【参加メールの書き方】送る際のマナーや就活で活用できる例文を紹介

就活の様々な場面で使う参加メール

就活ではさまざまな場面で参加メールを送ることがあります。例えば会社説明会や面接のような選考や、内定者懇親会のようなイベントがあり、それらに参加するためには企業と連絡を取らなければなりません。基本的にはメールのやりとりが多いため、メールを上手に使って参加の意志を伝える必要があります。そのため、正しいメールの書き方を知っておくことが大切です。

参加メールは企業がイベントへの参加者を把握するために必要なものですが、それだけではなくメールマナーもチェックされています。参加メールが上手に書けていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になる可能性があります。上手なメールの書き方を知って、好印象が与えられる参加メールを作成していきましょう。

参加メールを送る際の4つのマナー

参加メールを送る際は、企業に参加の意志をしっかり伝えることが大切です。しかしそれだけではなく、メールマナーにも注意しなければなりません。参加の意志が伝わったとしても、メールマナーが正しく守れていなければ印象は悪くなりますし、それが選考に影響してしまうこともあります。

就活を有利に進めるためには、企業とのメールのやりとりにも注意しなければなりません。参加メールを送る際のマナーを正しく理解して、身につけましょう。

①営業時間内に送る

参加メールを送る際の基本的なマナーに、企業の営業時間内に送ることが挙げられます。メールはいつでもどこでも自分の都合のよいタイミングで送ることができるため便利です。しかし企業に送るときは、深夜に送信することはできる限り避けるようにしましょう。深夜にメールを送ったからといって企業に迷惑がかかるわけではありませんが、非常識だと思われる可能性があります。

採用担当者はメールの送信時間を案外チェックしており、非常識な時間に送ってしまうとマイナスの印象を与えてしまいます。また深夜に送信しても、担当者がチェックするのは翌日です。そのため深夜に急いで送ってもいいことはありません。営業時間を過ぎた場合は翌日の朝一で送るようにしましょう。

②誤字脱字に気をつける

参加メールに関わらず、企業とメールでやりとりをする場合は、誤字脱字に気をつける必要があります。これはメールのマナーとしては基本的なことで、誤字脱字があることで印象が大幅に悪くなってしまいます。雑な印象、注意力散漫な印象を与えてしまいますし、企業への配慮が足りないと志望意欲まで疑われる可能性もあるため注意が必要です。

誤字脱字は注意していれば防げるミスであるため、それができていないことで仕事でも同じく簡単なミスをするのではないかと思われる可能性があります。誤字脱字をなくすための方法はシンプルで、送信する前に確認を怠らないことが大切です。就活中は忙しいことも多いですが、メールは送信前に見直すようにしましょう。

③ 返信する場合は件名・メール本文は消さない

参加メールは就活生から送る場合もあれば、企業から送られてきたメールに対して返信する場合もあります。返信する場合は今までのやりとりがわかるように、以前のメールは消さないようにしましょう。企業では毎日何十件ものメールを処理していますし、就活時期は就活生からの問い合わせが増えるため、メールのチェックも非常に大変です。

件名やメール本文を消してしまうと、何に対しての返信なのか、これまでどんなやりとりをしていたのかがわからなくなり、確認に手間がかかってしまいます。相手のことを気遣えない印象がついてしまう場合もあるため、返信の場合は件名は変えずRe:をつけたままにし、本文は全文引用して送りましょう。

④お誘いのメールには早めに返信する

就活をしていると、説明会や面接、懇親会など、さまざまな選考やイベントへのお誘いのメールが企業から届きます。そのようなメールには、できる限り早く返信するようにしましょう。遅くともメールを受け取った24時間以内には、返信をしなければなりません。

就活生からの返信が遅いために参加の有無が分からないと、企業はスケジュールの調整や段取りができません。そのため、返信の遅い就活生に企業はマイナスな印象を抱いてしまいます。

反対に、返信の早い就活生には誠実で熱意のある印象を受けます。実際に、社会人でも「優秀な人はメールの返信が早い」といわれることがあります。参加の有無に関わらず、企業からのメールにはできる限り早く返信をするようにしましょう。

参加メールを書く際の4つのポイント

企業へ参加メールを送る際にはマナーに気をつけ、マイナスの印象を与えないことが大切です。また、好印象を与える努力も欠かすことはできません。メールは上手に送れば好印象を与えることができますし、就活を有利に進めることができます。

参加メールも書き方次第で好印象を与えることができるため、作成時のポイントを知っておくことが大切です。メール作成のポイントは大きくわけて4つあります。それらを踏まえて上手に参加メールを作成しましょう。

①件名は一目でわかる内容にする

企業とのメールのやりとりでは件名にも工夫が必要です。返信の場合はそのまま使用しますが、就活生から送る場合は件名を設定しなければなりません。連絡がスムーズにいくように、件名は一目でわかる内容に設定しましょう。担当者は多くの人とメールでやりとりをしているため、件名から内容が判断できなければ読むのを後回しにされてしまいます。

最悪の場合、そのまま読まれずに放置されてしまう可能性もあります。すぐに読んでもらえるようにわかりやすい件名をつけることが大切です。件名をつける際は難しく考える必要はなく、「○○の参加について」のように短くシンプルにつければ問題ありません。できるだけ簡潔にまとめてつけるようにしましょう。

②宛名は「様」や「御中」を使い分ける

宛名の書き方にもマナーがあります。宛名は、会社名、部署名、名前の順で書きます。会社名を書く際は、「（株）○○」のように法人格を省略せず「株式会社○○」と書きましょう。

