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総務事務について
会社にとって総務事務はなくてはならない仕事です。基本的に総務事務は会社の生産やサービスに直接かかわることはありませんが、社員たちが全力で仕事に取り組めるようにフォローすることが役割です。簡単な雑務から書類作成まで、幅広く業務を任されることが多く、多数の業務を同時進行で処理する必要があります。
この記事では、総務事務の業務内容や志望動機のポイントなどについて、例文を使ってご紹介します。
総務事務の主な業務内容
総務事務は一般事務職とは違い、社内外のさまざまな業務を担当します。会社によって業務内容は細かく違いますが、生産やサービスに直接かかわることはあまり無く、「書類の作成」や「備品の管理」、「福利厚生や社会保険の手続き」、「来客対応」など、会社の雑務全般を受け持つことで、社員が仕事に集中できるようにサポートすることが仕事です。
必要なスキルとしては、文書作成などの「事務処理能力」や来客対応時の「コミュニケーション能力」などがあります。また、通常のルーティン業務がある中で、いろいろな飛び込みの業務を並行しておこなうことが多くありますので、全ての業務を期限内に確実に処理する「業務管理能力」も求められます。
志望動機を書く際のポイント
志望動機では、なぜその業界を選んだのか、なぜ総務事務の仕事に就きたと思ったのかを書く必要があります。明確な理由を述べて、企業に対する志望度の高さがアピールできるような文章にしましょう。熱意を伝えたいと思い、長い文章を書くと要点が分からなくなってしまいますので、一番伝えたい結論を文章の初めに書き、読む人の興味を引き付けるようにすることもポイントです。
その後に、なぜそのように思ったのかなどを書いていきましょう。総務事務の志望動機を書く際には、なぜ総務事務の仕事をしたいと思ったのか、総務事務に必要なコミュニケーション能力のアピール、今後のキャリアビジョンを伝えることがポイントとなります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
なぜ総務事務に就きたいのか述べる
なぜ総務事務に就きたいと思ったのか、その理由やきっかけを書きます。事務職のなかには、総務事務の他にも、幅広い業務に関わることの多い一般事務、営業スタッフのアシスタント業務を主とする営業事務、会社の受付などを担当する受付事務など幅広い職種があります。
そのなかでも、なぜ自分が総務事務という仕事を選んだのか、総務事務として働きたいという熱意を明確に伝えられるようにしましょう。漠然としたイメージだけでなく、具体的なエピソードや経験を書くと分かりやすくなります。そのためにも、事前に総務事務の仕事内容をよく理解しておくことが重要です。総務事務の業務はどのような事をするのか、志望する企業の特徴はどのようなものかなど、企業研究の際に確認しておきましょう。
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コミュニケーション能力をアピールする
総務事務の業務では、社内の人と接することが多くあります。社員の保険や給与などに関係する業務など、社員が必要なことがあれば、それについて調べて答えたり、総務から他の社員へ連絡事項があれば、それを電話やメールなどで伝えます。
人と連絡を取り合うことも多く、コミュニケーション能力の高さが求められます。総務事務の志望動機を書く際には、自分のコミュニケーション能力をアピールすることもポイントです。人と話すことが好き、人の役に立つことが得意、相手の要望を聞いて解決してきたなど、これまでの経験から活かせるものがあれば、積極的に書いていきましょう。アルバイトで接客業をしていた、電話対応に自信がある、なども効果的です。
今後のキャリアビジョンを伝える
入社後のキャリアビジョンを伝えることも、総務事務の志望動機を書く際のポイントとなります。入社後にも、仕事に積極的に取り組んで、企業に貢献できるような人材であるかが見られています。入社後にどのように活躍していきたいか、総務事務の仕事でどのようなことをしていきたいのか、具体的な目標を伝えられるようにしましょう。
目標に向かい前向きに取り組んでいく姿勢をアピールできれば、好印象を与えられます。資格やスキルなど、総務事務に活かせるものを取得したいという目標も効果的です。
なるべく具体的に分かりやすく述べることも重要です。総務事務は、他の社員のサポート役でもあることから、他の人の役に立ちたいなども効果的でしょう。
総務事務の志望動機例6選
総務事務の志望動機をアピールするにあたり、必要なポイントをおさえた6例をご紹介します。
志望動機の例文①
私は貴社の○○を昔から愛用しています。○○は消費者のことを考えて素材を限定しているため、多くの年代の方から長く愛されており、そのような製品を作り出す会社で働いてみたいと思い、貴社を志望いたしました。
私には生産に関する知識はありませんが、パソコン検定1級のスキルと、飲食店のアルバイトで身に付けたコミュニケーション能力を活かしながら、新たなスキルをできる限り早く取得して、会社に貢献したいと考えています。
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希望する会社の商品をピックアップし、それの良さを会社の志望動機とつなげることで、企業研究がしっかりできていることを、採用担当者にアピールすることができます。また、希望する職種に必要なスキルを取得している場合は、積極的にアピールすることで即戦力に繋がる可能性をアピールすることができます。
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志望動機の例文②
貴社の工場を見学した際に、担当の方が生き生きと楽しそうに説明されていたのを見て、楽しく誇りを持って仕事ができる会社だと感じて貴社を志望しました。
