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事務職の志望動機で悩む就活生は多い
就活をしていると様々な職種に出会うことができます。中でも「事務職」はほとんどの企業で必要とされる職種でもあり、募集している企業も多く存在します。
事務職は、「週休2日休みが取れる場合が多い」「急な残業がない」といったイメージがあることから、人気の高い職種です。しかし、事務職がどのような仕事なのか、詳細まで理解できていない人も多く、わからないまま志望している人も多いです。
そのような状態では、事務職として採用されることはありません。実際に事務職に就職するためには、どのような志望動機を書けばよいのでしょうか。事務職として就職したいのであれば、どのような志望動機を書けばよいか認識しておく必要があります。
本記事では、事務職として採用されるための志望動機の書き方やポイントを、例文を交えながらご紹介します。事務職の志望動機について正しく理解し、選考への対策を進めていきましょう。
事務職について
事務職は、企業において従業員や部門のサポートやアシスタントをする仕事です。一言で事務職といっても、その種類は様々です。
たとえば、一般事務、営業事務、貿易事務、経理事務、秘書などがあります。
事務職について理解しておかなければ、「自分が何がしたいのか」「どんな事務職に就けるのか」が分からず、説得力のある志望動機を書くことはできません。そのため事務職について、理解を深めておきましょう。
主要な事務職と業務内容
事務職の種類と仕事内容
営業事務：営業担当の補佐として、売上のまとめ、提案資料の作成が仕事
経理事務：現金の支払いや受け取り、伝票の仕分け・処理、帳簿作成、経費の生産が仕事
一般事務：主に資料作成を通じた、部門全体のサポート
貿易事務：通関や輸出先への書類作成や手続き、連絡が仕事
医療事務：病院やクリニックの受付で患者の応対、医療費の計算や請求業務が仕事
秘書：役員や社長の下につき、役員のスケジュール管理や出張の手配が仕事
事務職の業務内容は、その企業での事務職の役割によって異なります。
営業事務では、営業担当の補佐につき、売上をまとめたり、提案資料の作成をおこないます。経理事務は、日々の現金の支払いや受け取り、伝票の仕分け・処理、帳簿作成、経費の生産などをおこないます。
一般事務は、主に資料作成など、部門のサポートをする仕事です。貿易事務は、通関や輸出先への書類作成や手続き、連絡の仕事をします。
医療事務は、主に病院やクリニックの受付で患者の応対をしたり、医療費の計算や請求業務を行います。秘書は、役員や社長の下につき、役員のスケジュール管理や出張の手配もおこないます。
事務職は全般的に、書類作成のような細かな作業が多いため、ミスなく正確に業務をこなすことができ、責任感の強い人材が求められます。
「営業事務」「経理事務」「一般事務」「貿易事務」「医療事務」「秘書」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「営業事務」「経理事務」「一般事務」「貿易事務」「医療事務」「秘書」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。
- 【営業事務とは】仕事内容や求められるスキルを解説
- 【経理事務の志望動機】5つの例文とポイント・NG例を紹介
- 【一般事務の基礎知識】仕事内容から志望動機の例文まで徹底解説
- 【貿易事務の志望動機】3つの例文とポイント・NG例を紹介
- 【医療事務の志望動機の書き方】評価されるコツを例文付きで解説
- 【秘書の仕事とは】仕事内容、必要なスキル、メリットを解説
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事務職の志望動機を書く際の3つのポイント
実際に事務職での就職を目指すにあたり、志望動機はどのようなポイントに気をつけて作成すべきでしょうか。まずは、そもそも「採用側はなぜ志望動機を知りたがるのか」を押さえなければなりません。
重要な点は2つです。「採用することで自社にメリットのある人材か」「自社の理念や方向性に合致しているかどうか」です。いくら前者の条件を満たしていても、後者の条件が満たされていなければ、モチベーションを高く持って長く働くことは難しいでしょう。そのため、この条件を満たしていることを伝えることが重要です。では、志望動機を書く際のポイントを3つみていきましょう。
1.企業が求める人物像を把握しておく
・自己分析：自分の強みや人柄、やりたいことを知る
・企業分析：企業が求める人物像を知る
どれだけ自分のことを上手く伝え、能力や人柄をアピールできたとしても、企業が求める人材像に一致していなければ採用されることはありません。大前提として、企業が求める人材像を把握しておくことは必須です。
1つの企業であっても、職種によって求められる人材像が違うケースも多いでしょう。また同じ事務職であっても、企業によって求められる人材像が違う場合もあります。「志望企業の事務職」に求められる人材像を知るために、そのためには十分な企業研究が欠かせません。
