【お礼状をメールで出すには】基本のマナーと好印象を残すためのコツ

メールでお礼状を送って周りと差をつけよう！

志望する企業のインターシップへの参加や採用面接の後にメールでお礼をするという就活生もいるでしょう。企業の担当者にメールを送ることは、その企業の人事担当者に自分をより深く印象づけるためには効果的な方法です。お礼状を送った経験のある就活生はあまり多くいないでしょうが、ビジネスの世界ではお礼状の書き方いうものはマナーとして身につけておいた方が良いものです。

丁寧で人事担当者の目に留まりやすいお礼状の書き方をマスターして、就活戦線を勝ち抜く技術を手に入れておきましょう。間違いのないお礼状をメールで送ることは、他の就活生と一歩差をつけるポイントの1つです。この記事では、マナーの行き届いたお礼状メールで人事担当者に好印象を残す方法を伝授します。

お礼メールを送ると好印象

お礼メールを送ることで、ビジネスマナーをきちんと守れているという、良い印象を与えることができます。選考試験の手ごたえに関わらずに、お礼メールを送ることで評価がプラスになる可能性もあります。お礼を言われて嫌な気分になる人はいませんので、きちんとした印象を与えるためにも、お礼メールは効果的だといえます。

選考の際に、全く同じ条件で残った人がいる場合には、お礼メールの有無で結果が異なるということも考えられます。細かいことかもしれませんが、お礼メールを送ることで、選考の結果も左右される可能性があることも覚えておきましょう。

ただし必ず必要なものではない

お礼メールを送ると、丁寧な人という印象を与えられますが、必ずしも必要なものではありません。メールを送らないと、失礼になるということもありません。採用の規模が大きく就職希望者が多い場合は、お礼メールの数も多くなり全てに目を通し切れない場合も考えられます。また、お礼メールを送ることで、打算的にみられる可能性もあります。

反対に、採用人数が少ない場合や、会社の規模がそこまで大きくない場合などには、応募者それぞれのイメージが残りやすいため、お礼メールを送ることで、好感を持たれる可能性も高くなります。お礼メールを送る場合には企業の規模や社風も考慮して、送った方がいいのか送らない方がいいのか考えるようにしましょう。

電話や手紙よりもメールがおすすめ

企業へお礼をする場合には、電話や手紙よりもメールがおすすめです。手紙は、投函してから採用担当者の手に届くまでに2～3日ほどかかってしまいます。お礼メールはなるべく早めが良いとされているので、日数のかかる手紙は避けた方が良いでしょう。また、手紙は開封しないと内容を読むことができず、手間がかかります。

メールならすぐに相手に送ることができますし、件名などから内容もすぐに分かります。メールは、時間のある時に自分の都合に合わせて読むことも可能です。電話でも相手の業務の手を止めてしまうことになりますので、マナーの面からも控えるようにしましょう。メールは時間をかけて、文章を作成できるというメリットもあります。

メールでのお礼状を送る際のマナー

企業の人事担当者にメールでお礼状を送る際には、守らなければいけないマナーというものがあります。お礼状メールは、ただでさえ忙しい企業の担当者に目を通していただくものですから、しっかりとマナーを守って送ることが基本です。このマナーとは、今後、社会でビジネスマン・ビジネスウーマンとして活動していく際にも必ず役立つ知識ですから、しっかりと身につけておくべきものです。またそのようなマナーに則ることが、自分をより好印象的でアピールすることにも役立ちます。

テンプレートのメールは逆効果

メールでお礼状を送る際には自分自身の言葉でその内容を作成することが大切です。インターネットなどでお礼状のテンプレートをよく配布していますが、決まり文句をそのまま送ってしまっていたのでは、せっかくのお礼状が功を奏すことはありませんし、むしろ逆効果になります。テンプレートの文言そのままのお礼状メールは、企業の人事担当者も十分承知している見慣れた文面です。

就活生から送られてくるお礼状メールが、どれもこれもが同じ文面で構成されているのでは、人事担当者もうんざりするだけでしょう。就活生にとって決していい効果を得ることにはならないはずです。人事担当者に自分をより良く印象付けるという目的は達成できません。くれぐれも、テンプレートをそのまま使用するということはしないでください。

