【グループワークの進め方】効率よく進めるポイントと覚えておきたい3つの心得

グループワークとは

就活では選考の一環としてグループワークがおこなわれることが多く、攻略するには正しい進め方を知っておくことが大切です。グループワークは複数人で1つのグループとなり、出されたテーマに対して意見を出し合い、グループで1つの答えを出すものです。

それぞれで協力して意見を出し合い、答えを目指さなければなりませんので、チームワークが要求されます。正しい進め方ができていなければ和を乱してしまう可能性がありますし、和を乱すことでマイナスの印象を与えてしまう可能性も高いです。

グループワークは進め方を知っているだけで、選考でも有利になります。全体の流れを把握し、正しい進め方を知ることでスムーズにグループワークに取り組み、好印象を与えていきましょう。

グループワークの進め方【前半】

グループワークの進め方は大きく3つの段階にわけられており、前半、中盤、後半それぞれで考えていくことが大切です。前半はお互いのこともよくわかっていませんし、探り探りのスタートになりますが、最初がスムーズに進められるかどうかが後々影響する場合も多いです。

出だしがスムーズに行けば、中盤、後半もスムーズに進められますが、前半で躓いてしまうと、一気に流れが悪くなってしまいます。グループワークは最初が肝心ですので、前半はどのように進めればいいかを知っておきましょう。

時間配分と役割分担

グループワークがスタートすれば、まずは自己紹介をしながら時間の配分と役割を分担することが大切です。グループワークでは時間が限られているため、時間管理が非常に重要になります。時間内に意見を集約することができなければ印象が悪くなってしまいますし、チーム全体として評価が下がってしまいます。

時間管理を徹底するためにも早めにタイムキーパーを決め、時間が押したら必ず声かけをすることが大切です。自身がタイムキーパーになった場合はもちろん、別の人がなった場合でも声かけをするように念押しをしておきましょう。自己紹介をして役割分担と時間を決めればアイスブレイクは終了となります。ここは2～3分でまとめることが理想ですので、時間をかけすぎないように注意しましょう。

司会

グループディスカッションでの司会係は、進行役やリーダーの役割も務めることもあります。初めて会った複数の人たちが、短い時間の中で、スムーズにディスカッションを進めていくために必要な役割となっています。効率的に、スピーディーに話し合いをおこなえるように、工夫して進めていきましょう。自分ばかりが発言してその場を仕切っていくのではなく、他のメンバーが意見を出しやすいような状況を作っていくのが、主な仕事です。メンバー全員が意見を出しているか、同じ人ばかりが偏って発言していないかなど、気配りが重要となります。お互いを深く知っていく時間もないので、個人の特徴や性格などを素早く的確に見極められる人が司会に向いています。

タイムキーパー

タイムキーパーは、時間の管理をすることが主な仕事となります。ディスカッションを進めていくと、盛り上がってつい制限時間をオーバーしてしまうこともあります。グループとして、意見がまとまらないうちに終了時間になってしまうと、失敗に終わってしまいますので注意が必要です。どれくらいの時間をかけられるのか、時間配分も考える必要があります。

他のメンバーの発言を聞くのは大切ですが、成り行きに任せていると、時間が足りなくなってしまうので、それぞれが意見を言う時間、そこから結論を出す時間、発表のための練習をする時間など、タイムスケジュールを組んでいくこともポイントです。タイムキーパーとしての役割をはたしながらも、自分自身も意見を言えるような工夫が必要です。司会の人と協力しながら、進行をサポートしていきましょう。

書記

グループでおこなわれたディスカッションの内容を記録していきます。意見交換が多くなると、すべてを記録しておくことは困難です。メンバーが発言した内容について、要点をまとめてメモしておきましょう。メンバーの数や、ディスカッションの内容によっては1人では書ききれない場合もありますので、状況に合わせて人数も増やしましょう。

グループディスカッションで発言するのが苦手な人も、書記ならチームに貢献できます。ただし、書くことに集中しすぎて発言しない、記録をしただけで他のメンバーと内容を共有しない、ということが無いように注意して、書記としての役割をこなしながらできるだけ積極的に話し合いに参加していきましょう。

その他のメンバー

ディスカッションでは、何かの係についていなくても、グループワークの重要なメンバーのひとりです。司会・進行役の人が、スムーズに話し合いを進められるように協力したり、タイムキーパーに時間の確認をしたりなど、チームが協力しディスカッションできるような手助けもしていきましょう。

