【OA事務とは】一般・営業事務との違いや求められるスキルをご紹介

OA事務とは

OAとは、office automationの略称です。主に手作業でアナログでおこなわれていた事務作業を、コンピュータなどを使って自動化するという意味があります。OA事務は決して雑務が主ではなく、会社の書類作成などを任されます。効率的にパソコンで大切な書類を作成をすることが、プロフェッショナルとして求められる職種です。

ですから、ワードとエクセルを使いこなせることが求められます。また、データ入力や、表計算をソフトを使用した資料作成をおこなうこともあります。書類や表を作成する、OA事務に則したスキルを持っている必要があるでしょう。

OA事務以外の事務職との違い

事務職にはさまざまな種類がありますが、OA事務と、そうでない事務職との違いは一体何なのでしょうか。仕事の中身を知っている人も居れば、仕事の中身が正しくわからないという人もいるでしょう。事務仕事というと、コピーや電話応対などの雑務が主と思っている人もいるかも知れませんが、実はそうではありません。

OA事務の特徴として、他の事務職との最大の違いは、パソコンでの書類作成がスキルとして求められるところでしょう。OA事務を目指すなら、パソコンで業務資料を作成出来ることが条件です。

一般事務

一般事務とは、その名の通り事務仕事全般で幅広く活躍するという意味を持ちます。部署を限定せずに、職場の事務仕事であるさまざまな庶務、経理、ファイリング、電話の対応までおこないます。各会社によって業務内容に多少の差はあるものの、多岐に渡り仕事を持つという点であらゆる事務作業をこなす能力が必要です。

また事務処理のスキルに加え、業務上人と接することも多く、コミュニケーション力や協調性も円滑に仕事をしていく上で欠かせません。総合的な事務職をこなすには、あらゆる臨機応変な対応ができる社交性が備わっていることが大切といえるでしょう。

営業事務

営業事務とは、営業に関する事務仕事が主になります。営業専門の事務担当と考えれば妥当でしょう。営業のアシスタントとして、ファイリング、メール、電話応対をします。また、営業担当者から依頼された資料を作成したり、まさに営業の受注・発注作業、会社の商品の在庫管理をおこなうなど、営業に精通した業務となります。

顧客の電話応対や直接担当者と話すことも多いため、ここが一般事務と違い、より仕事が多いといえるでしょう。メーカーの社員との関わりも多いため、一般事務よりさらに協調性やコミュニケーション力、臨機応変さが求められます。

貿易事務

貿易事務は、商社やメーカーなどで海外とのやりとり、商品などの輸出入に関する事務作業をおこなう職種です。内容は、輸出に関わる業務と、輸入に関わる業務の2つに分かれます。輸出業務は、輸出通関書類の作成、運動便手配や通関手配、L/C（荷為替手形の信用状）買取をおこないます。貿易についての専門性の高い業務で、一般的な貿易に関する知識も必要です。スキルを身に付けると、通関士という職へグレードアップする可能性もあります。

海外の受注発注業務もあり、英語で話すことも必要です。英語が特技なら、能力を活かして働ける最適な事務職でしょう。ですが英語が苦手でも、仕事を通して英語力は少しずつでも伸びるはずです。TOEICのテストで英語力を試したり、語学に対する努力を継続すれば、より幅広く仕事をすることができるでしょう。

企業がOA事務に求めるスキルとは

企業がOA事務に求めるスキルとは一体何でしょうか。会社の業種により仕事内容が異なりますが、パソコンを使いデータを管理することや、ビジネス文書の作成をすることが主に求められるでしょう。経理関係であれば経理ソフトを使用し、物流関係だと在庫管理や受注・発注の納期を調整しその出荷データの入力をおこない、取引先へ送る伝票処理が仕事になってきます。

求められるスキルはまさにパソコン処理ですが、書類のコピー取りやFAX対応、アシスタントなど雑務もあります。臨機応変さとともに、場面や仕事の種類ごとに頭を切り替えて仕事をこなせる柔軟さも大切です。