絵文字や顔文字を使うのはNG

ビジネスシーンのマナーとして、メールで絵文字や顔文字を使うのはNGです。普段の友達とのやりとりでは、絵文字や顔文字を使っても問題ありませんが、社会人としてはふさわしくありません。カジュアルな場面で使われる（笑）などもマナー違反です。

堅苦しく難しい文章にする必要はありませんが、お礼や感謝の気持ちは言葉で表すようにして最低限のマナーはしっかりと守りましょう。メールを送る採用担当者は、友達や親しい先輩ではないということを頭に入れておく必要があります。ビジネスの場にふさわしいメールとはどのようなものなのか改めて考えてから、お礼メールの文章を作成するようにしてください。

インターンなどで経験した際の感動を伝える

企業の人事担当者に目に留まるお礼状とはどんなものなのでしょうか。インターンシップ、面接というものは、就活生が志望する企業に触れる機会です。その機会に就活生がその企業をどう感じたのかということは、企業にとっても大事な情報です。自分がインターンシップや面接で経験したこと、心が動いたこと、感動したことなどを素直な気持ちで、簡潔な文章で書いてみましょう。

そのような文章は人事担当者の目に留まるに違いありません。社員ではない就活生がその企業に触れた経験は企業が大いに気にするところであり、またそこで感じた自分の印象も貴重な情報です。当たり障りのない決まり文句でなく、自分自身の気持ちを伝えること、これが大切です。

お礼メールはできるだけ早めに送る

お礼メールを送る際には、そのタイミングが重要となります。どれだけ丁寧な文章だとしても、選考試験から日が空いてしまっては効果的ではありません。できる限り早く送るように心がけましょう。どんなに遅くても、面接の翌日までには送るようにしてください。

送る時間も相手のことを考え、企業の営業時間内にしましょう。週末や早朝、深夜などの非常識と思われる時間は避けて、平日の昼間に送るように気を付けて下さい。メールが遅くなるほど、面接の印象が薄くなってしまい担当者の記憶にも残っていない可能性があります。

また、面接の合否は企業によって異なりますが、早いところだと面接が終了した後かもしくは翌日までに結果を決めることもあります。合否の判定を出す前に、メールが届くように注意しましょう。

メールでのお礼状の書き方ポイント4つ

テンプレートをそのまま用いてしまうのはよくありませんが、それでもお礼状としての決まりごとは形式としてあります。もしテンプレートが気になる人は、あくまでも参考として参照するに留めてください。その上で、人事担当者の心に届くお礼状を作成することが望ましいと言えます。

お礼状というものは決して長文である必要がなく、むしろ簡潔な内容で構成すべきものです。そのことを踏まえ、人事担当者の印象に残るお礼状メールを作成します。その書き方には4つのポイントがありますから、これらのポイントを押さえてお礼状を作成していくようにしてください。

①件名：目に留まる簡潔なものにする

メールのタイトルともなる件名は大事です。人事担当者のメールボックスには、一日に何件ものメールが届きます。社内および社外からの仕事の連絡事項などはもちろんですが、就活に取り組む学生から、同様のお礼状メールが送られてきます。日々多くのメールに目にしている人事担当者にとって、その内容を明確に読み取れない件名では、読まずに捨てられてしまう可能性さえあるでしょう。

そのメールが「お礼状」であること、そして誰から送られてきたのかが一目でわかるような簡潔な件名をつけることが重要です。大学名や名前、面接やインターンに参加した日時を明確にして、人事担当者が直感的にわかるような件名の付け方をしましょう。

②宛名：「御中」と「様」を使い分ける

メールで「御中」や「様」を使うことがありますが、混同してしまわないように注意しましょう。「御中」は、送り先が個人でなく会社の部署など、個人の名前でない場合に使う言葉です。誰宛に送れば良いのか分からない場合や、会社宛・部署宛などで誰が開封しても問題ないものを送る際に使うものとなっています。個人ではない組織宛てに送る際に使い、組織名+御中として記入します。

