【インターンのお礼メール完全ガイド】正しい書き方と例文5選

インターンのお礼メールは欠かさずに

長くお世話になった長期のインターンでは、自然とお礼メールを出そうと思うかもしれませんが、短期のインターンはどうでしょう。インターンでお世話になったお礼を伝えたいのに、どうすればよいかあなたの感謝の気持ちが強いほど、気を遣って迷うことになるかもしれません。そんな時は迷わずに、インターンのお礼を伝えましょう。

仕事もまだこなせないあなたのために社員の方々が指導し、面倒を見て時間を費やしてくれたからです。それに気付けば、インターンの期間の長短に関係なく、お礼を述べたくなるのではないでしょうか。

いつ、どんな書き方で送ればよいかわからず迷っているうちに、時間が過ぎてタイミングを逃し、お礼のタイミングを失ってしまいます。お礼状をどう書けばよいかわからない方のために、お礼状の重要性や書き方や送るタイミングなど、例文もあげて詳しく解説します。

お礼メールの重要性とは

お礼メールを送る重要なことの1つは、インターンでの感謝の意を伝えるためです。そんなお礼メールには2つの重要なことがあります。インターン先にお礼の気持ちを伝えるのとは別の重要性とはなにか次にご紹介しますので、見ていきましょう。

時間を割いてくれた企業側へのお礼

インターンという時間を設けてくれた企業側へお礼を伝えるという意味で、お礼メールは重要なものになります。インターンで過ごす時間は学生にとって非常に重要なものです。学生という立場でありながら、社会人としての仕事の一部を体感することが出来、それによりその業界、企業における仕事内容、職場環境を実体験として知ることが出来るのです。

中には内定直結型のインターンも存在します。しかし多くの企業におけるインターンは採用活動ではなく、学生の職業体験として行っているのです。インターンの経験は業界研究や企業研究を深掘りする絶好の機会なのです。そのような機会を与えてくれたことに対する感謝の念を、しっかりと企業へ伝えるようにしましょう。

面接官に印象付ける事ができる

お礼の気持ちを伝えるのと別の重要なことの1つ目は、面接官への印象です。インターンを終えてすぐにお礼メールを送る事で、人事に自分の存在や人柄を印象付ける事ができます。人事に好印象を強く残せるように、ありきたりな文面ではなく自分の思いや感情、サポートしてくれた教育係の方の名を挙げて感謝するなど、オリジナルの所感がある文面が必要です。失礼のない無難な定型のお礼状に、ポイントで独自の所感を入れる事によってさらに好印象を与えることができます。

アピールの一貫になる

お礼の気持ちを伝えるのとは別の重要なことの2つ目は、自己アピールになります。インターンに行った最終目的は、志望企業に就職することです。インターンで学んだことや身に付けたスキルなど、成果を恩恵としてお礼を述べると共に、その成果を手に入れた自分を上手くアピールすることで、お礼メールを自己アピールの一貫にすることができます。このようにインターンのお礼状を送ることはお礼を述べるだけに留まらず、あなたが就活で自己アピールできる大切なチャンスにできるのです。

インターンを通して学んだ事を書く

お礼メールの内容は、インターンを通して具体的にどんな事を学んだのかを謝辞と一緒に述べます。インターンを通して志望企業に対して気付いたことや感じたこと、仕事観や得た成果など成長度がわかる文面にしましょう。また、教育係がいた場合は個人名を出して、どんなサポートを受けたのか、それに対する反省や感謝の気持ちを書くのも効果的です。ただし人事は忙しいので文面が長くなりすぎないように整理して、思いを簡潔に伝えましょう。

入社意欲の高さを伝える

就活生のインターンの最終ゴールは就職です。企業もインターンの採用を決めたのは、あなたが自社を志望して入社意欲が高いと判断したからでしょう。ですので、入社意欲が高いことをインターン中にアピールすることはもちろんですが、インターンのお礼の文面にも、更に入社意欲が高まったことを書きます。インターンで学んで、業界や貴社の素晴らしを知り、もっと深く学びたいと思ったなど、志望企業に益々入社したくなったことをしっかりアピールし、人事に印象付けましょう。

お礼メールの書き方

それでは、お礼メールの書き方について見ていきましょう。インターンでの成果を手に成長した自分をアピールするために、オリジナルの所感を文面に盛り込んで印象を強くし、上手く自己アピールした例文を交えながらご紹介していきます。

