インターン

インターンをキャンセルする方法|マナーやメール例文をご紹介

インターンのキャンセル方法が分からない学生は多い

就活を有利に進めるためにはインターンの参加が有効ですが、参加が決まってもスケジュールの都合などでキャンセルしなければならないこともあります。インターンは事前に日程が決まっているため、本当に参加できるかあらかじめ確認しておかなければなりませんが、それでも急遽予定が入ってしまうということもあるでしょう。

予定が合わないのであれば、キャンセルの連絡をしなければなりませんが、どのように伝えていいのか分からず困ってしまう人は多いです。インターンであってもキャンセルの連絡は必須であり、無断欠席は許されません。正しい連絡の仕方を知って、企業に迷惑をかけないようにキャンセルの旨を申し出ましょう。

インターンのキャンセル自体は就活に影響しない

インターンをキャンセルしたとしても、きちんと連絡さえしていれば、基本的には悪印象にはなりません。せっかくのインターンに参加できなくなるのは、学生と企業両者にとって残念なことではありますが、スケジュールの都合など、やむを得ない場合もあります。

インターンは就活が始まる前におこなうのが一般的であり、まだまだ授業をたくさん取っているという人も少なくありません。企業としても学業で忙しいことは理解しているため、キャンセル辞退が選考に悪影響を及ぼすことはないと考えておきましょう。

もちろん、キャンセルすることで参加者の補充などをしなければならないため、企業には少なからず迷惑がかかります。迷惑をかけないためにも、基本的にはキャンセルのないよう、スケジュールをきちんと組んでおくことが大切です。

キャンセルの仕方次第ではマイナスの印象を与える

インターンをキャンセルしたとしても、マイナスの印象を与えることはありませんが、キャンセルの仕方次第では悪印象になる可能性もあります。例えば、辞退して当然という態度で連絡するのはよくありません。キャンセルをすることで、企業に少なからず迷惑がかかっているのは確かであるため、きちんと誠意を持って対応し、連絡することが大切です。

連絡の仕方が悪く、横柄な態度を取っていると思われれば、悪印象を与えてしまい選考でも不利になる可能性が高いです。インターンへの参加が決まっているということは、事前にインターン選考にも参加しているということですので、顔と名前は覚えられています。悪い印象が付き本選考で不利になりやすいので、連絡の仕方には注意しましょう。

参加しないこと自体で不利になることはある

インターンをキャンセルしたとしても、正しい方法で連絡できていれば悪印象にはならず就活で不利になることはありません。しかし、インターンに参加しないということで、他の学生と差が付き、不利になってしまうことはあります。インターンでは業界や企業、仕事についてより深くまで学ぶことができ、理解度を深めることができます。

加えてインターンで評価されれば、本選考でも優遇されることも多く、それらのプラスがなくなるという意味では、不参加は不利だと言えるでしょう。また、企業によってはインターンへの参加を選考の条件としていることもあるので注意しなければなりません。この場合は、キャンセルことで選考に進めなくなるため、キャンセルは慎重におこないましょう。

インターンをキャンセルする際のマナー

インターンをキャンセルする際のマナー

インターンの予定がどうしても合わないのであれば、キャンセルの連絡をしなければなりませんが、このときさまざまなマナーがあります。キャンセルしても就活には影響しないとは言え、少なからず企業に迷惑をかけてしまうのは確かです。そのため、連絡はきちんとマナーを守っておこなうことが大切であり、失礼な伝え方になってしまうと印象が悪くなってしまいます。キャンセルの連絡で悪印象を与えないためにも、連絡時のマナーは正しく把握しておきましょう。

①早めの連絡

インターンのキャンセルをする場合は、参加できないと分かった時点で、素早く伝えることが大切です。同じ内容でキャンセルを伝える場合でも、連絡の時期によって印象は大きく違ってきます。連絡は早ければ早いほど好印象になり、企業にかかる負担も減らせます。しかし、連絡が遅くなってしまうと、企業への負担が大きくなり、多大な迷惑をかけて失礼になるので注意しましょう。

早めにキャンセルをしていれば、企業でも追加の参加者を募集するなど、対応策が取れます。連絡が遅くなってしまうと、うまく対応できないまま1人分穴を作ってしまいます。企業はインターンに1人でも多く参加してほしいと考えていますので、他の学生の機会を奪わないためにも、早めの連絡が大切です。

②キャンセル理由をきちんと伝える

キャンセルの連絡をする場合は、その理由を明確に伝えることが大切です。なぜキャンセルするのかを正しく伝えることは、企業に対して誠意を見せることでもあるため、悪印象を避けるために必須と言えるでしょう。キャンセルの理由を伝えないままに一方的に辞退を告げるのは失礼であり、マイナスの印象を与えてしまいます。

企業は今後のインターンに活かすためにも、学生が何を考えているのかを知りたがっています。インターンをキャンセルする理由も、企業にとっては大事な情報のひとつであるため、きちんと伝えて少しでも貢献することが大切です。また、キャンセルは学生からするお願いでもあるため、理由までしっかり話して、謝罪の気持ちを伝えなければなりません。

