【採用ご担当様の使い方】宛名の書き方や正しい敬称のつけ方を解説

宛名は「採用ご担当様」で合ってる？

就活では企業宛てにメールや郵送物を送ることも多く、この時のマナーも評価の対象としてみられています。ポイントは宛名の表記であり、状況に合わせた正しい表現をしなければなりません。就活中に使用する宛名の表記では「採用ご担当様」がよく使われがちですが、この表現は本当に適切か考えることが大切です。

何となく「採用」という文字に「ご担当様」と丁寧な表現がつけられているため正解と思いがちですが、これもシーンによっては間違いになることもあります。宛名の表記を間違えるとマイナスの印象を与えてしまうだけではなく、相手に失礼です。宛名のマナーは就活中だけではなく、就職してからも必要なものであるため、正しいマナーを身につけておきましょう。

シーン別の宛名のつけ方

宛名のつけ方はシーンによって異なるため、それぞれの違いを知ることが大切です。同じものを使い続けていると、どこかで失敗する可能性が高く、気づかずに何度も同じミスを繰り返してしまう恐れもあります。宛名の表記はすべて同じという考えを捨て、状況に合わせて使い分けなければならないということを覚えておきましょう。宛名の表記は個人と複数人どちらに送るかで変えなければなりません。また、個人宛の場合は状況次第でも表現を変えなければならないため、注意が必要です。

採用ご担当様の場合

採用ご担当様を使用するのは、「人事部の採用担当に向けて送る場合」と「個人名」が分からない場合です。採用担当関係者に用があるものの、誰宛に送ってよいか分からない場合は、「採用ご担当様」を使用しましょう。「採用ご担当」とついている以上、採用活動に関係した連絡、郵送物の場合のみ使用します。

OB訪問やインターンなど、選考以外のシーンで企業の担当者と連絡を取る場合は、採用担当宛になるとは限らないため、注意しなければなりません。また、より丁寧に表記するなら「採用ご担当者様」としましょう。「者」が入っているかどうかでも、印象は変わってくるため、丁寧さをアピールして好印象を獲得したいなら、柔らかい表現を心がけてください。

個人名が分かっている場合

誰宛に送るべきか個人名が分かっている場合は、「採用ご担当様」とせず、「個人名+様」と表記しましょう。特定の人に宛てたものを曖昧な表記にしてしまうと、失礼に当たる可能性があるため、注意しなければなりません。また、「採用ご担当者様」とすると、採用に関係する人全員が読む可能性があります。

個人的な連絡で内容をあまり知られたくない場合は特に注意が必要で、「個人名+様」で送りましょう。また、宛名が2人になる場合でも、「採用ご担当者様」とまとめず、それぞれの個人名を表記するのが一般的です。例えば山田さんと田中さんに送る場合は、「山田様　田中様」とそれぞれに様をつけましょう。名前の前後については、役職の上の人が前になります。

部署・チーム宛ての場合

個人ではなく部署やチーム宛ての場合は、「様」ではなく「御中」を使用します。これは採用関係の場合に限ったことではなく、どの宛先でも共通するルールのため、間違えないように覚えておきましょう。例えば人事部の採用担当チーム宛ての場合は、「人事部　採用担当チーム　御中」となります。詳細なチーム名まで分からない場合は「部署名+御中」で構いませんが、分かる限り詳細まで記すことが大切です。

宛先のくくりがあまりにも大きすぎると、連絡がスムーズにいきづらく、迷惑をかける可能性があるため注意しましょう。例えば人事部の採用担当チーム宛てのものを、「○○株式会社　御中」としてしまうと、人事部に届くまでにかなりの手間がかかります。御中は宛名を大きくまとめられますが、分かる限り詳細まで記入するのがマナーです。

採用ご担当様とする場合の注意点

状況に応じては「採用ご担当様」あるいは「採用ご担当者様」としても問題はありませんが、使用する際には注意点もあります。使用する状況を選ぶことはもちろん、詳細な使い方まで考えないと、失敗することが多いため注意が必要です。宛名は表記が合っているだけでは不十分で、他にも気をつけなければならないポイントがあります。「採用ご担当者様」と表記する際には、何に気をつけるべきか、細かいポイントを把握しておきましょう。

敬称を二重にしない

宛名を「採用ご担当者様」とする際には、敬称が二重にならないよう注意が必要です。例えば「人事部 御中 採用ご担当者様」と敬称が重なると二重敬語となり、マナー違反になります。二重敬語は就活で失敗しやすいポイントのひとつであり、丁寧な表現にしようと心がけるあまりに起こしてしまいがちです。この場合、「人事部 採用ご担当様」と敬称をひとつに統一するのが正しく、御中は外して構いません。

また、場合によっては「採用担当+人名」で送ることもあります。この場合は「採用担当　田中様」と役職と名前の2つで表記し、敬称もひとつだけにしましょう。敬称を二重にすると、どのような場合でもマナー違反になるため注意が必要です。

