【返信用封筒の裏の書き方】提出書類の気を付けたいマナーを徹底解説!

提出書類を返信用封筒で提出する場合のマナーを身につけよう

就活ではさまざまな提出書類がありますが、提出の際には返信用封筒を使用する場合もあります。自分で封筒を用意して提出する場合でもさまざまなマナーがありますが、企業が用意してくれた返信用封筒を使用する際にもマナーがあるので注意が必要です。マナーが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいますし、それが選考に影響する可能性があります。

提出書類の出し方だけで減点されてしまうのは勿体ないですし、社会人の基本的なマナーとしても覚えておくことが大切です。返信用封筒のマナーをしっかり守り、正しい使い方ができていれば好印象につながる可能性もあります。就活中は返信用封筒を使用する機会も多いので、正しいマナーを理解しておきましょう。

返信用封筒とは

企業の採用試験を通ると、内定承諾書が郵送されます。その場合、返信用封筒が同封されていることが多くあります。同封された返信用封筒の表には、企業の住所と企業名が既に印字されており、受取人が企業名をあらためて書き入れる必要はありません。また、受取人から内定承諾書あるいは内定誓約書が確実に企業側に届くことを考えて同封されるもので、受取人に対して余分な手間を省くという企業側の気遣いでもあります。

さらに誤配を防ぎ、企業のもとに確実に就活生の内定承諾書が届くことを狙ったものともいえるでしょう。基本的に返信用封筒が同封されている場合は、この封筒を使用するとよいでしょう。ただ、この返信用封にも、さまざまに手順があることに注意をしてください。返信用封筒を郵送する際に気を付けたいマナーを見ていきましょう。

返信用封筒の裏面の書き方

返信封筒の表側には企業名と住所が印字されていますが、その裏面には何も表記されていません。その裏面に書かなければならないのが、返信用封筒の差出人となる就活生の氏名と住所です。

しかし、その内容を記載するにあたっても守らなければならないビジネスマナーがあります。たかが住所氏名と考えているかもしれません。しかし、ビジネスの上では些細なことであっても、その人を判断する要素として受け取られてしまうということに注意すべきです。

自分の住所は正確に書く

返信用封筒の裏面に書くべき内容は、自分が現在住んでいる場所の住所と氏名です。記入位置は、封筒の左下に差出人名と住所を明記します。もちろん手で書き込むことが原則です。最近では大型の封筒にも印字できるプリンターを持っている就活生も多いかとは思います。

ですが、企業側から送られてきた封筒に印字された文字があったとしても、返信する側としては、手書きする方が良いでしょう。企業に正式の書類を送付する時には手書き文字で記載する方が丁寧な印象を企業側に与えることになるからです。

そして忘れてはいけないのが、自分の住所の郵便番号、そして番地やアパートなどの施設名、部屋の番号です。郵便番号の普及から都道府県名などを省略すること、また個人情報の露出を気にするあまり、部屋番号などを記載しない人が増えているようですが、住所の詳細は必ず記載するようにしましょう。

郵便番号以外の数字は漢字で統一する

郵便物でも横書きでの住所記載が一般的に増えてきているとはいえ、正式な書式はあくまでも縦書きです。企業から送付される内定承諾書を求める封筒の書式も縦書きとなっている場合が多いでしょう。返信用封筒の表の記載を確認してみると、縦書きで企業名と住所が記載されているはずです。

そこで注意したいのが、縦書きの場合の数字表記です。縦書きの場合の住所の数字は全て漢数字で統一することが大切です。これは番地、部屋番号も同様です。しかし郵便番号は基本的に横書きとなりますので、アラビア数字でかまいません。

ただし、外資系の企業などでは横向きの封筒を使用する場合があり、そのような場合は横書きで記載し、数字はアラビア数字で記載すべきですので気を付けてください。

封をしたら「〆」マークを書く

ビジネスの書類を郵送する際に気を付けなければならないのが、封筒の封を閉めた後に必ず「〆」マークを入れることです。これは必ず入れなければならないというものではありません。しかし「封を確かにいたしました」という意味で、その後は誰も開封していない証拠ともなるビジネスの書類を郵送する基本的マナーのひとつです。「〆」マークを入れておけばより丁寧な姿勢がアピールできます。

「〆」マークを入れることに慣れている人は無意識のうちにもこのような印を付けますが、慣れないとついつい忘れがちになりますので、投函する前に必ず確認してください。「〆」マークはうっかりすると「×」マークになりがちですので気を付けましょう。ちなみに、横書きの封筒には〆の印は必要が無いということになっています。