企業研究で求められる人材像を明確にし、自己分析の結果と結びつけて「自分をアピール」する必要があります。
上記の図のように、自己分析と企業分析により、「自分のしたいこと」や「自分の強み」を、「企業でできるかどうか」「企業が求める人物像であるか」と照らし合わせ、それが一致していなければ、採用されることは難しいでしょう。
そのため、志望動機を書く際の前提として、自己分析と企業研究は十分におこなっておく必要があります。
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「企業研究」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「企業研究」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。
2.コミュニケーション能力をアピールする
一般的に、事務職に求められる大切な能力のひとつがコミュニケーション能力です。事務職の志望動機では、「〇〇という業務でコミュニケーション能力を活かして…」のように、コミュニケーション能力をアピールしましょう。
事務職はほとんどの場合、社内外の多くの人と接し幅広い業務をおこないます。もしコミュニケーション能力が低ければ、他の能力がいかに高くとも業務に支障が生じる可能性があるでしょう。
例えば、社内の上司・同僚や社外の取引先・顧客の要求を取り違え、要求通りの仕事をおこなうことができない可能性があります。事務職は、社内の他の人たちと連携し、業務がスムーズに進むようにサポートしていく位置づけとなっていることが多いでしょう。そのため、コミュニケーションで食い違いが発生してばかりいると、逆に業務の進行を妨げてしまう恐れがあります。
一方で、ただ「コミュニケーション能力があります」と言っても信憑性がありません。これまでに自分のコミュニケーション能力が発揮されたエピソードとともに、具体的に伝えるようにしましょう。
「コミュニケーション能力」は一般的に、自己PRとしてアピールされることが多いです。しかし事務職は場合によって、営業職や販売職よりもコミュニケーション能力を必要とするタイミングや発揮しなければいけない範囲が多いことがあります。
企業によっては「コミュニケーション能力は基礎能力」と評価していることもあります。そのため、「コミュニケーション能力」が無いと評価されないためにも、できるだけ志望動機でもアピールしておきましょう。
「コミュニケーション能力」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「コミュニケーション能力」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。
3.なぜその企業を選んだのか述べる
志望動機を作成する際によくやってしまうミスとして、「なぜ事務職を選んだのか」の理由が書かれているのに対し、「なぜその企業を選んだのか」が書かれていないということがあります。
これでは、「事務職に就ければ、別にどこの企業でも良いのだろう」という印象を採用側に抱かせてしまいます。「その企業の事務職でなければならない理由」を伝えましょう。
そのために必要なのは、やはり十分な企業研究です。他の企業とその企業の違い、特色を十分に把握した上で、自分がその企業を志望した理由を説明できなくてはなりません。「なぜこの企業を選んだのか？」と自問自答を繰り返し、志望理由を深掘りしてみましょう。
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事務職の志望動機例8選
次に、面接官に響くような事務職の志望動機を8つご紹介します。すべてESや書類で書く前提の例文となっています。
例文では「何が評価されているのか」を知り、自分が志望動機を書く際の参考にしましょう。
志望動機の例文①：訪問介護を通じて高齢者を支援したい
私が貴社を志望した理由は、訪問介護を通じて高齢者を支援し、老後も安心して暮らせる社会をつくりたいからです。
私は、大学時代のサークルで補佐を担当しておりました。メンバーの活動を支援する補佐の仕事を通して、その場での対応力を身に着けることができました。
このような経験を、事務職での電話応対や書類作成の業務に活かすことができると考え、貴社の事務職を志望いたします。採用していただいた際は、学生時代に培った対応力で業務をこなしていきます。
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上記の例では、自分の性格が事務職に向いていると感じる理由が、明確にされています。
また、学生時代の経験を、どのように事務職に役立てることができるかを詳しく書いています。具体的なエピソードを盛り込むことで、とても説得力のある志望動機になります。
志望動機の例文②：100年以上続く旅館のスタッフとして日本の文化を世界に発信したい
私が貴社を志望した理由は、100年以上続く旅館のスタッフとして、日本の文化を世界に発信したいと考えたからです。