「様」と「御中」の使い分けも確認します。個人宛ての場合は「様」を、部署宛てにする場合は「御中」を使用します。うっかり御中と様を誤ってしまう就活生が多いため、注意しましょう。氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様」といった表現を使ってもよいです。また、役職についている人物に宛てる場合は、「人事部　部長　○○様」というように名前の前に役職名をいれます。「○○部長様」のように役職に敬称はつけません。

正しい宛名の書き方も、ビジネスメールでは基本です。間違いのないようにしっかりと押さえておきましょう。

③挨拶文やお礼も文面にいれる

参加メールで好印象を与えるためには、あいさつ文やお礼も文面にいれることが大切です。参加メールはイベントへの参加の意志が伝わればよいため、最低限のメールマナーさえ守っていれば事務的なやりとりでも問題はありません。しかし事務的なメールだとマイナスの印象を与えることはありませんが、プラスにも働きません。好印象を与えるためにはあいさつ文やお礼などが必要です。

参加メールを事務的なものにせず、しっかりと気持ちを伝えて送ることで好印象を与えることができ、選考でもプラスに働きます。メールのやりとりに少し気を遣うだけで印象は格段によくなります。事務的にならないように温もりのあるメールを心がけましょう。

④締めの言葉と署名をいれる

参加メールを作成する場合には、締めの言葉と署名をいれるようにしましょう。これはメールの基本的なマナーであるため、つけられていることでビジネスマナーへの理解があることをアピールできます。締めの言葉は場合によってさまざまですが、「何卒よろしくお願い申し上げます」などが一般的です。

また署名は氏名だけではなく、氏名、大学名、学部学科名、住所、連絡先などを記す必要があります。署名は一度作成しておけば、テンプレートを保存することができますし、いつでも簡単に使いまわすことができます。どんなに短いメールでも署名や締めの文章はいれるようにして、ビジネスマナーが身についていることをアピールしましょう。

ケース別参加メールの例文

参加メール作成のポイントを踏まえて、実際に企業に送るメールを考えていきましょう。就活中はさまざまなイベントに参加するため、企業に対して参加メールを送る機会は多いです。

また参加するイベントの種類によっても、内容は若干違ってくるため注意しなければなりません。参加メールはすべての場合で使いまわせるわけではなく、ケースによって使い分ける必要があります。ケース別の例文を参考にしながら、参加メールを上手に作成していきましょう。

インターンに参加する場合

インターンへ参加する場合は、インターンの選考に合格したことのお礼と当日への意気込みを伝えることが大切です。当日の意気込みを伝えておくことで、やる気があることをアピールできますし、好印象につながる場合も多いです。

参加前に好印象を獲得しておくことで、インターン当日もスムーズに進められ、より多くのことを学ぶことができます。インターンの評価次第で就活が有利になるかどうかも決まります。丁寧なメールを心がけましょう。

会社説明会に参加する場合

会社説明会に参加する場合も、参加メールを送っておくことで好印象を与えることができます。会社説明会に参加する場合は、何月何日の何時から、どこでおこなわれるものに参加するかを明記することが大切です。

企業では数日間の間に、時間帯を分けて1日に複数回の説明会を開いている場合が多いです。また日によって開催場所が違う場合もあるため、連絡ミスが起きないように参加予定の説明会の情報を具体的に記しておきましょう。

企業が指定した日程で面接に参加する場合

企業が指定した日程で面接に参加する場合も、何月何日何時から、どこでおこなわれるものに参加するのかを明記する必要があります。企業から日時を指定しているため、間違えることはありませんが、確認のためにも詳細な日時を記載しておくとより丁寧な印象を与えることができます。

また面接の日程を確認するだけではなく、当日への意気込みを伝えることも大切です。面接へのやる気の高さをしっかりとアピールし、好印象を与えましょう。

日程調整をして面接に参加したい場合

参加したいが指定された日の都合が悪い場合は、その旨を伝えて日程調整の交渉をしましょう。こちらから複数の参加可能な日程を提示すれば、再度スケジュールを調整し直してもらえる可能性があります。ただし、企業も忙しい日程の中で面接の時間を調整しています。候補となる日時は、少なくとも3つ以上は提案しましょう。

最後は、お詫びを一言いれるようにしましょう。その一言をいれるだけでも、メール全体が丁寧な印象になります。

内定者懇親会に参加する場合

内定者懇親会への参加のメールでは、案内の連絡へのお礼と参加する旨をしっかりと記載します。また、実施される日時と場所も明記するようにしましょう。

内定者懇親会は、社員の方々はもちろん、内定者同士でもコミュニケーションをとれる初めての機会です。そのため、企業によっては参加人数が非常に多くなる場合もあります。企業側の準備の関係もあるため、参加できることが確定しているのであれば、素早く返信するようにしましょう。

内定者懇親会に参加できない場合

内定者懇親会に参加することができない場合、「大変残念ですがその日は別の予定が入っており、～」というフレーズを使用すると、丁寧な印象のメールになります。また、次の機会にぜひ参加したいという一言をいれておくと、不参加でありながらも積極的な姿勢をアピールすることができます。

不参加であっても、できる限り早く返信をしなければなりません。返信期間内に返せばよいと考えず、予定が分かった時点で返信をするように心がけましょう。

好印象な参加メールを送ろう

就活では企業とメールでやりとりをする機会が多く、イベントへの参加メールのやりとりも多いです。参加メールは正しく送らなければ、参加の意志が伝わらないだけでなく、印象が悪くなってしまう場合もあります。またメールマナーも評価の対象になっている企業があります。正しいマナーでメールを送信することが大切です。

マナーを守るだけではなく、上手な書き方を知って好印象を与えることも、就活を成功させるためには欠かせません。参加メールは事務的なやりとりだけではなく、書き方次第で好印象を与えることができます。参加メールで好印象を与えることで企業からの評価を高めて、就活を成功させましょう。

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