総務事務を志望した理由は、陸上部でマネージャーをしていた際に、裏方から人を支える仕事の重要性を感じ、そのような仕事に就きたいと感じたからです。少しでも早く仕事を習得し、皆様の力になりたいと考えています。
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工場見学を例に出すことで会社への関心が高いことをアピールするとともに、その場で感じた良い経験を伝えることで会社への志望理由を具体的にしています。また、学生時代に経験したマネージャーの仕事が総務事務に近いことをアピールし、将来性の高さを示しています。
志望動機の例文③
貴社を志望する理由は、「消費者の安全・安心を第一に生産する」という企業理念が、私の食に対する安全性の考えと一致していたからです。美味しく安全性の高い商品を生産されている社員の方々を陰から支えることならできると思い、総務事務を志望しました。
仕事は多岐にわたると思いますが、持ち前のコミュニケーション能力を活かしながら、資格を積極的に取得し、可能な限り早く会社に貢献したいと考えています。
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上記の例では、企業理念が自分の考えと同じであることを説明することにより、その企業を選んだ理由を明確にしています。また、総務事務を志望する理由についても自身の考えを通じて明確化しています。最後に、前向きに資格を取得し、会社に貢献する姿勢を出すことで、採用担当者にアピールしています。
志望動機の例文④
総務事務では、数字に関する業務で計算や入力の間違いが出ないように、ミスのない仕事をすることが目標です。自分の柔軟性や立ち居振る舞いを活かしたいと考え、会社内のサポート役でもある総務事務に応募致しました。
接客のアルバイト経験から、人と接する時には常に笑顔と細かい気配りを大切にしています。
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接客のアルバイト経験から、人に対する気配りができるコミュニケーション能力があるということをアピールしています。総務事務は、ほかの社員のサポートをする業務も多いために、気配りや柔軟性が必要です。自分が総務事務に向いているということを伝えられる文章となっています。入社後には、ミスの無いように仕事をしていきたいという目標も合わせて述べています。
志望動機の例文⑤
私は、社会や地域の人々のために仕事をしていきたいという思いがあり、ボランティア活動や地域の行事に積極的に参加してきました。このような時には、大勢の人々が集まるので状況の把握に敏感でないとなりませんでした。
常に周りの状況を把握しながら、必要な手助けをする事にやりがいを感じています。総務事務に努めることで、働く仲間のサポートとして貴社に貢献していきたいと考えております。
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ボランティア活動や行事へ積極的に参加してきた経験を伝えています。人の役に立ちたいという思いから、総務事務を志望しているという理由がよく分かる文章です。仲間のサポートをしていきたいという、総務事務の仕事に対して一生懸命取り組んでいく前向きな姿勢が感じられます。
志望動機の例文⑥
他の社員の方々を支える側である、総務事務の仕事に魅力を感じ応募致しました。私は幼いころから、友人のことを思いやり何かをしてあげることが好きでした。行事を企画する時などは、他の人が行動しやすいように段取りを組むなど、やりやすい環境を整えることに尽力しました。
これからは、自分と一緒に働く仲間のために、仕事をしやすい環境を整備していきたいと考えています。
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どうすれば効率よく効果が出せるのかを考えて行動し、必要な知識の勉強にも力を入れていきたいです。
他の社員が働きやすい環境を整えていきたいという、入社後のビジョンを述べています。また、仕事を効率的に進めていけるように考えたり、必要な勉強をしたりと積極的な姿勢を表してします。
総務事務の志望動機NG例
総務事務の志望動機におけるNG例を記載します。理由も併せて記載しますので、参考にしてください。
NG例
私が貴社を志望した理由は、残業が少なく近くに繁華街があるため、仕事帰りに必要な買い物を済ませて帰ることができると感じたからです。また、総務事務を志望する理由としては、自分自身の注意力が散漫であるため、生産工程を志望するとミスでご迷惑をおかけしてしまうと考え、生産と直接接点の無い総務事務を選択しました。貴社に採用していただけたら、全力で頑張りますので、よろしくお願いします。
まず、「残業が少ない」や「繁華街が近い」という待遇面をあげるのはあまり良くありません。希望する会社の仕事内容から、その会社でないとダメな理由を具体的に表現しましょう。
次に、総務事務はミスしても大丈夫と表現しているのは悪い印象しか残りません。自分のスキルをもとに、総務事務で何ができるかアピールしましょう。最後は、「頑張ります」は自己アピールとしては弱すぎます。経験やエピソードをもとに、具体的に説明することが重要です。
例文を参考に総務事務の志望動機を作成しよう
総務事務は志望動機を明確にすることが比較的難しく、あいまいな志望動機になりやすい傾向にあります。業種研究・企業研究・職種研究をしっかりとおこない、確固たる志望動機を作り上げて採用担当者にアピールすることで、就活を優位に進めることができます。
志望動機をまとめる際は自分自身の体験を盛り込みながら具体的に表現し、取得した資格やスキルをどのように活かせるかをうまく盛り込むことで、将来性のある人材であることをアピールできます。また、総務事務は入社してから習得しなければならないスキルが多くあるため、積極的に仕事内容を吸収して、早く会社に貢献したいという意志をアピールすることも重要です。