【不参加を伝えるメールのポイントとは】作成ポイント3つとマナー

不参加を伝えるメールのポイントを押さえておこう

就活では会社説明会や面接に参加するため、企業とメールでやりとりをすることも多いですが、時には不参加のメールをしなければならないときもあります。もともと参加予定だったものを不参加すると連絡するのは勇気がいりますが、連絡なしで欠席してしまうのはNGです。無断欠席になってしまうと印象は最悪ですし、企業にも迷惑をかけてしまいます。

印象を悪くせず、企業に迷惑をかけないためにも、不参加しなければならない場合は、メールで連絡することが大切です。不参加の旨はただ伝わればいいわけではなく、メールの送り方にもポイントがあります。ポイントが守れていないとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、ポイントを踏まえて不参加の旨を伝えていきましょう。

不参加を伝える連絡のマナー

企業に不参加のメールをするためには、まずは不参加を伝える時の基本的なマナーを知っておくことが大切です。就活ではさまざまなマナーがあり、不参加を伝える時も例外ではありません。

不参加となるだけで企業に対して失礼ではありますが、連絡の仕方によってはさらに失礼を重ねてしまうことになります。失礼を重ねて印象を悪くするのは良くありませんので、正しいマナーを知っておくことが大切です。連絡時のマナーをしっかりと守り、上手に不参加を伝えていきましょう。

不参加が決まった段階で連絡をする

不参加の連絡をする時は、できるだけ早い段階で連絡をすることが大切です。伝えにくいからと先延ばしにするのではなく、不参加が決まった段階で連絡をするようにしましょう。参加人数が決まっているイベントなどの場合は、不参加となることで穴を空けてしまいますし、企業に迷惑がかかる可能性が高いです。しかし早めに連絡をしておくことで、企業でも対応することができ、再度募集をかけるなど穴が埋められる場合もあります。

これがぎりぎりの連絡になってしまうと穴埋めをすることができず、無駄を作ってしまうことになります。無駄ができてしまうと企業に迷惑がかかりますので、企業がすぐに対応できるようにするためにも、不参加の連絡は素早くおこないましょう。

当日に不参加を伝える場合は電話をする

不参加の連絡は不参加が決まった時点で素早くおこなうことが大切ですが、場合によっては当日に欠席が決まる場合もあります。当日に急遽参加できなくなった場合は、メールではなく電話で連絡をしましょう。当日は採用担当者も忙しく動き回っていますし、メールがチェックできない可能性が高いです。

特に開始数分前などは準備に追われていますし、メールで連絡をしても気づいてもらえず、無断欠席の扱いになってしまいます。無断欠席になれば印象が悪くなるだけではなく、企業にも多大な迷惑をかけてしまいます。当日欠席の場合は、確実に不参加の旨を伝えるためにも電話で連絡しなければなりません。当日以外でも前日などぎりぎりの場合は電話での連絡がおすすめです。

不参加を伝えるメールを不快に思わせない3つのポイント

企業に迷惑をかけないためにも、不参加の連絡は早めにしておくことが大切ですが、連絡をしても不参加であること自体、企業に不快な思いをさせてしまいます。せっかく連絡をしてもマイナスの印象を与えてしまっては意味がありませんので、工夫したメールを送り、不快さをなるべく感じさせないことが大切です。不参加を伝えるメールを不快に思わせないポイントは3つあります。ポイントを正しく理解し、それらを踏まえて不参加のメールを送りましょう。

①より丁寧な敬語を心掛ける

就活のメールでは印象を良くするために言葉遣いにも気をつける必要がありますが、不参加のメールの場合はより丁寧な敬語を心がけることが大切です。言葉遣いによって与える印象は違いますし、丁寧な敬語を使うことで丁寧な印象、誠実な印象を与えることができます。言葉遣いが正しくできていないと横柄な印象を与えてしまいますし、常識にかける印象を与えてしまうと、さらに失礼になり不快な思いをさせてしまいます。

言葉遣いや敬語は、普段のメールよりもさらに丁寧さを心がけることが大切です。例えば「お世話になっております」を「いつも大変お世話になっております」と変えるなど、細かい点まで意識すれば丁寧さをアピールすることができます。

