【受付事務の志望動機】アピールするポイントと例文5選

受付事務の仕事は時代を選ばず人気の職業

受付事務はさまざまな場所で求められる仕事の一つです。企業の受付だけではなく、大型百貨店や病院、美容院などでも活躍しています。受付事務の仕事はどんな時代も関係なく人気ですが、だからこそ誰でも簡単になれるものではありません。受付事務の仕事は簡単なものではなく、所属する企業の顔と表現する人も多いほど、責任は重大なのです。

そんな受付事務を志望し就活を突破するには、受付として相応しい人材だと採用担当者に感じてもらう必要があります。そのため面接や履歴書などの志望動機でどれだけアピールできるかがポイントとなるでしょう。どのような志望動機ならライバルに差をつけるアピールができるのか、例文なども含めて解説します。

受付事務の仕事内容

受付事務と一口に言っても、その仕事内容は様々です。受付事務と聞くと、なんとなくイメージが沸くと思いますが、オフィスの入り口で来客の対応をする業務となっています。オフィス以外にも、百貨店やショッピングセンターなどの商業施設、アミューズメント施設、ハウスメーカー、レンタカー会社、保険会社、弁護士事務所、塾やスクール、イベント会場など幅広い職場があります。

また、病院や歯科なども受付事務のスタッフがいます。働く場所によって、仕事内容も異なり、企業に合わせて専門的な知識が必要な場合もあります。志望する職種がどのようなものか事前に調べておくことが重要です。ここでは、受付事務の主な仕事内容を紹介します。

接客

企業や施設に来たお客様をお迎えし、必要に合わせて案内をします。訪れた人がまず最初に目にするところが受付となりますので、企業の顔とも言える重要なポジションです。良い印象を与えられるように、明るい笑顔や、爽やかな挨拶が大切となります。お客様が来た目的を聞いて、商談などのアポイントメントがあれば打ち合わせをおこなう部屋に案内してお茶を出したりします。

また、社員に来客の旨を伝え、対応してもらうように連絡をおこないます。美容院や病院などであれば、会員カードを受け取り、予約の確認、どこへ行けば良いのかなどの案内をします。ほかにも、外からかかってきた電話を受ける代表電話の窓口となることもあります。顧客や取引先と話す機会も多いため、明るい受け答えが必要となります。

事務作業・雑務

資料作成やデータ入力などの事務業務も受付事務の仕事です。営業スタッフから依頼を受けて見積書を作成したり、顧客管理システムにお客様の情報を入力したりといった業務があります。医療機関では、レセプトと呼ばれる診療報酬の明細書を作成します。

働く施設や企業によって、事務作業の内容はそれぞれです。また、他のスタッフが働きやすいように職場環境を整える雑務も、受付事務の仕事のひとつです。多くの人が利用する入口や、商談スペース、トイレ、廊下、会議室などの清掃やごみ捨て、少なくなったコピー用紙や文房具等の事務用品を発注するなど、幅広い仕事があります。

他のスタッフが何を必要としているか、自ら考えて行動する気配りが必要となります。お客様の要望に合わせて臨機応変に対応できる柔軟さも、受付事務には重要なスキルといえるでしょう。

受付事務に向いている人の特徴

受付事務は、企業や施設の「顔」ともいえる、第一印象を左右する重要なポジションです。訪れた人や、電話をかけた人によい印象を与えることで、企業そのものの印象もよくなります。

接客で求められるものは、社会人として正しい言葉遣いやマナーはもちろん、相手がよい印象を受けるようなコミュニケーション能力です。相手の目を見て、きちんと話を聞ける、明るい表情と話し方ができる人が向いています。

事務作業では、資料作成やデータ入力をする際のパソコンスキルも必要です。WordやExcel、PowerPointが使えると便利です。タイピングもスピーディーにできると、データ入力などに重宝されます。また、ほかの社員が働きやすい環境を整えるために、人の気持ちを考えて行動できるホスピタリティ精神があることもポイントです。

受付事務の志望動機でアピールできる3つのポイント

受付事務に限らずどんな仕事でも、採用担当者は志望動機をチェックします。志望動機から、なぜ数ある仕事の中で受付事務を選んだかなどを読み取ることができるからです。それによって、例えば企業とのミスマッチを防ぐこともできます。志望動機がしっかりしていれば、企業も長期的に働いてくれそうだなと安心できます。志望動機でアピールできれば採用に一歩近づくこともできるのです。それでは受付事務の志望動機でどんなアピールをすれば良いか解説します。

