【宛名が「係」の場合の敬称とは】知っておきたい御中と様の使い分け

宛名の敬称を使い分けるのはビジネスマナーの基本

証明写真や面接時の髪型・履歴書の書き方・スーツの着用方法など、就活において守るべきさまざまなマナーがあります。その中でも意外と知られていないのが、履歴書を送付する時などに使用する封筒のマナーではないでしょうか。社会人になると、守らなければならない細かい決まりがあります。そしてそれは、自身の頭で考えても、なかなか答えを見つけられないものでしょう。

そこで本記事では、封筒のマナーの中でもわかりづらい「宛名」のマナーについてご紹介します。『御中』という言葉をたまに見かけるが意味がわかっていない、『係』ってどんな時に使用するかわからない、などあると思いますのでぜひ本記事をお役立てください。

「係」の使い方

まずはじめに、「係」の使い方をみていきます。これは履歴書を送付する時などの就活だけでなく、懸賞などの一般的な応募書類などを送る時にも使用するため、ぜひ覚えておきましょう。

「〇〇係」と聞くと、小学校や中学校のクラスで決めた「〇〇係」を想起する人も多いでしょう。端的に行ってしまえば、就活における「係」もそれと同じなのです。「クラス」という組織の中での「〇〇係」とは、ひとつのポジションに過ぎません。それでは、具体的にみていきましょう。

部署名の敬称として使う

先ほども大まかに触れましたが、「係」の正しい使用方法は、ある組織の中の1つの部署宛に封筒を送るときです。「〇〇会社」の「〇〇部」宛であるならば、「〇〇会社 〇〇係」となります。なので、部署名の敬称として用いることを認識しておきましょう。

個人に向けて「係」をつけることはNGで、もちろん役職に対しても不適切です。会社名などにつけるのは、また別の文言になるので注意しましょう。学生の時は、あまり封筒を用いたり、「係」と記載することに対して馴染み深いものではありません。とはいえ、就活する時や社会人になったときには必須のビジネスマナーです。「企業」「団体」といった大きな枠組みの中にある1つの枠が「係」ですので、頭に入れておきましょう。

「○○係」宛の場合は「御中」か「ご担当者様・○○様」を使う

では、「係」の具体的な使用例をみていきます。封筒の送付先で担当者の個人名がわからない時は、「〇〇係 御中」もしくは「〇〇係 ご担当者様」と記入してください。これはもちろん、企業名・部署名のみを知っている時の対応です。

担当者の名前を知っている場合は、「〇〇係 〇〇様」と個人名をきちんと書きましょう。「〇〇係」も「〇〇様」も、あるいは企業名も、誤字脱字のないよう正確に記入してください。名前を間違えないことは、ビジネスマナーの「基本中の基本」ですので、覚えておきましょう。

もしかしたら、就活とは別に、企業のキャンペーンなどに応募する際、ハガキなどで「プレゼント係」と書いた経験のある人もいるかもしれません。では、もう少し馴染みのない「係」以外のマナーをみていきましょう。

「御中」と「様」の使い方

先ほど「係」の使用例として、「御中」という言葉を提示しました。この言葉を見かけたことのある人は少なくないでしょう。とはいえ、「意味がわかっていない」「どう使用すれば良いのか理解していない」という人もいるかもしれません。

確かに、字面だけ見ても意味がわかりづらいものですし、日常的に使用することはほとんどないといっても過言ではありません。では、具体的にはどんな意味があるのかなど、「様」との使い分けとともにご紹介します。

宛名が会社か個人かで使い分ける

「御中」（読み方：おんちゅう）とは、会社名や部署名の後につけるものです。意味合いとしては、「宛先である企業、あるいは部署全体宛て」として捉えておきましょう。つまり、送り先の個人名や担当者の氏名がわからないときに使用するのが「御中」となります。

