内定について

【お詫び状は縦書き?】書き方のマナーや便せんと封筒の選び方を紹介

お詫び状を縦書きにするか横書きにするかで悩む人は多い

就活では、内定辞退をする際にお詫び状を書くことがあります。お詫び状は、社会人になってからも、何かを謝罪する際に作成することがあります。そのため、お詫び状の書き方を学んでおいて損はありません。

お詫び状を作成するときに迷うのが、縦書きにするか横書きにするか、ということでしょう。お詫び状は謝罪の気持ちを伝えるものであるため、正しい書き方を認識しておくことが大切です。

本記事では、お詫び状が縦書き横書きのどちらなのかということに加え、便せんと封筒の選び方や書き方のマナーについて解説していきます。お詫び状の書き方を知っておくこと、社会人になった後に役立つことがあります。これを機に把握しておきましょう。

お詫び状の書き方については、下記の記事でも解説しております。

お詫び状は縦書きで作成する

日本では、改まった文章を書くときは縦書きが一般的とされています。このことから、お詫び状も縦書きが推奨されています。内定辞退などでお詫び状を書く際は、縦書きで書くことをおすすめします

ビジネスシーンにおいては、お詫び状は横書きであることが一般的です。社会人になってから、取引先にお詫び状を書くことがあったら、横書きで作成した方が無難でしょう。

しかし、就活がビジネスジーンにあたるとはいっても、学生である以上、横書きのお詫び状にこだわる必要はありません。むしろ、学生らしく改まって縦書きでのお詫び状を作成することが望ましいでしょう。丁寧で誠実な印象が伝わります。

お詫び状を送る際の封筒の選び方を、下記の記事で紹介しております。

内定後も油断禁物!あなたのマナーは大丈夫?

内定後でも、就活の細かいマナーは守るべきです。マナー違反をすると、入社する以前から、評価を下げられてしまうでしょう。

そこで活用したいのが、「マナー力診断」です。

マナー力診断を使えば、24の質問に回答するだけで、「身だしなみ」「電話・メール」「書類の書き方・送り方」など、自分の弱点をグラフで見える化できます。

ぜひ活用して、不安な点を無くしましょう。

お詫び状に使う便せんと封筒の選び方

お詫び状に適した便せんと封筒の選び方を紹介していきます。懸命にお詫び状を作成したものの、お詫び状の形式に適していない便せんや封筒を使用してしまったとなれば、せっかくのお詫び状が台無しです。

マナーを重んじる相手であれば、マナーのなっていないお詫び状を受け取ることを不快に感じる可能性もあります。お詫びの気持ちを伝えたいのに、さらに相手に迷惑をかけてしまうといったことがないように、よく確認しておきましょう。

封筒の書き方について、下記の記事で紹介しております。

便せんは白色で無地のものを使用する

お詫び状に使用する便せんは、白色で無地のものが基本です。色がついていたり、柄ある便せんは使用するのを控えましょう。手元にないからといって身近にある便せんで代用してはいけません。白色で無地の便せんが手元になければ、用意してからお詫び状を作成しましょう。

便せんには罫線がないもの、縦の罫線が入った便せん、横の罫線が入った便せんの3種類があります。罫線の種類は用途に合わせて選べばよいですが、今後も便せんを使用したいというのであれば、罫線の入っていないの便せんをおすすめします。罫線の入っていない便せんであれば、横書き縦書きのどちらでも使用することが可能です。

就活で使う封筒の色については、下記の記事でも解説しております。

封筒は便せんが三つ折りか四つ折りで入るもの

封筒は白色で、便せんが三つ折りか四つ折りで入るサイズを使用します。履歴書を送る際に使用した、A4サイズがそのまま入る封筒を使いまわさないようにしましょう。A4サイズの便せんを使用する際、封筒のサイズは、3つ折りのときは「長形3号」か「長形13号」、4つ折りのときは「長形30号」か「長形40号」になります

ビジネスで使用される封筒は茶色という話を聞いた人もいるでしょう。しかし、就活で茶色の封筒を使用するのは推奨しません。茶色の封筒は事務の意味合いが強く、正式な書類には不向きです。人事がひと目で就活関係のものかどうかを判断できるように、白色の封筒を利用しましょう。

就活での封筒の書き方は、下記の記事を参考にしてください。

就活では内定辞退でお詫び状を作成することが多い

就活でお詫び状を作成するのは、内定を辞退するときが多いでしょう。企業にお礼状を送る人は多いでしょうが、、お礼状は感謝の気持ちを込めて企業に送るものであるため、お詫び状とは意味合いが異なります。

内定辞退は、人材を確保しようとする企業にとってマイナスになる行為です。就活をする側には職業を自由に選べる権利がありますが、内定辞退は企業にとっては喜ばしいものではありません。

就職は今後の自分の未来に大きな影響が出るため、企業を優先するのではなく自分の意見を優先することが大事です。しかし、内定辞退をするのであれば。お詫びの気持ちを相手に伝えることも忘れないようにしましょう

内定辞退の仕方は、下記の記事で解説しております。

お詫び状のマナー5つ

お詫び状にはマナーがいくつかあります。謝罪の気持ちを伝える書類であるため、ミスをしないように作成することが大切です。学生だからという理由で、ビジネスマナーを無視して文書を作成してはいけません。

お詫び状はマナーを守り、相手に失礼のないように送付してください。次の項目から、押さえておくべきマナーを5つ紹介します。初めてお詫び状を書く方は、ぜひ参考にしてください。

