就活のマナー

【説明会のメール案内に返信する方法】気を付けるポイントと例文5選

説明会の案内に関するメールに返信するには

就活のイベントとして会社説明会が挙げられますが、企業から説明会の案内メールがくれば、それには必ず返信しなければなりません。説明会の案内メールは送られてきた時点で参加は決定していますが、案内メールに返信しておくことで、好印象を与えることはできます。

返信は必須ではありませんが、返信しておくことで選考でも有利になる可能性があるため、積極的に返信することが大切です。また、説明会の案内メールに返信するだけではなく、説明会後にお礼のメールを送るのもおすすめです。

お礼メールも必須ではありませんが、送ることで好印象となることが多く、選考でも有利になります。説明会への案内メールへの返信、説明会後のお礼メールを送って、就活を有利に進めていきましょう。

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説明会の案内メールに返信する時の基本マナー

説明会の案内メールに返信することで好印象を与えることができますが、ただ返信すればいいわけではありません。せっかく返信をしても、メールの基本的なマナーが守れていなければ印象はよくならず、場合によってはマイナスの印象を与えてしまいます。

就活ではメールのマナーも評価の対象になっていますので、正しいマナーを身に付けておくことが大切です。メールの基本的な返信マナーを守って、説明会の案内メールにも上手に返信していきましょう。

件名で用件が分かるようにする

説明会の案内メールに返信する場合は、件名は簡潔に用件が分かるように書くことが大切です。就活のメールではビジネスマナーを意識することが大切であり、ビジネスメールでは件名の設定は必須です。

件名なしでは見落とされてしまう可能性がありますので、注意しなければなりません。担当者はたくさんのメールを受信するため、件名で分かるようにするとすぐにチェックしてもらえます。

また返信の場合は、企業から送られてきたメールにそのまま返信し、件名も変えずに送信する方法もあります。件名を変えないことで、何のメールかすぐに分かりますので、そのまま返信するのもおすすめです。返信する場合は、返信を示す「Re:」は消さずに、付けたまま送信しましょう。

宛名は社名や敬称の間違いに注意する

宛名は「社名」「部署名」「相手の名前」の順に記載しましょう。社名や部署名、相手の名前を間違えると失礼になりますので入力間違いがないか、誤字はないかをしっかり確認してください。社名は略さずに、正式名称で書くのがマナーです。株式会社を(株)などとしないように注意しましょう。また、個人の敬称も間違いがないように気を付けてください。

メールの宛名で気を付けたいのが「御中」と「様」の使い分けです。部署名宛てにメールを送る場合は「〇〇部御中」となりますが、人物に対しては「〇〇様」とします。御中と様を併用することはありませんので注意しましょう。担当者の名前が分からない時は「人事ご担当者様」などと入れます。

文章は丁寧かつ簡潔に書く

説明会の案内メールへの返信に限らず、就活でのメールでは文章は丁寧かつ簡潔に書くことを心がけましょう。言葉遣いなどに気をつけて丁寧に書くのは最大限のマナーですし、敬語などが正しく使えていないとマイナスの印象を与えてしまいます。

また文章も長々と書いてしまうのもNGであり、伝えるべきことを短くまとめることが大切です。担当者はたくさんのメールを受信し、出席者の確認をしたいだけなので簡潔に改行を使ったりしてみやすいように書きましょう。

短い文章で伝えるだけではなく、適度に改行をして、見やすくなるように工夫することも大切です。あまりに改行が多すぎるのはいけませんので、2~3文程度を目安に改行するようにしましょう。

署名を忘れず入れる

本文の最後には、署名を入れます。氏名・学校名・学部・学科・学年・メールアドレスなどの連絡先を記載しましょう。氏名は、ひらがなやローマ字などでふりがなを入れると読み方が分かります。署名は罫線などを使い、送り主が誰なのか分かりやすくするのがおすすめですが、記号やイラスト、顔文字などはビジネスシーンにふさわしくありませんで、使用は控えましょう。

署名はその都度作成するのは大変ですので、あらかじめテンプレートとして保存しておくと、必要な時にすぐに使えて便利です。パソコンとスマホでは表示が異なることもありますので、両方からチェックして、文字がずれていないかなどを確認しておくと安心です。