一方、「様」は個人に対して使う敬称となります。敬称は基本的に併用しませんので、御中と様は一緒に使うことはありません。採用担当者の名前が分かるようなら、名前に様をつけます。担当の名前が分からない場合には、部署名などに御中を付けて送るようにします。

③本文：個性と自身のカラーを反映する

お礼状メールで重要なのは、自分自身を印象付けるということです。人事担当者に数多く送られてくるお礼状メールの中から、自分自身を差別化するかが大切なのです。マナーとして、あいさつは始めと終わりで簡潔に述べるといいでしょう。本文は、自分自身をアピールすることを目的として構成することが必要です。

そのためには面接時あるいはインターンシップなどに参加した時の体験を踏まえていきましょう。感動したこと、実感したことなど、自分ならではのカラーを打ち出した、自分でないと書けないエピソードやコンテンツを含んだ文章を作成します。そのような内容はテンプレートの文面をそのまま貼りつけただけではできないことであり、他の就活生と大きく差別化する際の重要ポイントとなります。

④署名：氏名・大学・学部・学科・年次・連絡先を書く

人事担当者にお礼状をメールすることは、基本的なビジネスマナーということができます。その際に忘れてならないのが、自分自身の大学や名前、そして電話番号やメールなどの連絡先を必ず入れることです。お礼状メールに署名を記載しなければならない理由は、そのメールが誰からきているのかということを人事担当者に明確に認知していただくためです。

また連絡先を入れておけば、もし採用担当者が返信や電話連絡の必要を感じた際、スムーズにコンタクトを取ることができるでしょう。もちろん、就活生に興味をもった人事担当者が突然声をかけてくる可能性もあります。いついかなる時も連絡が取れるようにしておくこともビジネスマンとしての重要な心がけのひとつなのです。

シチュエーション別お礼メールの例文

ここからは、インターンシップと面接の終了後にメールするお礼状の例文を紹介します。いずれの例文も、人事担当者がメール内容をすぐに把握できるようわかりやすい簡潔な件名です。そして送り先の企業の正式名称と担当者の所属部署そして名前を頭に持ってきています。本文では、最初に挨拶とお礼、そしてメッセージ、最後に再びお礼を記し、最後に就活生の署名を入れるようにしましょう。これがお礼状の基本的な形式であると認識しておいてください。

例文①インターン終了後

インターンシップへ参加させていただいたことへのお礼状は、インターンシップで体験したこと、感動したことを書いていくことが効果的です。インターンシップで感じた会社の仕事への想いを、まだ学生である就活生が感じたままを率直に書くことが、人事担当者にとっても新鮮なものとして受け取ることができます。その上で、今後の会社説明会への参加への意欲を伝えることで、人事担当者に深い印象を与えることが期待できます。

例文②面接終了後

採用面接のお礼状メールでは、面談の際のエピソードを交えると、人事担当者にとっても面接時の記憶を手繰り寄せる手がかりとなります。

面接官の質問に対して就活生が答えた回答は、その場にいた当事者のみが知る内容ですから、人事採用の担当者も印象をもって就活生を思い出してくれるに違いありません。このように、面接時の内容とそれに対する自分のその後の対応を記すことは、人事担当者に自分を印象付けるのに効果的です。

お礼状のマナーを身に付けて良い印象を残そう

インターンシップや面接の終了直後は、人事担当者もまだまだ面接した就活生の印象を憶えている可能性があります。そんな時期に、就活生からお礼状のメールが届くと、人事担当者はその記憶を刺激され、就活生をさらに印象深く感じることになります。お礼メールにはそんな効用がありますが、もしそのメールがテンプレートの文面そのままであったり、礼を欠くような内容であったら、せっかくの礼状も効果を発揮することはできません。

インターンシップや面接での自分自身の体験を踏まえた内容を、自分自身の言葉で構成しましょう。そして社会人としてのマナーを備えたメールを送ることこそが、人事担当者により良い印象を残すことができるに違いありません。

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