返信用封筒の表面における注意点

返信用の封筒に内定承諾書などを同封して返送する場合、その封筒の表側についても気を配らなければなりません。返信用の封筒だからと、裏面の就活生自身の住所氏名は記載したが、注意を払わずそのまま発送してしまったなどということがありますが、これには問題があります。

また「返信用封筒が同封されていたが企業名や住所が入っていなかった」、あるいは、「そもそも返信用封筒が入っていない」という場合もあります。ここでは、返信用封筒の表についてのさまざまな注意点を確認してみましょう。

企業名が書かれていない場合は正式名称で書く

返信用封筒に宛先の企業名を記載する場合には、企業の正式名称を書くことが大切です。よくあるのは株式会社という表記を(株)と表記する方法ですが、これは法律的に正規の表記方法ではなく、カッコつきの(株)というものは商号には使用できず登記ができません。つまり(株)と表記するのは略式であり丁寧な表現とはいえず、失礼となります。

また、一般消費者をマーケット対象とする企業などではブランド名などを表に打ち出すことにより、認知されていることがあります。しかし、これとは別に正式名を展開している場合は、必ず正式名称を書くことが必要です。

一般的なブランド名を返信用封に記載するということは、例えば就活生が、式典などの公式の席においてニックネームで呼ばれるようなことと同じとなります。十分に失礼なことであることがよくわかると思います。

「行」か「宛」は二重線で消して「様」か「御中」に

企業が同封してくる返信用封筒の表にあらかじめ企業名が印字されている場合、宛名の企業名及び担当部署の最後に「行」または「宛」という文字が入っています。これは返信用封筒の宛名を記載した企業自身が、自らに対して「様」などの敬称を付けるのは礼儀上失礼だという理由からされる記載方法です。この場合は、この返信用封筒を使用する就活生が手を加えて、この宛名書きを完成させる必要があります。

この「行」あるいは「宛」を二重線で消して「様」か「御中」としてください。宛先が個人である場合には「様」、会社名や部署名である場合には「御中」を使います。また、印鑑で名字印等が押されている場合がありますが、その場合には印鑑部分は消さないようにすることも大切です。

二重線はフリーハンドでOK

返信用封筒は「行」か「宛」かを二重線で消す必要があり、この線も綺麗に真っすぐ引くように心がけなければなりません。二重線の引き方からも人柄は判断することができますし、雑に引いてしまうとだらしない、大雑把などマイナスの印象を与えてしまいます。

二重線は、定規を使わずにフリーハンドで引いても構いません。フリーハンドでも丁寧に引けば綺麗な線になりますので、二重線はフリーハンドで書くようにしましょう。

「内定承諾書在中」は書かなくていい

就活中、企業に応募書類などを郵送する際に「履歴書在中」とか「応募書類一式在中」などの表記をしていたので、返信用封筒の表にも「内定承認書在中」と記載しなければならないと就活生は考えがちです。しかし、返信用封筒にはその記載は必要ありません。

企業の採用試験に応募する時には、企業にとって不特定多数の就活生からのアプローチがあり、大量の応募書類が寄せられます。企業側で混乱することがないように、そのような表記をする習慣になっているのです。

しかし、返信用封筒で内定承諾書を郵送する就活生はすでに企業内では内定が出ている状態であり、就活生自身は、ある意味において特定の採用候補者として位置づけられているわけです。また該当する返信用封筒は内定承諾書を送付する特定用途で用意されていると考えられます。郵送された企業で受け取ればその内容に関してはすぐに認知することができるでしょう。

返信用封筒には添え状も同封する

内定承諾書などを返信する際には、内定承諾書などの必要書類だけでなく、添え状も返信用封筒に同封します。この添え状とは、内定していただけたことへのお礼を示すと同時に、「内容物を確かに送付いたしました」ということを確認するものです。

就活生の皆さんは、メールやネットを用いることが多いので、添え状というものには、あまり馴染が無いかも知れません。通常、履歴書などを送る際にも添え状を同封することが多いのですが、事務的な必要書類では表現できない就活生の気持ちを伝えることができます。

その意味からも、添え状は手書きで書くことが好ましいでしょう。前述したように、内定通知を受け取ったことの感謝の気持ちを伝えるには格好の機会であり、また就活生自身を印象付ける機会ともなります。

添え状の日付は履歴書に合わせる

添え状を作成すれば日付も記載しなければなりませんが、これは履歴書の日付と合わせることが大切です。履歴書と添え状の日付が前後していると不自然な印象を与えてしまいますし、マナーとしてもNGです。履歴書と添え状は同じ日付を記載しますが、この日付にも注意しなければなりません。

