エントリーシートを印刷する方法｜適切な紙質や注意点をご紹介

エントリーシートは自分で印刷することも多い

エントリーシートは企業から配られることもあれば、自分でデータを入手して印刷しなければならないこともあります。企業ごとにエントリーシートの配布方法は異なりますが、データで配布し、各自での印刷を求める企業は増加傾向にあります。

エントリーシートを印刷して使用する際には、実はさまざまなポイントがあり、これが守れていないとマイナスの印象を与えるので注意が必要です。エントリーシートは記入する内容だけではなく、印刷する時点からこだわりを持たなければなりません。

少しの工夫で印象は変わり、それが合否に左右する可能性もあります。エントリーシートを印刷する際には何に気をつければいいのかを知り、正しい方法で印刷して提出しましょう。

エントリーシートを印刷する際の基本

エントリーシートを印刷して提出する際には、さまざまなポイントがありますが、まずは基本を理解しておくことが大切です。注意すべきポイントは数多くありますが、基本部分ができていないと、それだけで印象は悪くなってしまいます。

細かいポイントについては、あくまでプラスアルファとして考え、もっとも重要視されているのは基礎の部分と考えましょう。基本的なポイントをしっかり押さえて、ミスなくエントリーシートを印刷しましょう。

印刷して手書きで作成

企業によってエントリーシートの提出方法は異なりますが、基本的には手書きで作成したものを求める企業が多いです。手書きだと、記入した内容以上に文字などから学生の人柄まで判断しやすく、それぞれの個性を感じ取ることができます。

パソコン作成での提出を求める企業も増えていますが、まだまだ手書きが主流であるため、特に指定がなければ手書きで作成して提出するのがおすすめです。手書きの場合は、先にエントリーシートを印刷し、それから内容を記入していかなければなりません。

印刷後に作成開始となるため、早めに準備をしておくことが大切です。手書きでの作成は時間がかかりやすいため、提出期限に間に合うように、早めから作成の準備をおこないましょう。

パソコン作成して印刷

エントリーシートは印刷してから作成するだけではなく、パソコンで作成して提出する場合もあります。パソコン作成の場合は、個性を感じ取るのは難しいですが、人によって文字の上手い下手が出ないため、均一に読みやすいことが特徴です。

企業でも管理がしやすいため、パソコン作成を求めるところも増えており、学生にとってもスムーズに作成しやすいため、便利な作成方法と言えるでしょう。パソコンで作成する場合は、データでの提出と印刷して郵送での提出のどちらかに分けられます。

データでの提出の場合は、作成データをそのままメールなどに添付して提出します。郵送の場合は、パソコン作成したものを印刷して提出が必要です。証明写真が必要な場合は、印刷後に貼り付けましょう。

企業指定のサイズで印刷する

手書きでもパソコン作成でも、企業からの指定のサイズを守って印刷する必要があります。企業ごとに指定のサイズは異なりますので、事前に応募要項などをきちんと確認しておきましょう。指定されたサイズになっていないと、指示が守れていないとしてマイナスの印象を与えてしまいます。

また、場合によっては規格から外れているとして、読んでもらえない可能性もあるので注意しましょう。もし企業から指定がない場合は、どのサイズで印刷しても問題はありませんが、一般的なサイズであるA4での印刷がおすすめです。A4以外で印刷してしまうと、他の書類とのサイズが合わないため、企業で管理がしづらくなってしまいます。書類のサイズはA4が一般的なため、指定がなければこれに合わせましょう。

エントリーシートを印刷する際の注意点

エントリーシートを印刷する際には、さまざまな注意点があります。これが守れていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考で不利になる可能性もあるので注意しましょう。細かい点まで気を遣えていることで、細やかな気配りの気持ちが伝えわり、好印象になる可能性もあります。注意点を正しく把握して、細部まで徹底して就活に取り組みましょう。

用紙は上質紙

エントリーシートを印刷する際は、用紙からこだわることが大切です。用紙にはさまざまな種類がありますが、もっとも印象がいいのは上質紙です。上質紙はやや厚みがあり、触ったときの手触りもよいため、他の紙と比べればすぐに違いは分かります。コピー用紙などで提出しても問題はありませんが、ぺらぺらの用紙では貧相に見える可能性があります。

上質紙であればきちんとして見えるため、企業への志望度の高さもアピールしやすく、好印象になる可能性が高いです。たった数円の違いですが、用紙にまでこだわっている印象を与えることができれば、就職意欲のアピールになります。用紙を変えるだけで他の学生との差別化も図れるため、自分で印刷して提出する場合は用紙にもこだわりましょう。

印刷のずれやかすれに注意

エントリーシートは単に印刷して作成すればいいわけではなく、印刷後に綺麗に刷れているか確認しておかなければなりません。プリンターの調子によっては、かすれや印刷のずれができてしまうこともあるので注意が必要です。

ずれやかすれなどがある状態で提出すると、細かい点まで見れていないとしてマイナスの印象を与える可能性があります。また、適当に作成して提出したという印象も与えかねないため、綺麗に印刷できたかを確認しましょう。

綺麗に印刷できた場合でも、すぐにしまうとインクがにじんだり広がる可能性があるので注意が必要です。印刷すればすぐには触らず、インクを少し乾かしてから扱いましょう。

白黒かカラーかにも注意

エントリーシートを印刷する際は、色にも注意しなければなりません。カラーと白黒どちらで印刷すべきかは企業によって異なるため、必ず指定を確認しておきましょう。指定が守れていないと、マイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。

指定がない場合は、基本的には白黒印刷で問題ありません。企業で提出されたエントリーシートは白黒でコピーして使い、原本は保管していることが多いです。カラーコピーで提出した場合でも、採用担当者が見るのはコピーということも多いため、絶対にカラーで刷らなければならないわけではありません。