①コミュニケーション能力

受付事務という仕事は、お客様や取引先が会社へ来た時、一番最初に対応をしなければなりません。そこで会社の代表として来社した理由について聞いたり、目的の場所へ案内する必要があり、責任は重大です。だから会社の顔とも言われるのです。失敗しないためには、コミュニケーション能力が必須でしょう。他にも定期的に来るお客様や取引先の方の顔や名前も覚えなければなりません。

コミュニケーション能力が皆無なら自覚なく失礼なことをする可能性もあります。お客様や取引先の信用を失うきっかけになっても不思議ではありません。さらに話しやすいかどうかも受付事務にとって重要な適正要素になります。そのためコミュニケーション能力は大切なのです。

②自身のマナー力

コミュニケーション能力があっても、社会人としてのマナーを身に着けていなければ意味はありません。マナーを身に着けていなければ、お客様や取引先の気分を害する可能性もあります。そのためマナーに関してきちんと基本ができていることをアピールしなければなりません。しかしマナーがきちんとできていると言っても、自分が言っているだけなら根拠がないと判断されてしまいます。

そのためマナー力があることをアピールしたいなら、その根拠を考えておく必要があるでしょう。例えば部活動を通じて顧問の先生だけではなく、先輩などに礼儀作法を叩き込まれたというのなら根拠があるといえるでしょう。マナー教室で勉強をしたことも根拠となります。事務未経験うんぬんの前に、社会人としてのマナーで出来ていない人も実は多いです。無意識に失礼な対応をしてしまうこともあるのです。面接前に、しっかりと確認しておきましょう。

③パソコンスキル

受付事務という仕事は、お客様や取引先の要望を聞いて正確に案内をするだけが仕事ではありません。受付事務では事務系の仕事もこなさなければならないのです。事務の仕事をする際、現代ではパソコンの使用が大前提となっています。

事務作業では、資料を作成したり、データを入力することがあります。その際、パソコンの表作成ソフトを使用することもあり、Word・Excelなどのスキルが必要となります。普段からパソコンを使用して文章を作成していた、表計算ソフトや図表入りの資料を作っていたなどはアピールできるポイントですので、今までに経験があれば積極的に伝えていきましょう。また、タイピング入力がスピーディーにおこなえることも好印象です。

④資格

受付事務もパソコンを使用する機会が多いので、資格を持っていればライバルに差をつけることができるでしょう。使うソフトは企業や施設によって異なり、専門的な知識は働きながら身に着けていくものですが、MOS（Microsoft Office Specialist）などのパソコンに関する資格などがあれば、即戦力をアピールすることができます。

秘書資格などを持っているのも有効でしょう。外国人を接客することが多い会社以外でも英語検定などを持っていれば、持っていないライバルと差をつけることができます。受付事務志望にとって資格は大きな武器となるのです。

受付事務の志望動機の書き方

受付事務の志望動機を考える時、押さえておきたいポイントとして「会社に対して何ができるか」を意識しましょう。会社は基本的に受付事務を真面目に行ってくれそうな人材を求めています。給料が良いとか住んでいる所から近いという理由は採用担当者に対しプラスイメージとして働きません。志望動機は自己アピールになるのでしっかり考えておきましょう。受付事務の志望動機で採用担当者に評価されるポイントを解説します。

自分がどんな貢献ができるか伝える

志望動機で考えたいポイントは、「受付をすることで会社にどんな貢献ができるか」です。特にこれまで受付事務などしてこなかった人の中には、単純に華やかだったり、楽な仕事とイメージし志望している人も居るかもしれません。しかしそれはあくまで自分中心の考えです。会社は受付事務に対しお飾りの人形のように座っていることを求めている訳ではありません。

受付事務になった際、自分はどのような貢献を会社にもたらすことができるのか考えましょう。そのためには受付事務がどんな仕事であるのかしっかり理解する必要があります。職種研究をきちんと行えばその業務の中で自分がどんな風に貢献できるか見えてくるのです。そこを絡めれば自然とアピールになるでしょう。

