【当日キャンセルの連絡方法】就活生のマナーや電話の例文をご紹介

就活での当日キャンセルは極力避ける

就活では参加を決めたイベントには参加する必要があり、当日のキャンセルは極力避けなければなりません。一度予約したものをキャンセルすること自体失礼にあたる場合も多いですが、当日キャンセルの場合は失礼にあたるだけではなく、迷惑をかけてしまう場合も多いです。

企業に迷惑をかければ印象は悪くなりますし、その後の選考を続けることは難しくなります。当日キャンセルをすることは、就活のチャンスを一つ無駄にしてしまうことでもあります。キャンセルするなら事前に済ませておくことが大切です。しかし就活を続けていれば、やむを得ず当日キャンセルしなければならない場合もあります。当日キャンセルを伝える際のマナーを知り、企業に失礼を重ねないようにキャンセルの旨を伝えていきましょう。

当日キャンセルをする前に知っておくべき3つのこと

就活では当日キャンセルはできるだけ避けなければなりませんが、どうしても仕方ない場合はキャンセルせざるを得ません。キャンセルをする際には企業に連絡をする必要がありますが、その前に知っておくべきことがいくつかあります。

それらを知っておくことで、当日キャンセルがいかにダメなものかが理解でき、キャンセルの連絡も慎重におこなうことができます。知っておくべきことは3つあります。それらを知って当日キャンセルの重大さを把握しておきましょう。

①企業に迷惑がかかる

当日キャンセルをすることで準備をしてきた企業に急な予定変更を強いることになり、企業に迷惑がかかってしまいます。面接でも説明会でも就活生を迎えるために企業はさまざまな準備をしていますが、キャンセルすることでそれらが無駄になってしまいます。事前にキャンセルをしておけば、日程の調整などをおこない、準備が無駄にならない場合もあります。当日キャンセルの場合は企業でも対処のしようがありません。

面接の場合は当日キャンセルすることで空白の時間ができてしまいますし、説明会などでも出席枠を一つ無駄にしてしまうことになります。企業に迷惑がかかれば印象は良くありません。失礼でもあるため、当日キャンセルは避けなければなりません。

②キャンセル理由は失礼のない範囲で伝える

当日キャンセルをする場合は、キャンセルする旨と併せて理由を伝える必要があります。キャンセル理由は失礼のない範囲で伝えなければなりません。連絡をする前に考えておくようにしましょう。当日キャンセル自体が失礼ではありますが、伝える理由次第ではさらに失礼を重ねることになります。

企業からの印象は最悪になりますし、かといって理由を伝えないのも失礼で印象は良くありません。キャンセルをする場合は誠実な対応を心がけることが大切です。きちんと理由を伝えるようにしましょう。いざ連絡して、理由を聞かれて口ごもってしまうのもよくありません。連絡をする前に伝えるべき理由を考えておき、失礼のないようにキャンセルを申し出ましょう。

③ 無断欠席は避ける

当日キャンセルをする場合は理由をしっかりと伝えなければなりませんし、失礼のない理由を考えておかなければなりません。理由を考えるのが面倒に感じ、キャンセルせずに無断欠席をしてしまう人もいますが、無断欠席は避けましょう。無断欠席は当日キャンセル以上に企業に失礼ですし、多大な迷惑をかけることになります。

就活のマナー云々ではなく、人としての常識やマナーを疑われてしまうため、キャンセルの連絡は必要です。就活は社会人になるための準備期間でもあります。これから社会人になる自覚を持つことが大切です。社会人としての自覚を持つためにも無責任な行動は避け、欠席する場合は当日でも連絡をするようにしましょう。

就活で当日キャンセルをする際の3つのマナー

欠席をする場合は当日であってもキャンセルの連絡を入れる必要がありますが、連絡さえすればいいわけでもありません。キャンセルの連絡にはマナーがあります。当日の場合は特にマナーに気をつけて連絡することが大切です。

当日キャンセルの場合でも、伝え方によって与える印象が変わるため、マナーを守って連絡する必要があります。当日キャンセルをする際の正しいマナーを知って、企業に失礼のないようにキャンセルの旨を伝えていきましょう。

①電話で直接連絡する

当日キャンセルをする場合は、電話で直接連絡することがマナーです。当日は企業の人も準備などで忙しい場合が多いですし、メールだと相手が気づかない可能性も高いです。メールで連絡しても相手が見なければ意味が無く、無断欠席として扱われてしまいます。

当日キャンセルの場合は確実に伝えることが大切です。電話で直接担当者と話すようにしましょう。当日は忙しくて電話にも出られない場合もありますが、何度か繰り返しかけてみることが大切です。何度も電話をし、どうしても電話で連絡できなかった場合のみメールでキャンセルの旨を伝えましょう。その際も電話をしたがつながらなかったこと、メールでの連絡になってしまったことの謝罪を記し、丁寧にキャンセルを伝えることが大切です。

②開始の1時間前までには連絡する

当日にキャンセルする場合は、開始の1時間前までには連絡するようにしましょう。キャンセルの連絡は、遅くなればなるほど企業に迷惑をかけてしまうため、できるだけ早めの方がよいです。ぎりぎりの時間に連絡をしてもつながらない可能性も高いですし、つながった場合でも直前の連絡は印象がよくありません。