アルバイトでは受付の仕事をしていました。電話応対のほか、来客者への挨拶やお辞儀の仕方、言葉遣いなど、様々な礼儀作法を教えていただきました。このような経験を、事務職での電話応対や来客対応でも活かすことができると思います。
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志望動機の冒頭に最も強い志望理由を延べ、そのあとに具体例を述べる書き方は、採用担当者にも伝わりやすいです。
また、アルバイトでの経験を詳しく書き、事務職に通ずる業務を挙げることで、事務職の仕事でも活躍できるというアピールができます。
志望動機の例文③：地域型百貨店での販売を通じてお客様の日常的な笑顔を作りたい
私が貴社を志望する理由は、地域型百貨店での販売を通じて、お客様の日常的な笑顔を作りたいと思ったからです。
私は、大学時代にスーパーでレジ打ちのアルバイトをしておりました。ただ商品をレジに通すだけでなく、お客様に「また来たい」と思ってもらえるように、笑顔で対応することを心がけていました。
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上記の志望動機は、冒頭に企業を志望した理由が述べられています。その後に具体的なエピソードを盛り込みながら志望動機を述べることで、採用担当者にとっても読みやすい文章となっています。
また入社する目的も「地域型百貨店での販売を通じて、お客様の日常的な笑顔を作りたい」という明確にあるため、入社後も活躍してくれそうなビジョンが見えます。そのため、採用担当者からも良い評価を得ることができるでしょう。
志望動機の例文④：たくさんの人をサポートすることで成長したい
私が事務職を志望するのは、さまざまな能力を活かしてたくさんの人のサポートができるからです。
私は学生時代、文化祭の運営に3年間連続して携わり、多くの人のサポートをして喜ばれることで自分自身も嬉しい気持ちを味わう経験を重ねました。社会人になったらもっと幅広くサポートができるようになりたいと思い、さまざまなスキルを取得しました。具体的には簿記3級、MOS、秘書検定の取得です。
コンサルティング会社である貴社は、社員個人個人の力を最大限に引き伸ばすことでチーム全体のパフォーマンスを最大限にし、クライアントの課題解決に当たることを重視されています。貴社で成長し、私もチームの一員として貢献したいと思います。
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この例文では、さまざまな能力を活かしてたくさんの人のサポートがしたいという点が志望動機になっています。
サポートをする楽しさを実感した経験、さまざまな能力を身に付けたことが具体的に書かれているので、説得力があります。また、企業の価値観に触れ、その中で自分が活躍していきたいということも盛り込めているので好印象でしょう。
志望動機の例文⑤：自分のスキルを活かしたい
私が貴社で事務職を希望しますのは、日本で開発された高度な医療機器を海外にも展開し、海外での医療活動に貢献しようという方向性に共感したからです。
私が自分のスキルを貴社で最も活かせるのが、事務職であると考えています。学生時代は経済学の勉強に励むとともに実務に直結する勉強も自主的におこない、簿記2級を取得しました。
現在は、入社までにMOS試験に合格できるよう、Microsoft Officeの勉強もしております。また、TOEICも700点を持っており、英語でも貢献できるのではないかと考えています。
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この例文では、まず「なぜその企業を選んだのか」という点が書かれています。なぜその企業なのか、なぜ事務職なのか明確にした上で、自分が活かせそうなスキルが具体的に挙げられておりわかりやすいです。
入社後に努力を継続したいということが書かれていますが、現在もMOS試験に向けて勉強中とあり、説得力があります。このように、入社後に努力する姿勢をアピールするのであれば、今現在している努力も書いておくと良いでしょう。
志望動機の例文⑥：チームのサポート役を努めたい
私が貴社の営業事務を志望理由は、「他の人のサポートに強いやりがいを感じること」、「会社訪問の際に貴社のチームの活気を感じたこと」が理由です。学生時代は文化祭の運営委員として各サークルのリーダーと連携し、文化祭成功に向けて動いてきました。
自分が関わることで、他の人が能力を発揮したり、イベントが成功することに喜びを感じ、社会に出てもそのような形で貢献したいと考えました。
貴社の営業チームはお互いにプラスの言葉を掛け合え、とても活気のある雰囲気を持っています。私もそのチームのサポート役として、貴社の営業に貢献していきたいです。
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今回の例文は、営業事務を志望しているケースです。志望動機はチームのサポートにやりがいを感じること、志望企業の営業チームに活気を感じたことの2点です。ともに、自分の実体験から説明ができているので説得力があるでしょう。