入社後のビジョンを述べる

入社後のビジョンも一般的に面接で良く聞かれる質問です。しかし受付事務の場合は将来のビジョンと言ってもなかなかイメージが難しいかもしれません。ただ、秘書検定を持っていれば将来的に秘書を目指すというビジョンも見えてきます。良くあるのは、受付である程度の経験を経て他業種へ転職するというものです。例えば外資系の受付なら語学力を鍛えられますので、関連する職種へ転職という道もあるでしょう。

しかし面接でそのようなビジョンを話すのはNGです。その会社でどんな将来を見据えているか答えなければなりません。例えば、受付全体のリーダーを目指すというのも将来的なビジョンです。職種研究で受付の先輩がどのようなキャリアを歩んでいるか調べておきましょう。

企業が求める人物像と一致するところをアピールする

志望動機で押さえたいポイントの一つとして、企業が求める人物であるかどうかが挙げられます。コミュニケーション力があり、語学力もあって受付業務に適していたとしても、企業が求める人物像と一致していなければ不採用になる可能性もあるのです。企業にもそれぞれ価値観や理念が存在しています。企業研究をしっかりおこない、その価値感や理念について理解しておくことが肝心です。

そして企業が求める人物像を導き出し把握しておきましょう。志望動機では求める人物像と一致する所が自分にあれば、そこを中心にアピールしていくことで採用の可能性を高めることができます。受付事務として求められるスキルを満たしていたとしても、企業とのカラーが一つも合っていなければライバルに負ける理由として十分です。

受付事務の志望動機の例文

受付事務の志望動機を考える際のポイントをご紹介しました。しかしそれだけでは履歴書や面接で使える志望動機がスラスラと出て来るものではありません。しかしポイントを押さえておけば、魅力的な志望動機を書くために大いに役立つでしょう。ここからはそのようなポイントを踏まえ、具体的にどのような志望動機にすれば良いのか、採用担当者にアピールができる例文と解説をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

例文①

受付事務の中でも外国からのお客様が多く来る会社では語学力が求められることも少なくありません。例文では単純にテストの点が良いということではなく、一般的な会話ができる程度の英語力を持っているとさりげなくアピールしています。

また、コミュニケーションが好きということで、多くの人に案内するのが苦痛ではないことも感じさせます。志望動機を書く時は、受付事務という仕事で自分の能力や特技が活かせる部分を見つけてアピールすることを心がけましょう。

例文②

この例文ではアルバイト経験からある程度の受付に対するスキルが備わっていることをアピールしています。アルバイトだとしても、経験がある人材は頼もしいと考える企業や面接官は多いでしょう。また、受付だけではなく秘書を目指しているという将来的なビジョンも明確に示しています。そのため具体的に国際秘書検定を取得したいとしているのもポイントでしょう。向上心があると感じさせる志望動機になっています。

例文③

事務業務に必要なパソコンスキルがあることがよく分かります。在学中に資格を取ったことをアピールしています。具体的な資格名を出すことで、どれくらいの能力があるのかが伝わります。また、事務の仕事だけでなく、接客のアルバイト経験から、コミュニケーション能力もあることをアピールしています。

例文④

アルバイトで受付事務を経験してきたことを述べています。同じ職種をしていたことから、入社後も即戦力として活躍できると印象付けられます。電話対応や礼儀がすでに身に付いているので、受付事務に向いているというアピールができます。

例文⑤

アルバイト経験から学んだコミュニケーション能力、パソコンスキルをアピールしています。受付事務の仕事はしていなかったものの、必要なスキルは身に付いているという印象を与えられます。現在も資格取得に向けて勉強中であることから、前向きに取り組む姿勢を感じさせます。

企業の顔になりたいという自信を存分にアピールしよう

受付事務は適当に案内をしていれば良いというものではありません。どんな仕事でも大変なのは間違いないです。受付事務も必要なスキルはたくさんあるのを忘れないようにしてください。コミュニケーション能力から語学力、一般的なマナーなどがなければ勤まりません。また企業の顔であるという責任感を持つ必要があります。

責任感がなくいい加減な案内では、会社の顔を潰すことさえある重要な仕事なのです。その点をしっかり意識しなければなりません。志望動機では自分の能力が受付事務にどう絡ませていけるか考えてみてください。受付に適した能力を見つけたら積極的にその点をアピールすることで、面接官に良い印象を与えることができるのです。

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