【企業からのメールへの返信の仕方】返事の書き方ポイントをご紹介

企業からのメールへの返信方法を知らない就活生は多い

就活では企業とメールのやりとりをする機会も多いですが、企業からのメールへの正しい返信の仕方を知らない人は多いです。就活では履歴書や面接での受け答えだけではなく、メールのやりとりも評価の対象として見られており、そのメールの返信次第ではマイナスの評価になることもあります。

メールにおいてのマナーは就活だけではなく、就職後にも必要になるものですので、就活中にしっかりと身に付けておくことが大切です。本記事で正しいメールマナーを身に付け、企業からのメールにもきちんと返信をして、選考を有利に進めていきましょう。

企業メールへの返信例文

みなさんは就職活動で色々な企業へ求人情報の問い合わせや応募メールを出したりしています。そういうメールでの対応について、常日頃からきちんとできていないとせっかくの就職活動に悪影響を与えるだけでなく、社会人になった後も常識がないと評価されてしまい苦労することになります。

そこで、次のように、面接編・履歴書編・内定編の3つのケースに分けてどう返信すれば好印象を得られるか例文を提示しますので、参考にしてください。

【面接編】候補日の中から希望日を伝える返信メール

ではまず、面接で相手先企業から面接の候補日を連絡された場合の対応の仕方について紹介します。上記は、いくつか先方からあげられた候補日の中から、自分が希望する日時を返信するメール文です。

いくつか候補日を上げてもらった中から自分がいける日時をきちんと回答しています。もしも、複数日を回答しなくてはいけない時は、日時を第１候補日と第２候補日というように回答しましょう。

【面接編】都合のつく日時を挙げるように指示されたときの返信メール

相手先企業から自分が都合がつく日時の指定を回答するように指示を受けた場合の例文です。まずは、面接のチャンスをいただけたお礼を述べましょう。そして、いつ行けるのか回答するわけですが、何も指示がなくともなるべく複数の候補日を伝えた方がいいでしょう。

【面接編】指定された日程と都合が合わなかったときの返信メール

せっかく相手先企業から面接のチャンスをもらったのに、どうしても都合が合わないことがあります。大切な面接ですので、何が何でも行くのが本来の正しい対応です。ですが、卒業に関わる行事等でどうしてもいけない場合は、この例文のようにきちんとした理由を明示して、次のチャンスをいただけるよう誠心誠意お願いしなくてはなりません。

【履歴書編】メールで書類を提出するときの返信メール

今の時代、郵送や直接訪問して履歴書を出す以外に、データで履歴書提出を求めてくる企業も増えています。

ここで気をつけなくてはいけないことは、文章内容もそうですがファイルを添付し忘れないことです。お願いしておいてデータがないなどどいうのは初歩的ミスで、せっかくの面接のチャンスが台無しになってしまいます。

【内定編】辞退の返信メール

せっかく内定をもらったのに、やむなく辞退しなくてはいけないこともあります。内定を断るのは大変勇気がいることです。断りの連絡を入れるわけですから、真摯に内定をいただいたことに感謝を述べるようにしましょう。

また、辞退の連絡がメールになったことについて、お詫びの一言を添えるようにしましょう。辞退する理由については簡潔に伝えれば問題ありません。感謝の気持ちとともに、入社できないことへの謝罪も伝えましょう。

【内定編】承諾の返信メール

内定を受けるのですから、その喜びをきちんと表現して感謝の念を相手先企業に伝えなくてはいけません。また、内定を受けた以上は一刻も早く相手先企業で活躍できるよう、自己研鑽に励むことを言っておくのも大切です。

【内定編】保留の返信メール

せっかくいただいた内定通知ですが、その他の企業も内定通知を待っている状況であることがあります。保留できる場合であれば、上記のように回答するようにしましょう。

内定保留ですので、待ってもらう企業へ丁寧にお詫びを伝えなくてはいけません。また、保留する理由があまりに身勝手なものではいけませんが、きちんとした根拠があればそれを伝えるようにしましょう。

企業からのメールに返事不要となければ返信すべき

就活中は、企業からメールが送られてくることも多いですが、どのメールに対して返信すべきかわからず悩んでいる人は多いです。メールによっては相手から送られてきた時点で話が完結しているものもありますし、返信をしなくても問題ないと考えられている場合も多いですが、これは間違いです。

企業からのメールに「返事不要」となければ、基本的には返信すべきであり、返信がないと印象が悪くなってしまうこともあります。また返信をすることで丁寧な印象を与え、プラスの評価になる場合もあるため、積極的に返信をすることが大切です。企業からのメールには「返信不要」の一文があるとき以外は必ず返信し、丁寧さをアピールして好印象を与えていきましょう。

