就活のマナー

就活で使う封筒の色に悩んでいる人必見|正しい選び方・送り方を紹介

新卒の就活で使用する封筒は決まっている

就活で使用する封筒は決まっています。就職活動中は企業に履歴書などの応募書類を送付することが多くなるため、企業に失礼のないように封筒のマナーについて知っておきましょう。

就活で使用する封筒は白い封筒が一般的で、応募書類を入れる封筒の形にも決まりがあります。ここではなぜ白い封筒が適しているのか、応募書類を送付するにはどのような大きさの封筒を使用すればよいのか解説していきます。

せっかく書類選考のために作成した応募書類も、封筒の種類でマイナスポイントになることだけは避けたいものです。書類選考という第一関門を突破するためにも、書類送付のマナーをしっかり覚えて、丁寧に準備をしておきましょう。無事に次のステップに進めるように、面接の練習だけではなく、書類選考の準備も抜かりなくやっていき、好印象な人物になるようにしましょう。

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

応募書類は白封筒が一般的

応募書類を企業に封筒で提出する場合は、白封筒で送るのが一般的です。白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすいので、白のほうが一般的であるとされています。

茶封筒はジム的な書類の郵送で使用される

封筒には用途に合わせた使い方があります。茶封筒の場合、ビジネスや事務の用途で使用され、主に仕事の書類を送ったり、領収書・請求書を送るのに使われています。ビジネスでも使用されますが、基本的には社内の簡易的な通信の場合に使用され、取引先など正式な場では茶封筒は使用しないとされています。

茶封筒だと他の書類と混ざる可能性がある

なぜ就活で使用する封筒は白色が適しているのかというと、茶封筒だと他の郵便物に混ざってしまう可能性が高いからです。茶封筒はビジネスの場で頻繁に使用されます。

主に社内間の書類送付のときに使用されています。電子化されている時代なので、あくまでも簡易的なやり取りであればメールなどでも十分代用できますが、原本が必要になる領収書などを本部に送付する場合は茶封筒を使用することが多いです。

白封筒は取引先に書類を送付する場合や、正式な文書を送付するときに使用します。応募書類は正式な書類なので、白い封筒が適切といえます。それに企業には郵便物は毎日たくさん届きます。

請求書からDM、折り込みチラシなど、大企業になればなるほどその量は増え、郵便物の仕分け作業だけでもかなりの時間を費やします。白封筒は改まった書類を送るときに使用するので、郵便物を仕分けする際に目視だけで判別しやすいです。書類を送付した後の企業側の作業のことも考えると、白い封筒を使うことで企業への配慮ができるといえます。

白封筒は応募書類など私信用で使用する

白封筒の用途は私信や応募書類です。エントリーシートや履歴書などの応募書類を送る際に使用されます。ビジネスの場面ではより改まった場面で使用されているようです。また私信、つまりビジネスではない個人的な手紙に使用されるのも白封筒です。このように用途が定められていますが、茶封筒で送る用途のものを白封筒で代用するのは構わないとされています。

履歴書を送る封筒の形も決まりがある

就職活動を始めるまでは、封筒にはなかなか馴染みがなかった人も多いと思います。実は履歴書を送る封筒の形も決まりがあります。封筒のサイズは角形2号が好ましいといわれています。角形2号はA4書類がすっぽり入るサイズです。履歴書などの応募書類はA4を基本サイズとしているので、書類を折り曲げずに送付することができます。

履歴書を購入した際によく同封されてくる長形3号の封筒があります。こちらは使用しないでください。応募書類は基本的に折ってはいけません。アルバイトやパートに応募する際は長形3号の封筒は使用してもよいです。

しかし新卒採用は書類選考のほかにもいくつもの選考が控えている長期間の採用試験です。折ってしまうと、採用担当者が履歴書をコピーしたり、ファイリングしたりするときに折じわができてしまい手間がかかってしまいます。

サイズは角形2号が好ましい

応募書類に使う封筒のサイズは角形2号を使いましょう。これはA4サイズを折らずにそのまま入れることのできるサイズです。大きい封筒だと邪魔に感じ、小さな封筒に応募書類を折って入れ込んでいる方もいるかもしれませんが、三つ折りタイプだと書類が折れて読みづらくなってしまうのです。

大量の書類を読む採用担当者にとって、読みづらい書類というのは邪魔でしかありません。読みづらいからという理由で、きちんと読んでもらえない可能性もありますので、応募書類を折らずにそのまま入れることのできる、角形2号サイズの封筒を選びましょう。

封筒の表書きの例

それでは封筒の表書きについて解説していきます。実は封筒に書く宛名や企業名には書式ルールが決まっています。下記に表書きの例をご紹介しますので参考にしてください。ルールを守って失礼のないような表書きにしましょう。

