

都道府県から記入し、番地などの数字は漢数字で書きます。番地を書く際、通常の郵便であればハイフン(-)などを使用した略式でも構いませんが、就活の際や取引先とのやりとり、あるいは目上の人に出す郵便の場合は略さず、正式に記入しましょう。

また、ビルの名前などが長くて一行に入りきらない場合は番地の後くらいで適宜改行をしましょう。改行後の書き始めは都道府県の最初の文字よりも一文字分下げて書くと見やすいです。

住所の上に郵便番号を記入する

郵便番号は、住所の上に記入します。ほとんどの郵便用封筒には「□□□-□□□□」といった枠があるため、そこに記入します。枠からはみ出るほどの大きすぎる字は「周囲に合わせられない協調性のなさ」を、逆に極端に小さすぎる字は「見る側への配慮のなさ」を感じさせてしまいます。枠の大きさに合わせたほどよい字の大きさで書きましょう。

もし枠がなければ住所の上に書きますが、左上に切手のスペースを空けることを忘れないようにしましょう。郵便番号がわからないからといって空白で出すのはNGです。もちろん住所さえ書いてあれば届きはするのですが、「わからないことをそのままにする」というズボラな面が露呈してしまいます。今はインターネットなどで住所から簡単に検索できるため、きちんと調べて記入しましょう。

真ん中に担当部署と担当者名を記入する

封筒の表側中央には宛名を記入します。一行目に社名と部署名、二行目に担当者の役職と氏名、敬称を記入します。社名を書く際には(株)などと略さず、きちんと「株式会社○○」と記入します。長くて面倒だと感じるかもしれませんが、勝手に略されるのを嫌がる人は一定数いるものです。

担当者名がわからない場合は「○○部 御中」あるいは「○○部 担当者様」でも構いません。相手が特定の個人の場合は「様」を、企業や部署、チームなど、特定の人物でない場合は「御中」を使用し、重複して使うことはまずありません。丁寧に書いたつもりでも、「株式会社○○ △△部御中 ●●様」などといった書き方は間違いですので気を付けましょう。

お礼状を送る封筒の裏側の書き方

封筒の裏側には差出人の情報を記入します。「中身を見ればわかるのだから別にいいのでは」と思うかも知れませんが、自分の立場で想像してみてください。自分宛で差出人が不明の手紙、誰からどんな目的で届いたのかがわからない手紙だと、空けるのを躊躇しませんか?自分の都合ではなく、相手への気遣いとしてきちんと差出人の情報も記入する必要があるのです。封筒の裏側に書く項目や位置など、一般的なマナーとして覚えておきましょう。

自宅住所と郵便番号を記入する

裏面にも郵便番号の枠があるタイプとないタイプがあります。枠がある場合はそれに従って封筒の中央、あるいは左側に自分の情報を書いていきます。枠がない場合は封筒裏面の中央、少し上の位置に郵便番号を記入し、その下に住所などを記入していきます。まずは自宅の住所を都道府県から略さずに書きましょう。宛先と同様、正式に記入していきます。

マンションやアパート住まいの人はきちんとマンション名や号室まで記入してください。大学入学と同時に一人暮らしを始めたという人は、案外自分の住所や郵便番号を覚えていないものです。うっかり郵便番号だけ実家のものを書いてしまう人もいます。決してうろ覚えでは書かず、自分宛のダイレクトメールや物件の賃貸契約書などを確認しながら記入しましょう。

名前を大きめの字で記入する

氏名は住所よりも大きめの字で記入しましょう。また、氏名の上に大学名も記入しておくとなお良いです。インターンであれば、先方も「○○大学の△△さん」と覚えている可能性が高いです。そのため、インターンのお礼状や就活関連の書類を送る際には、大学名も記入しておくとより丁寧です。

苗字と名前の間は一文字分も空けるとバラついて見えますので、一文字の半分くらいの間を空けて書くと良いでしょう。ごく稀にですが、「森松太郎(もりまつ たろう/もり しょうたろう)」のように苗字と名前の境目がわかりにくい場合もあります。名前が悪いなどということは決してありませんが、紛らわしかったり別人だと思われたりするのはトラブルのもとです。「わかって当然」という固定観念は捨てましょう。

投函する年月日を記入する

投函日を記入する場合は、裏側の左上、封をしても隠れない位置に記入しましょう。縦書きでも横書きでも構いませんが、住所や氏名を縦書きで記入しているため、投函日も漢数字で縦書きにした方が統一感は出ます。その際、月日だけでなく、年から書いた方がより丁寧です。西暦の場合は4桁で、和暦の場合は元号(平成や昭和など)から書くのが一般的です。

投函する日付を封筒に記入するのは、「いつ出しました」というアピールのようなものです。郵便の回収や配達には一定の時間がかかるため、どうしても2~3日、距離や天候によってはさらに日数がかかるかもしれません。そのため、「私自身はできるだけ迅速に対応しました」というアピールとして、あるいはただ「マナーだから」という理由で日付を記入しているようです。