件名

件名は、パッと見ただけで「どこの誰から」「何について」「どのような用件で」来たメールなのか、ということがわかるようにしましょう。とはいえ、あくまでも件名ですので、簡潔な文章が求められます。

ビジネスメールにおいては、件名を20文字以内に収めるのが適切とされています。ここでは、「インターンについて」「お礼であること」「大学名」「氏名」をシンプルに書くのが望ましいところです。一目で内容がわかれば、受け取った側も優先順位を意識してメールを開くことができます。

急を要さない内容ではあるものの、大切な一通ということが伝わるようにしましょう。先方の仕事を邪魔することなく、忘れられもしないためにしっかりとポイントを押さえておくことが大事です。件名のないメールは、セキュリティの観点から開かずに削除してしまう企業もあります。未設定となっていないか、見直しをおこないましょう。

宛名

メールでは「誰へ宛てたものなのか」を冒頭ではっきりと示す必要があります。「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」の順に、法人格も含め略さず正式名称で記します。同じ部署に同姓の方が在籍するケースもありますので、氏名もフルネームとするのが一般的です。失礼のないよう正確に書きましょう。

宛先が複数名となる場合は、職位が上の方から並べ、送信先アドレスの設定順とも一致させます。CCを入れるのであれば「（CC：○○様）」と添えるとわかりやすくなります。改行に工夫しながらスッキリ見えるように仕立てましょう。宛名の最後尾には敬称を忘れてはいけません。氏名の後には、「様」を付けるのが基本です。複数名の場合は、それぞれについて全員に様を付けるようにしましょう。氏名がわからないときや担当者が定まっていないときは、部署名または会社名に「御中」を付けます。

本文

メールの本文は、伝えたいことを打ち出しながらも、簡潔にまとめましょう。自己アピールの色も含んでいますから、あれもこれもと盛り込みたい欲が湧くかもしれませんが、長文メールは読みづらく、かえって印象を下げてしまうことにもなりかねません。また、いきなり感想などに入るのではなく、自分が何者で、何をした者なのか、という説明から始める距離感が大事です。

まずはメールの目的である感謝を述べます。それからインターンで感じたことなどを加えていきます。力み過ぎず、自分の言葉で綴りましょう。別の参加者と内容がかぶったとしても、その気持ちは間違いなくあなたのオリジナルなものです。読んで自分のことを思い出してもらえるような内容なら、ベターです。末尾には、結びの挨拶を忘れないようにしましょう。

署名

メールの下部には、署名を施すのがマナーです。これは、差出人がどこの誰で、どのように連絡すればコンタクトを取れるのか、を明らかにするものです。「大学名」「学部」「学科」「氏名」「連絡先」が標準的な事項ですので、これを目安に、略さず正式名称で記載しましょう。

連絡先は、「電話番号：△△」「e-mail：△△」といった形式で、それが何を指すのかを記して項目立てするとわかりやすくなります。「メールで送っているのだからアドレスは表示されるのだし、返信機能を使うだろう」などと安易な考えをせず、署名の一環として確認できるようにしておきます。署名欄も、見え方に配慮しましょう。メールの主旨から外れた部分ですから、本文とは離して囲みを設けるなど、区切られた感じを出すと識別が容易です。

インターンのお礼メールを送る際の注意点

インターンのお礼をメールで送る際には、いくつか気をつけたい点があります。日頃のおこないでも、プラスと思ってしたことは少しだけしか加味されなのに、マイナス面が発覚した途端ガクッと評価が落ちてしまった、という経験はないでしょうか。かと思えば、ほんの小さな心配りを相手が拾い上げてくれることもあります。

ちょっとした注意が人事の印象を左右する可能性があるならば、細やかな気遣いで他の就活生より一歩前に出たいところです。以下で主なチェックポイントを挙げていきます。

お礼メールは翌日までに送る

手段を問わず、お礼の気持ちを伝えるシーンでは「なるべく早く」が鉄則です。インターンのお礼メールも同様に、迅速な行動が決め手となります。インターンが終了した当日、夜のうちに送信できればベストです。遅くとも、翌日中には送信するようにしましょう。

