内定について

お詫び状は縦書き?使用する便せんや封筒の選び方とマナー5つ

お詫び状を縦書きか横書きか悩む人は多い

就活においては内定辞退、社会人になった後もビジネス上では納品の遅れや受注ミス等、プライベートでは不慮の事故や破損などをした際に使用するのが、お詫び状です。お詫び状を作成する際、縦書きにすべきか横書きにすべきか悩む人は少なくありません。

ここでは、お詫び状の書き方をはじめ、作成時の構成やマナーについて紹介します。お詫び状の書き方を知っておくことで、就活時だけでなく、社会人になった後も使えますので、これを機にしっかりと把握しておきましょう。

お詫び状は縦書きで作成する

日本において改まった文章を書く場合は縦書きが一般的とされており、このことからお詫び状も縦書きが推奨されています。ビジネスシーンにおけるお詫び状は、横書きであることが一般的であるのですが、ビジネスの場といっても皆さんは新卒であり、厳密には社会人ではありません。

ビジネスの場だから、採用選考は企業との取引であるから、といったことから横書きを採用するよりも、学生らしく改まって縦書きでのお詫び状を作成することが望ましいでしょう。業種によってはメールでのお詫び状であっても支障はありませんが、新卒採用で必要となってくるお詫び状は手書きのものが推奨されています。お詫び状を書くという時点で、自分に非があるのですから横着せずに手書きで作成することをおすすめしておきます。

お詫び状に使う便せんと封筒の選び方

こちらではお詫び状を作成する際において、適している便せんと封筒の選び方を紹介していきます。懸命にお詫び状を作成したものの、お詫び状の形式に適していない便せんや封筒を使用してしまったとなれば、せっかくのお詫び状が台無しです。

マナーを重んじる相手であれば、マナーのなっていないお詫び状を受け取ることを不快に感じる人もいるかも知れません。お詫びの気持ちを伝えたいのに、さらに相手に迷惑をかけてしまうといったことがないように、しっかりと確認しておきましょう。

便せんは白色で無地のものを使用する

お詫び状に使用する便せんは、白色で無地のものが基本です。色がついていたり、柄の付いた便せんは使用するのを控えましょう。手元にないからといって身近にある便せんで代用しようとする人もいますが、手元になければ買いに行ってからお詫び状を作成するようにしましょう。

便せんには罫線がないもの、縦の罫線が入った便せん、横の罫線が入った便せんの3種類があります。罫線の種類は用途に合わせて選べばいいですが、今後も便せんを使用したいというのであれば、罫線の入っていないの便せんをおすすめします。罫線の入っていない便せんであれば、横書き縦書きのどちらでも使用することが可能だからです。

封筒は便せんが三つ折りか四つ折りで入るもの

封筒は白色で、便せんが三つ折りか四つ折りで入るサイズを使用しましょう。履歴書と同じ要領で、A4サイズがそのまま入る封筒を使用してしまうと、邪魔になる可能性が高いです。サイズとしては、A4サイズの便せんを使用するとして3つ折りは「長形3号」か「長形13号」、4つ折りは「長形30号」か「長形40号」のものがいいです。

ビジネスで使用される封筒の色は茶色という話を聞いたことのある人もいるかも知れませんが、就活で茶色の封筒を使用するのは推奨しません。茶色の封筒は事務の意味合いが強く、正式な書類には不向きです。人事がひと目で就活関係のものかどうかを判断できるように、白色の封筒を利用しましょう。

就活でお詫び状を作成する場面は内定辞退

就活でお詫び状を必要とする場面は、基本的に内定辞退だけだと言って差し支えないでしょう。便せんを使用して企業に手紙を出す機会としてお礼状がありますが、お礼状は感謝の気持ちを込めて企業に送るものなので、お詫び状とは意味合いが異なります。

内定辞退は、人材を確保しようとする企業にとってマイナスになる行為です。就活をする側には職業を自由に選べる権利がありますが、企業にとっては喜ばしいものではありません。就職は今後の自分の未来に大きな影響が出るので、企業を優先するのではなく自分の意見を優先することが大事ですが、内定辞退をするのであればお詫びの気持ちを相手に伝えることも忘れないようにしましょう。

お詫び状のマナー5つ

お詫び状にはマナーがいくつかあります。文字だけの書類になりますので、なるべくミスをしないよう作成することが大事です。就活生だから、学生だからという理由で、ビジネスマナーを無視して文書を作成してはいけません。お詫び状はマナーを守り、相手に失礼のないよう送付するようにしてください。次の項目から、押さえておくべきマナーを5つご紹介します。初めてお詫び状を書く方は、ぜひ参考にしてください。

①なるべく早く送る

1つ目は、なるべく早く送付するです。謝罪するべき事案が発生してから、すぐに行動をしなければ、せっかくの誠意が薄れてしまいます。例えば、内定辞退は企業からの好意を断る行為です。好意を受け入れなかったということでもあるので、日数が経ってからお詫び状が届いた場合、失礼な行為に当たります。

