就活のマナー

【説明会の案内に返信する時とお礼メールを送る際のポイント】例文付きで詳しく解説!

説明会の案内に関するメールには必ず返信しよう

就活のイベントとして会社説明会が挙げられますが、企業から説明会の案内メールがくれば、それには必ず返信しなければなりません。説明会の案内メールは送られてきた時点で参加は決定していますが、案内メールに返信しておくことで、好印象を与えることはできます。

返信は必須ではありませんが、返信しておくことで選考でも有利になる可能性があるので、積極的に返信することが大切です。また説明会の案内メールに返信するだけではなく、説明会後にお礼のメールを送るのもおすすめです。

お礼メールも必須ではありませんが、送ることで好印象となることが多く、選考でも有利になります。説明会への案内メールへの返信、説明会後のお礼メールを送って、就活を有利に進めていきましょう。

基本的なマナーができていると印象がよくなる

説明会に行く場合、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは挨拶や態度だけでなく、到着時間や荷物の取り扱いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

説明会の案内メールに返信する時の基本マナー

説明会の案内メールに返信することで好印象を与えることができますが、ただ返信すればいいわけではありません。せっかく返信をしても、メールの基本的なマナーが守れていなければ印象はよくならず、場合によってはマイナスの印象を与えてしまいます。

就活ではメールのマナーも評価の対象になっていますので、正しいマナーを身に付けておくことが大切です。メールの基本的な返信マナーを守って、説明会の案内メールにも上手に返信していきましょう。

件名で用件が分かるようにする

説明会の案内メールに返信する場合は、件名は簡潔に用件が分かるように書くことが大切です。就活のメールではビジネスマナーを意識することが大切であり、ビジネスメールでは件名の設定は必須です。

件名なしでは見落とされてしまう可能性がありますので、注意しなければなりません。担当者はたくさんのメールを受信するので、件名で分かるようにするとすぐにチェックしてもらえます。

また返信の場合は、企業から送られてきたメールにそのまま返信し、件名も変えずに送信する方法もあります。件名を変えないことで、何のメールかすぐに分かりますので、そのまま返信するのもおすすめです。返信する場合は、返信を示す「Re:」は消さずに、付けたまま送信しましょう。

文章は丁寧かつ簡潔に書く

説明会の案内メールへの返信に限らず、就活でのメールでは文章は丁寧かつ簡潔に書くことを心がけましょう。言葉遣いなどに気をつけて丁寧に書くのは最大限のマナーですし、敬語などが正しく使えていないとマイナスの印象を与えてしまいます。

また文章も長々と書いてしまうのもNGであり、伝えるべきことを短くまとめることが大切です。担当者はたくさんのメールを受信し、出席者の確認をしたいだけなので簡潔に改行を使ったりして見やすいように書きましょう。

短い文章で伝えるだけではなく、適度に改行をして、見やすくなるように工夫することも大切です。あまりに改行が多すぎるのはいけませんので、2~3文程度を目安に改行するようにしましょう。

送る時間帯に気を付ける

説明会の案内メールに返信する場合は、送る時間帯に気を付けることが大切です。メールはいつでも出せるが、深夜や早朝は避けるようにしましょう。深夜や早朝などに送っても、結局担当者が確認するのは始業してからになりますし、送信時間によっては非常識な印象を与えてしまう可能性があります。

また就業終了時間ギリギリに送ると担当者が帰るのが遅くなり、これもマイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。メールチェックの時間は人によって違いますが、朝一が多いですし、午前中のタイミングで送るのがベストです。

また、業務が比較的落ち着いている日中の時間などに送るのもいいでしょう。内容が同じでも、送信する時間帯によっては印象が違ってきますので注意が必要です。

案内メールに返信する時の例文

件名:会社説明会参加の件について

○○大学経済学部○○(名前)
○○株式会社
人事部御中

いつもお世話になっております。
○○大学経済学部の○○と申します。

先日は会社説明会の案内のメールを頂き、ありがとうございます。
当日9時に御社第2会議室にて開催されるものに参加したいと思いますので、
当日は宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーー
○○大学経済学部
○○ ××(氏名)
Tel 000-1111-2222
Mail ○○.com