通常の職場では、朝一番にメールチェックをするのが慣習です。担当者が出勤後、すぐに目にしてもらえれば、効果は抜群といえるでしょう。

相手の都合に応じ、相手のタイミングに開封を委ねられるのが、メールの長所です。忙しい時間帯に飛び込んで来ても仕事の邪魔になることはありませんが、受信通知が入れば作業の手が止まります。相手のリズムを崩すリスクを回避するため、翌日の始業前には届くようにしておくのも、ひとつの思いやりです。一般マナーとして、気持ちが良い対応を心がけましょう。

遅れた場合はお詫びの一言を添える

お礼メールの送信が翌々日以降になってしまった場合には、謝意を表すのが適切です。悪い情報は良い情報よりも先に出すほうがマイナス感を和らげ全体の印象をアップさせますので、本文の初めにお詫びの一文を添え、お礼が遅れたことを素直かつ丁寧に謝りましょう。

こうした対処は、礼儀正しさを印象付けるのにも一役買います。ピンチをチャンスに変えて、むしろ好ましさを残す場合もあるのです。

避けたいのは、言い訳がましい書き方と、メールを出さないという選択です。形式的なものであっても、お礼をした事実に意味があります。遅くなるほど心情的にお礼のメールを出しにくくなりますし、あまりにも日が経つと、いよいよ出さないほうがマシな状況になってしまいますから、何よりも後回しにしないのが無難です。

誤字脱字に気を付ける

文書に誤字脱字は禁物です。正確な内容で不備のないメールは、相手をないがしろにしていない姿勢や敬意を表すことにつながります。特に各種名称の誤記は大変な非礼にあたりますので気を付けましょう。

また、人事はメールひとつからも「こういう仕事をする人だ」と判断している確率が高いので、気を引き締めて臨みましょう。一事が万事ではありませんが、「マメな接遇ができるタイプか、定型雑務を面倒がらずにこなせるか、簡単な書類をおざなりにしないか」など、入社後の仕事に対するありようは、ある程度の一貫性が見て取れるものです。

言葉の欠落で意味が真逆になったり、契約書の書き間違いで重大な損失が出ては大変です。スピード勝負とはいえ、凡ミスで減点されないためにも、目立つマイナス要素である誤字脱字の見直しは怠らないようにしましょう。目を変えて家族や友人に読んでもらうと、自分では気付かなかった見落としを発見しやすくなります。

関連記事

お礼状をメールで送る際の例文やマナー【説明会・面接・内定】

メールでも手紙でもOK

お礼はメールでも電話でも、どちらで伝えてもOKです。これは実際に職場の雰囲気や、社員の方々と顔を合わせて過ごしたあなたが判断できるのではないでしょうか。電話でお礼を伝えるときは、あらかじめ電話でのマナーや礼儀を確認してからかけます。

電話でお礼を伝えるときは慌ててしまわないように、短くても原稿を作ってリハーサルを重ねておくことをオススメします。電話でも手紙と変わらない丁寧な言葉で理路整然と簡潔に話し、忙しい人事に配慮して長電話にならないように注意しましょう。

「インターンでお世話になった○○大学の氏名です」と簡潔に名乗り、電話先の確認では、企業名、部署名、担当者名を略せずに言ってから内容に移ります。最後にもう1度お礼を述べて、相手が先に電話を切ってから受話器を切りましょう。

メールは、送ってすぐに届くので早ければ早いほど印象に強く残す事ができ、人事にとっても、最も確認しやすい手段です。この場合、忙しい上にたくさんのメールを処理しなければならない人事の立場に配慮して、メールを書きます。

手紙の場合は、メールのような早さと違って、丁寧さでアピールです。字や文章の丁寧さ、時間や手間を惜しまずにお礼状を書いたという事実から、志望度の高さを伝えアピールする事ができます。

企業の雰囲気で判断する

インターンに関するお礼の仕方は、企業の雰囲気で判断するようにしましょう。どのような方法であれ、しっかりとお礼をしたということが重要であり、その方法でとやかく言われることはほとんどないでしょう。しかし企業の風土に合う形で行うことで、あなたの評価を効果的に上げることが出来るのです。