役割がないからといって意見を言わない、反対に目立とうとして自分の意見を強要して、チームの雰囲気を壊してしまうということのないように気を付けてください。役割を持っていないメンバーこそ、チーム作りの主役となります。有効なグループディスカッションがおこなえるように、お互いに協力していきましょう。係の人の仕事が大変そうなら、積極的なサポートも大切です。

課題の方向性を決める

役割分担などが終われば、次に課題の方向性を決めていきましょう。出されている課題をどのように発表するのかをスタート地点でしっかり共有すれば、議論が拡散せず効率的に進めることができます。方向性を決めておかなければ議論が横道に逸れてしまう可能性がありますし、余計な時間を使ってしまうことも多いです。

方向性は最初に決めるのが必須であり、ここも素早く2～3分程度でまとめるようにしましょう。前半ではグループワークをスムーズに進めるための準備をおこなうことが大切です。最初にしっかりと準備をしておけば、議論をスムーズに進めることができます。しっかりと準備をおこなうことは大切ですが、時間配分にはくれぐれも気をつけ、時間をかけすぎないようにしましょう。

グループワークの進め方【中盤】

前半でグループワークを進める準備が整えば、中盤ではいよいよ実際にグループワークを進めていきます。中盤でいかに議論を進めることができるかで、後半の進め方も違ってきますので、しっかりと話し合いを進めていくことが大切です。

グループワーク全体で考えれば、中盤が最もボリュームの大きいゾーンですので、ここでの頑張りが結果に直結します。中盤でしっかりと進め、最後の発表に向けて上手につなげられるようにしていきましょう。

意見やアイデアを出し合う

グループワークの中盤で中心となるのが、意見やアイデアを出し合うことです。各々意見やアイデアを出し合い、書記がメモを取り、チーム全体の意見を列挙していきます。ここでは多くの意見出しが重要であり、どんな意見でもとにかく出すことが大切です。基本的には前半で決めた方向性に合わせて意見を出すことが大切ですが、場合によっては全く関係のないように思えることが議論を切り開く材料になることもあります。

どんな意見でも無駄にはなりませんし、精査するのはその後の作業になります。そのまま採用されなくても、チームの意見として共有することで、他の人がそこからアイデアを膨らませられる可能性もありますので、一つでも多くの意見を出していきましょう。

アイデアを整理・選択する

意見やアイデアを出し尽くせば、それらの整理・選択をしていきます。アイデアの整理では、出てきたアイデアを分類ごとに分けることが大切です。どのような観点からの意見なのかなどを区分して、分かりやすいように整理していきます。アイデアを分類した上でどのアイデアを使うかを選びますが、この際マイノリティから不満が出ないよう多数決は避けることが大切です。

「コスト」、「スピード」、「効果」といったわかりやすい判断基準を設けて、それぞれの中からアイデアを選ぶのがコツです。判断基準を共有することで不満も出にくくなりますし、議論もスムーズに進めることができます。中盤で多めに時間を使うのがポイントですので、アイデアや意見の整理や選択は充分に時間をかけておこないましょう。

グループワークの進め方【後半】

前半、中盤でしっかりと意見やアイデアを出せば、後半でいよいよ最終的な方向性を決め、答えを出さなければなりません。より良い結論を出すためには、前半や中盤が重要ですが、どれだけ過程が良くても結果が悪ければ評価はされませんし、これまで頑張った意味がなくなってしまいます。グループワークを成功させるためには、最後まで油断しないことが大切です。後半になると集中力も切れがちですが、最後まで気を引き締めて取り組みましょう。

アイデアを煮詰める

アイデアを整理して、選択していけばそこからさらにアイデアを煮詰めていきます。選択したアイデアを5W1Hを意識して、実行できるレベルまで詳細に決め、議論の最終的な方向性を見出していきます。アイデアを選択した段階ではまだまだ粗削りですし、そこからさらにアイデアを磨き、詳細な部分まで決めていくことが大切です。

仮にアイデアの時点で良かったとしても、その後の話し合い次第でさらに価値を高めることはできますし、情報の価値を高めることでより高評価を獲得することができます。またグループワークでは最後までしっかりと話し合う姿勢も評価されています。何となく意見が決まったからといって、議論をやめてしまうと印象が悪くなりますので、出た意見は徹底的に煮詰めていきましょう。