送る時間帯に気を付ける

説明会の案内メールに返信する場合は、送る時間帯に気を付けることが大切です。メールはいつでも出せるが、深夜や早朝は避けるようにしましょう。深夜や早朝などに送っても、結局担当者が確認するのは始業してからになりますし、送信時間によっては非常識な印象を与えてしまう可能性があります。

また就業終了時間ギリギリに送ると担当者が帰るのが遅くなり、これもマイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。メールチェックの時間は人によって違いますが、朝一が多いですし、午前中のタイミングで送るのがベストです。

また、業務が比較的落ち着いている日中の時間などに送るのもいいでしょう。内容が同じでも、送信する時間帯によっては印象が違ってきますので注意が必要です。

誤字脱字がないか確認する

メールを送信する前には、必ず誤字脱字がないかチェックしましょう。基本的なことですが、誤字や脱字があると印象があまりよくありません。メールは電話とは異なり何度でも修正が可能です。メールを作成しながらも入力ミスに気を付けなければなりませんが、書き終わった後は必ず、最初から読み直してみましょう。

変換ミスでの漢字の間違いなどもよくあります。時間に余裕があれば、少し間をおいてから読み直すと効果的です。できれば2度、3度と確認してみてください。念入りにチェックして誤字脱字がないことが分かってから送信しましょう。文章を指さしながら、声に出して読むと、より間違いに気付くことができます。慌てずに冷静に確認しましょう。

案内メールの返信の例文

会社説明会などの案内メールに対しての、返信例文を見ていきます。案内メールが届いたら、参加の有無のに関わらず返信しましょう。

企業から説明会の日時や場所など詳細が記載されたメールが送られてきた際、参加を申し込む場合のメール例文と、別の開催日を訪ねる場合の例文、説明会への参加を辞退するメール例文をご紹介して、それぞれのポイントを解説していきます。企業からの説明会の案内に返信メールを送る際に、ぜひ参考にしてみてください。

説明会への参加申し込みメール例文

件名:会社説明会参加申し込み(〇〇大学・氏名)

株式会社〇〇
人事部 会社説明会ご担当者様

初めてメールをお送り致します。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

現在就職活動をおこなっており、貴社の会社説明会に参加させて頂きたくメールをいたしました。
開催日時と開催場所、提出物の詳細を教えて頂けると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが何卒、宜しくお願い申し上げます。

────────────────
佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
────────────────

メールを作成する際には、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。参加を希望する説明会で開催日が決まっている場合は、日にちを指定して「〇月〇日(〇曜日)〇時~開催の会社説明会に参加させていただきたくメールをいたしました」と書きます。日程や場所、時間に誤りがないように、念入りに確認しましょう。

説明会に参加できる場合の返信メール例文

件名:Re:会社説明会日程のご連絡(株式会社〇〇)

株式会社〇〇
人事部 会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

この度は、会社説明会の日程をご連絡いただきありがとうございました。
ご指定いただいた書類を持参のうえ〇月〇日(〇曜日)〇時 〇〇へ伺います。

当日はどうぞ宜しくお願い申し上げます。

────────────────
佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
────────────────

企業からの案内メールに返信する形でメールを作成しましょう。その際、「Re」を含めた件名はそのまま残しておくと、担当者がメールを受信した時に内容がすぐに分かります。説明会の連絡を受けたら、参加する意思があることを伝えるために指定日を本文に明記して返信しましょう。

案内された日と別の開催日を尋ねるメール例文

件名:会社説明会の日程についてのご相談(〇〇大学・氏名)

株式会社〇〇
人事部 会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

〇月〇日(〇曜日)〇時からの会社説明会のご連絡をいただきましたが
あいにく別の予定が入っており、お伺いすることができません。
大変申し訳ございません。

別の日程で開催の予定があればぜひ参加させて頂きたいのですが
ご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところお手数おかけして大変申し訳ございません。

何卒、宜しくお願い申し上げます。

────────────────
佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
────────────────

企業からの案内メールに記載されていた日時にすでに別の予定が入っていた時には、参加できないことへの謝罪と合わせて、他の開催日があるのかを聞いてみましょう。丁寧な言葉遣いを心がけ、別の開催日があれば参加したいという意思を伝えます。

説明会への参加を辞退するメール例文

件名:〇月〇日(〇)説明会参加辞退のご連絡(〇〇大学・氏名)