企業からのメールに返信する際の2つのポイント

企業からのメールは、返事不用とされていなければ基本的には返信の必要がありますが、返信さえしていればOKなわけではありません。メールにはさまざまなマナーがありますし、送信時だけではなく、返信時にもマナーは必要です。

何も考えずに返信しているだけでは、好印象を与えられないこともありますし、場合によってはマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。メールのやりとりで企業に評価されるためにも、返信時のポイントを知っておきましょう。

①企業へのメールの返信は何よりもスピード重視

企業からのメールに返信する際のポイントとしては、返信のスピードが挙げられます。企業へのメールの返信は何よりもスピード重視であることが大切であり、24時間以内に返信するのがマナーです。返信が早すぎて迷惑になることはありませんので、できるだけ早く返信するようにしましょう。

メールへの返信が早いことで、企業に対しての優先度の高さが伝わりますし、志望度の高さも伝わり好印象を与えることができます。反対にメールの返信が遅いと、企業への優先度が低く、後回しにしている印象を与えてしまいますので、印象が悪くなってしまうことも多いです。

可能であれば当日中には返信をするようにし、それが難しければ翌日中には返信をするようにしましょう。

②メールを返信する時間は気にしなくてもいい

企業との連絡ではやりとりの時間を気にしなければならないことも多いですが、メールを返信する時間は気にしなくても問題はありません。電話は時間を気にする必要がありますが、メールの返信は何時でもOKです。メールはいつでもどこでも返信できることがメリットですし、相手の状態を気にせずにメールを送ることができます。

夜遅くに送ったからといって、相手に迷惑がかかるわけではありませんし、遅くに返信したとしても、担当者がメールを読むのは翌日の朝一などです。相手の都合に関係なく遅れることがメールのメリットですし、時間を気にして返信が遅れる方が良くありません。企業からのメールの返信は早いことが大切ですので、時間を気にせず素早く返信しましょう。

返信が遅れたら謝罪の一言をメール本文に短めに入れる

企業からのメールは素早く返信することが大切ですが、メールに気づけなかったり、返信する暇がなく、返信が遅くなってしまうこともあります。就活では忙しいことも多いですし、メールの返信に時間が取れないこともありますので、遅れてしまったとしても仕方ない場合も多いです。

しかし、就活生の事情は企業には関係ありませんので、返信が遅れたら謝罪の一言をメール本文に短めに入れることがマナーです。謝罪の言葉を入れることで返信が遅れてもマイナスの印象を与えることはありませんし、場合によっては丁寧さが評価され、プラスの印象が与えられることもあります。

返信が遅れてしまったら、だらだら長文で言い訳せずに、謝罪の一文を本文に入れて、返信するようにしましょう。

返信メールの具体的な書き方3つの注意点

企業からのメールはスピードを重視して返信する必要がありますが、いくらスピードが早くても肝心のメールの内容が悪ければ意味はありません。返信が早いことは大切なことですが、早いからといってメールのクオリティを無視していいわけではありませんので、メールの質を高めることは大切です。

返信メールは書き方にポイントがあり、それを守って作成することで、メールの質を高めることができます。返信メールの具体的な書き方を知って、好印象が与えられるメールを送りましょう。

①件名を変えるのはNG

就活のメールでは件名は必須であり、件名がなければそれだけでマナー違反になってしまいます。企業にメールを送る際には内容を簡潔にまとめた件名をつける必要がありますが、これは自分から企業に対してメールを送信する場合のみです。返信の場合は件名を変えるのはNGであり、元の件名にReを付けたもので返信するのが正しいマナーです。

企業の担当者は、件名だけでそのメールが重要かどうかを判断するので、変えると読んでもらえない可能性があります。読んでもらえなければ評価のしようもありませんし、場合によっては返信メールがないと思われ、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。何のメールの返信かわかるように件名は変えず、Reもつけたまま返信するようにしましょう。

②本文は消さずに引用する

企業からのメールに返信する場合は、本文は消さずに引用することも大切です。企業は毎日たくさんのメールやり取りをしているため、前回の内容が瞬時にわかるように残しておく方が親切です。本文を消して返信文のみだと、何のメールかがわからなくなってしまいますし、担当者に手間をかけさせてしまいます。

気が利かないと印象が悪くなってしまう可能性がありますし、やりとりの内容がわかりづらくなることで連絡ミスなどが起こるリスクもあります。本文を引用しながら返信をすることで、返信メールの作成もしやすくなりますし、やりとりにミスが起きることもありません。お互いにとってもメリットとなることですので、本文は全文引用して返信メールを作成しましょう。