同じ当日のキャンセルであっても、1時間以上前に連絡するのと、ぎりぎりに連絡をするのでは印象は大きく違いますし、企業への迷惑のかかり方も違ってきます。当日キャンセルの場合は一刻一秒を争うため、参加できないと決まった時点で素早く連絡することが大切です。また、1時間前の連絡であっても迷惑がかかることには変わりありません。しっかりと謝罪するようにしましょう。

③誠意を持って謝罪する

キャンセルをすることは失礼なことですし、当日キャンセルの場合は企業にも迷惑がかかります。そのためキャンセル時には誠意を持って謝罪することが何よりも大切です。電話での態度は非常に重要であり、態度によって与える印象が大きく違ってきます。当日キャンセルでも横柄な態度で話していると印象は悪く、企業に対しても失礼です。

反対に当日キャンセルの場合でも、丁寧に謝罪をし、誠意を持って対応すれば好印象となる場合もあります。キャンセルの連絡をする場合は何度も繰り返し謝罪をして、丁寧に対応することが大切です。誠意ある対応を心がけて企業に失礼を重ねてしまわないように注意し、きちんとキャンセルすることを伝えていきましょう。

日程を再調整してほしい場合はその旨をきちんと伝える

就職活動をしていると、体調不良や家庭の事情でやむを得ず、当日キャンセルをしなければならない場合もあるでしょう。そのような時は理由をきちんと伝え、日程を再度調整できないか掛け合ってみましょう。

企業も、できる限り多くの就活生に説明会や選考に参加してほしいと思っています。誠実な態度でお願いすれば、改めて参加できる場を設けてくれる可能性も充分にあります。もちろん、必ずしも聞き入れてもらえるとは限りませんが、何もせずに諦めるのはもったいないです。

このようなやむを得ない理由による当日キャンセルの連絡では、辞退と誤解されないように、改めて参加したいという気持ちをきちんと伝えることが大切です。

ケース別電話で当日キャンセルをする際の例文

就活ではさまざまなイベントがあり、何をキャンセルするかによって伝え方などは違っています。どの場合でも丁寧に謝罪をすることは変わりませんが、伝える際のポイントは異なるため注意が必要です。

当日キャンセルはただ謝罪の言葉を繰り返し伝えればいいわけではなく、上手に対応して気持ちを伝えていく必要があります。ケースによって当日キャンセルの伝え方は異なるため、例文を参考にしながら上手にキャンセルの連絡をしていきましょう。

例文①企業説明会

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部の○○（名前）と申します。本日の説明会の件でお電話致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。

お待たせいたしました、〇〇です。

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部の○○でございます。本日〇時より御社の企業説明会へ参加予定でございましたが、体調不良により参加が難しいため、キャンセルさせて頂ければと思いご連絡致しました。急な連絡になってしまい大変申し訳ございません。次回開催分にはぜひとも参加したいと考えておりますので、お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。失礼致します。

企業説明会を当日キャンセルする場合は、まずは担当者につないでもらうことが大切です。担当者が忙しくてどうしても出れない場合は仕方ありませんが、基本的には取り次いでもらい、直接キャンセルの旨を伝えます。

担当者につないでもらえば何時からの説明会に参加予定であったのかを伝え、欠席することを伝えて深く謝罪しましょう。また説明会欠席であれば選考への参加の望みはあるため、今後への意気込みを伝えていくことも大切です。

例文②面接

いつも大変お世話になっております。○○大学経済部の○○（名前）と申します。本日の面接の件でお電話致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。

お待たせいたしました、〇〇です。

いつも大変お世話になっております。○○大学経済部の○○でございます。本日〇時より面接のお約束を頂いておりましたが、身内に不幸がありまして参加が難しいため、キャンセルさせて頂ければと思いご連絡致しました。急な連絡になってしまい大変申し訳ございません。お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。失礼致します。

面接を当日キャンセルする場合も基本的には説明会キャンセルの場合と同じです。担当者につないでもらえば、何時からの面接を予定していて、それをキャンセルしたいと伝え、理由も述べましょう。理由をしっかりと述べれば重ねて謝罪をすることが大切です。

面接の場合はキャンセルすれば以降の選考は続けられませんが、理由によっては企業も考慮してくれる場合もあります。理由をしっかりと伝え、丁寧に謝罪して印象良くキャンセルを伝えましょう。

当日キャンセルする際はできるだけ早めに連絡をする

就活中は忙しく動き回らなければなりませんし、時には参加予定のものを欠席しなければならないこともあります。キャンセルをする場合は欠席が決まった時点で素早く連絡をする必要がありますが、場合によっては当日にキャンセルしなければならないこともあります。当日キャンセルは失礼ですし、企業にも迷惑がかかりますが、無断欠席をするよりはましです。

無断欠席になると企業からの信用を失ってしまうだけではなく、多大な迷惑をかけることになるため、避けなければなりません。キャンセルする場合は、当日になったとしても、連絡は必須です。当日にキャンセルする場合も少しでも早く連絡するようにし、企業にかかる負担をできる限り少なくしましょう。

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