のりを使って封をする

封をする際にはのりを使いましょう。セロハンテープやホッチキスはマナー違反です。マナー以前に、郵送時や開封時のことを考えると、テープやホッチキスは不適切といえます。テープは配送の途中で引っかかってはがれてしまう可能性があります。ホッチキスは配送時に引っかかって破れる恐れがありますし、開封時も針を外すのが面倒です。

企業によってはホッチキスの針は書類から外して別のごみとして分別する場合もありますし、シュレッダーにかける際にもホッチキスは厄介者です。封をする際にはスティックのりを使いましょう。液体のりだと封をしたときにはみ出したり、乾いたときにシワになったりしてしまいます。あるいは、封止めのシール付き封筒を使うのもひとつの手です。はみ出す心配もなく、キレイに封ができます。

封をしたら「〆」を書く

封をしたら、しっかりと封を閉じましたという意味を込めて「〆」と書きます。見よう見まねで「×(ばつ)」やカタカナの「メ(め)」と書く人もいるようですが、それは間違いです。〆の字が間違っていたからと言って直接的な不利益があるわけではありませんが、「常識がない」と思われてしまう可能性はあります。

「〆切」などで使われることのある「〆」は漢字です。正しく書けるようにしておきましょう。書く位置の目安は、封を閉じた境目に「〆」の字がまたがるように、クロスの位置がちょうど境目に来るようにしましょう。インターンのお礼状の場合は「〆」で構いませんが、その他に「封」や「緘」、入学祝や結婚祝いなど、お祝い事の際には「寿」や「賀」を用いることもあります。

お礼状を封筒で送る際の注意点

お礼状を送る際、封筒の表面・裏面の書き方以外にも注意すべき点や留意すべき点があります。これはお礼状に限らず、就活の際に履歴書やES(エントリーシート)を送る場合や、社会人になって取引先などに書類を送る場合などにも言えることです。

そんなに細かいところまで見るのかと思うかもしれませんが、たかが封筒、されど封筒です。いちいち気にしない人もいますが、細かいところまでとことん気にする人や常識やマナーを重視する人もいます。担当者がどんな人であれ、最大限の配慮をしましょう。

封を開けて再度のり付けをするのはNG

封をした後になって書き損じに気づいた、書類を入れ忘れていた、のり付けするときにずれてしまった、ということはありえるでしょう。そんなときは、いったん開封して新しい封筒を使用します。「せっかく丁寧に住所や宛名を書いたのに」と思うかもしれませんが、だからこそです。一度封をして開封した封筒は、どんなにキレイに開けたつもりでもわかってしまいます。

封の部分が破れていたり、封筒にシワが入ってしまったり、あるいは再度封をしたときに「〆」の字がずれてしまったりします。どんなに宛名書きが丁寧でキレイでも、開封した形跡のある封筒では台無しです。「ミスをごまかす」「表面だけ取り繕う」といったことを平気でする学生だ、という印象が残ってしまいますので、もったいなくても面倒でも、新しい封筒を使用しましょう。

書き間違えたときの修正はNG

書き損じは誰にでもあります。うっかり一文字飛ばしてしまったり、単に書き間違えてしまったり、あるいは乾いていないインクをこすって汚れてしまったりすることもあるかもしれません。そんなときは、すっぱりと諦めて新しく書き直しましょう。修正液や修正テープなどもありますが、「お礼状」という改まった文書やその封筒で「修正」という行為は望ましくありません。

修正液などを使用したからといって必ずしも評価がマイナスになるとは限りませんが、「なぜ別の封筒に書き直さなかったのだろう」とは思われます。せっかくのお礼状なので、より良い印象を持ってもらうためにもきれいな封筒・丁寧な文字で完成させましょう。

提出物があれば一緒に郵送する

インターンシップ先によっては期間終了後にレポートや感想文、アンケート、制作物などの提出を求められることもあります。そういった提出物がある場合はお礼状と一緒の封筒に入れて送って構いません。むしろ、1回の郵送ですんだ方がコストもかからず、先方も開封や確認といった手間が少なくて済みます。

提出物が多い場合や折り曲げられない場合は、提出物の大きさに合わせてA4用紙が入るサイズの封筒を選ぶといいです。提出物をひとつにまとめてクリアファイルに入れると担当者も管理しやすくなります。

正しい封筒の書き方でインターンシップのお礼状を出そう

インターン後にお礼状を出すための封筒の選び方や書き方について紹介してきました。もちろん、お礼状の中身も大切ですが、それを包んで送り届ける役割をする封筒も大切です。何かと堅苦しいルールがあるように見えますが、一番はお世話になったインターンシップ先に対して感謝の気持ちを伝えることです。

ルールがあるからこそ、伝えやすいというメリットもあります。社会に出れば、多くの場面で感謝を形で表現していく必要に迫られます。まずは、その第一歩としてこのお礼状を送るための封筒の書き方を身につけていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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