【就活での問い合わせメールの送り方】5つの基本と例文を紹介

就活中の問い合わせメールのマナーも見られている

エントリーにあたっての必要書類の準備や選考について等、初めての就活であれば不明点は多くあるものです。企業に問い合わせのメールを送る機会もあるでしょう。

その際、日常生活の中でのメールと同じような気持ちで文面を作成し、送信してしまうと、「ビジネスマナーが分かっていない」と企業からマイナスの評価を受けてしまう恐れがあります。就活中の問い合わせのメールのマナーも採用担当者には見られているのです。

ここでは問い合わせメールについて、就活生が押さえておくべきポイントについて解説していきます。不用意な減点を防ぎ、内定を獲得できるようにするためにも、以下をしっかりと学んでおくようにしましょう。

押さえておきたいメールの5つの基本

就職活動の中で企業宛てのメールを作成する際には、相手に配慮し、メールを作成する必要があります。「どのような点に気をつければ良いのかわからない」という就活生もいるでしょう。ここでは就職活動においてメールを送る際、押さえておくべき5つのポイントをそれぞれ解説していきます。

これらのポイントを押さえておくことで、スピーディーに内容が理解できるメールにすることが可能です。それぞれのポイントをしっかりと理解しておくようにしましょう。

①件名は簡潔にする

就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの1つ目は、「件名は簡潔にする」です。メールにおいて件名は、そのメールがどのような内容のものなのかを、受け手に迅速に伝える役割を担うものです。そのため件名にはある程度伝えたい内容がわかるよう記入する必要があります。

しかしそうかと言って、件名にダラダラと記入するのはNGです。件名に長々と記入してしまうと、読みづらくなり、「簡潔に内容を伝える」という件名の意味がなくなってしまうのです。

件名は「エントリーにあたっての必要書類の件」というように、簡潔に内容を表すことによって初めての意味を成すものです。件名は簡潔に作成することを必ず守り、作成するようにしましょう。

②宛名・敬称は正しく記載する

就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの2つ目は、「宛名・継承は正しく記載する」です。「多少の誤字脱字は仕方がないのではないか」と思う就活生もいるでしょう。もちろんどんなに注意していてもミスをしてしまう可能性はあります。

採用担当者もは理解しているため、1～2つ程度の誤字脱字であれば、あまり気にはしないでしょう。しかし宛名・敬称など重要な部分で誤った記載をしてしまうのはNGです。

重要な部分での誤記入はそれだけで大きく評価を下げてしまう恐れがあるのです。宛名は略さず、敬称は宛名によって変え、送信ボタンを押す前には必ず、文面に誤りが無いかチェックするようにしましょう。

③改行は適度な長さで入れる

就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの3つ目は、「改行を適宜行う」です。日常生活におけるメールにおいて、改行をあまり意識する人は少ないです。

しかしビジネスにおけるメールでは適宜改行を行うことが非常に重要なポイントになるのです。長い文章を改行せずに送ると、受け手にとっては非常に見にくいものとなってしまいます。

改行によって、相手にとって読みやすい文面を作成し、送信することが可能になるのです。メールは口頭とは違い文面だけで相手に判断されてしまいます。

そのため、適宜改行を入れるなどの配慮により、誠実な姿勢を相手に示すことが必要となるのです。

④用件は端的にまとめよう

就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの4つ目は、「要件は端的にまとめる」です。メールを作成する際、聞きたいことをつらつらと書いていく就活生が一定数います。

しかし要件が長々と書かれている文面は読みづらく、読み手に不快な印象を与えてしまう恐れがあるのです。そうならないよう、要件は端的にまとめて述べなくてはいけません。

まず「質問したい事項が〇点あり、ご連絡しました」と要件を簡潔に述べ、質問内容が複数ある場合には、箇条書きを活用し、シンプルでわかりやすい文面に仕上げることが大切なのです。

だらだら長い文章は誰から見ても気持ちの良いものではありません。聞きたい内容を始めに記載し、シンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。

⑤署名を最後に入れる

就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの5つ目は、「最後に署名を忘れない」です。「何故署名が必要なの？」と思う就活生もいます。署名は企業側からの逆問い合わせに備えて記入するものです。

