総務について
総務はどの会社にもある部署で、社員のフォローや備品の管理など会社に関するあらゆる業務をおこないます。1年を通して忙しく、同時進行で多数の業務をこなす必要もあるため、さまざまなスキルが必要とされます。それだけやりがいのある仕事だといえるでしょう。
総務の仕事に就きたい場合、どのような志望動機を考えればよいのか、そのポイントと例文をご紹介していきます。
総務の主な業務内容
総務の業務内容は多岐にわたります。社員の福利厚生や労務管理をはじめ、備品や消耗品の管理、受付、社内行事、ホームページの管理など、会社によって違いはありますが、一般的に会社の雑務全般を取り扱います。会社の第一線で働くというよりは、社員のサポートや裏方など縁の下の力持ち的存在といえるでしょう。
文書作成などの事務処理能力はもちろん、来客対応や受付ではコミュニケーション能力が必要とされるほか、多数の業務をもれなくこなすための業務管理能力も求められます。
総務職に求められるスキル
まずはじめに、総務職の主な仕事内容、特にその中でも総務職に求められるスキルについて紹介します。このあとそれぞれ詳しく見ていきますが、先取り的に求めれられるスキルを紹介すると①広い視野・細やかさ②コミュニケーション能力③几帳面さの3つを大切なものとして挙げておく事ができます。
この木虹では詳しく紹介できませんが、エクセルのような表計算ソフトやワードのような文章作成ソフトを使いこなせることも大切なスキルの1つです。
広い視野・細やかさ
総務という仕事は一見地味に見えますが、数多くのスキルが必要とされる企業にとってはなくてはならない職種です。数多くの必要とされるスキルの中でも、広い視野と細やかさは最も大切なものの1つです。
なぜなら総務は、企業が円滑に日々の業務をこなしていくための手助けが大きな仕事の目標なので、当然総務の人は、〇◯部や〇〇課といった部分に目を向けるのではなく、企業全体に目を向けていなければなりません。また、仕事が広範囲に渡るということは、仕事が大雑把なものでもいいということともちろんイコールではありません。全体を見渡しながら仕事をしなければなりませんが、対応する個々の仕事に関しては、細やかに対応しなければなりません。
コミュニケーション能力
総務の人に限ったことではありませんが、特に総務の人はコミュニケーション能力が大切になってきます。総務の人が行う業務のなかで社内調整というものがあります。例えば、部署を跨いだ会議を設定する場合、総務がこのスケジュール調整をすることがあります。その場合は、部署を問わずスケジュールの調整をしなくてはなりません。
この時コミュニケーション能力が必須なのは想像に難くないでしょう。この時、コミュニケーション能力という言葉が支持する内容は、単に言葉に詰まることなくその場をうまくやり過ごす能力の事ではありません。言いにくい内容や、相手の思惑とは違うことを自分の主張として、うまく相手と折り合いをつけながら主張していく能力のことです。
几帳面
総務の仕事は几帳面さなしに成り立つことはあり得ません。正確に業務をこなさないと、他の部署の仕事に大きな影響が出てしまいます。例えば、総務が扱う書類の数は膨大なものになりますが、書類の管理をルーズにしてしまうと、最悪書類を紛失するという最悪の事態もありうるかもしれません。
その他にも、時間にルーズなとことがある人は、各部署から上がってくる例えば備品購入のお願いの期日などを守れずにいたりすると、その部署の業務に大きなネガティブな影響を与えてしまうでしょう。また、あまり大きくない企業や、総務の「何でも屋」としての色合いが濃い企業は総務が経理を担当することもあります。この場合、より一層の几帳面さが求められるのはいうまでもありません。
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総務の志望動機NG例
総務の正しい志望動機をご紹介する前に、まずはNGな例文を見てみましょう。
NG例
