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学校事務職員の仕事内容と役割
学校事務職員の仕事内容とはどんなものがあるのでしょうか。学校事務職員のイメージとしては、「先生と机を並べて、もしくは別室で何かしら行っている人…」という漠然としたものであることが多いです。イメージとしてはそうかもしれませんが、実際は学校という組織の運営に携わっている重要な業務を多岐ににわたりこなしているのです。今回はそんな学校事務職員の仕事について、迫っていきます。
学校事務の仕事内容は多岐に渡る
規模にもよりますが、学校の事務員の業務内容は幅広いです。中高一貫や大学などであれば、分業制を取り入れている可能性もありますが、小中学校や予備校などの規模であれば、多岐に渡る仕事内容になるでしょう。規模だけではなく、それぞれの学校や事務員の人数によって業務の幅が異なり、総務のような仕事から、経理や人事、広報まで関わることもあります。
学校という大きな組織だからこそ、民間企業の一般事務とは違い、学校事務が少人数しか在籍していないことも少なくありません。とはいえ、自分の仕事が子どもたちや教育の未来につながることは、大きなやりがいです。学校の先生などから厚い信頼を寄せられ、感謝されることもあるでしょう。
出勤管理や成績入力
学校事務の人事的ポジションでの仕事内容は、教師などの出勤を管理することです。すべての学校でこの業務を担当するとは限りませんが、人事部署などに所属するようなことがあれば、出勤管理だけではなく、給与の計算や教師の採用業務を担うこともあるでしょう。
また、成績入力などのサポート業務が含まれることもあります。正確かつスピーディに仕事ができるようになれば、学校事務のほとんどの業務を担当できるといっても過言ではありません。出勤管理や成績入力のミスは、大きなトラブルに発展する可能性もあり、入力ミスや計算ミスがないのかしっかりと確認し、間違えないようにしなければなりません。いずれにせよ、事務処理能力は必要不可欠です。
備品の発注・給食費の回収
備品や教材の発注・管理業務を行うこともあります。どれくらいの在庫があるのか確認しながら、教師などの要望に応えつつ、教材・備品を発注します。
こうした総務的な仕事だけではなく、施設管理も含まれることもあるでしょう。故障や破損などを発見した際は、速やかに業者に依頼します。小中学校であれば、給食費の回収を担うこともあります。学校のお金に関する仕事も、経理的なポジションとして担うことがあります。大学であれば、研究費を管理したり、学校の規模や種類に限らず、伝票処理や決算資料作成サポートを行うこともあるでしょう。パソコンのスキルは、ワードやエクセル、パワポなどの基本的な操作以上を求められることもあります。
窓口での受付・電話対応
窓口での受付・電話対応を担うこともあります。窓口業務であれば、学生や保護者からの学籍に対する相談や、お金に関することを聞かれるケースもあります。大学などの組織に所属するのであれば、奨学金の相談やアルバイト紹介など学生生活のサポート業務も無視できません。窓口業務は、いわば「学校の顔」ともいえるポジションです。受付での言葉遣いや振る舞いに細心の注意を払いましょう。
電話対応などの一般事務のような仕事であれば、他にも、ファイリングや郵便物発送、データ入力、書類作成などがあります。学校事務は、コミュニケーション能力と事務能力の両方が必要不可欠と言えるでしょう。さまざまな人に関わるため、柔軟性も重んじられます。
入学生確保のための採用活動
学生の募集に関わることもあります。学校説明会の企画や入試案内・願書受付など入学試験に携わり、入学生確保のためにさまざまな採用活動を行います。広報部のような部署があれば、そこに所属し、学校の良いところアピールする業務を担うでしょう。資料やパンフレット作成、ホームページの更新・運営など、事務業務以上のパフォーマンスが求められます。
学生募集を終えたら、学生の状況を管理する仕事もあります。「学費はきちんと納めているのか」「必要単位は取得しているのか」などを把握し、教師と連携しながら学生にアプローチしていきます。生徒と接することが多いポジションでもあるため、高いコミュニケーション能力が必要になるでしょう。
学校事務職員の仕事内容は一般事務と同じ
学校事務職員のだいたいの仕事は一般事務と同じです。なぜなら学校といっても一般企業と同じように経理や総務、人事などがあり、職員の給与計算や備品調達、福利厚生関係などの仕事も学校事務職員に求められているからです。これらの多岐にわたる仕事を捌くのは容易ではありません。
そのため、よく冬ごろに学校事務職員のアルバイトを募集する求人がハローワークに出ています。学校事務職員として正式に働きたい場合は、まずはアルバイトに応募してみて「学校事務職員とはどんなものか」を体験すると良いでしょう。「学校事務職員は楽そうだから」というだけを理由で志望している人は、その大変さに目を回すかもしれません。
学校事務職員になるためには資格は必要ない
学校事務職員になるために、必要な資格は特にありません。学歴に関しても高卒以上であれば問題ない場合がほとんどですが、学校によっては大卒以上の学歴が求められることがあります。大卒以上の学歴が求められるのは主に大学で働く学校事務職員で、他の小・中・高等学校、専門学校などは高卒の学歴で大丈夫という場合が多いでしょう。
しかし、例外も存在するので、志望する学校の事務職員募集の要項をよくチェックしておくのが大切です。募集要項を読むことは、民間に就職を希望する場合にも共通する重要なことです。あとで後悔することのないように、募集要項は熟読しておきましょう。
国立・公立・市立によっての違い
国立・公立・市立と学校に種類があるように、そこで行われる学校事務職員の採用試験にも違いがあります。公立の学校の場合は、自治体が行う地方公務員採用試験を突破しなければなりません。このなかでも小・中学校は「学校事務」職として募集していることもありますが、高校では「一般行政」職の中から人を選び、学校事務職員として置かれることがあります。
