マナー

企業説明会をキャンセルする際のメール作成のポイント

企業説明会をキャンセルする際には、しっかり連絡することが必要になります。しかし、そういうメールを作成した経験がなく、どのようにメールを作成すればよいのか分からないという方就活生も多いでしょう。そこで、企業説明会をキャンセルする際のメールのポイントについて紹介します。

企業説明会のキャンセルメールのポイント1.件名

ビジネスシーンにおけるメールでは、件名を見ただけで要件が分かるような件名を入れることが求められています。そのため、企業説明会をキャンセルしたい旨をメールで連絡する際にも、必ず件名にその旨と名前を入れるようにしましょう。

  • 件名は「企業説明会キャンセルのご連絡 ○○大学○○」

キャンセルメールを送る際には、「企業説明会キャンセルのご連絡 ○○大学○○」というような件名が望ましいでしょう。このように、本文を読まなくても何のことかわかるような件名をつけるようにしてください。就活用に独立したメールアドレスを持っている学生もいるかと思います。もしそうであったとしても、誰からのなんの連絡かすぐに分かるようにしておくというのは、就活におけるマナーとしても極めて重要なポイントです。

企業説明会のキャンセルメールのポイント2.理由を伝える

企業説明会をキャンセルするメールを作る時には、キャンセルする理由もきちんと報告するのがマナーとしては良いです。もちろんその理由を詳しく説明しないとならないというわけではありません。

  • 理由は「急用」「私用」「体調不良」

メールで伝えるキャンセルの理由としては、「急用」「どうしてもはずせない私用」「いついつから体調不良で…」というような理由で十分です。こうした理由を含めるだけでも、理由の記載もなく「企業説明会をキャンセルさせていただきます。申し訳ございません。」とだけ書かれたキャンセルのメールよりは、はるかに印象は良くなります。そのため、何かしらの理由をつけてキャンセルのメールを送るようにしましょう。

企業説明会のキャンセルメールのポイント3.締めの文

企業説明会をキャンセルする際のメールの締めの文には必ず、「別日程で企業説明会に参加したい」という旨を記入するようにします。確実にその企業の選考を受けることがないのであれば、こうした別日程での企業説明会に参加したい旨の連絡などはいりません。しかしもし「やむを得ず今回はキャンセルしなければならないが、企業説明会に行きたかった」というのであれば、かならず別日程で参加する旨を記載しておきましょう。

  • メールの最後には署名をつける

また、企業にメールを送る場合は、最後に必ず署名をつけてください。メールの最後を署名で締めるというのは、ビジネスメールでは必須です。

  • 署名には「住所・氏名・大学名・電話番号」

署名には、「住所・氏名・大学名・電話番号」などを記します。メールの最後に忘れずに署名をつけて、キャンセルメールを作成してください。これがあるだけでも、マナーが良いメールに見えるでしょう。

企業説明会のキャンセルする際はマナーに気を付けたメールを送りましょう

もちろん企業説明会をキャンセルするというのは、できるだけ避けた方が良いです。しかしながら、やむを得ない事情によりキャンセルしなければならない場合は、できるだけ早めに最低限のマナーを守ったメールを送るようにしましょう。志望度の高い企業であればなおさらこれらのことを守らないとマナー違反で、選考にも悪影響を与える可能性もあります。キャンセルメールの内容に注意をしてください。

監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。