もちろん、エントリーシートで色や写真などを使っている場合など、カラーではなければアピールがしづらい場合は、カラーで提出してもOKです。

コンビニでエントリーシートを印刷するのもおすすめ

プリンターが家になかったり、印刷できる環境が限られている人の場合は、エントリーシートを印刷するのも面倒に思っているかもしれません。そういった人にもおすすめなのが、エントリーシートをコンビニで印刷する方法です。

最近のコンビニは、履歴書用の写真も印刷することができるなど、非常に高度な印刷が可能になっているものが多いです。また、スマホからデータを登録し近所のコンビニで印刷するなど、便利な使い方をできるのが特徴です。急にエントリーシートがほしい場合にも、コンビニで印刷するのはおすすめな方法です。

エントリーシートのデータを登録して印刷する

各コンビニでは、ネットワーク経由でデータを登録して印刷することができるようになっています。エントリーシートを印刷するのであれば、まず印刷したいデータを各コンビニの「ネットワークプリント」に登録しましょう。

これは、コンビニごとに専用のアプリが用意されているので、スマートフォンからデータを登録しておくようにしましょう。事前にプリントデータを登録しておかないと、印刷ができないので注意しましょう。

登録したプリントデータは、コンビニの印刷機からネットプリントのサービスにログインし、ファイルを選択して印刷します。店舗によって事前に予約番号が出てくる場合もあるため、予約番号を忘れないように記録した上で、印刷の際に入力するようにしましょう。

コンビニを活用するメリット

コンビニを利用して印刷をするのは、家にプリンタがない人以外にもメリットとなります。事前に就活に必要なデータをアプリ上から登録しておくことで、急に入り用になった時にも素早く印刷をすることができるようになるからです。

コンビニは比較的どこにでもある上、一回の印刷代も20～60円程度で済みます。また、データ登録自体は無料で可能なので、いざという時のために登録しておいて損はしません。家でエントリーシートを印刷できる場合でも、コンビニでも印刷できるよう準備をしておくと突然のトラブルにもスマートに対応できるでしょう。

エントリーシートを印刷する際のポイント

エントリーシートを印刷する際にはさまざまなポイントがあり、これを踏まえて印刷、作成することで、就活をよりスムーズに進められます。印刷はエントリーシート作成の過程のひとつであり、細かい点にまで注目することが大切です。

ただ印刷すればいいだけと思っていると、ポイントを見落として後々面倒なことになる可能性もあります。細かいポイントも正しく把握し、印刷時からしっかりこだわって、エントリーシートをスムーズに作成しましょう。

提出用とコピー用を印刷しておく

エントリーシートは基本的には1枚だけ提出すればいいですが、提出前にはコピーを取っておくことが大切です。エントリーシートは提出すればそれで終わりではなく、その後選考に進めば、面接官はそれをもとにして質問を進めていきます。

エントリーシートで記入した内容について問われることも多く、記入した内容と口頭で答える内容があまりに違っていると、評価を下げられるので注意しましょう。エントリーシートに書いた内容は選考でのアピールの核となるため、基本的には記入した内容をベースにアピールしなければなりません。

面接対策のために後から見直しができたほうが便利であるため、必ず2部印刷して、記入した内容をいつでも確認できるようにしておきましょう。

予備の印刷を忘れない

エントリーシートは、誤字脱字などの書き損じがあれば、基本的には最初から書き直さなければなりません。修正液などを使っての訂正はNGであり、訂正痕があるとマイナスの印象を与えてしまいます。二重線と訂正印を使って、正式に訂正する方法もありますが、これもあまり良い印象は与えません。

ベストなのは訂正痕なしで、間違いのない完璧なエントリーシートを提出することであるため、間違えた場合は書き直しが基本だと考えておきましょう。どれだけ丁寧に書いていても、間違えてしまう可能性はあるため、すぐに書き直しができるように予備を印刷しておくことが大切です。データさえあれば何枚でも印刷は可能ですが、環境によってはすぐに印刷できないこともあるため、スムーズに作成するためにも予備は必ず持っておきましょう。

ファイル形式はPDFがおすすめ

印刷する際にはデータ形式もチェックしておくことが大切です。基本的にはPDFがおすすめです。PDFはさまざまなプリンタに対応しており、基本的にはどこでも共通で印刷できるデータ様式です。ワードやエクセルなども印刷はできますが、自宅のパソコンに接続しているときなどに限られることも多く、コンビニなどのプリンタでは印刷できないこともあります。

PDFにしておけばデータが改変される恐れがなく、操作ミスなどでエントリーシートの内容を変更してしまう心配がありません。ワードなどで保管していると、操作を間違えてエントリーシートの項目そのものを変更してしまい、元の形に戻せなくなる可能性もあります。余計なものでデータを上書きしないためにも、変更できないPDFで管理しておきましょう。

エントリーシートを印刷する場合は細部まで気を配ろう

エントリーシートは自分で印刷して提出することも多いですが、さまざまな点に注意が必要です。印刷時には用紙の種類やサイズ、ずれやかすれがないか、カラー印刷かどうかなど、チェックすべき点がたくさんあります。

これらが守れていないと、内容以前の時点でマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になるので注意しなければなりません。採用担当者は何百枚、何千枚ものエントリーシートをチェックしているため、少しでも印象が悪いと、その時点で不合格になってしまうこともあります。

評価されるためには、まずは読んでもらうことが大切です。確実に読んでもらい、かつ好印象を与えやすくするためにも、エントリーシートを印刷して使う場合は細部までしっかり気を配りましょう。

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