企業説明会をキャンセルする際のメール作成のポイント｜伝えるべき理由などを例文と共にご紹介

企業説明会をキャンセルするには？

就職活動において、企業分析をするための手段として「企業説明会」が挙げられます。なかには、参加しないと応募書類がもらえないというところもありますので、志望企業の催しには必ず出席するようにしましょう。ところでその企業説明会ですが、急用ができてしまったり、ほかのイベントとの兼ね合いが取れなくなってしまったりなどで、予約していたにもかかわらず、参加できなくなってしまうということも十分に考えられます。

その場合、キャンセルするにはどうすればよいのでしょうか。そこでこの記事では「企業説明会のキャンセル」に焦点を当て、欠席せざるを得なくなった場合にはどのようにすればよいのかということについて解説していきます。もしものときのために、ぜひ参考にしてみてください。

キャンセルではなく日程変更をお願いしたい場合はこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【日程変更メールの例文】失礼のない好印象な書き方をご紹介

企業説明会のキャンセルは数日前に済ましておく

就職活動の中で、企業説明会を予約していたが他の予定とブッキングしてしまい、やむなくキャンセルしなくてはならないこともあります。そのような場合、原則として、キャンセルの連絡は早めにおこなうようにしましょう。直前に連絡をすると、当日に向け慌ただしく準備を進めてい企業に迷惑をかけてしまうことになります。

直前のキャンセルをされて嬉しく思う採用担当者はいません。あなたに対する印象も悪いものになる可能性が高いです。大前提として、企業説明会をキャンセルする場合は、キャンセルしなくてはならないことが判明した段階で、早急に連絡をしましょう。

キャンセルすると決めたらすぐに連絡をする

企業説明会を欠席せざるを得なくなってしまった場合には、それが分かった時点で速やかに連絡するようにしましょう。早めに知らせなければ、採用担当者やほかの就活生に迷惑がかかってしまいます。キャンセルが遅くなってしまったことによって企業にかけてしまう迷惑としては、用意した資料が無駄になってしまうことや、その枠があれば出会えるはずだったほかの学生に出会えなくなるということなどが挙げられるでしょう。

後者に関しては、ほかの就活生にかけてしまう迷惑でもあり、参加したかったのに枠の関係でできなかった人からしてみれば、直前でのキャンセルは腹立たしいと感じるものです。どちらにせよ、悪い印象を与えてしまう要因になってしまいますので、何かあれば早めに言うようにしてください。

企業説明会の無断欠席はNG

自分の都合により、企業説明会に行けなくなったとしても、何も連絡をせずに無断欠席をするのは避けましょう。企業は、説明会のために様々な準備をおこなっています。当日に出席する就活生のために、資料を作成したり、席の確保をしたり、普段の業務とは別に、時間と手間をかけています。

何の連絡もしないで当日に無断欠席をするのは、社会人としてマナー違反です。時間になっても来ない場合には、何かあったのではないかと心配をさせてしまう可能性もあります。もちろん、企業側に悪い印象も与えてしまうでしょう。志望している企業ならなおさらですが、会社説明会に行けなくなったならすぐに連絡をして、欠席の旨を伝えましょう。

無断欠席は企業にチェックされる場合がある

会社の説明会は、事前に予約をしておくことがほとんどです。当日も、受付で予約をしておいたことを確認してから会場に入ることとなり、無断欠席をすると企業側にすぐに分かってしまいます。参加する予定の就活生が何の連絡もなく欠席をしていたら、当然のことながら印象は悪くなってしまうでしょう。また、仕事に対する熱意や、企業への志望度も低いと評価されてしまう可能性があり、選考に不利となります。

もちろん、無断欠席をしたからといって必ず不採用になるとは限りませんし、説明会の参加・不参加と選考は関係ないこともあります。大規模な企業は参加する人数も多いためあまり影響しないかもしれませんが、小規模な企業では参加しているかチェックされている場合もあります。どのような企業でも、基本的に無断欠席はしないように注意しましょう。

志望度の高い企業には謝罪メールも送る

会社説明会に行くはずだったのに、やむを得ず欠席しなければならない状況になったら、すぐに企業側に連絡をするようにしましょう。連絡をしても、欠席するということでほかに優先させるべき用事があると思われて、志望度が低いと評価されてしまうこともあります。しかし、謝罪の気持ちを込めてメールを送ることで、丁寧な印象を与えることができるでしょう。

会社説明会を欠席する際、謝罪メールは必ずしも送らなければいけないものではありませんが、何もしないよりも好印象になります。特に志望度が高い企業へは、早めに謝罪メールを送ると良いでしょう。欠席をしてしまった理由を簡単に書き、行けなかったことに対する謝罪の気持ちを自分の言葉で分かりやすく伝えると効果的です。

