マナー

エントリーシートを入れる封筒の大きさや封の仕方|失敗しないマナーを紹介

エントリーシートは郵送する封筒からこだわる

企業にエントリーシートを郵送する際には、郵送で使用する封筒からこだわることが大切です。エントリーシートは記入されている内容はもちろん、郵送のマナーも評価の対象として見られています。

そのためエントリーシートの内容が良かったとしても、郵送マナーが悪いとマイナスの印象を与えてしまい、場合によってはそれが原因で不合格になることもあります。高評価を獲得するためには、細部のマナーまで守ることが大切であり、使用する封筒にもしっかりとこだわらなければなりません。

就活ではエントリーシートに限らず、封筒を使って書類を郵送する機会はたくさんあります。どんな封筒を使うか、封筒をどのように書くかは基本的なマナーですので、就活攻略のためにもしっかりと身に付けておきましょう。

エントリーシートで使用する封筒とは

封筒といってもさまざまな種類がありますので、エントリーシートの郵送にはどんな封筒を使用すべきかを知っておきましょう。どんな封筒を使って郵送しているかで印象は変わりますし、間違えたものを使用していると当然マイナスの評価に繋がってしまいます。

封筒は一番最初に目にするものですし、この段階で印象が悪いと、エントリーシートの評価も悪くなってしまう可能性が高いです。第一印象を良くするためにも、どんな封筒を使用すべきかを知っておきましょう。

サイズは角形2号

封筒のサイズはさまざまありますが、企業からの指定がなければ、使用する封筒のサイズは角形2号サイズで揃えておきましょう。これはA4の書類を折らずに入れられるサイズであり、これを使用することでより綺麗な状態で企業にエントリーシートを届けることができます。

エントリーシートはきちんと折られていればマナー違反にはなりませんが、折り目がついていることで企業で管理がしづらくなるなどのデメリットがあります。また折り目があると読みづらくもなるため、基本的には折らずにそのまま入れられるサイズを使用することが大切です。

せっかく届いたエントリーシートがぐちゃぐちゃになっていると印象が悪いので、綺麗な状態で届けやすい角形2号サイズを使用しましょう。

色は白色がおすすめ

エントリーシートで使用する封筒は白色がおすすめです。白色はビジネスでも大事なときに使用される封筒であり、取引先との書類のやりとりなど、重要度の高い場合に使用されます。

相手のことを重んじている印象を与えるため、白色の封筒を使用した方が好印象になりやすいです。もちろん茶封筒がNGなわけではありませんが、より好印象になるのは白封筒です。茶封筒は社内での書類や領収書のやり取りなどに使用され、基本的には特別なマナーが必要のない間柄で用いられれます。

しかしビジネス用の封筒としても考えられていますので、茶封筒を使用したからといってマイナスの印象にはなりません。どうしても白封筒が準備できない場合は茶封筒でも構いませんが、用意できるなら白封筒を使用しましょう。

返信用封筒があればそれを利用する

企業からエントリーシートと一緒に返信用封筒を渡されている場合は、それを利用してOKです。返信用封筒は企業からの厚意なので、これを利用しても失礼にはなりません。返信用封筒を利用することで、エントリーシートを間違いなく企業に届けることができますし、むしろ利用すべきものと言えます。

企業に気を遣って自分で封筒を用意し、送り先を間違えるなどのミスがあってもいけませんし、返信用封筒があれば基本的にはそれを使いましょう。返信用封筒には企業名、部署名などの後に「行」や「宛」などが書かれているので、二重線を引いて「御中」や「様」に書き換えてから使用するのがマナーです。そのまま使用すると失礼にあたりますので、必ず書き換えてから使用しましょう。

エントリーシートの封筒の書き方

就活では使用している封筒の種類だけではなく、封筒の書き方も評価の対象として見られています。封筒を企業に届けるためには、送り先などを記入しなければなりませんが、これにもさまざまなマナーがあります。

書き方を間違えてしまうとマイナスの印象を与えますし、場合によっては企業のもとにきちんとエントリーシートが届かない可能性もあるので注意が必要です。封筒の正しい書き方を知り、エントリーシートを確実に企業に届けましょう。

表面には届け先の住所や企業名

封筒の表面には企業の住所や企業名、わかる場合は部署名や担当者名などを記入します。企業名が封筒の真ん中に来るように調整し、他の文字よりも大きめに書くのがポイントです。

最終的な送り先に応じて、「御中」と使うか、「様」を使うかを変える必要がありますので、これも間違えないようにしましょう。部署名や採用担当チームなど、グループが最後になれば「御中」、採用担当者個人の場合は「様」を使用します。

封筒の左端には赤字で「応募書類在中」と書き、赤い枠線で四角く囲みます。これは中に応募書類が入っていることを知らせるためのものですので、分かるように目立たせて書くことが大切です。「応募書類在中」は手書きだけではなく、就活グッズとして販売されているスタンプを使用してもOKです。

裏面には自身の名前や住所など

封筒は表面だけではなく、裏面への記載も必要です。裏面には自分の名前、大学名、所属学部、住所などを記入しておきましょう。封筒は裏面の記載がなくても、表の住所さえ合っていれば企業には届きますが、裏もきちんと書いておくのがマナーです。

裏面の記載がないと誰からの郵便物なのか分からず、企業を混乱させてしまうので注意しましょう。送り主が分からないと不審な郵便物と判断され、開封を後回しにされる可能性もあります。