私は昔から人をサポートすることが得意で、総務の仕事が自分に向いていると思い貴社を志望しました。この能力でぜひ貴社に貢献していきたいと考えています。また、残業が少ないところや自宅から近く通いやすいところも魅力に感じています。貴社に採用していただけたら、一から勉強をして早く一人前になれるよう精一杯頑張りたいと思います。
なぜその会社で働きたいのかという理由がなく、総務という職種を志望する理由になっています。総務を志望する理由のみだと、「他の会社の総務でもいいのではないか」と思われてしまうでしょう。また、自分が人をサポートすることが得意だという具体的なエピソードや、どのように貢献したいかという部分を明確に示すようにしましょう。
本音であっても、「残業が少ない」や「自宅から近い」という待遇面を志望動機として挙げるのはあまり好ましくありません。入社後のビジョンは、ただ「一人前になりたい」ではなく、具体的にどのようになりたいかを考えてみましょう。
総務の志望動機例3選
それでは正しい志望動機はどのようなものなのか、例文を３つご紹介していきます。
志望動機の例文①
私は大学で野球部のマネージャーをしていました。マネージャーの仕事は裏方ばかりで大変でしたが、部員たちへの細やかな気配りを身につけることができ、その経験からも裏で誰かを支える仕事ができたらと思うようになりました。貴社を志望したのは、会社訪問で女性社員の方にお話を聞き、男女関係なく活躍できる職場だと知ったからです。入社できましたら、資格取得などさらなるスキルアップをおこない、貴社に貢献していきたいです。
まず、自分自身の過去の経験から総務を志望した理由を述べ、その次になぜその会社なのかという部分に触れています。業務に役立つ資格がある場合は、それをアピールすると効果的です。また、資格を持っていない場合でも、今後取得する意思を見せることで積極的な姿勢をアピールすることができます。
志望動機の例文②
私はパソコンを使うことが得意で、ワードやエクセルには自信があります。昨年Microsoft Officeの資格も取得しました。事務の中でも会社全般の幅広い業務を取扱う総務は、とても魅力がある仕事だと感じています。また、新しいものに挑戦することが好きなので、貴社の最先端技術を研究して常に走り続ける姿勢にとても共感しました。ぜひ貴社の発展に私のスキルを役立て、貢献していきたいと思います。
スキルや資格がある場合には、積極的にアピールしましょう。事前に業界研究、企業研究をしっかりとしておくことで、企業の理念や特色を自分の性格や能力に関連付けた志望動機を作成することができます。また、企業研究がしっかりとできていると、採用担当者に好印象です。
志望動機の例文③
私が貴社を志望した理由は、貴社の商品を長年愛用しており、その素晴らしさを実感しているためです。その中でも、私のパソコンスキルやコミュニケーションスキル、視野の広さなどが最も活かせる仕事が、総務だと考えました。総務の仕事は華やかではないかもしれませんが、会社にとってなくてはならない仕事です。日々の業務をこなすだけでなく、広い視野を活かして、良い会社にしていくためのアイディアを見つけていきたいと思います。
企業の商品や、サービスをきっかけにした志望動機です。商品などに関しては面接で聞かれる場合もあるので、しっかりとリサーチしておきましょう。受け身の姿勢ではなく、入社したあと自分が何をしたいかという積極的な姿勢を示すことが、採用担当者へのアピールになります。
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総務の志望動機は求められるスキルを把握しながら記載しよう
ここまで総務の志望動機を考える際のポイントと例文をご紹介してきました。総務など事務系の志望動機は、安易に志望する学生も多いことからあいまいになりやすい傾向があります。自分自身の具体的なエピソードなどを入れながら、スキルや資格をアピールし、採用担当者の印象に残るオリジナルの志望動機を考えてみましょう。
業界研究や企業研究をしっかりとおこなうことで、採用担当者に「ほかの会社でもいいのでは」と思われないような、説得力のある志望動機にすることができます。また、将来のビジョンを明確にして、「採用したら会社にプラスになりそう」だと思わせることが内定への近道となります。
