インターン申し込みメールの送り方｜記載する内容や例文をご紹介

インターンの申し込みメールはマナーを守って送る

就活の中で一定期間、実際に企業で実務体験等ができるのが「インターンシップ」です。本選考で有利になることもあるインターンに申し込みをする際には、マナーに沿ったメールの書き方や送り方を知っておくことは、就活生の基本です。

それは、参加申し込みのときからすでに企業はあなたのことを見ているからです。たった一通のメールでも、しっかりとしたやり取りをすることで、印象は随分と変わってきます。ビジネスマナーから外れていたり、言いたいことが伝わらないメールでは、採用試験を受ける前から悪い印象を企業に与えてしまいかねません。

そこで、インターンに参加しようと考えている就活生に、企業に失礼のないインターンの申し込みメールの書き方や送り方について紹介します。

インターンの申し込みメールに記載する内容

インターンの申し込みメールは、参加を希望している企業と就活生との初めての出会いです。申し込み自体は事務的であっても、ルールに従って進めていきましょう。申し込みメールの構成要素としては「宛名、挨拶、本文、結び、署名」の順が基本です。

なお、企業とのメールのやり取りは、パソコンでおこないましょう。携帯電話やスマートフォンから申し込みメール等を送るのは避けるべきです。それでは、インターンの申し込みメールを送る際に記載する内容をご紹介していきます。

①インターンの申し込みとわかる件名

ほとんどの企業では、1日に何十通、何百通ものメールのやり取りをしています。インターンシップへの参加申し込みのメールを送るときには、必ず件名をつけることが原則です。件名を見ただけで、インターンの申し込みメールであることが一目でわかるようにしましょう。

メールを開く人が効率的にメールの整理ができて、余計な手間を取らせないようにするための配慮が必要です。相手に配慮したメールを送るのは、ビジネスマナーの基本になります。無題での送信は避け、「インターン申し込みのお願い/○○大学○○学部○○学科　就活太郎」などの件名にしましょう。

②宛名や署名

本部ではまず、誰に当てたメールなのかを書くのがビジネスルールです。そのため、「宛名」から書き出します。宛名は「○○株式会社人事部○○課○○　○○様」と書く必要があります。企業名や部署名、課名、役職、氏名は省略せずに記載することが大切です。名刺をいただいている場合は名刺を参考にし、誤字脱字がないように気をつけましょう。

また、メールでは本文の前に大学名や学部名、氏名をフルネームで名乗る必要があります。就活生の中には同姓同名の人がいることもありますので、略さずに記載するようにしましょう。なお、メール本文の最後には署名を忘れてはいけません。

③最初の挨拶と自己紹介

宛名の次にメールに書くのは、挨拶と自己紹介です。多くの場合、インターンのお願いをするメールがファーストコンタクトになるわけですから、できるだけいい印象を残す必要があります。一般的なマナーを守って、悪い印象を残さないように気を付けましょう。

具体的には、「お世話になります」や「突然のメールでのご連絡にて失礼します」など、冒頭にひと言あいさつを添えます。本題に入る前にワンクッションを置くのがビジネスメールの基本です。その後「○○大学△△学部○年生の××と申します」といった流れで自己紹介をしましょう。どこの誰からの、どんな目的のメールかというのははじめの数行で伝えることが大切です。

④志望動機

次に書くのは志望動機です。応募メールにも志望動機を書くべきなのかと疑問に思う人もいるかも知れませんが、書いた方がいいです。なぜその企業のインターンシップに応募したのか、どんな経緯で応募に至ったのかなどを伝えておくことで、先方にもしっかりと熱意が伝わります。

とはいえ、応募メールの段階ではあまりボリューミーにならないように注意が必要です。あまりにも長文だと読み手が疲れてしまいますし、この段階で多くを語りすぎると、いざ面接となった際に話すことがなくなってしまいます。その企業に興味を持ったきっかけや、インターンに参加するうえでの意気込みなど、志望動機として伝えたい内容の要点を押さえて、短く簡潔にまとめて伝えましょう。

⑤採用の検討をお願いする文章

メールの内容によって、締めの文章は異なります。インターンの応募メールのように「依頼する」内容のメールの場合は、検討をお願いする文章が好ましいです。本音としては「どうか採用してください」と伝えたい所ですが、それではストレートすぎます。