②不参加の旨をはっきり伝える

企業に対して不参加を伝えるのは気が引ける人も多く、なかなか伝えづらいと感じる人も多いです。しかし不参加の旨を伝えるときは曖昧に伝えてしまうのはNGであり、かえって不快な思いをさせてしまいます。不参加を伝えるときは、もやもやとした気持ちにさせないような理由を、丁重にはっきり伝えるようにしましょう。曖昧な言葉を使って伝えてしまうと、結局何が伝えたいのか分からなくなってしまい、場合によっては不参加の意思が伝わらない場合もあります。

自分では伝えたつもりでも、企業に正しく伝わっていなければ意味はありませんし、不快な思いをさせるだけではなく迷惑にもなります。不参加は間違いなく伝わるよう、明確な言葉を使い、理由を明示して伝えていきましょう。

③感謝の気持ちを忘れてはいけない

企業を不快な思いにさせないためには、感謝の気持ちを忘れてはいけません。面接などに不参加となれば、選考を続けることはできなくなりますし、企業との関係性も途切れます。しかし選考を受けないからといって礼儀を尽くさないのは失礼ですし、これまでさまざまなことでお世話になっているはずです。

説明会の開催や面接の実施、合否の評価など企業が就活生に対してしてくれていることはたくさんあります。それらを忘れて一方的に不参加の旨だけを伝えるのは失礼です。不快な思いをさせないためには、感謝の気持ちをしっかりと伝えた上でお断りの文章を考えることが大切です。不参加することの謝罪だけではなく、これまでの感謝の気持ちも丁寧に伝えていきましょう。

不参加を伝えるメールの例文【件名・本文】

就活を続けていればさまざまな心境の変化などもありますし、最初は就職を考えていた企業でも、途中で気持ちが離れてしまうこともあります。またスケジュールが合わず、仕方なく不参加となる場合もあるでしょう。

不参加の理由は人によってさまざまですが、企業からすれば不参加する事実はどれも同じです。理由によって印象が変わるわけではありませんので、上手に不参加の旨を伝えることが大切です。不参加を伝えるメールの例文を参考にして、企業に不参加の旨を伝えていきましょう。

不参加を伝えるメール【件名】

不参加を伝えるメールの件名は、内容を簡潔にまとめたものを記すことが大切です。件名を見ただけで内容が把握できることが大切ですので、「面接欠席のお詫び」などにしておきましょう。

「面接欠席のご連絡」などでも構いませんが、お詫びの文字を入れることでより丁寧さをアピールすることができます。また誰からの連絡か分かるように、用件の後には大学名、学部学科名、氏名も入れておきましょう。件名によって与える印象は違ってきますし、本文だけではなく件名から工夫して考えることが大切です。

不参加を伝えるメール【本文】

メールの本文ではまずは宛先を記し、あいさつ、自己紹介をしてから本題へと入ります。面接の不参加を伝える前に、まずは面接に呼んでもらったことの感謝を伝え、そこから辞退の旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。

感謝の気持ちを伝えることで、より丁寧な印象を与えることができますし、不快な思いをさせずに済みます。また不参加の理由は正直に伝えることが大切ですが、伝えにくい場合は一身上の都合などで構いません。理由を伝えた後も丁寧に謝罪を重ねていきましょう。

就活で使えるケース別不参加メールの例

就活で出席が伴う場面は、2つ考えられます。ひとつ目が説明会です。企業が開催する説明会には、エントリーせずに参加できるものもありますが、エントリーしなくてはいけないものもあります。予約をして行けなくなったときには、必ず不参加の連絡をするようにしてください。面接の場合も同様です。

面接は面接官との調整をしてうえで設定しています。不参加となるのであれば、必ず連絡を入れなくてはいけません。ここでは、説明会と面接の両パターンでの不参加となったときに送るメールの例をご紹介します。

説明会の不参加を伝えるメール例

面接の不参加を伝えるメール例

不参加を伝える場合は迅速に丁寧に伝えよう

就活を続けていれば企業のイベントなどに欠席しなければならないこともあり、その際には不参加の旨を連絡しなければなりません。伝えにくいからと無断欠席してしまうのは絶対にNGですので、必ず不参加の旨を連絡しましょう。不参加の連絡をする場合は、とにかく早く、そして丁寧に謝罪をすることが大切です。

謝罪の気持ちだけではなく、これまでお世話になった感謝の気持ちを伝えることでも印象が良くなりますので、それぞれを伝えていくことを意識しましょう。不参加のメールは連絡の仕方次第で印象が変わりますし、上手に連絡すれば企業に不快な思いをさせることもありません。不参加の連絡も上手におこない、企業に迷惑をかけることなく就活を進めていきましょう。

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