小・中学校か、高校かどちらを狙うにしても、その自治体の募集要項を熟読することは欠かせません。ある特定の自治体と別の自治体では、全く違う採用形式を取っていることもあります。アンテナをはり、こまめにチェックすることが大切です。
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学校事務職員の志望動機を作成する際のポイント
学校事務職員の採用にあたっては、通常の就活と同じように志望動機を考える必要があります。その志望動機を考えるコツとしては、なんといっても「学校という場で働きたい！」ということを全面に出すことが不可欠です。また、同時に「なぜ学校事務職員なのか、なぜ一般事務ではないのか」についても考えなくてはいけません。そのため、学校事務職員にしかできない学校特有のことを動機にする必要があります。
志望動機を作成する際のコツとしては、自分の経験からエピソードを掘り出していくことです。自分の経験は、誰にも真似できない自分だけのものです。そのため相手に印象を与えるアピールがしやすく、また面接の際どんな質問が来てもきちんと答えることができます。
教育の場での事務を希望する理由を明確にする
学校事務を希望する際は、単に「事務の仕事がやりたい」「裏方でサポートしたい」という志望動機では不十分です。なぜなら、学校ではなく、あらゆる民間企業に事務の仕事があり、「なぜ学校を選んだのか」ということが明確になっていないからです。
学校事務の志望動機は、教育に関わりたいということを伝えるようにしましょう。教育に興味のない人は、そもそも学校事務に向かない可能性があります。教師のように学生・生徒と深くコミュニケーションするポジションではありませんが、学校を運営していくために欠かせない仕事ですので、「教育の未来を変えたい」「子どもたちと接することが好き」などの気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。
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学校事務職員の志望動機例文
例文①
私は小学生のとき不登校だった経験があります。ある日、学校の先生に招かれて恐る恐る学校へ行ったところ、笑顔で対応してくれたのが学校事務職員の方でした。その時、私はその笑顔に救われ、「学校は怖いところじゃないんだ」と思えるようになれたのです。その後学校事務職員の仕事は「学校の運営役」と知り、私のサークルサブリーダーとして組織の土台作りに勤しんだ経験、つまり「責任感」と「周囲への気配り」が役に立つのではないかと思い、志望させていただいております。
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この志望動機例文では、「自分の不登校の経験」という無二のものに焦点を当てて書かれています。自らが幼かったときに、学校事務職員に笑顔で迎えられたという経験は、かけがえのない思い出ということができ、「学校事務職員に思い入れがあるのだな」と相手にアピールすることができるでしょう。
また、それだけでなくサークルのサブリーダーで得た「責任感」と「周囲への気配り」という長所もアピールできているので、学校事務職員への思い入れだけでなく、携わる能力も持っているとアピールすることに成功しています。
例文②
貴校を志望した理由は、さまざまな業務に携われるだけではなく、「自発的な人材を育成する」という教育の考え方に共感したからです。この教育理念は、私が経験してきた飲食店でのアルバイト業務により導き出した考え方と同一であります。新人研修を担う上で、「自ら考え、行動する」というモットーをもとに、研修内容を作り、新人を育成してきました。こうした成果と経験を活かして、人材育成をサポートできればと思います。
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この志望動機では、「この学校を魅力的に感じたポイント」「自分の経験を活かせるポイント」この2つで構成されています。なぜ学校で働きたいのかが明確化しており、すぐにでも活躍できることもアピールできているでしょう。学校事務に関連するアルバイト経験のない人は、ぜひ参考にしてください。
例文②
学生時代、障がいを持つ子どもや高校生の教育サポートを行うボランティア活動を経験し、教育の仕事に就きたいと思いました。貴校の「社会を知り、自分を育てる」という理念に深く共感し、裏方でサポートできればと考えています。在学中に培ったエクセルやワードを使用したレポート作成のスキルや教育サポートの現場での経験を活かして、貴校の教育プランを支えてきたいと考えています。
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教育関連の仕事に携わっていたこととなぜ学校で働きたいのかが明確になっている志望動機です。それだけではなく、事務の仕事に必要なパソコンスキルをもアピールしています。新卒の場合は、業務経験がありませんので、教育に関連する自分の経験からオリジナルな話を生成するようにしましょう。
先生・生徒と関わりながら組織運営をする学校事務員
「学校事務職員になりたいけどどんな仕事しているのかわからない」という悩みは解消されたでしょうか。学校事務職員の仕事は表立っては見えませんが、学校という組織の運営には欠かせないものです。むしろ必要不可欠な存在であるといっても良い存在です。
そのため軽い気持ちで採用試験に挑んでも、歯が立たないでしょう。他の業界・会社を研究するのと同じように、「どんな仕事内容で、自分のどこが役に立つか、なぜ学校事務職員でなければいけないのか」をしっかり研究しなければいけません。学校事務職員への道は、決して簡単なものではありません。採用試験に挑む際にはそのことを踏まえ、十分な対策をしていくようにしましょう。