結論をまとめて発表の準備を

アイデアをしっかりと煮詰めることができれば、結論をまとめて発表の準備を進めていきましょう。「結論を一言でまとめる」「アイディアを選んだ理由」「アイディアの詳細」をまとめ、簡潔に伝えらえるようにしていきます。さらに「アイディアを実行することで得られる成果」を考え「もう一度簡潔にアイディアをまとめ」を繰り返してさらに完成度を高めていきます。

完成度は高ければ高いほど好印象ですし、最後の瞬間までしっかりと話し合いを続けることが大切です。それらをまとめ、発表の準備を終えても時間があれば必ず発表の練習をしておきましょう。頭で考えているのと実際に発表するのは異なりますし、完成度を高めるためには最低でも一度は練習しておくことが大切です。

グループワークを突破するための3つの心得

グループワークは進め方を知っていることで、上手に進めていくことができますが、攻略するためにはさらにさまざまなことを知っておく必要があります。進め方を知れば、全体の大まかな流れはわかりますが、評価されるためにはさらに細部についても意識しておくことが大切です。

グループワークを突破するための心得は3つあり、それらを意識することで選考を有利に進めることができます。心構え次第で合格率はぐっと上がりますので、正しく理解してグループワークを上手に進めていきましょう。

①チームワークを意識

グループワークを突破するためには、チームワークを意識することが大切です。グループワークでもしっかりと意見を主張してアピールは必要ですが、他人を蹴落とそうとする気持ちや行動はNGです。グループワークではチームワークや協調性が見られていますので、他人を蹴落とそうとするのではなく協力して議論を進めていかなければなりません。

グループ内でピリピリとした空気が流れていると印象が良くありませんし、マイナスの印象を与える可能性があります。グループで和気あいあいとすることにより、チーム力や団結力もアピールできますので、チームワークを意識することが大切です。チームワークを意識して協力しながら議論を進めていき、上手に自身のアピールも進めていきましょう。

②発言の量に配慮する

グループワークでは全体のバランスを取ることが大切ですので、発言の量に配慮するようにしましょう。グループワークは話し合いによって進みますが、人によって考え方や意見が異なるため、多くの人に聞けば聞くほど多様な意見を得ることができます。意見が多く集まることで議論は活性化しますし、良い方向に議論を進められる場合も多いです。

自分ばかり目立とうと発言が偏ると議論も偏りますし、発言量の少ない人に話を振ることで新たな視点が得られる場合もあります。また発言量に配慮し、上手に調整することができれば、全体を見ることができる点も評価される可能性があります。視野の広さも評価のポイントですので、全体に気を配り、バランス良く発言できているかを意識しておきましょう。

③自分の性格や周りの性格を見極める

グループワークを上手に進めるためには、自分の性格や周りの性格を見極めることも大切です。グループワークでは役割分担をおこないますが、適材適所という言葉があるように、それぞれがそれぞれの役割を全うすることでうまくグループとして機能します。

司会者はポイントが高い、書記は評価されないなどイメージだけで役割を担おうと考える人も多いですが、これは間違いです。役割はそれぞれプラスアルファのポイントであって、上手に機能できてはじめて評価されます。

役割を担っているだけでは評価されませんし、きちんと機能しなければマイナスの評価になってしまいます。どの役割をするかではなく、きちんと役割を果たせることが大切ですので、メンバーの性格を素早く見極め、それぞれにあった役割を担うようにしましょう。

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グループワークの進め方をマスターしておこう

グループワークでは発言力や思考力、協調性などさまざまな能力がチェックされており、合格するためにはそれらをしっかりとアピールしなければなりません。アピールするためには、まずはグループワーク自体を上手に進める必要があり、上手に進めるためには進め方を知っておく必要があります。

進め方を知り、全体の流れを把握していることで、選考でも有利になりますし、本番でも余裕を持って取り組むことができます。グループワークは他人と協力しなければなりませんので、正しい進め方を提示し、いかに素早く全員で共通認識を持てるかも大切です。他のメンバーが進め方を知らなくても、自分だけでも知っていれば上手に進めることができますので、チームを上手に導いて合格を目指しましょう。

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