基本的なパソコン操作やタイピング

OA事務の仕事では、基本的なパソコンの操作が出来ることが必須条件です。企業が求めるスキルとは、タイピングスピードやパソコンデータの保存・管理、またテンキー操作も素早いのが理想です。仕事を効率良くこなすためには操作性とスピードが必要なため、これらのスキルが求められます。もしタイピングが不得意でパソコン処理が得意な場合は、タイピング練習に取り組むとよいでしょう。

パソコンを基礎から学びたいという人には、パソコン教室などで初級レベルから学べる講座があります。MOS資格を取れるコースもあるため、そちらを受講してもよいでしょう。

Word・Excelの知識

OA事務は、一般的なビジネス文書を書いたり、会社独自の表計算を用いて統計をまとめた文書を作ったりしなければなりません。これら文書の作成には、パソコンのWordや表計算を使用できるExcelの知識があることが重要です。OA事務を目指したいと思うのなら、基本的なパソコンの知識に加えてWord・Excelの知識があることが望ましいといえます。

資格などを持っていなくても実際にスキルがあれば仕事はこなせるため、経験を積むのが一番です。具体的には、文書の作成、表計算、プレゼンテーション作成のスキルを上達させ磨いていけば、今後働く上で非常に役立ちます。

OA事務に向いている人

パソコンが得意な人に、スキルを活かせるOA事務の仕事は非常に向いているでしょう。では、技術面以外で、OA事務にはどのような人材が求められているのでしょうか。OA事務はパソコンに向かってコツコツ作業を進めるイメージがありますが、積極性やコミュニケーション能力も求められる職業といえます。

ここでは、OA事務に向いている人の特徴について解説します。OA事務が向いている人の特徴を知り、どんな人材が企業に求められているのか確認しておきましょう。

視野が広く自ら行動できる人

OA事務の仕事は、幅広く全体を見て人と関わることができる人に向いているといえます。事務職について、パソコンに向かって黙々と仕事をするイメージを持っている人は多いでしょう。確かに、OA事務はさまざまな事務職のなかでも、書類作成が主な業務内容となっています。ただし、会社の中で必要な仕事をこなすだけの受身の姿勢ではなく、自分で何が必要かを考えて仕事を進めていくといった積極性も求められます。

そのため、今までの生活の中で、サークルなどでリーダーシップや責任のある役割を持っていた人は、その経験を生かせるはずです。多くの部署の人と業務に携わり、他の部署の仕事内容も知ることができるOA事務の業務を通して、組織内の機能が把握出来るようになるでしょう。

コミュニケーション能力や協調性が高い人

OA事務の仕事には、コミュニケーション能力や協調性が必要です。人の話をよく聞き、周りの空気を読みながら仕事に取り組むこと、また、コミュニケーションを取り、調整しながら仕事を進めていくことが求められます。人間はそれぞれ個性があり、その個性がぶつかる中で、さまざまな人と一緒に仕事を進めていかなければいけません。

また、企業によってはOA事務も電話対応を任されたり社内外の人とのやり取りが発生する場合があります。そうした対応をすることが求められた時のためにも、コミュニケーション能力は重要です。

OA事務とは何かを理解してから就活に挑もう

これからOA事務を目指す人は、まず、OA事務とは何かを理解しましょう。漠然と事務職がいいと思っていた人もいるかもしれませんが、OA事務の具体的な仕事内容や専門性を知ることが必要です。気になる仕事内容を知れば、自分に足りないものが見えてきます。何のスキルがどの程度必要なのか、目標を明確にして自分の目指すポイントをしっかりと見極めましょう。

何より、「OA事務の仕事がしたい」という意思を持ってパソコンスキルを磨くことが大切で、その意欲がそのまま仕事のモチベーションにつながります。OA事務が自分の就きたい職業であると選ぶのなら、専門スキルの習得の努力をしながら、就活に挑みましょう。

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