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インターンシップを辞退する際のマナーと連絡方法|例文あり

インターンシップの辞退連絡は本選考に影響する

就活の対策としてインターンシップは重要なものですが、辞退する場合はその伝え方に注意が必要です。インターンシップは就活に大きく関係するものであり、辞退の連絡によっては本選考に影響してしまう場合もあります。就活を有利に進めるはずのインターンシップで、就活が不利になっては意味がありませんし、就活前にマイナスポイントを作ってしまうのは勿体ないです。

インターンシップに参加するためには選考がありますし、参加が決まるということは企業の人から評価されているのだということを忘れてはいけません。選考をしてもらった時点で企業の人にはお世話になっていますので、辞退の連絡は正しくおこなうことが大切です。インターンシップの辞退の連絡は上手におこない、本選考に影響させないようにしましょう。

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インターンシップを辞退する際の連絡マナー

インターンシップを辞退する際の連絡にはマナーがありますので、それをしっかりと理解し、身に付けておく必要があります。マナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまいますし、本選考に影響する可能性も高くなります。

辞退をすることも失礼にあたりますが、さらに連絡のマナーができていなければ失礼を重ねることになりますので、注意しなければなりません。インターンシップの辞退の連絡は必ずマナーを守り、失礼がないようにしましょう。

連絡は必ず電話でおこなう

企業へ辞退の連絡をする方法はさまざまありますが、インターンシップの辞退の連絡は必ず電話でおこなうようにしましょう。メールでも辞退の旨を伝えることはできますが、見ない、あるいは見逃す可能性があり、辞退の意思が正しく伝わらない場合があります。連絡をしてもそれが伝わらなければ意味はありませんし、無断欠席、無断欠勤と見なされ、印象は最悪になってしまいます。

また企業にも迷惑をかけることになりますので、直接伝えることができる電話で連絡をするのがマナーです。電話で連絡することで、連絡ミスを防ぐことができますが、それだけではなく誠意を伝えることもできます。失礼を重ねないためには誠意を持って対応することが大切ですので、辞退の連絡は必ず誠意が伝わる電話でしましょう。

メールは電話連絡のあと

インターンシップの辞退の連絡は電話でおこなうのがマナーですが、電話で伝えた後にメールを送ることも忘れてはいけません。メールだけでは辞退の旨が正しく伝わらない場合もあるので、最初は電話で伝えることが大切ですが、その後にメールを送ることで丁寧な印象を与えることができます。辞退の連絡はいかに誠意を示すことができるか、企業に対して謝罪の気持ちを伝えることができるかが大切ですので、重ねて謝罪をすることが大切です。

電話だけでは伝えきれなかった想いなどを記し、再度、謝罪の意を込めて送るといいでしょう。電話をした後にメールをしてもマイナスの印象を与えることはありませんので、より印象を良くするためにもメールも忘れずに送る必要があります。

体調不良やトラブルによる辞退は早めに連絡する

インターンシップ当日に、体調不良等のトラブルによって急遽辞退する場合もあるでしょう。そうした事態になった場合は、なるべく早めに連絡をする必要があります。企業はインターンに参加する人のために準備を進めているため、連絡が遅れると迷惑をかけてしまう可能性があります。早めに伝えることができれば、企業も当日のインターンシップについて調整するなど対処ができます。

インターンを当日に辞退する場合は、メールだと気づくのが遅れたり見逃したりする可能性があるため、事前に辞退の連絡をする場合と同様に、なるべく電話で連絡するようにしましょう。インターン当日であれば、企業の担当者がメールを確認する暇がないかもしれません。メールでの連絡に企業が気づかなかったということになれば、連絡をしたにもかかわらず印象が悪くなってしまいます。

インターンシップを辞退する際の注意点

インターンシップを辞退する場合は、どういったことに注意するべきなのでしょうか。インターンシップを辞退する際に失礼があると、印象が悪くなってしまいます。そうなると、選考の際にもインターンシップでの印象が影響してしまう可能性もあります。辞退をする際には、最低限のマナーを守って丁寧に断るようにしましょう。企業もインターンシップを辞退する人がいるというのはわかっていますので、きちんとした対応ができれば問題ありません。

他社を優先したと思われないようにする

インターンシップを辞退する理由として、他社のインターンとかぶってしまったということがあるでしょう。そうした理由でインターンを辞退する場合は、企業に他社を優先したと思われないように気を付ける必要があります。辞退される企業側からすれば、自社より他社のインターンシップを優先されたというのは気持ちのいい理由ではありません。