③簡潔で読みやすく伝わりやすい文章を心がける

企業とのメールのやりとりでは、簡潔で読みやすく、伝わりやすい文章を心がけることが大切であり、これは返信のメールでも同じです。長々と文章が書かれていたり、読みづらいと連絡ミスが起きる可能性もありますし、文章をまとめる能力が低いとマイナスの評価をされてしまうこともあります。

メールでは好印象を与えることはもちろん、まずは連絡のツールとして、正しい意図が相手に伝わらなければなりません。忙しい担当者にすぐに要点が伝わるように、読みやすく伝わりやすい文を心がけることが大切です。

言葉遣いや文章構成などにこだわることはもちろんですが、適宜改行を入れるなど、全体的なバランスを整えることも大切です。作成後は、一度読み返し、読みやすくて分かりやすいかを確認しておきましょう。

最後に署名を入れる

メールを返信するときに気をつけるべき点として、最後に自分の署名を入れておく必要があります。理由としては、まずこの返信メールの発信者が一体誰であるのかを相手先企業に明確にすることができるからです。

もちろん、相手先企業からすると用件があってメールを送っている相手ですから、誰からの返信かわかっていることもあります。しかし、今後社会人として生活して行く上で、こういったメール文の返信に関する一般的な社会常識をきちんと持っているのは大切なことです。

礼儀正しく社会人としての常識を持った人間だとアピールするという意味でも、署名は非常に有効な手段となります。大学名や氏名とともに、メールアドレスや電話番号などの連絡先も記載しておきましょう。

メールを送るときは正しいマナーを意識しよう

企業の採用担当者は社会人ですから、正しいメールマナーを身に着けています。署名がなかったり、引用のマナーが間違ったメールを見ると、どうしても気になり、心象を害してしまうリスクがあるでしょう。

上記のマナーをきちんと守り、社会人として恥ずかしくないメールを送りましょう。

返信メールのNG例

せっかく送る返信メールですが、書き方や内容を間違っている場合があります。社会人として、敬語のマナーやメールを送る際の注意点についてみていきましょう。

企業への返信メールでは、丁寧にお礼を伝えないといけません。話し言葉を使ってしまうなど、普段友人とやり取りするようなメールにならないように気を付けましょう。また、伝えたい内容が何か分かるように、読みやすい文章にする必要もあります。返信メールでのNG例について、詳しく見ていきましょう。

宛先間違い・誤字脱字をしている

メールの返信をする場合、宛先間違いや誤字脱字はNGです。誤字脱字がないか、メールを書いたあとに再度読み返して確認するようにしましょう。少なくとも最低2回は文章内容を読み返して確認してください。また、宛先を間違うのもNGです。

宛先間違いや誤字脱字は、慎重にメールを作成して送信すれば防ぐことができます。こうした間違いがあると、入社した後にも取引先に対して間違ったメールを送るのではないかと思われてしまいます。まずは、あわてずに丁寧にメールを書いてみましょう。

履歴書などの書類の書き間違いと同様に、メールでの誤字脱字も評価が下がってしまいやすいポイントです。最後まで気を抜かずに、返信メールを作成しましょう。

読みにくい文章になっている

文章を書いて相手に送る場合は、とにかく内容のわかりやすさが求められます。内容がうまく伝わらない文章を相手に送ることがないように注意しましょう。

まず、一文が長くなりすぎないように注意しましょう。一文が長いと読みにくい文章になってしまいます。また、「です」などの同じ文末が何回も続く文章は大変読みづらいです。「ます」「でしょう」などをうまく組み合わせて、似たような文末が連続しないようにしましょう。また、二重敬語にも気を付ける必要があります。意外と気付かずにつかっていることが多いため、文章を読み返して確認を忘れないようにすることが大切です。

読みにくい文章にならないように、返信メールは慎重に書くようにしましょう。

企業からのメールには素早く返信するのがマナー

就活ではさまざまな部分が総合的に評価されており、メールのマナーも評価の対象の一つです。企業とのメールのやりとり次第では好印象にも悪印象にもなりますし、就活を少しでも有利に進めるためには、正しいメールマナーを身に付けておく必要があります。

メールマナーは自分から企業に送るときだけではなく、企業からのメールに返信する場合にも見られていますし、返信メールには細心の注意を払わなければなりません。企業からのメールに返信する場合は、とにかく素早く返信することが最低限のルールであり、社会人としてのマナーです。

就活中はメールもこまめにチェックしておき、企業からのメールを確認すれば素早く返信して、好印象を与えていきましょう。

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