何らかの事情で企業側から連絡が来る場合もあるでしょう。その際、署名を入れておくことで、企業の担当者はそれをもとに連絡が取れます。つまり、企業側への配慮として署名は入れておくべき項目なのです。

署名には基本的に「大学名」「学部」「名前」「電話番号」「メールアドレス」の5点を記入すれば問題はありません。上述の通り、署名は何らかの事情で連絡を取る際に活用するものであるので、連絡を取る際に必要となる最低限の情報が網羅されていれば良いのです。

ここではメールの書き方についてご紹介しましたが、就活では押さえるべきマナーが非常にたくさんあります。就活で必要なマナーを1冊にまとめましたので、ぜひチェックしてください。

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問い合わせメールの例文

就職活動において企業へメールで問い合わせをおこなう際の例文をご紹介します。先に挙げた基本事項5つもおさえながらメールの完成形を確認してください。マナーに配慮して好感を崩さない、かつ読みやすく伝わる書き方というものがイメージできるでしょう。問い合わせメールは相手への気遣いが第一です。ここでは3つのパターンを見ていきます。

説明会の服装に関する問い合わせ例

就職活動は終始スーツが基本です。しかし業種や企業の慣例などから服装に迷いが生じるケースもあるでしょう。そんなときの例文です。担当者名がわからない場合は上記のように書いて問題ありません。相手はすぐに返信できるとも限らないので、余裕を持って送るようにしましょう。単純な質問は、できればイエスかノーまたは二択で簡単に回答が可能な形式にし、先方の手間を省くと良い心遣いになります。

エントリーシート作成の問い合わせ例

この例文では、文面が全体的に簡潔に表現できており、要件が伝わりやすい文面になっていると言えるでしょう。まず「エントリーシートの作成」に関して連絡したことが述べられており、その後の内容が頭に入りやすくなっています。

また質問事項が箇条書きで記されていることから、相手にとって読みやすい文面となっている点も良い点だと言えるでしょう。さらに「お忙しい中大変恐縮ですが…」と相手への配慮も述べられており、その点も含め、この例文は相手に好感を与える文面になっていると言えます。

面接の時間問い合わせの例

件名に名乗りを入れると、忙しい担当者にも判別がつきやすくなり、メールの整理や対応に役立ちます。宛先を連名にする際は、全員に対して敬称を忘れないでください。企業とすでに接点がある場合、その関係性に触れておくと認識の手助けになります。

質問への回答をもらった場合は必ず返信をしよう

就職活動の中で企業に問い合わせのメールを行った際、その回答をもらえることが多いでしょう。その際には必ずお礼の返信をするようにしましょう。担当者は日々忙しく業務に励んでいます。

その中でいったん業務を中断し、メールへの返信を行ってくれているのです。そのような相手に対し、お礼の言葉を述べないことは社会人としてのモラルには反します。忘れずに返信を行う必要があるのです。

その際、定型文言のような文面にはならないように注意しましょう。せっかくお礼のメールを作成したにもかかわらず、その内容が淡白なものになってしまうと、担当者の心にもあまり響かなくなってしまいます。お礼の言葉を自分の言葉で記し、メールを送信することで初めて、担当者に好感を与える返信にすることが出来るのです。

回答に対する返信の例

お礼の新規メールを作成するのではなく、そのまま返信（全員に返信）が基本です。件名を変えないで以前の文面も残しておけば、担当者はメール処理の負担が減ります。自身も問い合わせ時と同じ内容を繰り返さずに済み、文章がすっきりします。簡潔なメールの中で、疑問の解決状況や感想などを添えて、感謝を述べましょう。

問い合わせメールは基本5つのマナーを押さえて例文を参考に送ろう

就職活動における企業への問い合わせメールは、基本に忠実に作成するのが無難です。問い合わせに関するやりとりは本来不要な工程ですから、それがどんなに簡単な対応であろうと、企業にとっては余分な手間となるものです。そこでマナーにまで反してしまうと、マイナスの印象を残しかねません。

自力では解決できない問題についてどうしても問い合わせが必要になってしまったときには、ここでご紹介した5つの基本的な形式に則って、例文を参考にしながらメールを作成してみてください。相手への思いやりを形にしたものが、これらの基本事項でもあります。

マナーを守ったメールを送り、できるだけ気持ちよく応じてもらえるような内容にしましょう。そうして先に繋がる関係性を構築できれば良いですね。

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