学生時代の経験についても、ただどのような経験をしたか書くだけでなく、自分がどう考えたか・どう感じたかを書くのが重要です。自分の価値観を知ってもらうことで、よりリアルに就職後の姿をイメージしてもらいやすくなるでしょう。
志望動機の例文⑦：上場直後のベンチャー企業の成長を支えたい
私が貴社の経理事務の仕事を志望するのは、上場直後のベンチャー企業の成長を支えたいと考えたからです。
私は学生時代、データ入力の仕事をアルバイトとして経験しました。たくさんのデータを正確に入力する仕事は最初の1カ月間は大変に感じましたが、慣れると楽しさを感じるようになりました。
2年目には、一定時間の仕事量・データの正確性が高いとして、表彰された経験もあります。現在は経理で役立つスキルを身に付けるため、日商簿記2級取得を目指して勉強しております。
高い顧客満足を追求する貴社で、経理という形で貢献したいと考え志望しました。
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この例文は、経理事務を志望しているケースです。経理は数字を扱う仕事であり、正確性が要求されます。そのため、「慎重に正確な仕事をする」という性格をアピールするのは有効でしょう。
学生時代のアルバイトから、実際にその性格を発揮して表彰されたことも伝えているので、説得力があります。スキル取得のため、日商簿記検定の勉強をしている点も好印象を与えることができるでしょう。
志望動機の例文⑧：その企業でコミュニケーション能力を活かしたい
私が貴社の事務職を志望しますのは、OBさんに「ぜひあなたのコミュニケーション能力を弊社で活かしてほしい」と言っていただけたからです。
学生時代はバレーボール部に所属していました。チーム内ではムードメーカー的な役割を果たし、メンバーの悩み相談に乗ったりプラスの言葉をかけることでモチベーションの維持に努めました。
メンバーからは、「○○さんがいつも笑顔で前向きなことを言ってくれるから頑張れる」と言ってもらえました。もともと弱いチームでしたが、今年の夏には○○大会で3位になることができました。
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この例文では、コミュニケーション能力で貢献したいということを強調しています。事務職というとデスクワークというイメージが強く、簿記やパソコンのスキルをアピールしたいと考える人も多いかもしれません。しかしコミュニケーション能力も重要な能力です。
学生時代の経験から、チームをサポートするための高いコミュニケーション能力を持っていることがうかがえます。第三者に具体的に言われた言葉や大会の結果も盛り込まれているため、説得力がある内容となっています。
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志望動機作成ツールを使えば、簡単な質問に答えていくだけで、あなただけの志望動機が完成します。
作った志望動機は選考で活用できるものになっているので、ぜひ活用して採用される志望動機を完成させましょう。
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NG例：給与や待遇が志望理由になっている
私が貴社を志望したのは、他の企業よりも給与や休日などの待遇が良かったためです。
また、私の母親が事務職に勤めており、私も将来は母のような仕事をしたいと考えていました。私自身も人のサポートや手助けをすることが得意なので、事務職の仕事で力を発揮できると思っております。
事務職としての経験はありませんが、ワードやエクセルの資格を持っておりますので、この知識を生かして貴社に貢献していきたいです。
たとえ本音であったとしても、給与や待遇を志望動機に盛り込むのは避けましょう。同じ条件なら別の会社でもいいのでは、という印象を受けてしまいます。
また、「人の手助けが得意なので」という理由では、事務職で働きたいという志望動機としては弱いです。手助けをする仕事なら、他にもたくさんの仕事があるためです。なぜ事務職を選んだのか、その動機をもっと明確にすべきです。
また、事務職にとって必要な資格をアピールすることは良いですが、「この資格や経験をどのように業務に活かすのか」という、具体的な内容を伝えることも大切です。
事務職の志望動機は求める人物像を把握してコミュニケーション能力をアピールしよう
事務職の志望動機を書く際のポイントは、「企業が求める人物像を把握しておく・コミュニケーション能力をアピールする・なぜその企業を選んだのか述べる」の3点です。
学生時代でのアルバイトやサークルでの経験のなかで、事務職に活かせるエピソードを盛り込むと、説得力のある志望動機となります。また、きちんと企業研究をすることで、事務職の業務において、自分にどのような適性があるかを知ることができます。さらに、自分がこの企業に採用された場合、具体的にどのように仕事をしていきたいかを延べると、熱意を伝えることができるでしょう。
事務職の志望動機を書くのに悩んだ際には、上記の例を参考にして、文章を作成してみましょう。