また裏面に自分の情報の記載がないと、万が一送り先を書き間違えていた際に手元に戻ってこなくなるので、注意が必要です。きちんと企業に届けるためには、表面を間違えないように丁寧に書く必要がありますが、裏面の記載もマナーとしては重要なので忘れないようにしましょう。

封をすれば「〆」マークを書く

封筒の中に応募書類をすべて入れれば、封をして「〆」マークを記します。これは封字と呼ばれるもので、これを書いて封印することで誰も開けていないことを証明できます。封印されていることで、中身が誰にも書き換えられていないことの証明になり、書類としての信用度が上がるので封字の記載は必須です。

封字が書かれていないと、第三者が改ざんした可能性を疑われることもあり、場合によっては応募書類の信頼性がなくなりマイナスの印象を与える可能性もあります。封字を記すことで、情報管理の意識が高いことのアピールにもなりますし、好印象が与えられる可能性も高いです。

封字を「〆」ではなく「×」と書き間違える人が多いので、間違えないように注意しましょう。

エントリーシートを封筒に入れる際に必要なもの

エントリーシートと封筒を書き上げれば、エントリーシートを封筒に入れて郵送となりますが、このときエントリーシート以外にも必要なものがあります。企業からその他の応募書類を求められている場合は、それらも忘れずに同封する必要がありますが、企業からの指定がなくても必要なものもあるので注意が必要です。

エントリーシートを郵送する際にはさまざまなものが必要ですので、何を一緒に入れるべきなのかを知っておきましょう。

クリアファイル

完成したエントリーシートはそのまま入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。クリアファイルに入れておくことで、書類が折れたり、曲がったりする心配がありません。

郵送中に雨などで濡れたとしても、中身まで濡らさずに済みますし、エントリーシートを綺麗な状態届けるためにも、クリアファイルは必ず用意しておきましょう。封筒に入れるクリアファイルは、無地で透明なものを使用することがマナーです。

ワンポイントでもロゴやデザインが入っていたり、色付きのものはNGです。就活中は企業のロゴ入りのクリアファイルをもらうことも多いので、それを使ってしまわないように注意しましょう。

添え状

エントリーシートの郵送の際にも添え状は必要です。これは送る書類の種類に関係なく、郵送時に必要なマナーですので必ず覚えておきましょう。添え状が同封されていないとマナー違反となってしまうので注意が必要です。

添え状は手書きとパソコンどちらでも作成可能ですが、郵送時に同封する場合はパソコン作成がおすすめです。添え状は企業へのあいさつを兼ねた書状であると同時に、封筒の内容物を示すためのものでもあります。

封筒には何が同封されているのかを示し、内容物と照らし合わせて間違いがないかを確認するためのものですので、読みやすさが重要視されます。手書きだと字の上手い下手によって読みやすさが違ってくるので、誰もが読みやすいパソコン作成がおすすめです。

エントリーシートを入れた封筒は窓口で出すのがおすすめ

エントリーシートを郵送するためには、切手を貼ってポストに投函する必要がありますが、おすすめなのは窓口での提出です。ポストに投函でも構いませんが、窓口で出した方が安全性は高いですし、より確実に企業に届けることができます。

窓口での受付時間は決まっていますし、利用するなら時間に余裕を持って作成することが大切です。窓口の時間外でしか出せない場合はポストで構いませんが、受付時間に出せるなら窓口を利用しましょう。

窓口で出せば料金を間違える心配がない

エントリーシートの封筒を窓口で出すのがおすすめな理由は、窓口で出せば料金を間違える心配がないからです。郵便局の窓口に持っていけば必要な分の切手をそこで貼ってもらえますので、間違いのない正しい料金で郵送ができます。

郵送料金は封筒のサイズや重さによって違うため、少しでも不安があれば窓口でお願いするのが無難です。応募書類が複数枚になる場合は、既定の重さよりも重くなってしまい、追加料金が必要な場合もあるので注意しなければなりません。

自宅に計量でき、間違いなく料金が分かるならポストに投函でもいいですが、不安があれば窓口を利用がおすすめです。企業にきちんと届けるのは大前提として必要なことですので、確実性を求めるなら窓口を利用しましょう。

基本的には普通郵便でOK

エントリーシートを郵送する場合は、基本的には普通郵便でOKです。わざわざ速達で出す必要はありません。エントリーシートは早く提出すれば高評価になるわけではないので、普通郵便でも速達でも評価は同じです。

むしろ速達で出すことで、そそっかしい印象を与えてしまい、マイナスの印象に繋がる可能性もあるので注意しなければなりません。速達は普通郵便の料金に上乗せして料金を支払わなければなりませんし、コストの面を考えても普通郵便を選んだ方がいいでしょう。

提出期限ぎりぎりの場合は速達でも構わいませんが、充分に間に合うのであれば普通郵便で提出するのがおすすめです。基本は普通郵便、緊急時のみ速達を利用して送りましょう。

エントリーシートは応募する封筒にまで気を遣おう

エントリーシートは内容はもちろん、郵送時の封筒まで評価の対象として見られています。郵送マナーもチェックされていますし、正しくマナーを守って企業に送ることが大切です。

封筒のマナーは封筒の選び方から書き方、使用すべき郵送サービスなどさまざまあります。これらはエントリーシートの郵送に限らず、企業に書類を送る際に共通したマナーですので、覚えていて損はありません。

就活中は企業と書類のやり取りをすることも多いですし、就職後も企業間で書類のやり取りをすることはあります。封筒の郵送マナーは就活マナーであり、ビジネスマナーでもあるのでしっかり覚えておくことが大切です。封筒までこだわって好印象を与え、書類選考の突破に役立てましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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