ペーパーレスの文化が根付いている企業に対しては、手紙で送るよりメールで送るほうが好印象を与える可能性があります。また社員の年齢層が高い企業においては、メールよりも手紙が好まれることが多いです。インターン終了後、その企業の選考にエントリーする可能性があるのであれば、なおさら印象をよくしておくに越したことはありません。企業の風土に適した形でお礼をしましょう。

迷ったときはメール

インターンのお礼メールを手紙かメールかどちらで送るかを迷った場合は、メールで送りましょう。短期のインターンにいくつも参加をしていた場合、できるだけ当日中、もしくは翌日に手紙を出すとなると、時間もかかりますが、何通かを一緒にだすということもあります。出し終わった後に、チェックリストをきちんとつけていれば問題がないですが、どこの企業にお礼状を出したのかわからなくなったり、どのような内容で送っているのか見直したくても、出してしまった後は見られません。

メールで送るとこれらの悩みが一切なく、どこにいつ送ったのか、どの担当者に送ったのかなど、すべてを見直すことができると同時に、返信メールが来た時も見やすくなっています。このことから、迷ったときはメールで送ると良いと言えるでしょう。

お礼メールの例文

ではここで、インターンのお礼メールを実際にはどのように作成すればよいのか、具体例を見てみましょう。お礼メールの送信は、就活において今や当たり前とも言えるアクションです。みんなが通る道だからこそ、短いメールの中に個性を光らせれば、大勢から抜きん出ることができます。

お礼メールは、単純そうで意外と労力が要る、工夫の凝らし甲斐があるタスクです。送ることが大事だからといって、機械的に定型文書をコピーするだけでは「とりあえずやっておけば良い」という感覚が滲んでしまいます。差異化を試みる好機ですから、自分なりの表現でそれを活かしましょう。

例文①

お礼状の件名の書き方は、インターン、お礼の言葉、大学、氏名を書くことで人事の目をひき、開かなくても一見して内容が分かるように工夫します。下の例のように書いて、件名ひとつにおいても細かい心配りができるところや個性をアピールできます。

例文②

1dayのインターンでもお礼メールは送りましょう。例え1日だろうと部署や社員の方々は指導し、面倒を見て時間を費やしてくれたからです。ですので、インターンの期間の長短に関係なく、お礼を述べます。特に、あなたが志望したいと思っている業界や企業でしたら、あなたの思っていた通りのところかどうかくらいは、1日あれば十分観察できます。

マッチングして入社意欲が高まったら、感想などを付けてお礼とともに自己アピールすることも可能です。1dayのインターンだからとお礼メールを出さない人もいるので、送っておくと人事の目にも留まりやすく好印象を与えられます。

例文③

メールでは、1行の文字数を30字前後に抑えるのが良いといわれています。これを目安にしながら、読みやすさも考慮して、文の区切りで適度に改行します。署名も、項目名を揃えるなどの工夫をするとより見やすい仕上がりとなります。この文例では、体験を就活や将来のみならず何にでも活かそうとする応用力や柔軟性をアピールしてみました。

例文④

宛先の会社名は、前株（株式会社□□）・後株（□□株式会社）に注意し、（株）と略すことなく正確に書きます。商品名などについても、長い名称であったり広く世間に認知されている愛称があっても、正しくフルに記載します。お詫びは冒頭に添え、より丁寧な印象をもたらす内容で挽回しましょう。ひときわ印象に残る方がいる場合は、個人名を挙げて構いません。

例文⑤

 

使い慣れない法人格は、書き損じのないよう入念にチェックしましょう。部署自体を窓口として一括りにインターンを扱っているケースなど、担当者が不在または不明なときには、取り仕切っている部署等、わかるところまでを宛名にします。この場合も、文末はやはり相手方を気遣う挨拶で結びます。共に歩み、企業やお客様に貢献する未来のビジョンを描ければ、就活への効果も期待できるかもしれません。

関連記事

インターンで就活を有利に運ぶために必要な知識と対策の全て

お礼を伝えて企業と良好な関係性を

せっかく苦労してインターンになり、志望の業界や企業、業務を少しでも知る機会を得たのですから、最大限に活かしましょう。また、お礼状であなたの気持ちを伝えるときは、志望の業界や企業へのインターンならなおさら、好印象を与えて信頼のある良好な関係性を保ち続け、今後の就活を少しでも有利な方向にいくようにしましょう。

記事についてのお問い合わせ