説明会の案内メールへの返信では、件名を簡潔に伝えることが大切です。件名は難しく考える必要はありませんので、「会社説明会参加の件について」などシンプルにまとめましょう。いきなり本文を書き出すのではなく、宛先を記し、自己紹介をしてから本文へと移ります。

本文でも内容を簡潔に伝え、当日への意気込みなどを伝えましょう。メールの最後には大学名や氏名、連絡先などを記載した署名を付けるのもマナーです。忘れずにつけて送信しましょう。

説明会参加後にお礼メールを送る時のポイント

企業から説明会の案内のメールがくれば、それに対して返信することが大切ですが、説明会に関係したメールはそれだけではありません。説明会終了後にもお礼を記したメールを送信しておくことが大切であり、お礼メールを送ることで自身を印象付け、好印象を与えることができます。

お礼メールも上手に伝えるポイントがありますおで、ポイントを踏まえてメールを送ることが大切です。お礼メール送信のポイントを知って、好印象を与えていきましょう。

説明会の感想を書く

説明会参加後のお礼メールでは、単にお礼の気持ちを述べるだけではなく、説明会の感想や説明会に参加したことで入社したい意欲が高まったことを書きましょう。お礼の気持ちを伝えることも大切ですが、ただ感謝の言葉を並べるだけでは気持ちは上手く伝わりませんし、事務的にメールを送っていると思われる可能性があります。

事務的に思われたからといって、マイナスの印象を与えるわけではありませんが、それでもプラスに働くことはありません。感謝の気持ちを印象付けるためには、細部までこまかく伝えることが大切ですので、説明会で印象に残った点などを挙げることが大切です。

説明会で自身にとってプラスに働いたことを挙げ、真剣に参加していたことをアピールしていきましょう。

今後の関係性について書く

お礼メールでは説明会の感想やお礼の気持ちを伝えるだけではなく、今後の関係性について書くことも大切です。今後もよろしくお願いします、貴社の益々のご発展とご多幸を祈念しております、など今後も関係をつなげていきたいことを表すような文章を書きましょう。

説明会に参加すれば、それで企業との関係は終わりではなく、今後の選考に向けてさらに密に関わっていくことになります。選考を有利に進めるためには、企業との関係を作り、いかに自分を印象付けることができるかがカギになります。

企業の人に覚えてもらうことが大切ですので、今後も関わることを意識させることが大切です。企業と今後良好な関係を築けるように、丁寧な言葉でメール書いていきましょう。

お礼メールを送る時の例文

件名:会社説明会のお礼について

○○大学経済学部○○(名前)
○○株式会社
人事部採用担当○○様

いつも大変お世話になっております。
○○大学経済学部の○○と申します。

本日はお忙しい中、会社説明会を開催して頂き、誠にありがとうございました。
説明会では貴社の事業についてだけではなく、
温かみのある社風などを感じることができ、
入社したい気持ちがさらに高まりました。
選考に向けてさらに努力を重ねていきたいと考えていますので、
今後もよろしくお願いします。

末筆ですが貴社の益々のご発展とご多幸を祈念しております。

ーーーーーーーーー
○○大学経済学部
○○ ○○(氏名)
Tel 000-1111-2222
Mail ○○.com

お礼メールの場合も件名は簡潔に伝えることが大切です。「会社説明会のお礼」などシンプルなもので構いませんので、件名は必ずつけるようにしましょう。お礼メールの場合も基本的なメールのマナーは同じです。

宛名を記し、自己紹介をしてから本文へと移ります。本文では説明会を開催してくれたことに対してお礼を伝え、説明会の詳細な感想を挙げてさらに重ねてお礼を伝えましょう。お礼のメールでも署名は必須ですので、忘れずにつけることが大切です。

説明会案内・お礼メールでもビジネスマナーを守ろう

企業から送られてくる説明会の案内メールはスルーしてしまう人が多いですが、好印象を与えるためにはしっかりと返信することが大切です。案内メールであっても返信しておくことで、丁寧な印象を与えることができますし、好印象を与えれば選考でも有利になります。

また説明会参加後にもお礼メールを送ることが大切で、これも送ることで好印象を与えることができます。説明会の段階で印象が良ければ選考でも有利になりますので、就活をスムーズに進めるためにはこれらのメールを欠かすことはできません。

企業にメールを送る場合は、メールマナーを正しく守って送ることが大切です。正しいメールマナーを身に付けて企業にメールを送り、好印象を与えていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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