株式会社〇〇
人事部 会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

〇月〇日(〇)〇時から開催の会社説明会につきまして急用が入ってしまい伺うことができなくなってしまいました。

せっかく参加の機会を頂いたのにも関わらず大変申し訳ございません。
取り急ぎメールにて失礼いたします。
お忙しいなか、お手数をおかけしますが何卒宜しくお願い申し上げます。

────────────────
佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
──────────────── 

メールの件名に参加予定だった説明会の日時を記載すると、担当者がメールを受信した時にメールの内容がすぐに分かります。参加できないことへの謝罪を伝える時には「せっかく」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を使用するとやわらかい印象になります。

説明会参加後にお礼メールを送る時のポイント

企業から説明会の案内のメールがくれば、それに対して返信することが大切ですが、説明会に関係したメールはそれだけではありません。説明会終了後にもお礼を記したメールを送信しておくことが大切であり、お礼メールを送ることで自身を印象付け、好印象を与えることができます。

お礼メールも上手に伝えるポイントがありますおで、ポイントを踏まえてメールを送ることが大切です。お礼メール送信のポイントを知って、好印象を与えていきましょう。

説明会の感想を書く

説明会参加後のお礼メールでは、単にお礼の気持ちを述べるだけではなく、説明会の感想や説明会に参加したことで入社したい意欲が高まったことを書きましょう。お礼の気持ちを伝えることも大切ですが、ただ感謝の言葉を並べるだけでは気持ちは上手く伝わりませんし、事務的にメールを送っていると思われる可能性があります。

事務的に思われたからといって、マイナスの印象を与えるわけではありませんが、それでもプラスに働くことはありません。感謝の気持ちを印象付けるためには、細部までこまかく伝えることが大切ですので、説明会で印象に残った点などを挙げることが大切です。

説明会で自身にとってプラスに働いたことを挙げ、真剣に参加していたことをアピールしていきましょう。

今後の関係性について書く

お礼メールでは説明会の感想やお礼の気持ちを伝えるだけではなく、今後の関係性について書くことも大切です。「今後もよろしくお願いします」「貴社の益々のご発展とご多幸を祈念しております」など今後も関係をつなげていきたいことを表すような文章を書きましょう。

説明会に参加すれば、それで企業との関係は終わりではなく、今後の選考に向けてさらに密に関わっていくことになります。選考を有利に進めるためには、企業との関係を作り、いかに自分を印象付けることができるかがカギになります。

企業の人に覚えてもらうことが大切ですので、今後も関わることを意識させることが大切です。企業と今後良好な関係を築けるように、丁寧な言葉でメール書いていきましょう。

お礼メールを送る時の例文

件名:会社説明会のお礼について

○○大学経済学部○○(名前)
○○株式会社 人事部採用担当○○様

いつも大変お世話になっております。
○○大学経済学部の○○と申します。

本日はお忙しい中、会社説明会を開催して頂き、誠にありがとうございました。
説明会では貴社の事業についてだけではなく、温かみのある社風などを感じることができ、入社したい気持ちがさらに高まりました。

選考に向けてさらに努力を重ねていきたいと考えていますので、
今後もよろしくお願いします。

末筆ですが貴社の益々のご発展とご多幸を祈念しております。

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佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
──────────────── 

お礼メールの場合も件名は簡潔に伝えることが大切です。「会社説明会のお礼」などシンプルなもので構いませんので、件名は必ずつけるようにしましょう。お礼メールの場合も基本的なメールのマナーは同じです。

宛名を記し、自己紹介をしてから本文へと移ります。本文では説明会を開催してくれたことに対してお礼を伝え、説明会の詳細な感想を挙げてさらに重ねてお礼を伝えましょう。お礼のメールでも署名は必須ですので、忘れずにつけることが大切です。

説明会案内・お礼メールでもビジネスマナーを守ろう

企業から送られてくる説明会の案内メールはスルーしてしまう人が多いですが、好印象を与えるためにはしっかりと返信することが大切です。案内メールであっても返信しておくことで、丁寧な印象を与えることができますし、好印象を与えれば選考でも有利になります。

また説明会参加後にもお礼メールを送ることが大切で、これも送ることで好印象を与えることができます。説明会の段階で印象が良ければ選考でも有利になりますので、就活をスムーズに進めるためにはこれらのメールを欠かすことはできません。

企業にメールを送る場合は、メールマナーを正しく守って送ることが大切です。正しいメールマナーを身に付けて企業にメールを送り、好印象を与えていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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