ビジネスメールとしては「採用してほしいので、考えてもらえますか」というニュアンスが正解です。それを丁寧に伝えると「どうぞご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」「ご多忙のところ恐縮ですが、採用を検討していただけますと幸いです」といった文章になります。

インターン申し込みのメール例文

こんな申し込みメールはNG

家族や友人とのメールであれば気楽に送信しても問題にはなりませんが、インターンの申し込みのために企業にメールを送るときにはそうはいきません。メールのやり取りの相手が社会人であれば、メールにもビジネスマナーが必要です。

基本の型をしっかり覚えて、社会人としてのビジネスマナーに沿ったメールの書き方を覚えておきましょう。メールを送る時間帯や敬語の使い方を間違えてしまうと、相手に失礼になるばかりではなく、今後の就活にも大きく影響をしてしまいます。

早期や深夜など変な時間に送信

メールは電話とは違って読む側の都合に合わせて開くことができます。だからといって、メールをいつでも送ってもよいかというとそうではありません。基本的には、企業の営業時間内にメールを送るのが原則となっています。早朝や深夜にメールを送るのは非常識です。午前10時～午後5時頃であれば問題はないでしょう。

特に終業間近の午後6時を過ぎてからメールを送信すると、担当者がメールを開くのは次の日になってしまうことがあります。インターンの申し込みについての返信メールが届いたときには、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。

敬語の使い方が不適切

インターンの申し込みメールの本文を作成する際には、言葉の使い方も大切です。メールで敬語の使い方を間違えてしまうと、永遠に残ってしまいます。特に、使い慣れていない就活生であれば、よく確認をしてから送ることをおすすめします。

なお、間違いやすい敬語には気をつけましょう。インターンシップだけではなく、就活中はさまざまな社会人と接していくことになります。恥をかかない正しい敬語の使い方をマスターしておくことは大切です。よく間違えてしまう表現として「～してください」と使いがちですが、これでは相手に命令口調に感じさせてしまいます。ですから、「～していただけると幸いです。」と相手への気遣いを表すと好印象です。

改行や行間が全く工夫されていない

インターンの申し込みメールを送信する際には、メール本文は簡潔な内容にすべきです。メールを受け取る担当者は、多忙な中での作業となります。何よりも簡潔であることが大切です。また、内容が読み取りやすくなるように適切な位置で改行をするようにしましょう。改行位置がおかしかったり、行間がつまってたりすると、読みにくいメールになってしまいます。

送信予定のメールを自分宛に送信して確かめると、確実なメールになります。自分のメールが、受け取る会社の担当者からどのように見えるのかを確認できるからです。社会人への第一歩として、メールのレイアウトにも気をつける心配りが必要です。

誤字脱字がある

インターンシップの応募に限らず、ビジネスメールにおいて誤字や脱字は命取りです。ちょっとした変換ミスで意味が大きく変わってしまったり、伝わらなくなってしまったりします。軽いミスであれば「変換ミスだな」「一文字抜けたんだな」と、読み手も補完しながら読んでくれますが、それでも「誤字脱字があった」という事実は変わりません。

依頼メールでは、少しでも失礼な要素をな失くすことが大切です。文章の内容だけでなく文字の変換もしっかりと見直しをして、間違いのないメールを送るようにしましょう。

申し込みメールはインターン開始の第一歩

インターンの申し込みメールは、参加を希望している企業と就活生との初めての出会いとなります。ですから、マナーに沿ったメールの書き方や送り方を知っておくことはとても大切です。

申し込みメールの構成要素としては「宛名、挨拶、本文、結び、署名」の順が基本です。インターンの申し込みメールを送る際のポイントは、①件名は必ずインターンの申し込みであることを記載する②宛名や署名は具体的に③送る前に必ず最初から読み返すの3点になります。

なお、メールを送る時間帯や敬語の使い方を間違えてしまうと、相手に失礼になるばかりではなく、今後の就活にも大きく影響をしてしまいます。また、インターンシップの問い合わせ先にメールと電話番号の両方が記載されている場合は、メールでの申し込みの方がよいでしょう。

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