役職も敬称に含まれる

二重敬語は「様」と「御中」を重ねないだけではなく、役職名にも注意が必要です。役職も敬称と考えられ、これらに「様」や「御中」を重ねてしまうと二重敬語になってマナー違反に当たります。例えば田中部長宛に送る場合、「人事部 田中部長様」とするのは二重敬語のため間違いです。この場合様は省略し、「人事部　田中部長」としなければなりません。

役職だけで送ることに違和感を感じるなら、「人事部部長　田中様」と順番を変え、「個人名+様」の形で送ることも可能です。どちらを使用しても問題はなく、役職名だけで送っても失礼な印象を与えることはありません。「採用ご担当」の場合は、役職ではなく担当者の誰かという意味のため「様」をつけても構いませんが、それ以外の役職にはつけないよう注意しましょう。

企業にメール・郵送物を出す際のポイント

企業にメールや郵送物を出す際は、敬称のつけ方以外にも注意すべきポイントがあります。表記のルールを守っていても、その他の部分を間違えてしまうと印象は悪くなるため注意しなければなりません。宛名関係のミスは非常に多く、目につきやすい部分のため間違えると悪印象がつきやすいです。就活は選考以外でも評価が決まり、マイナスの印象を重ねてしまうと不利になることは覚えておきましょう。細かいミスをなくすことが、就活をスムーズに進める秘訣です。

宛名の誤字脱字はなくす

企業宛てのメールや郵送物では、宛名の誤字脱字をしないよう細心の注意が必要です。敬称の表記が正しくても、宛名そのものが間違っていると印象は悪くなります。特に企業名や個人名を間違えると非常に失礼で、評価を大幅に下げる可能性も少なくありません。企業への志望度を疑われる可能性もあり、選考でも不利になりやすいため注意が必要です。

また、郵送の場合は宛名を間違えると、そもそも企業に正しく届かない可能性もあります。住所を間違えると届けることができず、部署名や個人の宛先を間違えると社内での受け渡しがスムーズにおこなえません。本当に必要な部署や人に届くまで時間も手間もかかって迷惑になるため、宛名は間違えないよう何度もチェックしておきましょう。

略称は使わない

企業宛てにメールや郵便物を送るとき、（株）や（有）のように省略した法人格を記載してしまう就活生がいます。宛名にこのような略称を使用することは、失礼にあたります。「株式会社○○」や「有限会社○○」と、正式名称で記載するようにしましょう。

また、住所に建物名がはいっているために長くなってしまう場合もあります。このようなときも省略せずに、全てを記載するようにしましょう。手違いで郵便物が届かなくなってしまっては大問題です。小さなことでもリスクは減らしましょう。

今まで何気なく法人格を省略していたという人もいるでしょう。些細なことのように思われますが、受け取る人によっては「非常識な人だ」と感じる人もいます。長くなってしまっても、正式名称を記載するようにしましょう。

返信用封筒は宛を二重線で訂正

就活では、企業から送られてきた返信用封筒を使用して郵送物を出すこともあります。返信用封筒には企業名や宛先の部署がすでに記載されているためそのまま使用できますが、「宛」と書かれた部分だけは二重線で消して訂正しなければなりません。「宛」となっているのは、企業が自社に対して敬称をつけるのはおかしいからであり、学生側から返送する場合はきちんと敬称をつける必要があります。

敬称は二重線で消し、横や下など開いている箇所に正しい敬称をつけますが、この時も「様」と「御中」の使い分けには注意しましょう。また、二重線は定規で引く必要はありませんが、丁寧に引くことが大切です。細部が雑だと印象が悪くなるため、まっすぐ丁寧に線を引き、修正しましょう。

返信用封筒のマナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【返信用封筒のマナーとは】宛名の書き方・切手の料金を徹底解説！

郵送する時は、正しいマナーを意識しよう

郵送で書類を出す時、あなたの履歴書・エントリーシートを入れた書類が「あなたの第一印象」になります。先方の会社に略称を使っていたり、誤字脱字があったりすると、常識のない学生だと思われてしまうリスクがあります。正しいマナーを意識して、人事から低評価されるリスクを避けましょう。

あなたのマナーは大丈夫？『マナー力診断』を受けてみよう

就活では、ちょっとしたマナーが出来ていないだけで、人事から思わぬ低評価をされてしまうこともあります。

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正しいマナーを確認し、万全な状態で就活を進めましょう。

• 平均は59点！あなたのマナー力を診断しよう

「採用ご担当様」の使い方は正しくマスターしよう

企業にメールや郵送物を出す場合は、宛名の表記に注意しなければなりません。敬称の使い方を間違えると失礼にあたり、基本的なマナーができていないと思われてしまいます。場合によっては評価を下げられ、選考にも悪影響を及ぼすため注意しなければなりません。よく使用する宛名の表記に「採用ご担当様」がありますが、どのシーンでもこれを使用するとは限らないため注意が必要です。

宛先次第では個人名を使ったり、御中を使用することもあります。また、宛名の敬称以外にも注意しなければならないポイントは複数あります。表記やマナーに注意し、企業とのやり取りにも細心の注意を払うことが就活成功の近道になるでしょう。

宛名を横書きにするときのポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 履歴書の封筒に宛名を横書きにする時のポイント

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