他社を優先する内容にならないよう注意

キャンセルする理由は正直に伝える必要がありますが、それが他社を優先する内容になるのであれば、控えましょう。基本的には嘘偽りなく伝えることが大切ですが、他社のインターンやOB訪問などを理由にキャンセルを伝えてしまうと、企業に失礼になってしまいます。

勉強のことやゼミでの活動、家庭の事情などは正直に伝えても問題ありませんが、他社のイベントに参加するなどを理由にするのはNGです。どうしても理由が伝えられない場合は、「一身上の都合」や「諸般の事情」などで伝えましょう。上手く伝えられる理由がないからといって、理由なしでキャンセルだけを伝えるのはNGです。伝えづらい場合は、言い換えの表現を使って、当たり障りのないようにキャンセルを伝えましょう。

インターンのキャンセルの連絡方法

インターンのキャンセルの連絡をする際には、さまざまなマナーがありますが、実際に連絡をするとなれば、その方法にも注意が必要です。しっかりマナーを守れていたとしても、連絡の方法次第ではマイナスの印象を与えてしまったり、行き違いなどで連絡ミスが起きる可能性もあります。きちんと連絡したとしても、それが相手に伝わっていなければ意味がありません。キャンセル時の連絡方法を知って、確実に相手に伝えらえるようにしましょう。

基本はメールでOK

インターンのキャンセルの連絡をする場合、基本的にはメールでOKです。メールで送ったからといって、マイナスの印象を与えるわけではなく、マナーを守り、正しい文面で作成できていれば問題はありません。加えてメールであれば、いつでも素早く送ることができ、担当者の時間を取らせずに済みます。

メールでキャンセルする場合は、文面だけでキャンセルの旨と誠意、謝罪の気持ちなどを伝えなければならないため、記入する内容には十分こだわりましょう。適当に作成して送信してしまうと、企業に失礼になってしまう可能性が高いです。メールは細かいニュアンスが伝えづらいからこそ、間違いのないように適切な言葉を使って送らなければなりません。

誠意をアピールするなら電話で連絡

インターンのキャンセルは、基本的にはメールでの連絡でOKですが、より誠意をアピールしたいのであれば、電話で連絡しても構いません。電話であれば、直接気持ちを伝えやすく、誠意もアピールしやすいです。細かいニュアンスも伝えられるため、誤解を招く心配もありません。

メールで連絡した場合、企業によってはキャンセルを受け付けたものの、その旨を学生に返信して伝えない場合もあります。本当にキャンセルできたのかともやもやしてしまうこともありますが、電話であれば直接相手の返事が聞けますので、その心配はありません。電話をかける場合は、忙しい時間帯や担当者が席を外している可能性が高いタイミングを避け、迷惑にならない時間帯を狙いましょう。

急なキャンセルは電話のみ

キャンセルの連絡は、基本的にはメールと電話、どちらでも構いませんが、ぎりぎりの連絡になってしまう場合は、必ず電話で連絡しましょう。インターン当日に急遽キャンセルが必要になった場合などは、メールで連絡しても担当者がチェックしていない可能性があります。

キャンセルの連絡をしても、チェックされなければ無断欠席と同じ扱いになり、評価が大幅に下げられてしまうので注意しなければなりません。また、企業にも多大な迷惑をかけるため、必ず電話で直接伝えることが大切です。当日のキャンセルはもちろん、1~2日前のキャンセルの場合は、電話で伝えたほうが無難でしょう。メールを読むのにタイムラグがある場合も多いため、直近の連絡はすべて電話でおこなうことが大切です。

インターンのキャンセルのメール例文

件名:◯月◯日インターンシップ欠席のお詫び/◯◯大学◯◯ ◯◯

株式会社○○人材開発部御中

お世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は、インターンシップのご案内誠にありがとうございます。

○月○日より参加を予定していましたが、一身上の都合により辞退させて頂きたくご連絡致しました。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

企業にメールを送る場合は、件名から分かりやすいよう工夫しなければなりません。件名なしはNGですので、「インターンシップ欠席のお詫び」など、ぱっと見て分かるものを設定しておきましょう。

本文では、まずはインターンに呼んでもらったことのお礼を伝えることが大切です。企業への感謝の気持ちを伝えた上で、キャンセルしたい旨とその理由を伝えましょう。インターンのキャンセルメールでも、一般的なビジネスメールとマナーは変わりませんので、最後に署名が必要です。

インターンのキャンセルは早めに連絡しよう

就活は準備期間から忙しく動き回らなければならないことも多く、インターンに応募しても、別の予定が入ってしまい、キャンセルが必要な場合もあります。インターンへのキャンセルは、基本的には選考に悪影響を及ぼすことはありませんが、連絡の仕方次第ではマイナスに働いてしまうので注意しましょう。

連絡の方法やマナーが守れていないと企業に失礼になってしまい、印象がよくありません。本選考にも影響する可能性が高いので、キャンセルの連絡は誠意を持っておこなうことが大切です。インターンは予定を合わせて参加できるようにするのが大切ですが、万が一の場合に備えて、正しいキャンセル方法を知っておく必要もあります。連絡時のマナーを正しく把握して、失礼にないようキャンセルの旨を伝えましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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