一方、「様」は、個人宛に送る際に使用しましょう。フルネームがわかればその名前を、わからない時は、「ご担当者様」という形でも構いません。「様」を使用する際の注意点は、企業名などに使えないことです。会社の名前だけでなく、部署などにも使えません。あくまでも「人」に対する敬称なので、「〇〇様」あるいは「ご担当者様」と記入することになります。では、この「様」と「御中」は、同時に使っても問題ないのでしょうか。

「御中」と「様」は併用してはいけない

会社名や部署名の後につける「御中」と、個人宛に送る時に使用する「様」を同時に使うことはビジネスマナー的にはNGです。つまり、「 株式会社〇〇　〇〇部御中」「株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様」はオッケーで、「株式会社〇〇御中　〇〇様」は、マナー違反となります。

「集団の中の不特定の誰か」が「御中」で、「特定の人」は「様」であるため、併用することは、誰宛なのか判然としないためNGなのです。誰宛なのかわからない封筒を企業に送ることは、失礼な行為に決まっています。「『御中』も『様』も両方書いたほうが丁寧」という気持ちもわからなくはありませんが、ビジネスマナーに反しているので、絶対にやめておきましょう。

その他宛名や敬称に関する疑問

これまでに「係」「御中」「様」の相違点をご紹介してきましたが、他にも守るべき宛名のマナーはいくつか存在しています。具体的には、返信用のハガキや封筒に「行」や「宛」とある時は、どのように対応すべきかなどです。あるいは、「『係長』『課長』『部長』などの役職にはどうすれば良いのか」という疑問を持っている人もいるでしょう。返信用封筒や役職への対応も、列記としたビジネスマナーですので、ぜひ覚えておきましょう。

返信用封筒に「行」や「宛」が書いてある場合は？

返信用封筒に「行」や「宛」がある際、まずは「行」や「宛」を二重線で消しましょう。そして、個人宛になる際は「様」、会社宛の時は「御中」を記入するのが一般的なマナーです。見落としがちなルールですので、よく覚えておいてください。

二重線の書き方は、縦書きである場合、まっすぐ縦に引きましょう。横書きは、もちろんまっすぐ横です。縦書きであれ横書きであれ、右上から左下に引くことも正解なので、いずれかで対応しましょう。

「様」や「御中」を記入する場所にもマナーがあります。まず縦書きのケースでは、訂正した箇所の左横、あるいは真下にしてください。横書きは下、もしくは右横が正解です。細かいマナーではありますが、このルールに則り対応してください。

「係長」や「課長」の敬称は？

個人名に加えて役職が宛先になる場合は、「様」を使用します。「〇〇株式会社　〇〇部　課長 〇〇様」といったような書き方をすることになります。そもそも「係長」「課長」といた役職そのものが敬称ですので、役職の後に「様」を使用することはありません。

とはいえ、稀なケースではありますが、個人名がわからず、あるいは必要はなく、「部長」などの役職宛に送る際は、「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇部長殿」での対応でも良いそうです。最後に役職だけ明記することは滅多にないかもしれませんが、覚えておいても損はないでしょう。

ちなみに「殿」は、文語（書き言葉）では使用しても問題ないですが、口語（しゃべり言葉）には適していません。目上の人に対して「〜殿」は相手を不快にさせてしまうことが考えられますので、避けてください。

宛名の敬称は様々な場面で使えるので覚えておこう

宛名におけるさまざまなマナーをご紹介してきましたが、宛名は封筒に記入するだけでなく、メールでも活用できます。会社に就職後、メールで対応する方が多い傾向にありますので、よく覚えておきましょう。

人事担当者でなくても、「係」「御中」「様」の使い分けやルールは目につくところです。個人名に「御中」を使用してしまったり、「様」と「御中」を併用してしまうなど、マナー違反が内定に響くことは認識しておきましょう。

返信用封筒での「行」「宛」への対応やマナーも、細かいながらとても重要です。役職につける敬称も同じくらい大切なことでしょう。「見ている人は見ている」ではなく、「全員見ている」という意識を持って、就活に臨んでください。

記事についてのお問い合わせ