説明会を無断欠席したときの影響や対応方法についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

• 【説明会を無断欠席してしまった】選考への影響と謝罪の方法

キャンセルは基本的にメールでおこなう

キャンセルする方法ですが、前日までに分かったのであればメールで知らせるだけでも問題はありません。メールで報告する場合には、伝えるべき用件をなるべく端的に伝える必要があります。このケースで該当するのは、「説明会を欠席しなければならなくなってしまった」ことです。そのほかの情報を含め、具体的にどのような文章のメールを作成すればよいのかについては、のちの見出しで例文を挙げて詳しく説明しています。

気になる方は、そちらを参考にするようにしてください。一方で、各種求人情報サイトで説明会参加を申し込んだという方もいることでしょう。その場合には、当該の管理画面から対応するようにしてください。

キャンセル時の連絡方法についてはこちらの記事でもまとめています。併せて確認してみてください。

• 【説明会をキャンセルする方法】メール・WEB・電話での連絡方法を紹介

当日のキャンセルは電話でおこなう

そうは言っても、当日急に事情が変わり、企業説明会への参加ができなくなってしまうこともあるでしょう。そのような際は必ず電話で連絡をしましょう。「メールのほうが便利なのでは」と思う就活生もいるでしょう。しかし、企業説明会当日は採用担当者も忙しく動き回っています。

メールをいちいちチェックする時間もない可能性があるのです。せっかくメールを送っても、そのメールを見てもらえなかったら無断欠席扱いになってしまい、あなたへの印象を大幅に悪化させてしまう恐れがあります。そのようなことのないよう、早急に連絡をおこなわなければならない時には、メールではなく電話を用いるのが社会人として求められているビジネスマナーなのです。

当日の時間ギリギリに連絡するのは避けるべき

会社説明会に行けなくなったら、なるべく早めに連絡をするようにしましょう。企業側は、説明会のために様々な準備をおこなっています。少しでも企業側の負担にならないように、欠席が分かった時点で連絡をすることが社会人としてのマナーといえます。企業説明会当日にどうしても行けなくなってしまった場合も、開始の時間ギリギリで連絡するのは避けるべきでしょう。当日は、企業も説明会の準備に追われ忙しいはずです。なるべく時間に余裕を持って連絡するように心がけましょう。

その際も、丁寧かつ簡潔に「予約をしていたのに都合により欠席すること」をはっきりと伝えるようにします。電話は顔が見えませんので、言葉遣いや話し方に気を付けて相手に悪い印象を与えないように注意しましょう。

当日のキャンセルについてはこちらの記事で詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【当日キャンセルの連絡方法】就活生のマナーや電話の例文をご紹介

企業説明会のキャンセルメール①件名

ビジネスシーンにおけるメールでは、件名を見ただけで要件が分かるような件名を入れることが求められています。そのため、企業説明会をキャンセルしたい旨をメールで連絡する際にも、必ず件名にその旨と名前を入れるようにしましょう。

件名「企業説明会キャンセルのご連絡　○○大学○○」

キャンセルメールを送る際には、「企業説明会キャンセルのご連絡　○○大学○○」というような件名が望ましいでしょう。このように、本文を読まなくても何のことかわかるような件名をつけるようにしてください。就活用に独立したメールアドレスを持っている学生もいるかと思います。もしそうであったとしても、誰からのなんの連絡かすぐに分かるようにしておくというのは、就活におけるマナーとしても極めて重要なポイントです。

具体的なメールの内容を入れる

担当者は一日に何通ものメールを確認しなければなりません。そのため、一つひとつの内容を精査する時間はあまりないでしょう。その時間の中でもきっちり気持ちを伝えるべく、件名はなるべく内容を具体的に表す言葉で書き記すようにしてください。またこれに関しては、一般的にひと目で見た時に伝わりやすいとされる文字数は、「13文字」だといわれています。

それもあり、有名ニュースサイトのトップ画面に来るタイトル設定の際には、この法則が守られていることが多いです。そのため、可能であれば件名は13文字に収めるようにしましょう。ただし、企業によっては「欠席の際はこのようにしてください」などといったように、メールの書きかたを細かく定めているところもあります。

企業説明会のキャンセルメール②理由を伝える

企業説明会をキャンセルするメールを作る時には、キャンセルする理由もきちんと報告するのがマナーとしては良いです。もちろんその理由を詳しく説明しないとならないというわけではありません。

理由は「急用」「私用」「体調不良」

メールで伝えるキャンセルの理由としては、「急用」や「どうしてもはずせない私用」、「いついつから体調不良で…」というような理由で十分です。こうした理由を含めるだけでも、理由の記載もなく「企業説明会をキャンセルさせていただきます。申し訳ございません。」とだけ書かれたキャンセルのメールよりは、はるかに印象は良くなります。そのため、何かしらの理由をつけてキャンセルのメールを送るようにしましょう。