このように、内定辞退や、請求金額の計上間違い、不良品の納品などが発生した場合にお詫び状は送付します。相手に嫌な思いをさせてしまった側が、誠意を持って謝罪をしたとしても、日数が経ってからお詫び状が届いてしまっては、不快な思いがさらに重なってしまいます。相手との今後の付き合いも考え、なるべく早くお詫び状を送付するようにしましょう。

②楷書で丁寧に書く

基本ですが、文字は丁寧に書く必要があります。もし汚い字で書かれたお詫び状が届いたら、失礼に値します。今後の取引にも影響を起こしかねません。相手に誠意を示すためにも、やはり相手が読みやすい文字であること、そして丁寧に書かれていることが大切です。

文字の書体は楷書で書くようにしてください。楷書体は普遍的な書体であり、多くの人にとって読みやすい文字です。変に癖を付けて文字の形は崩さず、丁寧な楷書体で書きましょう。また、パソコンのワードでお詫び状を作成する人も中にはいますが、できれば手書きの方が謝罪の思いや誠意が伝わりやすいです。

③誤字脱字の場合は1から書き直す

慣れない人が手書きでものを書く際、誤字脱字をしかねません。書き損じをしてしまうこともあります。もし誤字脱字があった際は、修正液や修正テープは使わないようにしてください。1から書き直さなくてはいけないので、新しい用紙を使いましょう。修正液などで修正してしまうと、そこだけ白く浮き上がり悪目立ちしてしまいます。

封筒を開けてお詫び状を見たときに、修正した痕跡があれば、せっかくの手書きの文書であっても真っ先に修正痕に目線がいきます。そうなってしまうと、誠意が上手く伝わりにくくなり、台無しです。書き損じを事前に防ぐためにも、下書きを作成してからの清書をおすすめします。パソコンで作成するのも一つの手ではありますが、前述したように手書きの方が思いが伝わりやすいです。

④相手の会社名や名前は省略しない

お詫び状を書く際は、相手の会社名や名前は省略しません。このように、会社名と所属部署まで書き、名前はフルネームを記載しましょう。

(例)「●●株式会社 人事部人事課 課長 ●● ●●様」

他にも、株式会社を(株)と表記したり、また、送り主である自分の所属や名前も省略したりしないようにしてください。自分の情報だから箇条書きにしてもよいということはありません。細かい部分まで丁寧に書き上げることで、気持ちは伝わりやすくなります。

どうしても先方の名前が分からない場合は「経理ご担当者様」「採用ご担当者様」と記してもよいですが、基本的には今までやり取りをしてきたことがある人へ差し出す文書になりますので、名刺やメールの署名などを確認して、宛先をきちんと書いた方がよいでしょう。

⑤内容によって改善や感謝の気持ちで締める

お詫び状は、ミスの内容や取引先との間柄にもよりますが、内容によっては改善の意思や感謝の気持ちで締めても構いません。例えば、就職活動は企業と就活生の出会いの場でもあります。内定辞退ともなると、企業としては好意を断られた気分になり、気持ちのよいものではありません。なので、お詫び状の終盤で就職活動でお世話になったことへの感謝を伝えてもよいでしょう。

(例)「これまで選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、●●様には大変お世話になりましたこと、心より感謝いたします。

このように、最後に感謝の気持ちを一言添えて締めることで、お詫び状を受け取った担当者も、内定は断られたけれどこの人と出会えてよかったと感じることができます。業務上のミスでお詫び状を送る際は、日頃の感謝の気持ちと今後も長く付き合いたい意思を伝えてもよいでしょう。

お詫び状の例

お詫び状の例を紹介します。いざお詫び状を書こうと思っても、何から書けばいいのか戸惑ってしまう方も多いでしょう。宛先や差出人の記載はもちろんのこと、挨拶や結びなど、書類を書くためには多くのルールが存在します。どんなに丁寧に綺麗な文字で書いていても、ルールをやぶってしまうとマナー違反となります。下記の例文を参考にして作成しましょう。

また、就職してからお詫び状を書くことが必要になった場合にも、例文は参考になると思いますので、今のうちからお詫び状を書くスキルを身につけておきましょう。

内定辞退のお詫び状

お詫び状はマナーを守り誠意をもって書こう

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お詫び状の書き方やマナーについて解説しました。お詫び状は、ミスをして取引先に迷惑をかけてしまったときや、就活で内定辞退をした場合に、相手に送付して謝罪の意思を伝えることです。特に、内定辞退を理由にお詫び状を書く際は、ただ文書を作成するという構えではなく、企業の選考を受けさせてもらったことへの感謝の気持ちを持って作成しましょう。

また、お詫び状には数多くのルールがあります。ルールを無視してしまうとマナー違反になるので、相手を不快にさせないよう誠意を持って送るようにしましょう。迷惑をかけた上に、失礼な行為を重ねてしまっては、双方に悪い感情だけが残ってしまいます。お詫び状は謝罪をするための書類ですから、誠意が伝わるように作成していくことが重要です。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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