他社のインターンシップを優先するとしても、あたりさわりのない理由を伝えるようにしましょう。正直に「他社のインターンシップと日程が重なったため辞退します」と伝える必要はありません。また、「諸般の事情により辞退します」などと伝えておけば、企業も辞退する理由について詳しく追及してくることはあまりないでしょう。

営業時間内に連絡をする

インターンシップを辞退する連絡を電話でする場合は、営業時間内に連絡をするようにしましょう。営業時間内に電話をした方が、担当者と連絡も付きやすいです。営業時間外に電話をしても、すでに会社を出た後で繋がらないことが多いです。たまたま営業時間外に電話に出られたということもあるかもしれませんが、基本的に営業時間外の連絡は失礼になってしまうと覚えておきましょう。

始業してすぐの時間に電話をするのも、迷惑になってしまうことがあります。朝一は忙しいことも多く、業務が立て込んでいるときに電話をすると迷惑がかかってしまいます。始業時間と終業時間、昼の休憩時間を避けて、日中に連絡をするのがおすすめです。

インターンシップを辞退するときの例文

いざインターンシップを辞退となれば、企業へ辞退の旨を連絡しなければなりませんが、どのように伝えていいか分からないと悩む人も多いです。辞退の連絡は内容によって印象は大きく変わりますし、どのように伝えるかによっても評価は違ってきます。

辞退の連絡は辞退する旨を間違いなく伝えること、そして企業に失礼にならないよう、マイナスの印象を与えないように伝えることが大切です。例文を参考にしながら辞退の際に伝えることを考えていきましょう。

例文①電話

いつもお世話になっております。○○大学文学部の○○(名前)と申します。本日はインターンシップの件でお電話致しました。担当の○○様はいらっしゃいますか?

はい、〇〇です。

お世話になっております。○○大学文学部の○○でございます。先日はインターンシップ内定のご連絡誠にありがとうございました。大変光栄なお話しではございますが、インターンシップ当日と大学での学会発表の予定が重なっており、辞退させて頂きたくご連絡致しました。貴重なご機会を頂いたにも関わらず、辞退することになってしまい大変申し訳ございません。また次の機会に予定を調整してチャレンジしたいと考えています。

電話で連絡する場合は、まずはあいさつと自己紹介をし、簡単に用件を伝えます。用件を伝えれば担当者に取り次いでもらい、もう一度同じことを伝えていきます。辞退を申し出る前に、インターンシップの内定をもらったことに対してお礼を伝えることが大切です。

お礼を伝えたら辞退することとその理由を伝え、丁寧に謝罪をしていきます。謝罪は丁寧に何度もし、さらに次回のインターンシップや今後の選考への意気込みなど、やる気を伝えておくことで好印象を与えることができます。

②メール

○○株式会社人事部御中

いつも大変お世話になっております。
○○大学文学部の○○(名前)と申します。

先日はインターンシップの内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
お電話でもお伝えさせて頂きましたが、
この度辞退する運びとなってしまい、大変申し訳ございませんでした。
貴重なご機会を頂いたにも関わらず、
それを活かすことが出来ず大変心苦しく思っております。
インターンシップへの参加は叶いませんでしたが、
今後の選考にはさらに精進を重ねて臨みたいと考えております。
この度はご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

メールは電話で連絡した後に、再度謝罪の気持ちを込めて送るものです。情報が混乱しないように、電話にてすでに辞退の連絡をしていることを記しておくといいでしょう。メールで伝えるべきなのは、インターンシップ内定への感謝とそれを辞退することになった謝罪です。感謝と謝罪の気持ちを丁寧に伝えていきましょう。またメールでも選考への気持ちを伝えておくことで、好印象を与えることができます。今後の選考への意気込みを伝え、最後にもう一度謝罪をしておきましょう。

インターンシップの辞退連絡は丁寧に!

インターンシップに参加するためには、選考を受け、合格する必要がありますが、場合によっては合格後に辞退しなければならないこともあります。インターンシップは事前に連絡をしておけば辞退することは可能ですが、伝え方を間違えるとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので注意が必要です。辞退の連絡でマイナスの印象を与えてしまうと、今後の本選考にも影響し、就活が不利になってしまうこともあります。

辞退の連絡正しくおこなえば、本選考に影響することはありませんし、場合によっては好印象を与え、本選考でも有利になる可能性もあります。辞退の連絡はとにかく丁寧に伝えることが大切ですので、感謝と謝罪の気持ちを伝え、上手に辞退を申し出ましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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