忌引のときの対応についてはこちらで詳しく紹介しています。

• 【忌引でまさかの面接キャンセル】不測の事態に遭遇した就活生向けにおすすめの対処法

キャンセル理由は詳しく書かなくても良い

「説明会をキャンセルする理由」ですが、事細かに書き記す必要はありません。むしろ具体的に書いてしまうと、場合によっては採用担当者からの印象を大きく下げてしまう要因となりかねないので、記載しないようにしましょう。キャンセルする理由によっては、「諸般の事情で」や「都合が悪くなってしまった」などと、詳しい理由をはぐらかすようにして記載します。一方で、正直に理由を伝えるとどうなるのでしょうか。

例えば、「体調不良」という理由をそのまま詳しく伝えてしまうと、面接官によっては「自己管理ができていない」と捉えられることがあります。「私用」であれば、「本気で入りたいという気はないのだな」と思われてしまうこともあるでしょう。このように、マイナス面でとらえられかねない理由もありますので、場合によってはぐらかしておくほうが良いのです。

企業説明会のキャンセルメール③締めの文

企業説明会をキャンセルする際のメールの締めの文には必ず、「別日程で企業説明会に参加したい」という旨を記入するようにします。確実にその企業の選考を受けることがないのであれば、こうした別日程での企業説明会に参加したい旨の連絡などはいりません。しかし、「やむを得ず今回はキャンセルしなければならないが、企業説明会に行きたかった」というのであれば、かならず別日程で参加する旨を記載しておきましょう。

メールの最後には署名をつける

また、企業にメールを送る場合は、最後に必ず署名をつけてください。メールの最後を署名で締めるというのは、ビジネスメールでは必須です。

署名には、「住所・氏名・大学名・電話番号」などを記します。メールの最後に忘れずに署名をつけて、キャンセルメールを作成してください。これがあるだけでも、マナーがよいメールに見えるでしょう。

企業説明会をキャンセルする際の例文

ここまで企業説明会をキャンセルする際のポイントについて述べてきました。「頭では分かったけれど、実際にキャンセルするときにどのように伝えればよいかわからない」と悩む就活生もいることでしょう。ここでは企業説明会をキャンセルする際の例文をメールのケース、電話のケースに分けて、それぞれ紹介していきます。

電話の場合は特に、いざ電話がつながると何を話せば良いかわからなくなり、戸惑ってしまう可能性もあります。以下の例文を参考に、キャンセルする際にはどのようなメールをおこなうべきか、どのように電話で話すべきか学んでおきましょう。

例文①メール

この例文のポイントは、自身の感情を述べている点です。「せっかく頂いた貴重な機会」と述べることで、説明会に意欲的な姿勢で参加しようとしていたことが伝わり、志望度の高さを伝えることができています。

また謝罪の念も述べられており、採用担当者に丁寧な印象を与えることができています。キャンセルされて嬉しい採用担当者はいません。キャンセルが本意ではなく、迷惑をかけて申し訳ないという気持ちをしっかりと述べることが大切なのです。

例文②メール

欠席の連絡をする際には、挨拶などは不要です。単刀直入に、説明会に行けなくなってしまったことを述べましょう。簡潔に用件が伝わるようにすることが重要となります。件名をつける時も、「会社説明会の欠席について」など、見てすぐに内容が分かるように工夫します。欠席の理由を長々と書くのもNGですので注意しましょう。

例文③電話

この例文では、再度企業説明会の機会があれば、参加したいという旨を伝えています。このように伝えることで、キャンセルが致し方のないもので、企業に強い関心を持っていることを伝えることができ、採用担当者の印象を損ねないようにすることができています。

また最初に「お時間少々よろしいでしょうか」と聞くことも大切です。企業説明会当日は、採用担当者も忙しく動き回っています。そのような事情を配慮し、一言断ってから話すようにしましょう。

例文④電話

まず、初めに大学名と自分の名前を伝えます。担当者に電話をつないでもらった際にも、改めてもう一度、大学名と名前を言うようにしましょう。欠席しなければならないことをはっきりと伝えるようにしますが、「誠に恐縮ですが」など、クッション言葉を入れることで印象をやわらげることができます。用意をしてもらったことや、電話で時間を取らせてしまったことへの謝罪の言葉も忘れずにいいましょう。

企業説明会のキャンセルする際はマナーに気を付けたメールを送りましょう

もちろん企業説明会をキャンセルするというのは、できるだけ避けた方が良いです。しかしながら、やむを得ない事情によりキャンセルしなければならない場合は、できるだけ早めに最低限のマナーを守ったメールを送るようにしましょう。志望度の高い企業であればなおさらこれらのことを守らないとマナー違反で、選考にも悪影響を与える可能性もあります。キャンセルメールの内容に注意をするようにしましょう。

記事についてのお問い合わせ