・企業の住所
都道府県名から住所を書きます。また、丁目や番地も漢字できちんと書きます。
NG例 渋谷区渋谷0-0-0 ●●ビル2F

・社名
株式会社は省略せず「株式会社」と書きます。
NG例 (株)

部署と採用担当者名は、封筒の中央に重なるように書くとバランスが良くなります。送付先が事前に案内されている場合もあるので、ナビサイトや企業HPの書類送付先を確認してから書きましょう。

・履歴書在中
封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書きます。もしくは「応募書類在中」と記入しましょう。

封筒の裏書の例

次に封筒の裏書きについて解説していきます。裏面の左半分に差出人である自分の情報を書いていきます。他にも裏書きにはルールがありますので下記にご紹介します。

・郵便番号、住所、氏名
封筒の左半分、下方寄りに郵便番号、住所、氏名を縦に書きます。表書きよりも文字を小さく書くようにします。こちらも表書き同様に都道府県名から住所を書き、丁目や番地も漢字で書きます。

・日付
郵便番号の上に送付する日付を縦に書きます。日付は省略してもよいといわれています。しかし送付した日付を書くことで、採用担当者が応募書類が届いているのに気づかなかった際に、自分が送付した日付の記載があることで、締め切りを守って送付ができたという証拠になります。
例 平成30年〇月〇日

・「〆」マーク
応募書類を全て封筒に入れて、フラップに糊付けして閉じた後に、封じ目のところに「〆」を書きます。糊付けする際はテープではなく必ず接着力の高い糊を使用してください。

就活に関係する応募書類の注意点

就活に関係する応募書類は、ある程度は決まっていますが、企業によって提出を求められるもの、求められないものがある場合もあります。A社では必要なかったのにB社には必要ということもありますので、突然提出を求められても困らないように、就活関連の書類を把握しておきましょう。

また、応募書類は単なる手紙ではないので、マナーがあることも忘れてはいけません。細かい点まで気を抜かず、きちんとマナーを守れているかも評価基準になりますので、細部までしっかりと注意点を覚えておきましょう。

送付状作成のマナー

応募書類を送る際に書類だけを入れるのではなく、送付状も一緒に入れておくのがマナーです。上の図を見ながら注意点を確認していきましょう。

  • ①日付は投函日でOK 記入した日時ではなく、投函日を記しましょう。
  • ②左上に宛名 御中や様の使い分けを間違えないように注意しましょう。
  • ③差出人の情報を記載する 大学名、学部、氏名などはもちろん住所や連絡先も記しておきましょう。
  • ④タイトルは中央に配置し、趣旨が分かるようなタイトルにする 応募書類や履歴書など言葉の選び方は企業の指定に合わせましょう。
  • ⑤頭語と時候の挨拶から始め、書類を送付する旨を記載する。最後に「敬具」で締める 挨拶を書くのは基本的なマナーです、飛ばさないようにしましょう。
  • ⑥箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載する 入っているものを明記して間違いがないか確認しましょう。
  • ⑦相手に目的を伝えるために中央に「記」を記載する。
  • ⑧「以上」で締めくくる。

これで送付状は完成です。

クリアファイルに入れる

応募書類はクリアファイルに入れてから、封筒に入れるようにしましょう。

クリアファイルに入れることで、雨の日に郵送しても濡れて字が滲み読めなくなるということはありません。また、履歴書が配達中によれよれになってしまうこともありません。

シワ防止と雨防止のためにも、クリアファイルを使用しましょう。

クリアファイルは柄なしの色は透明を使用

クリアファイルを使用する場合は、無色透明の新品を使用するのが決まりです。柄があるものを使用すると幼稚な印象を与えてしまいます。

また色つきのクリアファイルも極力使用は控えてください。色つきのクリアファイルもビジネスの場にはふさわしくないので、無色透明のクリアファイルを選びましょう。

就活は封筒選びも大切!

就活は書類選考から面接までいくつもの過程を攻略していかなかければなりません。しかし、どの企業もいきなり面接をしてくれるわけではなくて、まずは書類選考というのが一般的です。いわば書類選考は第一関門であって、本番はまだその先の面接です。面接では企業によって質問が違ったり、準備しなければならないこともたくさんあります。

書類選考でもそれは同じですが、ゆっくりと時間をかけて準備できるというのが面接との違いです。何社も受けていると履歴書の内容や応募の形式などに気を遣ってられないという人もいるかもしれませんが、それはとても勿体ないです。丁寧に準備すれば、好印象を与えることができるのが書類選考です。細かなマナーをしっかり覚えていれば、書類選考も怖くはなくなるでしょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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