履歴書に書く日付は作成した日ではなく、提出日になります。そのため1月1日に履歴書を作成したとしても、担当者に渡す、あるいはポストに投函するのが翌日になれば日付は1月2日と書かなければなりません。日付は間違えやすいポイントですので、注意が必要です。日付は作成した日ではなく、提出する日になりますので、履歴書と添え状それぞれの日付は提出日で揃えましょう。

例文

提出書類の送付について

拝啓 時下貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は貴社内定を頂き誠にありがとうございます。早速ではございますが、提出書類を同封いたしましたので、ご確認よろしくお願い致します。 敬具

卒業証明書 1部
健康診断書 1部

以上

添え状は最初にタイトルを付けておく必要があり、「提出書類について」など簡潔に示しておきましょう。添え状では拝啓で始まり、敬具で締めるのが一般的な書き方ですが、その後に時候のあいさつを入れる必要があります。時候のあいさつは「○○の候」であり、時期によって○○に当てはまる言葉が変化します。

例文の「時下」は季節に関係なく使用できますので、覚えておくと便利です。簡単にあいさつを済ませて「記」と書き、その下に提出書類を記載し、最後に「以上」と書いて締めます。

企業用に返信用封筒を準備する場合の書き方

ここまで返信用封筒の書き方について説明してきましたが、中には「自分が企業に返信用封筒を同封して送らなくてはならない」というケースもあるでしょう。企業から返信をもらわなくてはならない場合、自分の側で返信用封筒を用意し、それを同封しなくてはなりません。

では、同封する場合の返信用封筒はどのように用意すれば良いのでしょうか?もし用意した返信用封筒に不備があれば、企業側で別途新しい封筒を用意しなくてはならなくなり、手間とコストが発生してしまいます。そうならないためにも、正しい返信用封筒の準備方法を見ていきましょう。

裏には何も書かない

返信封筒を同封する場合の注意点の1つ目は、「裏には何も書かない」ということです。返信用封筒を同封するのは、「相手が少しでも負担無く返信できるように」という気遣いからです。そのため、あらかじめ相手が記入するとわかっている情報は事前に書いた方が親切だと考える人も多いでしょう。

しかし、裏に書かれる内容というのは、相手側の情報です。返信する相手が、自分で住所や氏名を記入することになっています。相手側の情報をこちらで事前に書いてしまうというのはとても失礼な行為とみなされてしまいますので、つい書いてしまわないように気をつけましょう。

逆に、表面の宛先は自分の情報ですので、書かなくてはなりません。表面には自分の郵便番号・住所・氏名を書き、氏名の下には「宛」もしくは「行」と書きます。「様」や「御中」を記入しないよう注意してください。

必要な料金分の切手を貼る

返信用封筒を準備する上での注意点として、「必要な料金分の切手を貼る」ことにも気をつけましょう。返信用封筒は、準備する側があらかじめ切手を貼り、料金を負担するのがマナーです。切手を貼り忘れれば相手が負担することになり、大変失礼なので気をつけましょう。

また、切手を貼る位置は、縦書きの場合であれば封筒の左上です。ケースとしては希ですが、横書きの場合には右上に貼るのが正式ですので注意しましょう。相手に不快感を与えないよう、綺麗に貼るようにしてください。

また切手は、必要な料金分のものを貼るようにしましょう。切手の料金が不足していれば、差出人か受取人のどちらかが不足分を負担することになります。場合によっては企業側が負担することになってしまうため、注意しなければなりません。心配であれば返信書類などの重さを郵便局で測ってもらい、正確な金額で切手を準備するのが良いでしょう。

返信用封筒の表面・裏面のマナーを押さえておこう!

内定承諾書や内定誓約書を返送する際には、郵送の際のマナーをしっかりと守って送付することが大切です。書類に署名捺印することはもちろんですが、添え状を必ず入れて、内定への感謝とお礼の気持ちを伝えましょう。また同時に、確かに書類を同封した旨も確認します。場合によっては「添え状を添えなくても良い」という案内がある場合もありますが、添え状をつけることでより丁寧な気持ちが伝わります。

返送は迅速におこなうようにしましょう。といっても焦ることはなく、返送する書類に不備がないことの方が重要ですから、きっちりと確認することが重要です。これらの一連の確認作業を押さえておくことは、ビジネスのマナーとしても大切な手はずですからしっかりと身につけておく必要があります。

その上で、返信用封筒の表の表記、裏の記載方法に間違いがないかをチェックし、落ち着いて郵便ポストに投函するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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