内定辞退を手紙で伝えるときの書き方は、下記の記事で解説しております。

①なるべく早く送る

ひとつめは、できる限り早く送付することです。謝罪の気持ちは早く伝えなければ、せっかくの誠意が薄れてしまいます。内定を辞退する際も、辞退の連絡をしてから数週間後にお詫び状を届けも、謝罪の気持ちは十分に伝わりません。反対に、失礼な行為と捉えられることもあるでしょう。

このように、相手に嫌な思いをさせてしまった側が、誠意を持って謝罪をしたとしても、日数が経ってからお詫び状が届いてしまっては、不快な思いがさらに重なってしまいます。

将来、内定を辞退した企業が取引先となる可能性もあります。今後の付き合いも考え、なるべく早くお詫び状を送付するようにしましょう。

内定辞退のマナーについては、下記の記事で解説しております。

②楷書で丁寧に書く

基本的なことですが、文字は丁寧に書く必要があります。汚い字で書かれたお詫び状は、届けても失礼に値します。相手に誠意を示すためにも、やはり相手が読みやすい文字であること、そして丁寧に書かれていることが大切です。

文字の書体は楷書で書くようにしてください。楷書体は普遍的な書体であり、多くの人にとって読みやすい文字です。変に癖を付けて文字の形を崩さず、丁寧な楷書体で書きましょう。また、パソコンのワードでお詫び状を作成する人もいますが、手書きの方が謝罪の思いや誠意が伝わりやすいです

お詫び状を書く前に、正しい敬語表現についても確認しておきましょう。下記の記事で解説しております。

③誤字脱字をした場合は1から書き直す

慣れない人が手書きで字を書く際、誤字脱字をしかねません。書き損じをしてしまうこともあります。誤字脱字があった際は、修正液や修正テープは使わないようにしてください。新しい用紙を使って、1から書き直さなくてはいけません

修正液などで修正してしまうと、そこだけ白く浮き上がり悪目立ちしてしまいます。封筒を開けてお詫び状を見たときに、修正した痕跡があれば、せっかくの手書きの文書であっても真っ先に修正痕に目がいきます。そうなってしまうと、誠意が上手く伝わりにくくなり、台無しです。

書き損じを事前に防ぐためにも、下書きを作成してからの清書をおすすめします。パソコンで作成するのもひとつの手ではありますが、前述したように手書きの方が思いが伝わりやすいです。

封筒の書き方を下記の記事で解説しております。ぜひ参考にしてください。

④相手の会社名や名前は省略しない

お詫び状を書く際は、相手の会社名や名前は省略しません。「○○株式会社 人事部 課長 ○○○○様」ように、会社名と所属部署まで記載しましょう。株式会社を(株)と表記すると失礼にあたります。

また、送り主である自分の所属や名前も省略しないようにしてください。自分の情報だから簡単に書いてもよいということはありません。細かい部分まで丁寧に書き上げることで、気持ちは伝わりやすくなります。

どうしても先方の名前が分からない場合は「経理ご担当者様」「採用ご担当者様」と記しても問題ありません。しかし、基本的には今までやり取りをしてきたことがある人へ差し出す文書になるため、名刺やメールの署名などを確認して、宛先をきちんと書いた方がよいでしょう。

御中の使い方は、下記の記事で解説しております。

⑤感謝の気持ちで締める

内定辞退のお詫び状は、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちで締めても構いません。就職活動は企業と就活生の出会いの場でもあります。内定辞退ともなると、企業としては好意を断られた気分になり、気持ちのよいものではありません。最後にお世話になったことへの感謝を伝えることで、少しでも印象のよいお詫び状を作成することができるでしょう

例えば、「これまで選考で貴重なお時間をいただき、ありがとうござい。○○様にお世話になりましたこと、心より感謝いたします。」といった文章で、感謝の気持ちを伝えます。

最後に感謝の気持ちを一言添えて締めることで、お詫び状を受け取った担当者も、内定は断られたけれどこの学生と出会えてよかったと感じることができます。長々と書く必要はありませんが、簡潔に感謝の気持ちを記してみましょう。

お詫び状を書く前に、敬語表現を確認しておきましょう。下記の記事で解説しております。

内定辞退のお詫び状の例文

上記は内定辞退のお詫び状の例文です。いざお詫び状を書こうと思っても、何から書けばよいのか戸惑ってしまう人も多いでしょう。宛先や差出人の記載はもちろんのこと、挨拶や結びなど、書類を書くためには多くのルールが存在します。どんなに丁寧に綺麗な文字で書いていても、ルールをやぶってしまうとマナー違反となります。上記の例文を参考にして作成しましょう。

また、就職してからお詫び状を書くことが必要になった場合にも、例文は参考になります。今のうちからお詫び状を書くスキルを身につけておきましょう。

内定辞退書の書き方については、下記の記事で解説しております。

お詫び状はマナーを守り誠意をもって書こう

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お詫び状の書き方やマナーについて解説しました。ミスをして取引先に迷惑をかけてしまったときや、就活で内定辞退をしたときに、お詫び状を送ることで謝罪の気持ちが伝わります。とくに、内定辞退を理由にお詫び状を書く際は、企業の選考を受けさせてもらったことへの感謝の気持ちを持って作成しましょう。

また、お詫び状には数多くのルールがあります。ルールを無視してしまうとマナー違反になるため、相手を不快にさせないように、書き方をよく確認してから作成しましょう。迷惑をかけた上に、失礼な行為を重ねてしまっては、双方に悪い感情だけが残ってしまいます。お詫び状は謝罪をするための書類です。誠意が伝わるように作成することが重要といえます。

下記の記事では、内定辞退のマナーを紹介しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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